Agenda and minutes

Nodwydpenodi’r Cynghorydd Sir Groucutt fel Cadeirydd.

Penodwyd Y Cynghorydd Sir L. Jones fel Is-gadeirydd.

Datganodd Y Cynghorydd Sir L. Jones fuddiant personol, nad yw’n rhagfarnu yn unol â Chod Ymddygiad yr Aelodau gan mai’i Mam yw’r Aelod Cabinet dros Ofal Cymdeithasol, Amddiffyn ac Iechyd ac roedd yn bresennol yn y cyfarfod. 

Datganodd Y Cynghorydd Sir mwnperthynas ag unrhyw gyfeiriadau M. Powell fuddiant personol, nad yw’n rhagfarnu yn unol â Chod Ymddygiad yr Aelodau mewn perthynas ag unrhyw gyfeiriadau wnaed at ysgolion uwchradd o fewn Sir Fynwy, gan ei bod yn llywodraethwr Ysgol Gyfun Harri’r VIII.

Nidoedd aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawydcofnodion cyfarfod y Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc dyddiedig 16^eg Chwefror 2017 ac fe’u llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Cyd-destun:

Derbyn adroddiad blynyddol y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol 2017 – Gwella Canlyniadau Gwella Bywydau.

Materion Allweddol:

• Mae’r adroddiad ar hyn o bryd mewn fformat drafft.

• Tynnu sylw at y materion yn nhermau Plant a Phobl Ifanc a Gwasanaethau Cymdeithasol Plant.

• Mae fformat yr adroddiad nawr wedi’i ragnodi’n genedlaethol ac mae’n alinio â Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant yng Nghymru.

• Amserlennir yr adroddiad i’w gyflwyno i’r Cyngor Llawn cyn diwedd Gorffennaf 2017 a chaiff ei gyflwyno i’r Cabinet yn ei gyfarfod yng Ngorffennaf 2017.

Craffu Aelodau:

• Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd ynghylch monitro Amddiffyn Plant, nodwyd mai rheoli risg yw busnes gwasanaethau cymdeithasol. Derbynnir atgyfeiriadau ac asesir y risg ar y pwynt hwnnw. Ar gyfer plant lle mae angen ymchwilio pellach, rheolir y risg mewn amrywiol ffyrdd. Mae’r Cyfarwyddwr naill ai’n gosod cynllun gofal a chymorth   yn ei le neu caiff y risg ei reoli drwy benderfyniad amlasiantaethol ac ar y gofrestr Amddiffyn Plant.

• Mae mwy o blant yn cael eu rheoli drwy gynllun Amddiffyn Plant.

• Un o flaenoriaethau’r Gyfarwyddiaeth ar gyfer y flwyddyn hon yw canolbwyntio’i wasanaethau cymorth teulu mewn dau le. Mae un o’r rhain ar ffiniau gofal, yn darparu opsiynau cymorth teulu dwys cyn i blant ddod i mewn i’r system derbyn gofal. Yr agwedd arall yw canolbwyntio adnoddau o gwmpas cymorth teulu, sydd cyn y gofrestr amddiffyn plant.

• Felly, mae’n well ymgysylltu gyda theuluoedd yn gynt i reoli risg cyn  cofrestru amddiffyn plant.

• Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod o’r Pwyllgor Dethol ynghylch y diffyg data mewn rhai adrannau o’r adroddiad, hysbysodd y Prif Swyddog y Pwyllgor fod yr adroddiad yn dal mewn fformat drafft a diben dwyn yr adroddiad i’r Pwyllgor Dethol yn y cyfnod hwn yw ymgorffori unrhyw sylwadau a allai fod gan y Pwyllgor Dethol fel bod y fersiwn derfynol yn adlewyrchu’r sylwadau hynny a wnaed.

• Nodwyd bod adroddiad blynyddol yn ogystal ynghylch cwynion yn y Gwasanaethau a ddaw o flaen y Pwyllgor Dethol.

• Parthed fformat yr adroddiad, mae’r Ddeddf rydym yn glynu ati yng Nghymru, a ddaeth i fod o Ebrill 2017, yn cyfeirio at bobl yn hytrach nag oedolion neu blant. Mae’r adroddiad, felly, yn canoli ar bobl, yn hytrach nag ar blant neu bobl ifanc yn unig.

• Parthed cwynion ynghylch materion Amddiffyn Plant, mae'r Gyfarwyddiaeth yn dysgu fel gwasanaeth ac yn gweithio gyda staff i’w cefnogi i ddatrys mwy o faterion yng Nghyfnod 1 o’r weithdrefn gwyno a chwtogi nifer y cwynion sy’n mynd ymlaen i gyfnod 2. Fodd bynnag, os gwneir cyhuddiad sydd angen ymchwiliad, cyflawnir hyn mewn ffordd amlasiantaethol gyda Heddlu Gwent. Mae’r Gyfarwyddiaeth yn effeithiol mewn datrys a chau lawr y math hwn o ymchwiliad yn gyflym. Lle bu llai o gefnogaeth i deuluoedd   yw pan fydd y Gyfarwyddiaeth wedi mynd drwy broses o Amddiffyn Plant  a’r plant heb fod bellach yn byw gyda’u teuluoedd, mae proses sylweddol o alaru y mae’n rhaid i’r teulu hwnnw fynd drwyddi a phrin iawn yw’r gwasanaethau a ddarperir yn y cyfnod hwn, Felly, gall hyn arwain at gwynion yn cael  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Cyd-destun:

Hysbysu’rPwyllgor Dethol ynghylch cyflwyno’r PolisiAmddiffyn Corfforaethol newydd.  

MaterionAllweddol:

• Mae amddiffyn plant ac oedolion sydd mewn perygl yn flaenoriaeth o’r radd uchaf gan y Cyngor.

• CydnabyddirAmddiffyn, dan Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014, fel cyfrifoldeb pawb a gwnaed cynnydd sylweddol dros y pum mlynedd ddiwethaf i wneud diwylliant, gwybodaeth ac arfer  amddiffyn yn rhan systematig o’n gwead.

• Mae’rholl staff, sy’n cael eu talu neu heb gael eu talu, a Chynghorwyr yn rhannu cyfrifoldeb yn gorfforaethol ac yn unigol i sicrhau y caiff plant ac oedolion sydd mewn perygl eu trin â pharch a’u hamddiffyn rhag niwed.

• Tramae polisi amddiffyn yn ei le gan y Cyngor mae e’n canolbwyntio’n sylweddol ar leoliadau addysg a gwasanaethau plant a theuluoedd eraill. Mae amddiffyn, felly, wedi’i wreiddio’n gadarn mewn rhai Cyfarwyddiaethau a meysydd gwasanaeth. Fodd bynnag, mae amrywiol lefelau o ddealltwriaeth parthed disgwyliadau mewn rhannau eraill o’r sefydliad.

• Bydd y polisi hwn yn fecanwaith i werthuso dealltwriaeth, systemau a hyfforddiant drwy’r Cyngor cyfan a sicrhau bod amddiffyn â throedle cadarn ac yn greiddiol i waith y Cyngor. 

CraffuAelodau:

• Nodwyd y dylai’r holl Aelodau gael eu hyfforddi i o leiaf Lefel 1 mewn amddiffyn.

• Bydd y mecanweithiau ynghlwm wrth y polisi yn helpu’r awdurdod i lynu at y PolisiAmddiffyn Corfforaethol. Mae’r Polisi’n cyfeirio at y broses hunanwerthusiad y bydd yn ofynnol i bob maes ei chyflawni.

• Wrthymgymryd â’r hunan-arfarniadau, mae’n galluogi meysydd gwasanaeth unigol a’u timoedd rheoli adrannol i werthuso lle maent ac i osod cynlluniau gweithredu yn eu lle i fynd i’r afael â’r meysydd lle mae angen gwelliant. Disgwylir i’r hunan-arfarniadau hyn gael eu cwblhau 31^ain Gorffennaf 2017.

• Parthedhyfforddiant ar gyfer Aelodau, cynhelir sesiwn yng Ngorffennaf 2017.  Cedwir cofrestr o’r Aelodau nad ydynt yn gallu mynychu’r sesiwn gyda’r bwriad o gynnal sesiwn arall er mwyn sicrhau bod yr holl Aelodau’n derbyn hyfforddiant.

• Sefydlircynllun hyfforddiant i sicrhau y gallai staff dderbyn hyfforddiant priodol, y mwyafrif ohonynt yn cael eu cynnal yn eu lleoliadau gwaith.

• Mae’nofynnol i holl lywodraethwyr Sir Fynwy ymgymryd â’r hyfforddiant gaiff ei fonitro drwy gyfrwng proses hunanwerthuso ysgolion unigol.

• Darperirhyfforddiant gan y Byrddau Amddiffyn rhanbarthol.

• Mynegwydpryder nad oedd ysgolion yn cael eu darparu â’r wybodaeth gyflawn mewn perthynas â’r Strategaeth Ataliol ac felly heb gael eu gwneud yn ymwybodol o’i phwysigrwydd. Nodwyd bod ysgolion wedi bod drwy’r hyfforddiant ac y dylent, felly, fod yn ymwybodol o’r strategaeth hon.

Cyd-destun:

Cynei gyflwyno i’r Cabinet ar 5^ed Gorffennaf 2017, darparu Aelodau’r Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc â diweddariad ar y cynllun  gweithredu a gymeradwywyd gan y Cyngor ar 20fed Mawrth 2017 (atodiad 2 o’r adroddiad yn dwyn y teitl ‘Adroddiad Swyddfa Archwiliad Cymru ar amddiffyn o fewn cynllun kerbcraft yng Nghyngor Sir Fynwy’).

MaterionAllweddol:

• Yndilyn adolygiad gan SwyddfaArchwiliad Cymru (SAC) o ddarpariaeth hyfforddiant kerbcraftgan staff Cyngor Sir Fynwy ar ran Llywodraeth Cymru, hysbyswyd y Cyngor o’r cynllun gweithredu ar 20^fed Mawrth  2017.

• Mae Atodiad 1 o’r adroddiad yn atgynhyrchu’r cynllun gweithredu ond mewn llythrennau italaidd dan benawdau perthnasol darperir diweddariad.

• Mae un o’r camau gweithredu’n gofyn am baratoi a gweithredu gweithdrefnau newydd ar gyfer darparu hyfforddiant kerbcraft ac y dylid hysbysu’r Cabinet o’r model gweithredu yn y dyfodol, Mae cyfle gan y PwyllgorDethol Plant a Phobl Ifanc adolygu’r adroddiad cyn ei fod yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet.

• Ynystod Mawrth ac Ebrill 2017, adolygodd Swyddogion y trefniadau gwaith blaenorol a chyfredol a datblygodd weithdrefn newydd ar gyfer darparu hyfforddiant  kerbcraft.

• Darperir y gweithdrefnau newydd polisi a gwaith yn atodiadau 2, 3 a 4 o’r adroddiad.

• Gwendidmawr y tynnwyd sylw ato gan SAC oedd rheoli a recordio gwirfoddolwyr a gefnogodd Gyngor Sir Fynwy wrth hyfforddi plant ymhob ysgol,

• Ersi’r SAC fynegi pryder dros reoli gwirfoddolwyr yn Awst 2016, ni ddefnyddiwyd un gwirfoddolwr a darparwyd pob hyfforddiant kerbcraft gan hyfforddwyr kerbcraft yng Nghyngor Sir Fynwy, yn achlysurol gyda chymorth gan staff cymorth ysgol.

• Mae’rweithdrefn newydd yn cyfyngu ar y defnydd o wirfoddolwyr i chwech ar unrhyw un adeg felly fe ddaw gwirio a chofnodi gwybodaeth amddiffyn mewn perthynas â gwirfoddolwyr yn llawer mwy syml (cyn hynny roedd angen cofnodion hyd at 80 o wirfoddolwyr). 

• Mae’rnewid hwn mewn gweithdrefn, ynghyd â chyfarwyddiadau clir ar y modd mae’r cynllun yn mynd i gael ei gyflenwi, yn cynnig mwy o hyder bod amddiffyn yn cael ei reoli yn y ddarpariaeth hon o wasanaeth . 

CraffuAelodau:

• Mewnymateb i gwestiwn gan Aelod o’r Pwyllgor Dethol, nodwyd ar y foment, y gallai’r Awdurdod straffaglu os caiff y model newydd ei dderbyn. Fodd bynnag, byddai’r Awdurdod yn gallu defnyddio’r chwe gwirfoddolwr ar draws yr ardal ond gyda mwy o adnoddau o ffynonellau mewnol; dylai hyn fod yn gyraeddadwy. Gobeithir y gallai’r gwirfoddolwyr craidd ddarparu’u gwasanaethau ar fwy o achlysuron, h.y. llai o wirfoddolwyr ond yn gallu darparu mwy o’u hamser yn hwy.

• Arbediramser sylweddol wrth gwtogi’r rhaglen o 12 i 9 wythnos. Mae Swyddogion wedi hysbysebu drwy’r rhwydwaith wirfoddoli ac mae nifer o bobl wedi mynegi diddordeb i ddod yn un o’r chwe gwirfoddolwr craidd. 

• Byddmonitro’r Cynllun Kerbcraft yn dangos pa fath o gynnydd a fu. Mae’r wybodaeth a adroddir yn ôl ar hyn o bryd i Lywodraeth Cymru yn gyfyngedig. Fodd bynnag  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Cyd-destun:

Derbyngwybodaeth ar sefyllfa refeniw alldro’r Awdurdod ar ddiwedd cyfnod 4 sy’n cynrychioli’r sefyllfa ariannol alldro ar gyfer blwyddyn 2016/17.

Argymhellion a gynigir i’r Cabinet:

• Bod Aelodau’n ystyried tanwariant refeniw net alldro o £884,000, gwelliant o £805,000 ar ragfynegiadau alldro chwarter 3.

• Bod Aelodau’n ystyried gwariant cyfalaf alldro o £40.03 miliwn yn erbyn cyllideb ddiwygiedig o 40.98 miliwn, wedi llithriad arfaethedig o £17.5 miliwn, gan arwain at danwariant net o £951,000. 

• Ystyried a chymeradwyo llithriad cyfalaf a argymhellwyd o £17.5 miliwn, gan dalu sylw i’r cynlluniau hynny a ddisgrifir ym mharagraff 3.3.6 o’r adroddiad lle gwnaed cais am lithriad gan y rheolwr gwasanaeth ond nad yw’n cael ei argymell i lithro (£198,000).

• Ystyried y defnydd o gronfeydd wrth gefn a gynigir ym mharagraff 3.4.1 o’r adroddiad.

• Cefnogirhannu’r tanwariant cyffredinol i ategu  lefelau’r cronfeydd wrth gefn fel y disgrifir isod, h.y.:

CronfaBuddsoddi â Blaenoriaeth                                              £570,000

            Dileu swydd & Chronfa Bensiwn wrth Gefn                 £114,000

            Cronfa wrth Gefn Trawsnewid TG                                              £100,000

            Cronfa Wrth Gefn Cynhyrchu Derbyniadau Cyfalaf    £100,000

            Cyfanswm                                                                            £884,000

• Mae Aelodau’n nodi y bydd y lefel isel o gronfeydd wrth gefn a glustnodir yn lleihau’n sylweddol yr hyblygrwydd sydd gan y Cyngor I gwrdd â heriau adnoddau prin yn y dyfodol. 

• Mae Aelodau’n nodi’r gostyngiad arwyddocaol yng ngweddill cyffredinol cyllideb ysgolion ar ddiwedd 2016/17 ac yn cefnogi’r gwaith parhaus gydag ysgolion i sicrhau y cyfarfyddir â gofynion Cynllun Ariannu Tecach y Cyngor ac y bydd gweddill cyffredinol ysgolion yn dal yn gadarnhaol yn 2017/18.

CraffuAelodau:

• Mae Ysgol Gyfun Cas-gwent wedi gwneud gwelliannau sylweddol wrth gwtogi’i diffyg yn y gyllideb.

• Bu lleihad sylweddol yng nghronfeydd wrth gefn cyllideb ysgolion ar draws y Sir yn y flwyddyn ariannol hon. 

• Nodwydmai cyfrifoldeb llywodraethwyr ysgol oedd gosod cyllideb eu hysgolion. Cydnabuwyd bod costau sefydlog o fewn ysgolion. Fodd bynnag, lle mae meysydd lle gall ysgolion wneud arbedion, mae Swyddogion yn gweithio’n glos gydag ysgolion i sicrhau bod yr arbedion yn cael eu defnyddio.

• Mae nifer o brosiectau ar hyn o bryd o fewn ysgolion yn edrych ar ffyrdd lle gallai’r ysgolion fod yn gallu arbed arian.

• Mae Swyddogion yn gweithio’n glos gyda’r CLlLC ac maent yn edrych ar fodel y Rheolwr Busnes gyda’r bwriad o dderbyn peth cyllid.

• Mynegwydpryder bod rhai cyfrifoldebau ychwanegol yn mynd i mewn i ysgolion ond nid oedd y cyllid ar gyfer y cyfrifoldebau ychwanegol hyn yn cyrraedd. Dywedodd y Rheolwr Cyllid bod yn rhaid iddi edrych i mewn i’r mater hwn sy’n digwydd ar draws yr awdurdod ac nid dim ond yn y Gyfarwyddiaeth Plant a Phobl Ifanc.

• Mewnymateb i gwestiwn ynghylch Cyfnod 3 o Adolygiad Anghenion Dysgu Ychwanegol, mewn perthynas ag Ysgol Mounton House, nodwyd i gynllun adfer dair blynedd gael ei ganiatáu i’r ysgol. Parthed Ysgol Gynradd Deri View, mae canolfan Adnoddau Anghenion Arbennig yn dal yno. Fodd bynnag, gwnaed yr arbedion oedd eu hangen drwy gwtogi nifer y staff  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Derbyniasom a nodwyd y rhestr o gamau gweithredu a oedd wedi’u cwblhau, yn codi o gyfarfod Pwyllgor Dethol Plant a Phobl Ifanc ar 16^eg Chwefror 2017.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol: 

• Mae’rCadeirydd wedi cwrdd â’r Prif Swyddog ar gyfer Plant a Phobl Ifanc a gyda Phrif Swyddog Iechyd a Gofal Cymdeithasol i drafod materion i’w craffu yn y dyfodol.

·         Byddtrafodaeth yn digwydd ar ddiwedd cyfarfod y Pwyllgor Dethol yng Ngorffennaf 2017 mewn perthynas â nodi blaenoriaethau’r Pwyllgor a llunio’r blaengynllun gwaith.

Derbyniasomflaengynllun gwaith y Pwyllgor Dethol. Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

Gorffennaf 2017 Cyfarfod y Pwyllgor Dethol:

• Adroddiadgan y Rheolwr Craffu ynghylch dewisiadau cyfethol i’r Pwyllgor Dethol.

• Trafodaethar y Rhaglen Waith.

Medi 2017 Cyfarfod y Pwyllgor Dethol:

• Trafodaethgydag Ymgysylltu i Newid (E2C – cyngor ieuenctid y Cyngor).

DerbyniasomFlaenraglen Waith y Cyngor a’r Cabinet gan nodi’i chynnwys.

Hysbysodd y Rheolwr Craffu’r pwyllgor Dethol mai cyfrifoldeb y Swyddogion yw awgrymu eitemau i’w gosod ymlaen i’r Cabinet ac yna cyfrifoldeb y Gwasanaethau Democrataidd yw poblogi’r dyddiadur digwyddiadau.

Rydymar hyn o bryd ar ddechrau gweinyddiaeth newydd a thynnwyd sylw Swyddogion at yr angen i boblogi’r dyddiadur digwyddiadau yn y dyfodol.

Penderfynasombarhau i gwrdd am 10.00am, fel yr amlinellir yn nyddiadur y Cyngor.