Agenda and minutes

Nid oedd unrhyw ddatganiad o fuddiant.

Canllawiau Fforwm Agored Cyhoeddus y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael eu ffrydio'n fyw a bydd dolen i'r ffrwd fyw ar gael ar dudalen gyfarfod gwefan Cyngor Sir Fynwy.

Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw faterion sy'n cael eu trafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gallwch fynychu'r cyfarfod yn bersonol (neu ymuno o bell trwy Microsoft Teams), neu gyflwyno sylwadau ysgrifenedig. (defnyddiwch Microsoft Word, a hyd at 500 gair).

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod.   Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i aelodau'r pwyllgor cyn y cyfarfod. 

Mae faint o amser a roddir i bob aelod o'r cyhoedd i siarad yn ôl disgresiwn Cadeirydd y Pwyllgor.   Gofynnwn nad yw'r cyfraniadau yn hwy na 4 munud.

Os hoffech fynychu un o'n cyfarfodydd i siarad o dan y Fforwm Agored i’r Cyhoedd yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o rybudd drwy gysylltu â GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov

Os hoffech awgrymu pynciau yn y dyfodol i'w hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gwnewch hynny drwy e-bostio GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Nid oedd aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y Rhestr Weithredu o’r cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 16 Ionawr 2025.

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=XRUUYJIa_yBY1K6v&t=2

1.     Dyddiadau Cyfarfodydd: Cafodd y dyddiadau eu rhannu gyda’r Cadeirydd a’u cymeradwyo: CAU.

Cyflwynodd Gemma Ellis a John Paxton, Ardal (partneriaid caffael) adroddiad yn rhoi diweddariad ar y Rheolau Gweithdrefn Contractau, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestynau.

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=BT2yFLphoflNYrjH&t=12

Fel yn argymhellion yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor:

1. nodi ac ystyried y drafft Reolau Gweithdrefn Contract, a gwnaed sylwadau neu ymholiadau perthnasol yn ystod cyfarfod y Pwyllgor.

2. nodwyd bod y Rheolau Gweithdrefn Contract yn amodol ar gymeradwyaeth ddilynol gan y Cyngor llawn yn ei gyfarfod ar 6 Mawrth 2025.

GWEITHREDU: Hysbysu Arweinydd y Cyngor, er fod y Pwyllgor yn gyffredinol gefnogol o’r ddogfen drafft, fod y Pwyllgor yn codi rhai pwyntiau fel sy’n dilyn:

·        Dynododd y Pwyllgor beth tensiwn rhwng sicrhau prynu tryloyw â’r angen i gael proses Gwerth am Arian nad yw’n cyfyngu ystwythder y cyngor yn ormodol; hefyd

·        Pryderon am absenoldeb gwerth de minimis yng nghyswllt yr angen am un dyfynbris.

Roedd y Pwyllgor yn anfodlon derbyn y ddogfen fel y mae ar hyn o bryd a gofynnodd am i rai addasiadau gael eu hystyried.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid yr Adroddiad Trysorlys ar gyfer Ch3 2024/25. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=Y9tdF3yT1jDCBFo6&t=1449

Fel y cynhwysir yn argymhellion yr adroddiad, adolygodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit ganlyniadau’r gweithgareddau rheoli trysorlys a’r perfformiad a sicrhawyd yn chwarter 3 fel rhan o’r cyfrifoldeb a ddirprwywyd iddynt i graffu ar bolisi, strategaeth a gweithgaredd trysorlys ar ran y Cyngor.

Cafodd Strategaeth Cyfalaf 2025/26 a’r Adroddiad Strategaeth Trysorlys eu cyflwyno gan y Pennaeth Cyllid. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau  i ofyn cwestiynau:

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=JYcR9L58mnljAgKz&t=2902

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

1.     Ystyriodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit y ddrafft strategaeth Gyfalaf ar gyfer 2025/26 fel y’i gwelir yn Atodiad 1 a’i chymeradwyo i’w chylchredeg ymhellach a’i chymeradwyo gan y Cyngor llawn.

2.     Ystyriodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y ddrafft strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2025/26 fel y’i gwelir yn Atodiad 2 a’i chymeradwyo i’w chylchredeg ymhellach a’i chymeradwyo gan y Cyngor llawn. Mae hyn yn cynnwys:

·        Datganiad Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw 2025/26, a

·        Strategaethau Buddsoddi a Benthyca 2025/26

3.     Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y gofyniad i adolygu gweithgareddau rheoli trysorlys y Cyngor ar ran y Cyngor drwy barhau i dderbyn diweddariadau chwarterol ar weithgaredd rheoli trysorlys yn ystod 2025/26 yn unol â gofynion Cod Ymarfer Trysorlys diwygiedig CIPFA.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Mewnol Gweithredol yr Adroddiad Cynnydd Chwarterol Archwilio Mewnol ar gyfer Ch3. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau:

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=PGSWKeCIlDJzsVZP&t=4139

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

1.     Fe wnaeth y Pwyllgor ystyried a nododd y barnau archwilio a gyhoeddwyd.

2.     Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed gan yr Adran tuag at gyflawni Cynllun Archwilio Gweithredol 2024/25 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gam 9 mis y flwyddyn ariannol.

 Nodwyd y Blaengynllun Gwaith. 

Penderfynwyd canslo’r cyfarfod y bwriedid ei gynnal ar 13 Mawrth 2025.

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=re97xmmRRCj4DUQl&t=5139

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol. 

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=nsaxJ-5FrpsBMFwi&t=5341

1^af Mai 2025 am 2.00pm

12^fed Mehefin 2025 am 2.00pm

24^ain Gorffennaf 2025 am 2.00pm

11^eg Medi 2025 am 2.00pm

16^eg Hydref 2025 am 2.00pm

27^ain Tachwedd 2025 am 2.00pm

15^fed Ionawr 2026 am 2.00pm

26^ain Chwefror 2026 am 2.00pm

16^eg Ebrill 2026 am 2.00pm

https://youtu.be/dNQTc-ktyxY?si=b_nLhH3eR3EQvXfF&t=5353

Cyflwynodd y Pennaeth Diogelwch Gwybodaeth a Thechnoleg a’r Prif Swyddog Diogelwch gwybodaeth adroddiad ar Seiberddiogelwch.

Rhoddwyd sylw i’r pwyntiau canlynol:

·        Hyfforddiant staff seilwaith

·        Seiberddiogelwch a chydnerthedd – Rôl yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO). Nododd Aelodau yr adroddiad a’r trefniadau seiber a amlinellwyd ar gyfer Cyngor Sir Fynwy a chadarnhawyd fod ganddynt sicrwydd yn ei le ar gyfer y trefniadau.