Agenda and minutes

Derbyniasom ymddiheuriadau oddi wrth y Cynghorwyr Sir R. Harris, L. Guppy, D. Jones, M. Powell P. Clarke  a Mr Keith Plow.

Datganodd y Cynghorydd Sir P. Farley fuddiant personol manteisiol fel Llywodraethwr Ysgol Gynradd ac Ysgol Gyfun Cas-gwent.

Cadarnhawyd a llofnodwyd cofnodion cyfarfod Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc a gynhaliwyd ar 19^eg Mai 2016.

Cyd-destun:

Darparu Aelodau Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc gyda gwerthusiad o’r

materion cyfredol a’r heriau allweddol o fewn Gwasanaethau Plant. Diweddaru’r aelodau o gynnig am raglen y rhoi pwyslais ar welliant mewn gwasanaeth sy’n mynd i’r afael â’r heriau hyn. Mae’r adroddiad i aelodau ei dderbyn a chraffu’r wybodaeth ynghylch yr heriau allweddol o fewn y gwasanaeth a’r rhaglen arfaethedig yn rhoi pwyslais ar welliant mewn gwasanaeth.

          Materion Allweddol:

Nod sylfaenol y Gwasanaeth Plant yw gweithio gydag eraill i sicrhau bod plant a phobl ifanc Sir Fynwy’n cyrraedd eu llawn botensial ac yn byw’n rhydd o effeithiau niweidiol camdriniaeth ac esgeulustod.  Ein nod yw darparu gwasanaethau ymatebol yn cylchdroi o gwmpas y teulu ac yn sicrhau y diogelir yn effeithiol ein plant mwyaf agored i niwed.

Dros y flwyddyn ddiwethaf, mae Gwasanaethau Plant Sir Fynwy wedi parhau i gyflenwi gwasanaethau mewn cyd-destun oedd yn gynyddol heriol a chymhleth. Roedd y rhaglen waith ar gyfer y gwasanaeth o Ebrill  2015 - Mawrth 2016 yn eang ac roedd yn ofynnol i’r holl wasanaethau dynnu gyda’i gilydd i ddatblygu systemau a phrosesau; gwella arfer ac adeiladu partneriaethau.

Mae llawer eto i’w wneud ac mewn rhai meysydd nid ydym wedi gwneud cymaint o gynnydd ag mewn meysydd eraill. Mae’r meysydd hyn yn cynnwys:

- Cynnydd parhaus yn ein poblogaeth o Blant yr Edrychir Ar Eu Holau

- Pwysau sylweddol parhaus ar y gyllideb

- Cyflenwi gweithlu hyderus, hyfedr a sefydlog

- Sicrhau bod gan deuluoedd bregus fynediad i’r gwasanaethau cywir ar yr amser cywir, gan gydnabod diffyg mewn gwasanaethau cymorth i deuluoedd – Gweithredu comisiynu deallus gan gynnwys teuluoedd yn gyntaf a chyllid craidd.

- Egluro’n model o wasanaeth a sicrhau bod ein model, ein gweithdrefnau gweithredu a’n llwybrau gofal yn glir, wedi’u gwreiddio mewn arfer ac yn cael eu cyfathrebu’n eang.  

- Datblygu gweithio mewn partneriaeth yn barhaus

- Plannu fframwaith ansawdd cyson ar gyfer y gwasanaeth sy’n gyrru hunanasesiad parhaus, dadansoddiad a gwelliant.

Bydd angen dull o weithredu’r rhaglen sy’n cipio rhyngberthnasedd nifer o’r meysydd i’w datblygu. Bydd hyn angen ymrwymiad y gwasanaeth cyfan ynghyd â chefnogaeth reolaidd gan y Cyngor. Bydd capasiti ychwanegol drwy gomisiynu arbenigedd allanol, ynghyd â gweithgarwch cydweithredol parhaus gyda phartneriaid, a mwyhau’r defnydd o gefnogaeth ranbarthol a chenedlaethol, yn fuddiol. 

Craffu Aelodau:

Mynegodd Aelodau pa mor fodlon oeddent gyda’r adroddiad a pha mor galonogol y cawsant ef gan y cydnabuwyd ers tro bod angen newid yn y Gwasanaethau Plant.

Argraffodd Aelodau ar y swyddogion pa mor bwysig ydoedd i fod allan yng nghanol y gymuned gyda chefnogaeth yr holl le a chroesawyd y newid diwylliant.

Gofynnwyd paham y dymuna Swyddogion benderfynu gweithio gyda Sefydliad Gofal Cyhoeddus  ac eglurwyd i SGC gael ei ddewis o ganlyniad i’w cyfoeth o brofiad a’u dull o weithredu yn seiliedig ar ymchwil, maent hefyd yn darparu Swyddogion ag achosion o arfer gorau ac enghreifftiau o’r modd mae awdurdodau eraill wedi mynd i’r afael â materion.

Dywedodd Aelod, ar ôl darllen yr adroddiad, ei bod yn amlwg bod swyddogion wedi cydnabod materion  ...  view the full Cofnodion text for item 4a

Cyd-destun:

Ystyried a chymeradwyo’r agwedd a gynhwysir o fewn cynllun Gweithredu Gweithlu ac Arfer. 

          Materion Allweddol:

Mae’r cynllun hwn yn ffurfio rhan o’r rhaglen drawsnewid drosfwaol ar gyfer Gwasanaethau Plant.

Fe’i dyluniwyd er mwyn  cyflwyno’r newid mewn diwylliant ac arfer sy’n angenrheidiol i sylweddoli’r manteision a ddeillia o’r fframwaith deddfwriaethol yn Neddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru)  (2015).

Mae’r cynllun yn amlinellu fel y bwriadwn lunio ymhellach y gweithlu o fewn Gwasanaethau Plant. Dyma’n mecanwaith ar gyfer sicrhau fod gennym y bobl iawn yn y llefydd iawn â’r sgiliau priodol i gyflenwi nod y Gwasanaeth, sef sicrhau bod plant a phobl ifanc Sir Fynwy’n cyrraedd eu llawn botensial  ac yn byw’n rhydd o effeithiau niweidiol camdriniaeth ac esgeulustod.

Mae gan y Cynllun Gweithlu gydrannau rhyngberthnasol; mae’r diagram isod yn dangos y rhain. Fe reolir y cynllun hwn fel ffrwd waith sy’n bwydo i mewn i’r rhaglen yn gyffredinol. Mae hyn hefyd yn cefnogi’n llwybr i welliant. Mae’r meysydd hyn yn cynnwys:

- Pwysau sylweddol parhaus ar y gyllideb

- Cyflenwi gweithlu hyderus, hyfedr a sefydlog

- Drwy egluro’n model o wasanaeth a sicrhau bod ein model, ein gweithdrefnau gweithredu a’n llwybrau gofal yn glir, wedi’u gwreiddio mewn arfer ac yn cael eu cyfathrebu’n eang.  

Bydd mynd i’r afael â’r heriau hyn yn mynnu dull o weithredu rhaglen sy’n o’r meysydd i’w datblygu. Bydd hyn yn mynnu ymrwymiad y gwasanaeth cyfan ynghyd â chefnogaeth rheolaidd gan y cyngor.

Craffu Aelodau:

Roedd Aelodau’n bryderus na wnaeth yr adroddiad unrhyw gyfeiriad at Undebau ac fe’n sicrhawyd bod Swyddogion wedi bod yn gweithio’n glos gyda’r Undebau ac yn eu cyfrif fel cydran allweddol.

Gofynnwyd a oedd Swyddogion yn teimlo ei bod yn bwysig ‘meithrin cynnyrch ein hunain’ a dywedwyd wrthym eu bod yn teimlo bod hyn yn hanfodol. Ar hyn o bryd roedd archwiliad sgiliau’n cael ei gynnal a gofynnid i’r holl staff am eu nodau a’u dyheadau ar gyfer y dyfodol mewn ymgais i gynorthwyo gyda datblygu’u gyrfaoedd a’u hanghenion hyfforddiant.

Cyd-destun:

Ystyried a chymeradwyo’r Strategaeth ar gyfer Plant, Pobl Ifanc a’u Teuluoedd.

          Materion Allweddol:

Mae’r Strategaeth ar gyfer Plant, Pobl Ifanc a'u Teuluoedd yn amlinellu’r bwriadau strategol parthed Plant, Pobl Ifanc a'u Teuluoedd sydd angen gofal a chefnogaeth gan Gyngor Sir Fynwy.

Yn benodol, mae’n ceisio cefnogaeth Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc er mwyn:

1. Cymeradwyo’r Strategaeth ar gyfer Plant, Pobl Ifanc a'u Teuluoedd sy’n amcanu cadw plant a phobl ifanc yn ddiogel  drwy rwystro angen rhag cynyddu, ymateb yn briodol i bryderon ynghylch anfantais a diogelu, a chynnal ffocws ar glustnodi’r lleoliadau mwyaf priodol;

2. Datblygu a chyllido gwasanaethau atal ac ymyrraeth gynnar i leihau’r angen rhag cynyddu, a chefnogi plant a phobl ifanc allan o wasanaethau statudol;

3. Adolygu’r ystod o wasanaethau cymorth i deuluoedd y mae Sir Fynwy’n eu darparu ar bob haen o ymyrraeth i sicrhau, lle bo’n bosibl, fod plant yn aros yn eu teuluoedd a lle maent mewn gofal y gallant gael eu haduno’n effeithiol;

4. Cryfhau’n hagwedd at arfer a sicrwydd ansawdd drwy ddysgu a gweithredu newid o’r casgliadau o ymarferion sicrwydd ansawdd;

5. Cryfhau’n casgliad, dilysu a chyflwyno gwybodaeth a chudd-wybodaeth, sy’n rhoi cipolwg ar ba mor effeithiol y mae’r system yn gyffredinol wrth amddiffyn a chefnogi plant agored i niwed, ynghyd â helpu i newid a gwella arfer;

6. Cryfhau’r gweithdrefnau ar gyfer mynediad i ofal;

7. Gwella’r cyfleoedd i blant a phobl ifanc gael sefydlogrwydd y tu allan i’r system ofal drwy eu galluogi i gael eu haduno gyda’u teulu gwaed neu’u teulu estynedig lle mae’n ddiogel i wneud hynny, neu drwy sicrhau gorchymyn mabwysiadu neu orchymyn gwarchodaeth arbennig i fyw gyda theulu sefydlog;

8. Ehangu caffaeledd lleoliadau i gwrdd ag ystod eang o blant, yn arbennig leoliadau ar gyfer yr arddegau, rhieni a babanod, grwpiau sibling a phlant ag anghenion ychwanegol/heriol;

9. Gwerthuso’r prosiect y Gymdeithas Brydeinig dros Gyflogaeth gyda Chefnogaeth gyda’r nod o sefydlu a fu’r model yn effeithiol, ac a ellir ei ehangu i’r holl rieni maeth, mabwysiadwyr, a gwarcheidwaid arbennig;

10. Sicrhau bod lleoliadau gyda chytundebau rhieni’n cael eu diweddaru, yn unol â gofynion rheoleiddiol a bod cynlluniau’n cael eu monitro, a lle bo’n bosibl, bod trefniadau’n cael eu gwneud i ryddhau Gorchmynion Gofal a chefnogi teuluoedd i gwrdd ag anghenion plant heb yr angen iddynt aros yn blant yr edrychir ar eu holau.

Craffu Aelodau:

Gofynnodd Aelodau am y cynllun peilot o 20 teulu maeth yn gweithio gyda ffisiolegydd clinigol a chymeradwyo’r gefnogaeth i deuluoedd maeth a fu’n ddiffygiol yn y gorffennol. Gofynnwyd a fyddai hyn yn cael effaith gadarnhaol. Mae Swyddogion yn gobeithio y bydd yn cael effaith o’r fath ac maent yn edrych ymlaen at weld y peilot yn cychwyn yn fuan.   

Parthed y data hanesyddol ynghylch Plant yr Edrychir ar eu Holau, mae’r data’n dangos cynnydd diweddar o 34% yn Sir Fynwy gydag ymyrraeth gynnar o’r pwys mwyaf ym mhob achos.

Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch y nifer rhagamcanol o Blant yr Edrychir ar eu Holau eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Plant  ...  view the full Cofnodion text for item 4c

Cyd-destun:

Cyflwyno data diwedd blwyddyn ar gyfer yr Amcanion Gwelliant sydd dan gyfrifoldeb Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc:

Amcan Gwelliant 1: Byddwn yn ceisio gwelliant ym mhob cyfnod allweddol addysgol

Cyflwyno gwerthusiad o’r cynnydd a’r effaith a wnaed dros dair blynedd o Gytundeb Canlyniad 2013 -16, ar gyfer themâu sydd dan gyfrifoldeb y pwyllgor:

Cytundeb Canlyniadau Thema 1: Gwella cyrhaeddiad ysgolion

Cytundeb Canlyniadau Thema 3: Tlodi ac amddifadedd materol

Cytundeb Canlyniadau Thema 5: Gwella profiadau’r blynyddoedd cynnar

Cyflwyno’r perfformiad diweddaraf yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol cenedlaethol sydd dan gyfrifoldeb y pwyllgor.

          Materion Allweddol:

Mae gwahanol ffocws gan y Cytundeb Canlyniad a’r Amcanion Gwelliant: 

Amcanion Gwelliant

Gosodir Amcanion Gwelliant yn flynyddol gan y Cyngor i gyflawni ar addewidion. Er gwaethaf ffocysu amcanion ar yr hir dymor mae’r gweithgareddau penodol sy’n eu cefnogi wedi’u ffocysu’n arbennig ar y flwyddyn o’n blaenau.

Mae gweithgarwch sy’n cyfrannu at gyflawni rhai amcanion yn torri ar draws rhai o amcanion cyfrifoldebau’r Pwyllgor Dethol ac fe gafodd y rhain eu hadrodd hefyd i’r pwyllgor perthnasol arall/pwyllgorau perthnasol eraill. Felly, awgrymir bod Aelodau’n ffocysu’u craffu’n benodol ar y gweithgarwch sy’n berthnasol i’r pwyllgor gan ystyried ei gyfraniad i’r amcan fel endid.

Rhoddir sgôr i Amcanion Gwelliant yn seiliedig ar fframwaith Hunan-arfarnu’r Cyngor, fel yr amlinellir yng Nghynllun Gwelliant 2015/17, Tabl 1, a  chofnodir perfformiad yn eu herbyn yng Nghyfnod 2 y Cynllun Gwelliant a gyhoeddir ym mis Hydref bob blwyddyn.

Amcan Gwelliant 2 “Byddwn yn diogelu pobl, hen ac ifanc, tra byddwn yn lleihau dibyniaeth pobl ar ofal cymdeithasol’. Caiff y gosodiad hwn ei graffu gan y Pwyllgor Dethol Oedolion. Mae hwn yn cynnwys dau faes a fydd o ddiddordeb i Bwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc, sef:

 cyflenwi cynllun gweithredu gwasanaethau plant mewn ymateb i adroddiad arolygu diweddaraf AGGCC. Ar hyn o bryd mae’r gwasanaeth yn destun  arolwg arall gan AGGCC a chyflwynir canlyniadau’r arolwg hwn gan y Prif Swyddog Gofal Cymdeithasol ac Iechyd pan gyhoeddir hwy.

 sicrhau bod gan uwch arweinwyr wybodaeth a dadansoddiad o ansawdd dda ac er mwyn darparu sicrwydd y caiff plant a phobl ifanc eu diogelu , cyflwynwyd yr adroddiadau perfformiad ar gyfer 2015/16 yn  ddiweddar i’r pwyllgor dethol Plant a Phobl Ifanc ac Oedolion ym Mehefin 2016.

Craffu Aelodau:

Croesawodd yr Is-gadeirydd fformat newydd y ffigyrau yn yr adroddiad a  mynegodd ei bod yn llawer haws deall y data.

Gofynnwyd pa faint o blant oedd heb dderbyn unrhyw addysg  a dywedwyd wrthym, yn unol â ffigyrau Llywodraeth Cymru, ni chawsant eu rhyddhau.

Parthed Dechrau’n Deg, gofynnodd Aelod o’r Pwyllgor am ddadansoddiad daearyddol o’r 200 o blant yn y cynllun a gwybodaeth ar y modd mae’r plant hynny a’u teuluoedd yn cael eu cefnogi.

Cyd-destun:

Diben yr adroddiad hwn yw cyflwyno i Aelodau wybodaeth ar sefyllfa alldro rhagolygon cyllideb yr Awdurdod ar ddiwedd cyfnod cofnodi 4 sy’n cyflwyno’r sefyllfa alldro ariannol ar gyfer blwyddyn ariannol 2015/16.

Caiff yr adroddiad hwn ei ystyried hefyd gan Bwyllgorau Dethol fel rhan o’u cyfrifoldeb i: 

 asesu a oes monitro effeithiol o’r gyllideb yn digwydd,

 fonitro i ba raddau y caiff cyllidebau eu gwario yn unol â’r fframwaith cyllideb a pholisi,

 herio pa mor rhesymol yw’r tanwariant neu’r gorwariant rhagamcanol, ac

 fonitro cyflawniad enillion effeithiolrwydd neu’r cynnydd a broffwydwyd mewn perthynas â’r cynigion arbedion.

          Argymhelliad a gynigir i’r Cabinet:

Bod Aelodau’n ystyried tanwariant alldro refeniw net o £676,000, gwelliant o £878,000 ar ragfynegiadau alldro chwarter 3.

Bod Aelodau’n ystyried gwariant alldro cyfalaf o £18.3m yn erbyn cyllideb ddiwygiedig o £18.8miliwn, wedi llithriad arfaethedig o £43.7 miliwn, yn arwain at danwariant net o £508mil, y mae tua £433mil ohono ar gael ar gyfer ei ailgylchu i brosiectau/flaenoriaethau yr argymhellir eu dal tra disgwylir adolygiad o’r pwysau ychwanegol.

Ystyried a chymeradwyo’r llithriad cyfalaf o £43.7m a argymhellir, gan dalu sylw i’r cynlluniau hynny a gynhwysir ym mharagraff 3.5.4 lle gofynnwyd am lithriad gan y rheolwr gwasanaeth ond nid argymhellir iddo lithro (£170mil), a nodir lefel arwyddocaol y llithriad sy’n ofynnol ar alldro nad oedd yn amlwg yn gynt yn y flwyddyn gan dynnu sylw at bryder yn rhagamcanu cyfalaf rheolwyr.

Ystyried y defnydd o gronfeydd wrth gefn arfaethedig a nodi’r gostyngiad sylweddol ar lefelau cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ar ddiwedd 2015-16 a’r arwydd tebygol ar ddiwedd 2016-17.

Cymeradwyo ailddyrannu gweddillion cronfeydd wrth gefn yn dilyn adolygiad actwaraidd y gronfa yswiriant wrth gefn ac adolygiad o weddillion mân gronfeydd wrth gefn eraill, er mwyn mynd i’r afael â phwysau ar gronfeydd wrth gefn a dosraniad tanwariant cyffredinol wrth ategu lefelau cronfeydd wrth gefn fel a ganlyn:

 £1,037 miliwn i gronfa wrth gefn Dileu Swyddi a Phensiynau

 £419k i gronfeydd TG wrth gefn

 £350k i gronfa wrth gefn Buddsoddi i Ailddylunio

Cymeradwyo’r defnydd o’r gronfa wrth gefn Buddsoddi i Ailddylunio yn ystod 2016-17, yn gwneud cyfanswm o £30,835 fel cyfraniad ychwanegol CSF i alluogi i’r gwaith ar y fenter City Deal i barhau.

Craffu Aelodau:

Gofynnodd y Cadeirydd i’r swyddogion ysgrifennu papur briffio ar gostau uned a’i anfon at y Rheolwr Craffu i’w anfon ymlaen at Aelodau’r Pwyllgor a fydd yn darparu adborth.

Gofynnwyd a allai clystyrau ysgol reoli’u harian eu hunain ac atebodd Swyddogion fod rhai clystyrau eisoes yn rhannu adnoddau.

Gofynnwyd cwestiynau ynghylch llithriad Ysgolion y Dyfodol a dywedwyd wrthym fod y bwrdd prosiect ar hyn o bryd yn edrych am ddatrysiadau. Cynghorodd Cadeirydd y Pwyllgor fod y mater hwn ar Agenda i ddod ar gyfer cyfarfod ar y cyd o’r Pwyllgor Dethol Economi a Datblygiad a’r Pwyllgor Plant a Phobl Ifanc.

Rhoddodd Aelodau ystyriaeth i Gynllunydd Blaenraglen Waith y Cabinet a’r Cyngor – ni ddynodwyd unrhyw faterion fel rhai angen craffu cyn-penderfynu.

Trafododd Aelodau’r Rhaglen Waith ar gyfer Pwyllgor Dethol Plant a Phobl ifanc. Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

Cyfarfod Medi – Cynnig Ieuenctid Integredig

Efallai na fydd yr eitem hon yn barod ar gyfer y cyfarfod yn gynnar ym Medi  ac roedd y Cadeirydd yn hapus i ohirio’r cyfarfod nes bod yr adroddiad yn gyflawn. 

Thursday 8^th September at 10am

Dydd Iau 8^fed Medi am 10am