Agenda and minutes

Etholwyd y Cynghorydd Sir P. Farley fel Cadeirydd Pwyllgor Dethol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. 

Nodwyd y byddai swyddogaeth Cadeirydd y cyfarfod yn cylchdroi rhwng Cadeiryddion y pedwar pwyllgor dethol. Cytunwyd y byddai’r Cadeirydd ar gyfer y cyfarfod nesaf yn cael ei nodi ar ddiwedd y cyfarfod.

Ni wnaed unrhyw ddatganiad o fuddiant gan yr Aelodau.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol ar gyfer y Fforwm Agored Cyhoeddus.

·         To discuss and agree the governance arrangements for the PSB Select Committee.

·         To agree the Terms of Reference for the PSB Select committee.

Cyd-destun:

Derbyniasom adroddiad yn manylu ar drefniadau llywodraethu Pwyllgor Dethol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC) i ddarparu aelodau â’r cyfle i drafod a chytuno’r trefniadau llywodraethu ar gyfer Pwyllgor Dethol BGC Sir Fynwy, gan gynnwys drafftio’r cylch gorchwyl priodol.

Materion Allweddol:

Mae Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol 2015 yn ei gwneud yn ofynnol bod cyrff cyhoeddus yn gwella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol yn eu hardal drwy Fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC) statudol. Rhoddwyd i lywodraeth leol y cyfle i graffu’r BGC a sicrhau bod egwyddorion y ddeddf yn cael eu cymhwyso i bolisi a gwneud-penderfyniadau yn Sir Fynwy.

Darparodd y papur cefndir ynghlwm wrth yr adroddiad eglurhad manwl o ofynion y ddeddf mewn perthynas â chraffu’r BGC a’r cyfrifoldebau craffu ehangach. Ceisiodd yr adroddiad gytundeb y Cyngor ar 21ain

Ionawr 2016 i sefydlu trefniant craffu i sgrwtineiddio gweithgareddau’r BGC. Cynigiodd fod y pedwar pwyllgor dethol  presennol yn chwarae rhan allweddol mewn sicrhau y rhoddir ystyriaeth i genedlaethau’r dyfodol drwy’u craffu ar bolisi a gwneud-penderfyniadau. Derbyniwyd argymhellion yr adroddiad ac mae’r Cyngor wedi sefydlu Pwyllgor Dethol BGC i graffu gweithgareddau’r BGC. 

Darparodd yr adroddiad fframwaith ar gyfer trefniadau gweithio yn y dyfodol ac ymddygiad cyffredinol Pwyllgor Dethol y BGC yn unol â’r cynigion a gytunwyd gan y cyngor llawn.

Bydd Pwyllgor Dethol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn cynnwys 9 Aelod anweithredol. Pedwar Cadeirydd y Pwyllgor Dethol fydd Aelodau sefydlog y pwyllgor newydd gyda gweddill yr aelodaeth etholedig yn cael eu dewis i sicrhau cydbwysedd gwleidyddol.

Adroddir rhaglen waith Pwyllgor Dethol y BGC i bob cyfarfod Pwyllgor Dethol i alluogi’r Pwyllgor i adolygu’i chynnwys a chynnwys eitemau newydd a diffinio’r trefniadau sy’n ofynnol ar gyfer y cyfarfod nesaf. Cyflwynir y rhaglen waith wedi’i diweddaru gan Gadeiryddion y Pwyllgor Dethol  i’r Bwrdd Cydgysylltu.

Craffu Aelodau:

Yn ystod trafodaeth, yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Swyddogaeth Pwyllgor Dethol y BGC yn y lle cyntaf fyddai craffu’r newid strategol fel mae’r BGC yn esblygu a ffurfio barn parthed a yw’r hyn a gyflwynir yn  gwirioneddol gofleidio Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol, yn hytrach nag amrywiad ar drefniadau sydd eisoes yn bodoli er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth.

·         Gallai rhai meysydd allweddol i’w hymchwilio’n gynnar gyda’r BGC gynnwys:

o   Yr hyn y mae pob partner yn ei gynnig i’r BGC yn nhermau capasiti ac arbenigedd.

o   Sut mae gweithredoedd partneriaid unigol yn cwrdd ag egwyddor datblygu cynaliadwy. 

o   Sut mae’r BGC yn bwriadu gwneud y gorau o effeithlonrwydd yn nhermau cofnodi.

·         Bydd Pwyllgor Dethol y BGC yn cynllunio’i flaenraglen waith ar y cyd â phenderfyniadau allweddol y bydd y BGC yn eu cymryd, fodd bynnag, mae gan y Pwyllgor Dethol y grym i alw penderfyniadau i mewn petai achos iddo ddefnyddio’r grym hwnnw. Cynghorodd y Rheolwr Craffu y gobeithid y byddai perthynas waith effeithiol gyda’r BGC a chraffu cyn-gwneud -penderfyniadau allweddol yn lleihau’r angen i ddefnyddio’r grym galw-i-mewn. 

·         Byddai’r Pwyllgor Dethol yn craffu gweithgareddau’r BGC fel corff cyflawn, fodd bynnag, petai’n ymddangos bod partner i’r BGC yn methu â chyflenwi blaenoriaethau’r bwrdd gellid eu gwahodd  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Derbyniasom adroddiad gan Reolwr Datblygu’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, a’r Rheolwr Polisi a Pherfformiad er mwyn hysbysu’r Aelodau o drefniadau gweithio’r BGC.  

Yn dilyn y cyflwyniad, gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau, ac yn ystod y cyfnod hwnnw nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mae’r Heddlu’n frwd dros fod yn rhan o’r broses, fedd bynnag, o ganlyniad i fod yn wasanaeth yn cael ei arwain drwy gyfrwng y Swyddfa Gartref yn San Steffan, nid ydynt yn rhwym wrth ddeddfwriaeth Llywodraeth Cymru, ac felly nid ydynt yn bartner statudol ar y BGC.

·         Mae Cymdeithas Gwent o Fudiadau Gwirfoddol (GAVO ) yn gynrychiolydd allweddol yn y bartneriaeth, yn cynrychioli mudiadau’r trydydd sector. Byddai cynrychiolaeth o’r Lluoedd Arfog yn cael ei wneud gan Fforwm Lluoedd Arfog ABUHB.

·         Mae cynrychiolaeth benodol plant yn ddiffygiol ar y BGC. Cynghorwyd Aelodau y bu cysylltu â phobl ifanc ac nad oeddent wedi dymuno eistedd ar y BGC. Awgrymodd y Pwyllgor Dethol y gallai mudiadau megis Plant yng Nghymru gymryd rhan a phan fydd angen sicrhau y darperir persbectif pobl ifanc.

·         Gofynnwyd am eglurder ar y gyllideb ar y cyd ar gyfer y BGC. Eglurodd y Rheolwr Polisi a Pherfformiad fod cyllid ychwanegol ar hyn o bryd a bod y Cyngor yn cefnogi’r BGC drwy gyllid a fodolai eisoes. Cytunwyd bod hon yn her yn nhermau adnoddau ond y byddai’r tîm yn sicrhau bod yr amcanion llesiant yn cael eu cyflawni. Disgwylid i’r BGC fod yn ddull o weithredu cydweithredol gyda’r holl bartneriaid yn cymryd rhan ar y cyd i osod yr amcanion llesiant a chytuno’r cynllun llesiant. Roedd sesiwn briffio staff wedi nodi’r unigolion allweddol ar draws y Cyngor a allai gynorthwyo i gasglu’r gymuned ynghyd i gefnogi’r asesiad llesiant. Cynghorwyd Aelodau fod y tîm Lle Cyfan ynghlwm wrth y gwaith hwn ynghyd â’r Tîm Cyfathrebu.

·         Tynnodd Aelodau sylw at yr angen am gyfrifoldeb ar y cyd dros amcanion a rennir, yr angen i’r BGC gael ei gymryd o ddifrif fel bwrdd o bartneriaid yn cyflawni ar gyfer pobl Sir Fynwy. Mynegodd y Pwyllgor Dethol bryder gwirioneddol y byddai’r adnoddau i weinyddu’r BGC ac amlygu’r Asesiad Llesiant yn cael ei ddarparu’n bennaf gan staff Cyngor Sir Fynwy. 

The PSB Select Committee to review and make recommendations as appropriate.

Cyflwynodd Rheolwr y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus adroddiad yn amlinellu’r Adroddiad Llywodraethu ar gyfer y BGC. Clywodd Aelodau, dan y strwythur sy’n bodoli, mae bwrdd y rhaglen yn cynnwys swyddogion dirprwy prif weithredol holl sefydliadau partner y BGC, sydd â’r cyfrifoldeb i gyflawni amcanion y BGC.

Gwnaeth Aelodau sylwadau y byddai achosion lle byddai’r Bwrdd Rhaglenni mewn sefyllfa well i ateb cwestiynau a ofynnwyd gan y Pwyllgor Dethol neu i ddarparu cipolwg dyfnach i mewn i gynnydd mewn gweithgareddau penodol er mwyn cyflawni’r amcanion.  Eglurodd y Rheolwr Craffu, tra gellid gwahodd y Bwrdd Rhaglenni i gefnogi trafodaethau, y prif ffocws i’r Pwyllgor Dethol fyddai craffu’r BGC fel partneriaeth strategol.   

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am eu presenoldeb ac edrychodd ymlaen at eu croesawu nôl i gyfarfodydd yn y dyfodol.

Cytunwyd:

·         Byddai Cadeirydd y Pwyllgor Dethol yn ysgrifennu at Gadeirydd y BGC i:

o   ystyried pryderon y Pwyllgor Dethol ynghylch capasiti’r tîm i gyflenwi’r gwaith ar ran y BGC;

o   gynghori na fydd yn ofynnol i’r BGC fynychu holl gyfarfodydd Pwyllgor Dethol y BGC (gwahoddiadau i’w cynnig fel a phryd bydd yn ofynnol);

o   wneud cais bod y BGC yn cytuno rhestr weithredu fer ar ddiwedd pob un o’i gyfarfodydd i gynorthwyo’r Pwyllgor Dethol i fonitro cynnydd y BGC;

o   wneud cais bod cylch gorchwyl y BGC yn cael eu diwygio i gynnwys disgwyliad, mewn achosion lle na all partner yn y BGC fynychu cyfarfod y BGC, bod dirprwy yn mynychu ar ran y partner i sicrhau nad yw absenoldeb yn andwyol i gynnydd cyffredinol y bwrdd;

o   wahodd Cadeirydd y BGC i fynychu cyfarfod Pwyllgor Dethol y BGC ar 11eg Hydref (10am) lle cyflwynir adborth yr ymgysylltu cymunedol fel paratoad at yr asesiad llesiant.

·         Byddai’r Cadeirydd yn ysgrifennu at y Comisiynydd i drosglwyddo deilliannau’r Pwyllgor Dethol a’i gwahodd i fynychu’r cyfarfod ar 11eg Hydref (10am) i gynnig ei phersbectif ar y grymoedd a gynigiwyd i’r Comisiynydd ynghyd â’r Pwyllgor Dethol i sicrhau bod y BGC yn perfformio’n effeithiol.

Background Paper for information.

Derbyniodd yr Aelodau gofnodion pwyllgor cyntaf y BGC a gynhaliwyd ar 7^fed Ebrill 2016 er gwybodaeth. Nododd y Cadeirydd fod pedwar partner wedi bod yn absennol yn y cyfarfod cyntaf ac ymddangosai fod rhai partneriaid yn cael eu gorgynrychioli. Gofynnodd yr Aelodau am hysbysiad rhag blaen o ddyddiadau cyfarfodydd y BGC.

Cytunwyd mai’r Cynghorydd Sir P. Jones fyddai’n Cadeirio’r cyfarfod nesaf Byddai’r Rheolwr Craffu’n drafftio’r flaenraglen waith i’w chytuno yn y cyfarfod ar 11^eg Hydref 2016.

·         Tuesday 11^th October 2016 at 10.00am.

Nodwyd dydd Mawrth, 11^eg Hydref 2016 am 10.00am fel dyddiad ac amser y cyfarfod nesaf.