Agenda and minutes

Doedd dim datganiadau o fuddiant gan Aelodau.

Doedd dim aelodau o’r cyhoedd yn bresennol yn y cyfarfod.

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 27 Mehefin 2016 fel cofnod cywir ac fe’u llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Fe nodom restr gweithredu’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Mehefin 2016.

Fe groesawom Frank Cuthbert, Pennaeth Tîm Democratiaeth, Amrywiaeth a Chydnabyddiaeth, Llywodraeth Cymru i’r cyfarfod a oedd yn bresennol i annerch y pwyllgor mewn perthynas â’r datganiad diwethaf gan Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyllid a Llywodraeth Leol.

Yn dilyn cyflwyno’r Datganiad, gwahoddwyd Aelodau i’w drafod a chyflwyno sylwadau. Wrth wneud hynny, fe nodom y pwyntiau canlynol:

·         Fe groesawyd y datganiad gan aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

·         Roedd aelodau’n edrych ymlaen at gymryd rhan yn y broses ymgynghori ac fe awgrymwyd y byddai amserlen bendant yn cynorthwyo’r drafodaeth. Roedd disgwyl y byddai amserlen yn ymddangos yn y papur ymgynghori.

·         Roedd gan aelodau ddiddordeb yng nghyfansoddiad y Panel Annibynnol ac fe ofynnwyd a fyddai modd rhannu gwybodaeth pan fo’n bosib.

·         Mynegwyd pryder yn ymwneud â’r ansicrwydd gwleidyddol o ran cyflwyno’r Bil newydd yn gynnar, a’r perygl ei fydd yn rhedeg i mewn i flwyddyn nesaf y cynulliad.

·         Trafodaeth aelodau ail-drefnu’r cynghorau trefi a chymunedau, a chyfeirio at uno cynghorau’r cymunedau i mewn i un cyngor tref. 

·         Esboniodd y Prif Swyddog y byddai Dêl y Ddinas yn dilyn ffurf cydbwyllgor cabinet, a fyddai’n annog cyd-weithio ac yn gweld systemau cyflwyno rhanbarthol yn cael eu cyflwyno.

·         Pwysleisiodd aelod y dylai Sir Fynwy fod yn rhan ganolog o’r system metro.

Diolchodd y Cadeirydd i Mr. Cuthbert am fynychu a nododd bod aelodau’n cydnabod bod rhaid i unrhyw newidiadau ymwneud â gwella canlyniadau ar gyfer ein dinasyddion.

Cyflwynodd y Rheolwr Democratiaeth Leol Adroddiad Blynyddol Panel Cydnabyddiaeth Cynnar Cymru (IRP). Nodwyd bod y cynigion yn cynnwys cynnydd bach (£100) yng nghyflog sylfaenol Cynghorwyr Sir a dim cynnydd i gyflogau uwch (oni bai am y cynnydd yn y cyflog sylfaenol). Gwahodd adborth ac fe godwyd y pwyntiau canlynol:

·         Ceisiwyd eglurhad mewn perthynas â’r £150 ar gyfer pob aelod (£500 mewn achosion arbennig).  Esboniwyd mai cynnydd yng nghyflog sylfaenol y Cynghorydd Sir oedd y £100. Gellir dyfarnu’r £150 i gynghorau trefi a chymunedau mewn achlysuron arbennig.

·         Awgrymwyd y dylid cynyddu’r lwfans cyfrifoldebau gofalu o £403. Gan ddatgan buddiant, roedd y Cynghorydd Sir D. Edwards yn cefnogi’r farn bod £403 yn swm annigonol y mis gan nodi bod gofalwyr, ar gyfartaledd, yn cael tâl o £12.00 yr awr a nodwyd y dylid tynnu sylw IRP at hyn. Awgrymwyd y dylid cyflwyno pryderon am lefel y Lwfans Gofalwyr fel rhan o’r ymateb i ymgynghoriad y Panel.

·         Cwestiynwyd y gynrychiolaeth ar Awdurdod y Parciau Cenedlaethol, gan nodi nad oedd yn glir os dylai cynrychiolwyr gynrychioli Sir Fynwy yn gyffredinol neu’n fwy penodol trwy fyw yn a chynrychioli ward sydd o fewn y Parc Cenedlaethol. Cwestiynwyd hefyd os ddylai Sir Fynwy gael mwy na dau gynrychiolydd, fel sydd ganddi ar hyn o bryd, oherwydd mai’r ail ardal fwyaf o fewn y Parc Cenedlaethol ydyw. Darparwyd ymateb bod cyd-daro rhwng cynrychiolaeth leol a chydbwysedd gwleidyddol gan gyfeirio at Ddeddf yr Amgylchedd sy’n nodi y dylai awdurdodau lleol, wrth  gyflwyno enwebiadau i Awdurdod y Parciau Cenedlaethol, benodi aelodau sy’n cynrychioli wardiau o fewn y Parc Cenedlaethol. Nid yw hyn yn mynd y tu hwnt i allu awdurdodau lleol benodi aelodau i bwyllgorau / cyrff ar y cyd i adlewyrchu cydbwysedd gwleidyddol. Mae hyn yn gallu achosi problemau pan nad yw aelodau’n byw yn ardal y Parc Cenedlaethol. Nodwyd ei fod yn debygol y byddai cynrychiolaeth Cyngor Sir Fynwy ar Awdurdod y Parciau Cenedlaethol yn gostwng i un aelod yn y dyfodol.

·         Mynegwyd pryder y byddai’n anodd annog pobl i ddod yn gynghorwyr sir yn y dyfodol gan nodi’r llwyth gwaith amrywiol mewn gwahanol gynghorau. Derbyniwyd bod gan wahanol gynghorau lwythi gwaith, ardaloedd ward a phoblogaethau gwahanol, a chadarnhawyd hefyd bod dim cynghorau trefi na chymunedau yng Nghaerdydd. Soniwyd hefyd am anallu rhai gweithwyr amser llawn i ystyried y rôl yn nhermau ymarferol gyda chyflog sylfaenol o £13,400, a’r tebygolrwydd dilynol o golli allan ar ymgeiswyr o ansawdd da. Teimlwyd bod hwn yn bwynt pwysig i’w godi. Cytunwyd bod yr angen i ddenu pobl addas i rôl cynghorydd sir yn bwynt pwysig gan ychwanegu bod cyd-daro rhwng y dichonoldeb o ddod yn gynghorydd yn nhermau ymarferol a’r pwrs cyhoeddus ac er mwyn cael cynghorwyr amser llawn, byddai cyfyngiadau ariannol yn gofyn bod llai o bobl yn ymgymryd â’r rôl.  

·         Mewn perthynas â’r ymgyrch ar Amrywiaeth, mae Llywodraeth Cymru’n gweithio gyda chyflogwyr i annog, a rhyddhau, gweithwyr i ymgymryd â’u dyletswyddau fel cynghorwyr.

·         Nodwyd bod y Mesur Llywodraeth Leol yn caniatáu i gynghorwyr osod amserau eu cyfarfodydd. Nodwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Fe gyflwynodd y Prif Swyddog Menter adroddiad ar Lywodraethiant Cymunedol. Adroddwyd y byddai’r sylwadau sy’n codi o’r cyflwyniad ar y papur, a drafodwyd yn y Gweithdy ar Wasanaethau Democrataidd ym mis Medi, yn cael eu hystyried gan y Cyngor ym mis Rhagfyr 2016 cyn ymgynghoriad ac ymrwymiad pellach gyda’r Pwyllgorau Ardal cyfredol. 

Cadarnhawyd bod tri o'r pedwar Pwyllgor Ardal wedi ystyried yr adroddiad a bod sylwadau amrywiol wedi bod hyn yn hyn, rhai cadarnhaol yn bennaf. Tra bod cysondeb yn bwysig, mae cydnabyddiaeth na fod un datrysiad sy’n addas i bawb. Bydd pob opsiwn yn cael eu cyflwyno i’r Cyngor ym mis Rhagfyr.

Mae ymgynghorydd annibynnol wedi cael ei gyflogi i wneud gwaith mwy penodol i ddarparu opsiynau mwy manwl i gynnwys cylchoedd gorchwyl, hawliau pleidleisio ac adolygiad o Dîm y Lle Cyfan, ei ymrwymiad a’i waith ar lefel gymunedol. 

Bydd y Pennaeth Democratiaeth, Ymrwymiad a Gwelliant yn cyfarfod â’r Gweithgor Aelodau a nododd Opsiwn 2 fel yr hoff fodel (gydag ychwanegiad un cynrychiolydd o’r cynghorau trefi neu gymunedau) er mwyn sicrhau bod cytundeb ar y cynigion a’u bod yn barod i gael eu hystyried gan y Cyngor. Cadarnhawyd mai Aelod ddylai gynrychioli’r cyngor tref neu gymuned, nid y Clerc.

Cytunwyd mai un o’r prif faterion oedd diben, canlyniadau a chynnydd gyda rolau a llinellau adrodd clir ar gyfer Clystyrau a'r Lle Cyfan, a hefyd sut i weithio ar y cyd i ddatrys problemau. Cytunwyd y byddai gan Aelodau’r cyfle i weld y ddogfen ddrafft cyn iddo gael ei hystyried gan y Cyngor.

Cytunwyd bod eglurder yn bwysig wrth symud ymlaen gyda’r gwaith a bod angen cylch gorchwyl ar y cyfarfodydd clwstwr er mwyn osgoi dyblygu gwaith.

Adroddwyd bod Llywodraeth Cymru’n cefnogi hyrwyddiad Amrywiaeth mewn Democratiaeth, gan annog pobl i gael eu hethol yn gynghorwyr sir. Nodwyd bod gan y Cyngor hwn rhaglen fentora anffurfiol. Yn ystod digwyddiad yr wythnos ddiwethaf fe lansiwyd ail gyfnod y rhaglen. Cydnabuwyd bod rhai pobl yn cael eu hatal rhag sefyll i fod yn gynghorydd weithiau oherwydd rhwystrau a’r her yw sut i gael pobl o wahanol gefndiroedd i sefyll. Fe godwyd y pwyntiau canlynol:

·         Nodwyd bod angen gwneud llawer mwy o ran addysg, dan arweiniad Llywodraeth Cymru. Cytunwyd bod Amrywiaeth mewn Democratiaeth yn rhaglen dda i fod yn rhan ohoni.

·         Diolchwyd i’r aelodau a gymerodd ran. Roedd cydnabyddiaeth ar gyfer yr ymgyrch barhaus i gyflawni amrywiaeth ymhlith aelodau ac enwebeion pleidiau.

·         Adroddwyd y byddai arolwg ymadael (ar gyfer y sawl nad oedd yn sefyll eto) ac arolwg pellach o’r holl ymgeiswyr a oedd yn sefyll mewn etholiadau cymunedol a sirol yn cael eu cynnal i adnabod pwy gafodd eu hethol ai peidio gyda’r nod o lunio proffil o rolau etholiadau Llywodraeth Leol 2017 o’i gymharu â rhai etholiadau 2012.

·         Awgrymwyd y dylid ychwanegu ystyried rhaglen addysg a dinasyddiaeth at raglen waith y dyfodol er mwyn cynyddu dealltwriaeth o rôl ym mywyd cyhoeddus.

·         Nodwyd bod angen i hyfforddiant ar gyfer Swyddogion ac Aelodau ar gydraddoldeb ystyried y newidiadau yn niwylliant dros y degawd nesaf. Awgrymwyd y gellid darparu gwasanaeth iaith arwyddion ym mhrif gyfarfodydd y cyngor.

Fe roddwyd ystyriaeth i daflen A4 arfaethedig i’w gylchredeg gyda gorchymyn y drech gyngor i hyrwyddo cyfranogiad yn yr etholiadau sydd ar y gweill, nodyn atgoffa i bobl pleidleisio a gwybodaeth arall. Gwahoddwyd aelodau i argymell pethau i’w cynnwys i’r Rheolwr Democratiaeth Leol. Bydd y Tîm Cyfathrebu hefyd yn adolygu’r daflen i’w wneud yn ddogfen fwy deniadol.

Fe nodwyd bod yna dudalen we benodol ar etholiadau y flwyddyn nesaf gan gynnwys cyfleuster enwebu ar-lein.

Holwyd a oedd unrhyw gyllideb ar gael i ddarparu taflen arall, nid i’w ddosbarthu ar yr un pryd o reidrwydd, i hyrwyddo rôl cynghorydd sir a darparu gwybodaeth ar yr oriau a dreulir yn y swydd ar gyfartaledd ynghyd â’r lwfansau sydd ar gael. Trafodir a fyddai modd dosbarthu’r daflen gyda’r llythyrau cofrestru a anfonir i bob cartref ym mis Chwefror ac fe esboniwyd bod Llywodraeth Cymru heb gyhoeddi cyllideb ar gyfer llythyrau’r flwyddyn nesaf eto. Os oes cyllideb ar gael, byddai’n hawdd cynnwyd taflen.

Derbyniwyd cynllun gwaith y dyfodol. Ychwanegwyd yr eitemau canlynol:

·         Taflen wybodaeth ar rôl cynghorydd sir, amser a dreulir gan gynghorydd sir yn y rôl a’r lwfansau sydd ar gael.

·         Amserlen o weithgareddau i annog pobl i bleidleisio – gwahoddwyd aelodau i gymryd rhan a chofrestru eu diddordeb i wneud hynny gyda’r Cadeirydd.

·         Ymateb Ffurfiol i’r Adroddiad y Panel Cydnabyddiaeth Annibynnol. (Atgoffwyd aelodau eu bod hefyd yn gallu anfon ymatebion unigol).

Dydd Llun 23 Ionawr 2016 am 2.00pm