Agenda and minutes

Ni waned unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Ni chyflwynwyd unrhyw geisiadau.

Nodwyd y Rhestr o Gamau Gweithredu o’r cyfarfod blaenorol:

        1. Cydweithrediadau a phartneriaethau allweddol – 14eg Gorffennaf 202

            a) Canlyniad o adolygiad y Tîm  Archwilio Mewnol o
                effeithiolrwydd/tueddiadau:             
                Adroddodd y Prif Archwiliwr Mewnol fod gwaith yn mynd rhagddo, a bydd
                canlyniadau’n cael eu hadrodd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar
               30 Mawrth: YN PARHAU

           b) Ychwanegu teitl swydd swyddogion arweiniol, natur rôl yr awdurdod a’r
                pwyllgor craffu mwyaf priodol: WEDI CAU

         2. Diwygio fersiwn terfynol y Datganiad Cyfrifon i gyfeirio at ddigwyddiadau
             arwyddocaol yn genedlaethol ac yn fyd-eang ac i egluro byrfoddau:
              WEDI CAU

         3. 2021/22 Cronfa'r Eglwys yng Nghymru /Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol
                Fferm Sir  Fynwy

            a) Ystyried datgelu’r mathau o grantiau a ddyfarnwyd sy’n cael eu cyhoeddi
                 yng nghyfrifon Cronfa’r Eglwys yng Nghymru (WCF): WEDI CAU

            b)  Set flynyddol nesaf o gyfrifon (WCF) - ymddiriedolwyr i roi cadarnhad i'r
                  Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio bod grantiau wedi'u rhoi yn unol â
                  rheolau'r ymddiriedolaeth: Cytunwyd mai Jon Davies fyddai'n berchen
                  ar y cam gweithredu hwn ac yn edrych i fynd i'r afael ag ef yn y
                  cyfrifon blynyddol - WEDI CAU

         4. Rhaglen Waith

            Ailflaenoriaethu eitemau agenda ar gyfer cyfarfodydd Chwefror a Mawrth
            2023: WEDI CAU

          5. Seibrddiogelwch

             a) Adolygu trefniadau i Aelodau gael mynediad at eitemau cyfrinachol ar yr
             agenda: WEDI CAU

            b) Ychwanegu cynllun archwilio blynyddol CBST ar gyfer y SRS, y farn 
            archwilio flynyddol, ac unrhyw adroddiadau archwilio gyda sgôr
             'anfoddhaol' neu gyfwerth i ategu casgliadau'r adolygiad o ddigonolrwydd             
              swyddogaeth archwilio CBST i'r flaenraglen waith: Cadarnhaodd y Prif
              Archwilydd Mewnol y bydd barn a chynllun Tîm Archwilio Mewnol Torfaen
              yn cael eu cynnwys yn y rhaglen waith. Atgoffwyd yr aelodau bod
              canlyniad y cynllun mewn blynyddoedd blaenorol wedi’i gynnwys yn
              Adroddiad Blynyddol y Prif Archwilydd Mewnol (Gorffennaf 2022) a bydd y
              rhain yn cael eu cynnwys yn y Cynllun Blynyddol wrth symud ymlaen –
              AR AGOR

Ystyriwyd eitemau 5 a 6 gyda'i gilydd.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y Datganiad o Gyfrifon 2021/22 ar gyfer Cyngor Sir Fynwy a diolchodd i’r timau amrywiol am eu cyfraniad i’r ddogfen derfynol, ac i Archwilio Cymru am ei ddull adeiladol a defnyddiol o weithredu. Atgoffwyd y Pwyllgor mai'r prif reswm dros yr oedi oedd yr elfen dechnegol o ran prisio a gwaredu ar asedau seilwaith.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru ymateb ISA260 i’r cyfrifon a diolchodd i’r Tîm Cyllid gan groesawu’r berthynas waith dda.

Ar ôl cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

·        Gofynnodd Aelod a ragwelir problemau tebyg gyda therfynau amser ar gyfer eleni. Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod trafodaethau cychwynnol yn awgrymu y byddai cyfrifon drafft yn gynharach eleni. Ychwanegodd Swyddog Archwilio Cymru fod yr oedi wedi cael effaith ar archwiliadau o sectorau eraill. Mae trafodaethau ar y gweill gyda Llywodraeth Cymru a'r gobaith yw y bydd y dyddiadau cau yn cael eu symud ymlaen o fis Ionawr yn gynyddrannol flwyddyn ar ôl blwyddyn i ddychwelyd i'r amserlenni gwreiddiol.

·        Cwestiynodd y Cadeirydd y cyfeiriad at lai o gapasiti yn y Tîm Cyllid a newidiadau mewn personél ar draws adrannau a holodd sut mae mynd i’r afael â hyn. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y bwriedir adeiladu adnoddau i wneud penodiadau parhaol yn y Tîm Cyllid i wella capasiti ar gyfer y blynyddoedd i ddod. Mae trafodaethau wedi cychwyn yn gynnar gydag adrannau eraill i baratoi ar gyfer gwybodaeth diwedd blwyddyn. Gofynnwyd i'r Pennaeth Cyllid adrodd yn ôl ar waith i ddychwelyd y Tîm Cyllid i'w lawn gapasiti yn yr haf. Cyfeiriodd y Dirprwy Brif Weithredwr at y gwaith helaeth a oedd ynghlwm â'r broses gosod cyllideb eleni. Mae materion a fydd yn tynnu ar y Timau Cyllid o ran cyllideb a monitro costau e.e. gofal cymdeithasol yn orwariant sylweddol. Cadarnhawyd bod y cynigion arbedion yn anelu at sylfaen fwy cynaliadwy. Mae problemau capasiti yn debygol o barhau.

·        Holodd yr Aelod ynghylch gorddatganiad credydwyr o £361,000. Awgrymodd y Pennaeth Cyllid fod y sefyllfa hon yn adlewyrchu pa mor hwyr oedd hi i dderbyn cyllid grant gan Lywodraeth Cymru a oedd yn achosi problemau gweinyddol sylweddol. Mewn trafodaeth ag Archwilio Cymru, bwriedir trin dyfarniadau hwyr grantiau yn briodol yn y dyfodol er mwyn osgoi ailddigwydd

·        Mynegodd Aelod bryder am y newidiadau i amserlenni ynghyd â materion capasiti yn debygol o achosi problemau gyda'r amserlen. Awgrymwyd, yn yr ymateb i ISA260, y dylai fod sylwebaeth ynghylch pam fod terfyn amser wedi’i fethu a’r canlyniadau. Awgrymwyd a chytunwyd gan Archwilio Cymru y dylid cyfeirio bod dealltwriaeth o’r rhesymau pam na wnaed addasiadau i gamddatganiadau nas cywirwyd. O ran yr amserlen, rhagwelir y bydd gohebiaeth gydag awdurdodau i gadarnhau terfynau amser yn y dyfodol.

·        Cyfeiriodd Aelod at gynnydd y y Dreth Gyngor a holodd y gwahaniaeth ym mhrisiau'r Cyngor a phrisiau'r farchnad ar gyfer bandiau’r Dreth Gyngor. Gofynnwyd i'r Pennaeth Cyllid ddarparu ymateb y tu allan i'r cyfarfod.

·        Cyfeiriodd y Cadeirydd at y datganiad y caniateir rhyddhad dros dro i god CIPFA rhwng 1  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Ystyriwyd yr eitem hon gydag eitem 5 uchod.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad ar Strategaeth Gyfalaf 2023/24 a Strategaeth y Trysorlys. Wedi cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

·        Gofynnodd Aelod, gan nodi'r gostyngiad mewn derbyniadau cyfalaf a'r posibilrwydd o fwy o fenthyca, a oedd yr Awdurdod yn agos at y terfyn awdurdodedig ar fenthyca. Ymatebodd y Pennaeth Cyllid nad yw'r Awdurdod yn agos at y terfyn awdurdodedig ar gyfer dyled oherwydd y strategaeth fenthyca fewnol. Bydd angen monitro costau benthyca yn erbyn y gyllideb net wrth i gynlluniau buddsoddi cyfalaf gael eu datblygu dros y tymor canolig. Mae'r Awdurdod wedi llwyddo i ddenu cyllid grant ar gyfer y rhaglen gyfalaf a'r gobaith yw y bydd mwy yn dilyn er mwyn caniatáu buddsoddiad cyfalaf pellach.

·        Gofynnodd Aelod am eglurhad ynghylch y rhagamcanion ar gyfer asedau ar y cynllun ariannol tymor canolig a chyfeiriodd at y gostyngiad mewn buddsoddiad cyfalaf dros 5 mlynedd. Gofynnwyd a oedd hyn yn adlewyrchu’r cynllun presennol neu a oedd gallu’r Cyngor i nodi meysydd newydd ar gyfer buddsoddiad cyfalaf sylweddol wedi ei gyfyngu. Wrth fyfyrio ar y rhaglen graidd, nododd y Pennaeth Cyllid fod y buddsoddiad yn yr Ysgol 3-19 yn y Fenni a chartref gofal amnewid Crick Rd wedi effeithio'n sylweddol ar y blynyddoedd blaenorol. Rhaid i'r awdurdod fod yn ystyriol o'r hyn sy'n gyllideb fforddiadwy, a hynny’n seiliedig ar y gyllideb refeniw a faint o fenthyciadau fforddiadwy. Cefnogir y rhaglen graidd gan y setliad gan Lywodraeth Cymru, swm bach o dderbyniadau cyfalaf a dibyniaeth ar grantiau allanol. Y lefel o fenthyca a nodir yw'r swm a ystyrir yn fforddiadwy a chynaliadwy i'r Cyngor.

·        Gofynnodd Aelod a fyddai'r Strategaeth Gyfalaf a'r cynllun ariannol tymor canolig yn cael eu hystyried ar yr un pryd. Eglurodd y Pennaeth Cyllid fod y strategaeth ariannol tymor canolig yn seiliedig ar ddatblygu a chymeradwyo'r Cynllun Cymunedol a Chorfforaethol. Bydd y Strategaeth Gyfalaf a'r strategaeth ariannol tymor canolig yn cyd-fynd yn llwyr. Mae'r cyllidebau cyfalaf a refeniw wedi'u halinio'n agos.

·        O ran asedau masnachol, gofynnodd Aelod am ddadansoddiad o refeniw buddsoddiadau gan fod y ffigur a ddarparwyd wedi'i gyfuno. Nodwyd bod fformat y strategaeth wedi'i ragnodi'n drwm gan y Cod.

·        Gofynnodd Aelod pa mor aml y mae gwerth asedau ar gyfer arenillion yn cael ei adolygu a ble mae'r canlyniadau'n cael eu hadrodd. Eglurodd y Pennaeth Cyllid fod y Pwyllgor Buddsoddi yn archwilio opsiynau a'r strategaeth ymadael ym mhob cyfarfod. Yn ogystal, mae'r timau Ystadau a Chyllid yn cysylltu'n rheolaidd ynghylch lleoliad y buddsoddiadau a'r enillion i sicrhau bod yr enillion yn cyfiawnhau risg. Mae buddsoddiadau masnachol yn parhau i ddarparu ffrwd incwm net y byddai'n rhaid ei disodli gan ddewis arall pe bai penderfyniad yn cael ei wneud i beidio â pharhau. Mae strategaethau ymadael wedi'u harchwilio i ystyried canlyniadau gwaredu. Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd mai pwrpas y tabl yw dangos nad yw'r Awdurdod yn or-ddibynnol ar incwm buddsoddiadau masnachol fel cyfran o'r gyllideb. Mae incwm net yn cael ei adrodd mewn adroddiadau monitro.

·        Gofynnodd Aelod am elfennau amgylcheddol a chymdeithasol y polisïau a gofynnodd pryd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar ran y Pwyllgor, roedd y Cadeirydd wedi llongyfarch y Prif Archwilydd Mewnol ar ei benodiad newydd.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at adroddiad “Asesiad o Gapasiti ac Adnoddau'r Tîm Archwilio Mewnol” gan nodi'r cynnig i ddileu un Uwch Archwiliwr CALl o strwythur presennol y Tîm Archwilio Mewnol.

Mewn ymateb i gwestiwn, esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod swydd y Prif Archwilydd Mewnol yn cael ei rhannu gyda Chyngor Dinas Casnewydl a bod trafodaethau ar y gweill. Mae opsiynau ar gyfer cydweithio yn cael eu hystyried er mwyn darparu dygnwch a chynaliadwyedd. Mae swydd y Rheolwr Archwilio yn cael ei chynnig dros dro ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad ar yr Asesiad o Gapasiti ac Adnoddau'r Tîm Archwilio Mewnol. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

• Nododd yr Aelodau fod y Pwyllgor wedi derbyn bod yna faterion o ran capasiti yn y Tîm Archwilio Mewnol. Awgrymwyd y byddai dileu swydd Uwch Archwiliwr yn peri risg annerbyniol.

Wrth ystyried argymhellion yr adroddiad, ystyriodd y Pwyllgor y pwyntiau a wnaed yn yr adroddiad a theimlai ei bod yn briodol mynegi eu sylwadau neu eu pryderon yn ffurfiol i’r Dirprwy Brif Weithredwr a’r Cabinet fel rhan o broses ymgynghori ffurfiol y Cyngor ar y gyllideb.

Felly, oherwydd y pryderon a fynegwyd, penderfynodd y Pwyllgor fel a ganlyn:

Tra’n cydnabod yr heriau cyllidebol sy’n wynebu’r Cyngor, mae’r Pwyllgor hwn o’r farn bod y cynnig i dynnu 1 CALl o’r swyddogaeth archwilio (sy’n cynrychioli gostyngiad o tua 18% mewn adnoddau) yn cael effaith andwyol anghymesur ar allu’r swyddogaeth i ddarparu’r lefelau angenrheidiol o sicrwydd rheolaethau annibynnol. Ymhellach, mae'r Pwyllgor yn nodi ymddiswyddiad y Prif Archwilydd Mewnol sydd, o'i ystyried ochr yn ochr â'r gostyngiad arfaethedig yn nifer y staff, yn debygol o arwain at lefel annerbyniol o ddiffyg parhad ac effaith andwyol ar y rhaglen waith archwilio. O ganlyniad, mae'r Pwyllgor hwn yn argymell nad yw'r Cabinet/Cyngor yn bwrw ymlaen â'r gostyngiad arfaethedig hwn yn nifer y staff ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer Chwarter 3. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

• Gofynnodd Aelod am ddadansoddiad yn cynnwys yr hyn y mae’r tîm yn bwriadu ei gwblhau mewn blwyddyn, beth sydd wedi’i orffen a beth na fyddai’n cael ei gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, nododd y Pwyllgor y farn archwilio a gyhoeddwyd a nododd y cynnydd a wnaed gan yr Adran tuag at gyflawni Cynllun Archwilio Gweithredol 2022/23 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gam 9 mis y flwyddyn ariannol.

Nodwyd Blaenraglen Gwaith y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio.

Roedd cofnodion y cyfarfod blaenorol wedi eu cadarnhau fel rhai cywrain, yn amodol ar newid i fformat y rhestr o’r bobl a oedd yn bresennol.