Agenda and minutes

Fe nodom benodiad y Cynghorydd Sir F. Taylor yn Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Fe benodom y Cynghorydd Sir D. Evans yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Doedd dim aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

Roeddem yn gobeithio gweld cynnydd yn nifer yr eitemau yn y fforwm agored i’r cyhoedd y flwyddyn ddinesig hon.

Cytunwyd, er mwyn annod ymrwymiad gyda phobl ifanc, dylid cynnal un o gyfarfodydd y dyfodol mewn ysgol. Awgrym arall oedd gwahodd disgyblion chweched dosbarth i Neuadd y Sir i fynychu cyfarfod.

Penderfynwyd cynnal trafodaethau gyda swyddogion o’r gyfarwyddiaeth plant a phobl ifanc i ganfasio ein hysgolion ac adnabod cyfleoedd i gynnal gweithdai ymrwymo gyda phobl ifanc. Cytunwyd y byddai ysgol yn cael ei defnyddio fel lleoliad dim ond ble roedd hynny o fudd i’r bobl ifanc.

Doedd dim datganiadau o fuddiant.

Cadarnhawyd bod y cofnodion yn gofnod cywir o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar yr 21ain o Fawrth 2016. Nodom y cymeradwywyd y cofnodion gan y Cyngor Llawn ar y 12fed o Fai 2016.

Fe dderbyniom adroddiad er mwyn cydymffurfio â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 mewn perthynas â’r gofynion i benodi swyddog i ymgymryd â rôl statudol Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn dilyn yr ailstrwythuro diweddar o’r uwch arweinwyr.

Argymhellodd yr adroddiad bod y Pennaeth Llywodraethu, Gwella ac Ymrwymiad yn cael ei benodi’n Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd at ddibenion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Gofynnodd aelodau am hysbysiad swyddogol o’r ailstrwythuro diweddar.

Cytunwyd, ar ôl derbyn cymeradwyaeth gan y Cyngor lawn, y byddai Cynghorau Trefi a Chymunedau’n cael eu hysbysu o’r ailstrwythuro a chyfrifoldebau swyddogion.  Cawsom ein cynghori bod y Prif Weithredwr wedi annerch y Cynghorau Trefi a Chymunedau’n ddiweddar gan amlinellu newidiadau i’r llwybrau cyfathrebu.  Credwyd bod cynrychiolaeth gan 20 Cyngor Tref a Chymuned yn y cyfarfod. 

Cawsom ein cynghori bod cadarnhad wedi cael ei derbyn y byddai etholiadau 2017 ar gyfer y cyfnod llawn o 5 mlynedd, ac roedd hefyd wedi cael ei benderfynu na fyddai unrhyw adolygiadau pellach ar y ffiniau. Esboniodd y Rheolwr Democratiaeth Leol bod adolygiad o’r ffiniau wedi cael ei oedi oherwydd ailstrwythuro llywodraeth leol. Gan na fod y trefniadau etholiadol hynny’n cael eu cyflwyno bellach, nid oes angen cwblhau’r adolygiad cymunedol erbyn 2017.  Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal pan fydd Llywodraeth Cymru’n darparu barn glir ar sut mae disgwyl i Gynghorau Trefi a Chymunedau edrych.

O ran y ffiniau o fewn Sir Fynwy, ychwanegodd un aelod bod nifer fawr o ddatblygiadau mewn rhai mannau a dylid ystyried y rhain.

Cytunodd y Pennaeth Llywodraethu i rannu’r datganiad ysgrifenedig gyda’r Gweinidog er eglurhad.

Penderfynodd aelodaeth dderbyn yr argymhelliad yn yr adroddiad.

Areas for consideration:

·         Developing a clear and relevant work programme to ensure that enabling democratic engagement and supporting members is central and not peripheral to the Council.

·         Developing an innovative programme of activity to increase awareness and engagement in local democracy leading up to the local elections in May 2017.

·         Diversity in democracy - including awareness support for prospective/those considering standing for election to T and C’s and the County.

·         Developing a bespoke induction programme for new members post 2017, customising WLGA material.

Fe gytunom i ddatblygu rhaglen gadarn o weithgareddau i gynyddu cyfranogiad mewn democratiaeth leol. Fe gytunom i gynnig gweithdy ym mis Medi, o bosib ar y 12fed, i ddatblygu syniadau ymhellach.

Ymhlith yr eitemau eraill a godwyd:

·         Fe gytunom y dylid cylchredeg Taflen Camau Gweithredu a Chofnodion Drafft yn brydlon er mwyn gallu mynd i’r afael â’r camau gweithredu.

·         Mae angen trafod lefelau staffio yn y cyfarfod nesaf. (GWEITHREDU – NP)

·         Roedd Tîm Amrywiaeth a Democratiaeth Llywodraeth Cymru wedi cael ei wahodd i’r cyfarfod, byddwn yn cysylltu â nhw eto i gadarnhau. (GWEITHREDU – NP)

·         Yn dilyn trafodaeth flaenorol yn ymwneud â hyfforddiant ar ysgrifennu adroddiadau i swyddogion, gydag ymglymiad Aelodau. (GWEITHREDU – HI)

·         Dylid gwahodd y Gweinidog dros Wasanaethau Cyhoeddus i gyfarfod yn y dyfodol. (GWEITHREDU)

·         Argymhellwch edrych ar gofnodion cyrff allanol fel esiampl o gofnodion cryno.

·         Byddai system Modern.Gov yn cael ei gyflwyno’n fuan i swyddogion, a fyddai’n cael eu hyfforddi i uwchlwytho adroddiadau ar gyfer agendau.

·         Byddai sesiwn Sir Fynwy y Dyfodol i’w gynnal yr wythnos hon yn mynd i’r afael â chwestiynau yn ymwneud â chynnal gwasanaethau.

·         Bydd amrediad sylweddol o weithgareddau trwy gydol yr haf a’r hydref yn edrych ar yr heriau sydd ar y gweill.

·         Byddwn yn gweithio’n agos gyda Thîm y Lle Cyfan a’r Tîm Ymrwymiad ar Wythnos Ddemocratiaeth Leol.

·         Awgrymodd Aelodau bod problemau cyswllt ac fe awgrymon nhw syniadau am welliant e.e. cael stondin yn y trefi ar ddiwrnod marchnad, system tocyn yn Neuadd y Sir, ymrwymo gyda phlant ysgol, cyhoeddi cylchgrawn/papur newydd i drigolion Sir Fynwy.

·         Credwyd fod cael gwared ar Siopau Un Stop wedi rhwystro ymrwymiad y cyhoedd, a dylid gwneud mwy o ddefnydd o Dimau Trefi.

·         Gofynnodd Aelod ein bod yn edrych ar faterion llety / adeiladu o ran y ffordd orau o ofalu am gydweithwyr.

·         Dylid gwella hunaniaeth Sir Fynwy a chynyddu ei phroffil.

·         Roedd Cynghorau Trefi a Chymunedau yn ardal allweddol o’n ffocws ac roedd model 5 clwstwr yn cael ei datblygu gyda chynrychiolaeth o’r Uwch Dîm Rheoli ar bob un.

·         O ran datblygu rhaglen ymsefydlu bwrpasol, gofynnwyd ein bod yn cylchredeg y rhaglen a ddatblygwyd gan WLGA.

·         Llyfr cofrestru yn y dderbynfa ar gyfer eitemau sy’n cael eu dosbarthu i Neuadd y Sir, gan ddarparu manylion o’r derbynnydd arfaethedig. (GWEITHREDU –WM).

·         Croesawodd aelodau raglen synhwyrol o ddigwyddiadau ymrwymiad. 

Fe groesawom y Rheolwr Craffu a roddodd diweddariad i’r Pwyllgor ar y trefniadau craffu cyfredol. Wrth wneud hynny, fe dynnwyd sylw at y pwyntiau canlynol:

·         Mae’r swyddogaeth craffu yn cael ei dwyn i gyfrif gan Swyddfa Archwilio Cymru, ac mae cyflwyniad o gynllun y gwasanaeth yn cael ei wneud i’r Pwyllgor Archwilio unwaith y flwyddyn. Mae hefyd yn cael ei dwyn i gyfrif gan Gr?p Cyswllt Cadeiryddion Craffu a’r Pencampwr Craffu.

·         Roedd hunan-werthusiad wedi cael ei gynnal cyn yr asesiad corfforaethol, a adlewyrchodd y broes craffu mewn modd cadarnhaol.

·         Roedd Pwyllgor Dethol newydd, Pwyllgor Dethol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, wedi cael ei datblygu yn benodol i graffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

·         Roedd yr amcanion cyfredol yn cynnwys ymrwymo’r cyhoedd mewn ardaloedd o’r rhaglen waith.

·         Roedd rhai meysydd y gellid eu gwella, yn benodol o ran gweithredu ar gamau gweithredu a chyfathrebu gwell.

Cwestiynodd aelod pa drefniadau oedd yn eu lle pe nad oedd y Rheolwr Craffu ar gael ar ryw adeg. Mewn ymateb i hyn, fe glywsom y byddai’r Pennaeth Democratiaeth yn camu i mewn ac yn darparu cefnogaeth pan fo angen, ond roedd natur y swydd yn golygu bod rhaglenni gwaith yn cael eu paratoi ymhell ymlaen llaw i’r cyfarfodydd.

Roedd presenoldeb aelodau yn y Pwyllgor Dethol yn dda, ac roedd manylion ar gael ar y wefan.

Cynhaliwyd hyfforddiant pwrpasol yn fewnol gan y Rheolwr Craffu.

Awgrymodd aelodau y gallai portffolios pwyllgorau fod yn ardal i gael sylw, a phwysleisiodd ei fod yn bwysig bod craffu yn parhau i fod yn effeithiol gan ddarparu gwerth am arian.

Fe ofynnom am ddiweddariad ar lafar yn ddiweddarach yn y flwyddyn i gynghori’r pwyllgor ar ganlyniadau’r hunanwerthuso a datblygiad Pwyllgor Dethol Bwrdd y Gwasanaethau Cyhoeddus.

Ychwanegodd aelodau bod y Rheolwr Craffu wedi derbyn adborth ardderchog o Swyddfa Archwilio Cymru ac Estyn, ac fe longyfarchwyd y Rheolwr Craffu, a oedd yn cael ei gydnabod fel un o brif gryfderau’r Gwasanaethau Democrataidd.

Gofynnodd aelodau am sicrwydd bod materion technegol yn cael eu hymdrin. 

Fe wnaethpwyd aelodau yn ymwybodol o ardal benodol ar yriant P sydd ar gael ar gyfer storio. Fe nodom y gallai fod angen cefnogaeth a gwybodaeth ar aelodau er mwyn cael mynediad at yriant P.

Fe gynghorodd y Rheolwr Democratiaeth Leol bod swyddogion yn ymwybodol o’r materion yn ymwneud â phapurau coll, ond roedd diffyg adnodau wedi bod yn broblem barhaus. Roedd disgwyl y byddai Gwasanaethau Democrataidd wedi’u staffio’n llawn ym mis Awst a byddent yn mynd i’r afael â’r problemau bryd hynny.

Awgrymwyd, cyn y cyfarfodydd, bod aelodau’n cael eu hatgoffa i siarad yn uniongyrchol i mewn i’r meicroffonau yn Siambr y Cyngor. Ychwanegodd aelod y dylid atgoffa aelodau i beidio â defnyddio meicroffon tan fod person arall wedi gorffen siarad.

Fe nodom ddyddiad ac amser y cyfarfod nesaf, sef 2.00pm ar ddydd Llun 17 Hydref 2016.

Awgrymodd y Cadeirydd bod gweithdy yn cael ei drefnu ar ddydd Llun 12 Medi 2016, i drafod Wythnos Ddemocratiaeth Leol.