Agenda and minutes

Doedd dim datganiadau o fuddiant.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20fed Mehefin 2016 fel cofnod cywir ac fe’u llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Fe gyflwynwyd Adroddiad Blynyddol a Llythyr Blynyddol 2015/16 yr Ombwdsmon i’r pwyllgor gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Swyddog Monitro.

Wrth wneud hynny, fe nodwyd bod yr adroddiad manwl yn darparu cymarebau defnyddiol gyda chynghorau eraill yng Nghymru, ynghyd â Chynghorau Trefi a Chymunedau. 

Nododd aelodau bod nifer y cwynion wedi gostwng, gan eithrio’r GIG, ac roedd hyn yn arwydd da i gynghorau. Roedd nifer y cwynion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad hefyd wedi gostwng blwyddyn ar ôl blwyddyn, ac eithrio Cynghorau’r Cymunedau ble roedd cwynion yn erbyn aelodau wedi cynyddu 48%.  Fe nodom na fod gan fwyafrif y Cynghorau Trefi a Chymunedau god mewnol er mwyn datrys y mân gwynion ‘aelod ar aelod’.

Roedd y Llythyr Blynyddol yn darparu amlinelliad o’r cwynion, a honiadau Cod Ymddygiad ar gyfer Cyngor Sir Fynwy. Nodwyd fod Cyngor Sir Fynwy yn is na chyfartaledd awdurdodau lleol Cymru o ran nifer y cwynion, ac fe awgrymwyd mai gwall teipio oedd y ffigurau a nodwyd yn y llythyr blynyddol.

Fe longyfarchwyd Cynghorwyr Cyngor Sir Fynwy gan y Cadeirydd am ddilyn y Cod Ymddygiad a oedd wedi cael ei brofi gan y nifer isel o gwynion.

Canmolwyd y Swyddog Monitro gan y Cadeirydd am y cyngor a hyfforddiant a ddarparwyd i Aelodau.

Cyfeiriodd aelod o’r pwyllgor at dudalen 17 o’r adroddiad a chwestiynodd a oedd unrhyw un o’r achosion wedi cael eu cyfeirio at Bwyllgor Safonau arall. Mewn ymateb i hyn fe glywsom na fod y swyddog yn ymwybodol o unrhyw achlysuron o hyn o fewn Ardal Gwent Fwyaf. Fe gytunodd i ofyn y cwestiwn yn un o gyfarfodydd Swyddogion Monitro Cymru-gyfan yn y dyfodol.

Fe ofynnodd aelod am wybodaeth o ran yr hyfforddiant cyffredinol sydd ar gael ar gyfer Cynghorau Cymunedol. Fe glywsom, yn gyffredinol, bod Clercod Cymunedol yn cysylltu â’r Swyddog Monitro i ofyn am hyfforddiant i aelodau, a bod hyn fel arfer yn cyd-fynd â chyflwyno aelodau newydd. Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai sesiynau hyfforddiant pellach yn digwydd i gyd-fynd ag etholiadau 2017. Byddai unrhyw wybodaeth am yr hyfforddiant yn cael ei rannu gyda’r Clercod Cymunedol.

Fe benderfynodd y Pwyllgor nodi’r adroddiad.

Fe gyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Swyddog Monitro Adroddiad Cwynion Blynyddol yr Awdurdod Cyfan 2015/16, a oedd wedi cael ei baratoi gan y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid.

Nododd aelodau bod yr adroddiad wedi’i rannu’n gwynion, sylwadau a chanmoliaeth. Yn gadarnhaol, mae’r cyngor wedi derbyn llai o gwynion a mwy o ganmoliaeth eleni o’i gymharu â’r ddwy flynedd blaenorol.

Holodd aelod a oeddem yn gallu amcangyfrif y gost o ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Esboniwyd, pan fod disgwyl y byddai cais Rhyddid Gwybodaeth yn cymryd dros 20 awr o amser swyddog, y gellir gwrthod y cais. Nid oedd y cyfanswm yn hysbys. Os nad oedd aelod o’r cyhoedd yn fodlon gyda’r ateb, gallent fynd at y Comisiynydd Gwybodaeth. Mae gwefan y Comisiynydd Gwybodaeth yn darparu cyfarwyddyd a gwybodaeth ddefnyddiol.

Mewn ymateb i gais i gymharu ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth o’r wasg a’r cyhoedd, cawsom eich cyfeirio at dudalen 13 o’r adroddiad, sy’n nodi’r ffigurau fel a ganlyn:

Masnachol 39%

Y wasg – heblaw am bapurau lleol 17%

Ymgyrchydd 15%

Trigolyn Lleol 11%

Ymchwilwyr gwleidyddol 10%

Y wasg - lleol 2%

Popeth arall 6%

Cyfeiriodd aelod at g?yn a dderbyniwyd gan etholwr, a’r canlyniad anfoddhaol. Fe gytunodd y Swyddog Monitro i drafod hyn ymhellach yn dilyn y cyfarfod.

Fe benderfynom nodi’r adroddiad.

Fe dderbyniom adroddiad er mwyn diweddaru aelodau’r Pwyllgor Safonau ar ddefnydd y Protocol ar gyfer Hunan-reoleiddio Ymddygiad Aelodau.

Mae’r Ombwdsmon yn rhoi llawer o bwyslais ar sicrhau bod y protocolau hyn yn eu lle mewn cynghorau er mwyn datrys mân gwynion ‘aelod ar aelod’.

Mae’r protocol hwn wedi bod yn ei le ers 2013 ac yn ymwneud â’r system gr?p o fewn y cyngor. Nododd aelodau mai rôl aelodau’r Pwyllgor Safonau o fewn y protocol yw cefnogi a chynghori Arweinwyr Gr?p. Cwestiynwyd beth fyddai’r protocol pe byddai’r mater yn cynnwys Arweinydd Gr?p. Cynghorydd y Swyddog Monitro y gallai hynny ddynodi difrifoldeb y toriad honedig ac y dylid cyfeirio’r mater at yr Ombwdsmon, neu efallai byddai dirprwy arweinydd y gr?p perthnasol yn gallu ymdrin â’r mater. O dan y Cod Ymddygiad, dylid rhoi gwybod i’r Swyddog Monitro am unrhyw honiadau o doriadau, ac fel gellir ei datrys o dan y protocol os yw o natur lefel isel.

Fe benderfynom nodi’r adroddiad.

Fe gynghorwyd y Pwyllgor gan y Swyddog Monitro bod hyfforddiant ar y gweill gyda Chyngor Tref Cil-y-Coed. Hefyd, y byddai’n mynychu cyfarfod gyda Swyddogion Monitro Cymreig eraill yn Llandrindod.

Mynegodd aelodau’r pwyllgor eu diolch a’u dymuniadau gorau i’r Cadeirydd, gan mai dyma fyddai ei chyfarfod olaf.

Fe nodom y byddai hysbysebion yn cael eu gosod ar gyfer y swyddi gweigion ar y Pwyllgor Safonau. Byddai panel cyfweld, yn cynnwys Arweinwyr Gr?p a’r Uchel Siryf, yn cael ei sefydlu, a fyddai’n gwneud argymhellion i’r Cyngor, a fyddai wedyn yn penodi i’r Pwyllgor Safonau.

Fe nodom ddyddiad ac amser y cyfarfod nesaf, sef dydd Llun 28ain o Dachwedd 2016 am 9.30am.