Agenda and minutes

Nodwyd y penodiad.

Penodwyd y Cynghorydd Sir Peter Strong yn Is-gadeirydd.

Nid oedd datganiadau o fuddiant.

Gwahoddwyd aelodau i fwrw golwg ar y broses sefydlu ddiweddar i alluogi swyddogion i ddysgu o’u profiadau.

Rhai pwyntiau a godwyd:

·       Proses gyffredinol ragorol

·       Rhai achosion o swyddogion yn ‘plannu hadau arswyd’ yn hytrach na chanolbwyntio ar yr hyn y gellid ei wneud

·       Byddai’n ddefnyddiol defnyddio profiad y cynghorwyr sy’n dychwelyd

·       Gallai Aelodau profiadol helpu drwy sesiwn cwestiwn ac ateb

·       Byddai’n ddefnyddiol i aelodau cyfetholedig dderbyn hyfforddiant

Croesawodd y Prif Swyddog Pobl a Llywodraethiant a’r Swyddog Monitro y sylwadau a gwahoddodd aelodau i gysylltu gydag ef gydag unrhyw sylwadau pellach neu sylwadau eu grwpiau.

Hysbyswyd Aelodau am ofyniad cyfreithiol i drafod ac argymell i’r Cyngor amseriad cyfarfodydd y Cyngor am y Flwyddyn Ddinesig.

Cytunwyd y dylai pwyllgorau unigol gytuno ar amser eu cyfarfodydd.

Sylweddolwyd y caiff dyddiadau a’r amserau eu nodi ymlaen llaw a’u cyflwyno drwy Galendr y Cyngor. Pwysleisiwyd mai’r sefyllfa ddiofyn fyddai  cydymffurfio gyda’r dyddiadau hynny.

Wrth ystyried amser cyfarfodydd y dyfodol, dywedwyd y dylid rhoi ystyriaeth i bresenoldeb swyddogion ac aelodau o’r cyhoedd.

Clywsom y bu treialon blaenorol ar wahanol amserau dechrau’r Cyngor, rhwng 10:00am, 14:00pm a 17:00pm. Gallai amser cychwyn hwyr fod yn anodd ar gyfer cyfarfodydd hir. Gallai hyn arwain at gyfarfodydd llai effeithlon, gyda llai yn mynychu, swyddogion yn gadael y cyfarfod a lefelau canolbwyntio is.

Cydnabuwyd pwysigrwydd cydbwysedd gwaith/bywyd.

Oherwydd cam cynnar y weinyddiaeth newydd, awgrymwyd bod amserau yn parhau fel y maent a’u hadolygu mewn 12 mis.

Penderfynodd y Pwyllgor argymell:

Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell i’r Cyngor bod cyfarfodydd y Cyngor Llawn yn parhau i ddechrau am 14.00pm ac adolygu hyn mewn 12 mis.

Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell i’r Cyngor ei fod yn parhau ar ddisgresiwn pob pwyllgor am amser dechrau’r cyfarfodydd, sy’n gweddu orau i aelodau’r pwyllgor hwnnw.

Esboniodd y Prif Swyddog fod yr eitem hon yn cael ei chyflwyno yn dilyn trafodaethau portffolio gyda’r Cabinet. Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021 yn rhoi gofyniad i bob awdurdod lleol greu ac wedyn ymgynghori ar Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd. Amlinellodd adroddiad i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn 2021 strategaeth ddechreuol a gafodd gefnogaeth y Pwyllgor.

Mae’r Cynghorydd Sir Catherine Fookes, Aelod Cabinet gyda chyfrifoldeb am ymgysylltu â’r cyhoedd, yn bwriadu dechrau Gweithgor aelodau Cabinet, ynghyd â swyddogion cyfathrebu a chynrychiolwyr Cyngor Sir Fynwy.

Gofynnwyd i Aelodau ystyried cynrychiolaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer y gweithgar. Cynhelir y cyfarfod cyntaf yn yr wythnos  yn dechrau 11 Gorffennaf 2022.

Gofynnwyd cwestiwn os y byddai’r gweithgor yn ystyried ymgynghoriadau parhaus, a chredid y gallai fod yn broblemus gan mai rhan o gyfranogiad gyhoeddus yw ymgynghoriad. Fodd bynnag, byddai dysgu o ymgynghoriadau cyfredol a diweddar yn sylfaenol.

Dywedwyd fod annog ymgysylltu pobl iau yn allweddol i ddyfodol Cyngor Sir Fynwy.

Gwirfoddolwyd yr aelodau dilynol i fod yn aelodau o’r gweithgor:

Cynghorydd Sir Laura Wright

Cynghorydd Sir Armand Watts

Cynghorydd Sir Tony Kear

Cynghorydd Sir Angela Sandles

Gofynnodd y Cynghorydd Sir Louise Brown am i’r cod ymddygiad a safonau ymarfer rhwng y cyhoedd a swyddogion, y cyhoedd ac aelodau gael ei ychwanegu fel eitem ar gyfer y cyfarfod nesaf.

Cafodd Amseriad Cyfarfodydd hyd Gorffennaf 2023 gael ei ychwanegu gan y Cynghorydd sir Penny Jones.

Awgrymodd y Cynghorydd Sir eitem i drafod Polisi Cyfryngau Cymdeithasol.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Tachwedd 2021.

Nodwyd y dyddiad.