Agenda and minutes

Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit - Dydd Iau, 26ain Ionawr, 2023 2.00 pm

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Eitemau 6/7: Cronfa Eglwys Cymru/Ymddiriedolaeth Gwaddol Fferm Ysgol Sir Fynwy a’r  ISA260 - Roedd Martin Veale wedi datgan buddiant na sydd yn rhagfarnu fel Llywodraethwr Coleg Gwent (Coleg Amaethyddol Brynbuga gynt), a hynny ar gyfer  Ymddiriedolaeth Gwaddol Fferm Ysgol Sir Fynwy.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Fforwm Agored Cyhoeddus y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio – Canllawiau

 

Caiff cyfarfodydd ein Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio eu ffrydio’n fyw a bydd dolen i’r ffrwd byw ar gael ar dudalen cyfarfodydd gwefanCyngor Sir Fynwy.

 

Os hoffech roi eich sylwadau ar unrhyw bynciau sy’n cael eu trafod gan y Pwyllgor, gallwch eu cyflwyno.ar y ffurflen hon

 

Gofynnir i chi roi eich barn drwy lanlwytho fideo neu ffeil sain (dim mwy na 4 munud neu anfon sylwadau ysgrifenedig (ar Microsoft Word, dim mwy na 500 gair).

 

Bydd angen i chi gofrestru ar gyfer cyfrif Fy Sir Fynwy  er mwyn cyflwyno’r sylwadau neu ddefnyddio eich manylion mewngofnodi, os ydych wedi cofrestru yn flaenorol.

 

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i’r Cyngor yw 5pm dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod.

 

Os derbynnir cyfanswm o fwy na 30 munud o sylwadau, caiff detholiad ohonynt yn seiliedig ar thema eu rhannu yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio. Bydd yr holl sylwadau a geir ar gael i gynghorwyr cyn y cyfarfod.

 

Os hoffech fynychu un o’n cyfarfodydd i siarad dan y Fforwm Agored cyhoeddus yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o hysbysiad drwy gysylltu â: wendybarnard3@monmouthshire.gov.uk  

 

Os hoffech awgrymu pynciau i’w craffu yn y dyfodol, gallwch wneud hynny drwy anfon e-bost at  wendybarnard3@monmouthshire.gov.uk

 

 

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd wedi datgan diddordeb i siarad.

 

3.

Nodi’r Rhestr o Gamau Gweithredu o’r cyfarfod blaenorol. pdf icon PDF 275 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Rhestr Weithredu i’r cyfarfod blaenorol. Wrth wneud hyn, nodwyd y pwyntiau canlynol:

 

1.    Cydweithrediadau Allweddol: 

·         1(a) AR GAU. Gweler Eitem Agenda 5. 

·         1(b) AR AGOR.  Mae’r Tîm Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad o’r trefniadau llywodraethu ac yn adrodd nôl i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit maes o law.  

2.    Croesgyfeirio adroddiadau gyda’r Cylch Gorchwyl: AR GAU.  Gweler Eitem Agenda 8.

3.    Datganiad o Gyfrifon CSF (terfynol): AR AGOR. Eitemau wedi eu gohirio oddi ar yr agenda. Roedd y Pennaeth Cyllid wedi darparu diweddariad bod cynlluniau i gyflwyno’r cyfrifon terfynol i’r cyfarfod hwn wedi datblygu’n dda cyn y Nadolig, ond roedd cyllideb  2023/24 a materion pwysig eraill, wedi achosi oedi. Mae un ymholiad gan Archwilio Cymru angen ei ateb a dylai’r papurau fod yn barod erbyn y cyfarfod nesaf. Cadarnhawyd fod nifer o Awdurdodau eraill yng Nghymru a Lloegr heb gwrdd â’r terfynau amser yma. Atgoffwyd y Pwyllgor o’r materion cenedlaethol sydd wedi arwain at oedi.   

 

Esboniwyd fod y dyddiad cau o 31ain Gorffennaf 2022 wedi ei newid i’r 30ain Tachwedd 2022 ac yna’r 31ain Ionawr 2023 (dyddiadau cau disgresiynol). Nid oes  unrhyw ganlyniadau yn deillio o fethu â chwrdd â’r dyddiadau cau disgresiynol).  Derbyniwyd y dylai papur sydd yn esbonio’r oedi gael ei gyflwyno i’r cyfarfod hwn. Roedd Swyddog Archwilio Cymru wedi cadarnhau mai’r dyddiad statudol yw’r  31ain Gorffennaf 2022.  Roedd dyddiadau cau Tachwedd ac Ionawr yn ddisgwyliadau.

 

4.    Gwrthlwgrwobrwyaeth, Twyll a Llygredd: O ran y cwestiwn a ofynnwyd am wirio aelodau allweddol o staff, roedd y Dirprwy Brif Weithredwr wedi derbyn cyngor gan y Swyddog Monitro/Prif Swyddog Pobl a Llywodraethu a chyfreithiwr cyflogaeth er mwyn asesu’r risgiau, y mesurau rheoli sydd yn eu lle ac ystyried hanes twyll yn yr Awdurdod.  Gan nad oes yna dwyll ac ychydig iawn o swyddi sydd yn trin a’n trafod arian parod,  nid oes yna fudd net o wirio’r staff allweddol. Cam Gweithredu: AR GAU 

5.    Barn Archwilio Mewnol Anffafriol:  Rhannwyd e-bost ag Aelodau o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit.  Cam Gweithredu: AR GAU 

 

4.

Adroddiad Cydweithredu a Phartneriaeth pdf icon PDF 697 KB

Cofnodion:

Roedd y Rheolwr Perfformiad a Dealltwriaeth data wedi rhoi cyflwyniad ar y Cydweithrediadau a Phartneriaethau allweddol. Yn dilyn cyflwyniad o’r adroddiad, gofynnwyd am unrhyw gwestiynau.    

 

Roedd Aelodau sydd wedi gofyn am wybodaeth y tu hwnt i gylch gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, a hynny am Gr?p Llywio'r Comisiwn Burns, Ymwelwyr Iechyd a Dechrau’n Deg,  a Chyfleuster Iechyd a Gofal Cymdeithasol  Monnow Vale, sydd oll wedi eu cyfeirio at y Prif Swyddogion perthnasol.  

 

Roedd Aelod wedi gofyn am sicrwydd bod yna drefniadau llywodraethu, archwilio ac adrodd cadarn ar gael ar gyfer cyllidebau cyfun. Esboniwyd fod swyddogion arweiniol yn cael eu clustnodi ar gyfer pob prosiect cydweithredol ar y rhestr er mwyn cymryd cyfrifoldeb er mwyn sicrhau bod trefniadau yn eu lle. Mae Archwilio Mewnol yn asesu sampl o’r rhestr er mwyn gwirio effeithiolrwydd a’n nodi’r themâu allweddol. Mae’r gwaith hwn yn barhaus, yn seiliedig ar samplau yn unig a bydd yn cael ei adrodd maes o law. 

 

Roedd Aelod wedi gofyn a oedd yna fodelau neu dempledi ar gyfer trefniadau llywodraethu sydd yn cael eu gweithredu ar gyfer partneriaethau / prosiectau cydweithredol a gofynnwyd sut y mae penderfynu pa Awdurdod sydd yn arwain ac a oes yna gyfarwyddyd ar gyfer sicrhau bod cyllid yn gymesur. Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod yr holl gyrff cyhoeddus yn mynd i fod yn ystyried yn agos y budd a ddaw o gydweithredu a’r gallu i sicrhau’r canlyniadau allweddol yn yr hinsawdd economaidd bresennol. Mae’r Awdurdod sydd yn arwain yn cael ei gadarnhau fel rhan o drafodaethau fesul achos, gan ystyried a yw’r cydweithredu yn mynd i elwa pob un Awdurdod. Bydd y rhestr a’r gwaith archwilio parhaus yn cynnig gwersi er mwyn datblygu practis yn y dyfodol ar gyfer trefniadau newydd  a hen. 

 

Fel yr awgrymwyd gan Aelodau, cytunwyd y dylid ychwanegu teitl swydd y person  sydd wedi ei glustnodi ar gyfer pob prosiect cydweithredol, fel ei fod yn fwy hawdd i ddeall y cydweithredu yn y strwythur llywodraethu mewnol.  

 

Gofynnodd Aelod ein bod yn ychwanegu natur rôl yr Awdurdod i’r rhestr (aelod o’r gr?p, partner, aelodau bwrdd, yn arwain ayyb) a gwybodaeth hefyd ar y Pwyllgor Craffu mwyaf priodol gydag atebolrwydd am oruchwylio’r trefniadau er mwyn cadarnhau a yw’r canlyniadau a ddisgwylir yn cael eu sicrhau, gan dderbyn y bydd rhai meysydd yn gorgyffwrdd gyda’i gilydd. 

 

Roedd y Cadeirydd wedi croesawu’r gwaith hwn fel y cam cyntaf yn deall sut y mae partneriaethau a chydweithrediadau yn gweddu i strwythur llywodraethu'r Awdurdod, sut y maent yn cael eu craffu a rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit; y cam nesaf yw deall ac asesu yn fwy llawn beth yw trefniadau llywodraethu craidd yr Awdurdod fel sydd wedi ei grynhoi yn y Cyfansoddiad.  

 

Fel sydd wedi ei argymell yn yr adroddiad, roedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit wedi nodi’r partneriaethau a’r cydweithrediadau ‘allweddol’ fel sydd wedi eu nodi ac unrhyw adborth sydd wedi ei gynnig.  Bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn ychwanegu adroddiad at y Blaenraglen Waith sydd yn seiliedig ar drefniadau  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Cronfa'r Eglwys yng Nghymru/Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy 2021/22 - Terfynol pdf icon PDF 251 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd y Pennaeth Cyllid wedi cyflwyno’r Datganiad o Gyfrifon  Archwiliedig ar gyfer  2021/22 – Adroddiad Cronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol.  Cyflwynwyd yr eitem ganlynol, sef ISA 260 neu’r cyfatebol ar gyfer Cronfeydd Ymddiriedolaeth, gan y Swyddog Archwilio Cymru. Ystyriwyd yr eitemau gyda’i gilydd. Atgoffwyd y Pwyllgor fod yna archwiliad llawn ar gyfer Cronfa yr Eglwys yng Nghymru ac asesiad annibynnol o  Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy.  Cynigiwyd bod barn ddiamod yn cael ei chynnig ar gyfer y ddwy gronfa.  

 

Wedi cyflwyniad am yr adroddiad Cronfa yr Eglwys yng Nghymru, gofynnwyd i Aelodau a oedd unrhyw gwestiynau ganddynt. 

 

Cronfa yr Eglwys yng Nghymru:

 

Gofynnodd Aelod a fyddai’n rhatach i drefnu adolygiad annibynnol yn yr hinsawdd ariannol bresennol, yn hytrach na dibynnu ar wasanaethau Archwilio Cymru. Ymatebodd y Pennaeth Cyllid fod cyfrifoldebau gan yr Awdurdod fel gwarcheidwad  Cronfa yr Eglwys yng Nghymru.  Mae’r Pwyllgor wedi ystyried y pwynt hwn yn flaenorol ac wedi dod i’r casgliad y dylid cynnal y trefniadau presennol fel bod modd cynnig sicrwydd digonol i’r cyrff sydd yn aelodau o’r gronfa gyfun.  

 

Cytunodd Aelod gyda’r ffordd hon o weithio gan fod sawl Awdurdod yn dibynnu ar y Gronfa am arian er mwyn rhannu hyn gydag elusennau a mudiadau haeddiannol.  Mae’r trefniadau archwilio presennol i’w croesawu.  

 

Roedd Aelod wedi gofyn a sut y mae’r arian yn cael ei glustnodi a phwy sy’n derbyn yr arian a gofynnwyd am eglurder am y lefelau presennol o dryloywder. Esboniodd y Pennaeth Cyllid fod aelodau a chylch gorchwyl Pwyllgor Cronfa'r Eglwys yng Nghymru ar gael ar wefan CSF. Roedd yna newid  yn y broses o wneud penderfyniadau yn ystod  2022/23.  Roedd adroddiad am y Grantiau sydd wedi eu dyfarnu wedi ei ddilysu gan y Cabinet ond mae’r swyddogaeth hon nawr yn cael ei chwblhau gan Benderfyniad Aelod Cabinet Unigol.  Mae mecanwaith gwahanol gan bob un Awdurdod ar gyfer dyfarnu grantiau. Mae modd sicrhau bod manylion am y grantiau sydd wedi eu dyfarnu gan bob Awdurdod yn cael eu cyhoeddi os oes angen. Nid yw’r manylion yn cael eu cyhoeddi yn y cyfrifon gan fod ceisiadau yn cael eu cyflwyno weithiau gan unigolion sydd yn cael eu henwi. Os nad yw dyraniad blynyddol yn cael ei wario’n llwyr, mae modd ei drosglwyddo i’r flwyddyn ddilynol.  

 

Hoffai Aelod ei gwneud yn  gwbl eglur bod pob Awdurdod yn meddu ar ei Bwyllgor a’i weithdrefnau ei hun.  

 

Wrth ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd fod pob Awdurdod yn cyfeirio at Gronfa'r Eglwys yng Nghymru ar ei wefan gyda manylion am gymhwystra a’r broses gais. Bydd ystyriaeth yn cael ei rhoi i ddatgelu’r mathau o grantiau sydd yn cael eu dyfarnu yng nghyfrifon Cronfa'r Eglwys yng Nghymru.

 

Wrth ystyried y set blynyddol nesaf o gyfrifon ar gyfer Cronfa yr Eglwys yng Nghymru, roedd y Cadeirydd wedi mynegi’r farn y dylai’r Ymddireiolwyr  gadarnhau wrth y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit fod grantiau wedi eu dyfarnu yn unol gyda rheolau’r Ymddiriedolaeth.  

 

Fel sydd wedi ei nodi yn argymhellion yr adroddiad, roedd y datganiad cyfrifon sydd wedi eu harchwilio ar gyfer  2021/22  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

ISA260 neu’r safon cyfatebol ar gyfer Cronfeydd Ymddiriedolaeth pdf icon PDF 696 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriwyd yr eitem hon ar yr un pryd â’r eitem flaenorol.  

 

7.

Adolygiad o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor a’i gysondeb gyda’r Cynllun Awdit pdf icon PDF 345 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno adroddiad ar Raglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, yn unol gyda’i Gylch Gorchwyl.  Wedi cyflwyno’r adroddiad, gofynnwyd i Aelodau a oedd unrhyw gwestiynau ganddynt:

 

Roedd Aelodau wedi rhoi diolch i’r Prif Archwilydd Mewnol am ei adroddiad ac wedi ffafrio’r fersiwn yn Atodiad 2.  Cytunwyd fod dyddiadau’r cyfarfod wedi eu cytuno gan y Cyngor yn ei gyfarfod diwethaf.  

 

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, roedd y  Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit  wedi cymeradwyo’r fformat newydd arfaethedig ar gyfer Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit sydd yn gyson gyda’i Gylch Gorchwyl.   

 

 

 

8.

Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit pdf icon PDF 66 KB

Cofnodion:

Nodwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit.

 

Ychwanegwyd yr eitemau canlynol:

 

·         Goblygiadau sydd yn dod o’r cynnig i ddileu’r rôl Uwch Archwilydd o'r strwythur er mwyn arbed arian yn y gyllideb.

·         Adroddiad Ch3 Archwiliad Mewnol i'w symud i agenda mis Mawrth o fis Chwefror  

 

Cytunwyd i adolygu’r nifer/eitemau blaenoriaeth ar gyfer agenda Chwefror a Mawrth er mwyn taro cydbwysedd priodol.

 

9.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 188 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd fod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar  24ain Tachwedd yn gofnodion cywir.  

 

 

 

10.

Nodi dyddiad y cyfarfod nesaf fel 16eg Chwefror 2023 am 2.00pm

11.

Ystyried a ddylid gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod tra’n ystyried yr eitemau canlynol o fusnes yn unol ag Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, fel y’i diwygir, gan fod hyn yn cynnwys y wybodaeth fel sydd wedi ei diffinio ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i’r Ddeddf (barn y swyddog priodol wedi ei hatodi) pdf icon PDF 287 KB

Cofnodion:

Cytunodd y Pwyllgor i  wahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod tra’n ystyried yr eitemau canlynol o fusnes yn unol ag Adran  100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, fel y’i diwygir, gan fod hyn yn cynnwys y wybodaeth fel sydd wedi ei diffinio ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i’r Ddeddf. Nodwyd Barn y Swyddog Priodol. 

12.

Adroddiad Seibr-ddiogelwch

Cofnodion:

Roedd y Pennaeth Digidol a’r Prif Swyddog Diogelwch Gwybodaeth wedi cyflwyno adroddiad ar Seibr-ddiogelwch. Roedd adroddiad Archwilio Cymru “Dysgu o’r ymosodiadau seibr” hefyd wedi ei ystyried.  Rhoddwyd cyfle i Aelodau i ofyn cwestiynau ar ôl gwrando ar y cyflwyniad. 

 

Roedd y cwestiynau wedi ymdrin â:

 

·         Cynllunio Parhad Busnes

·         Cydweithio gyda SRS, craffu’r trefniadau llywodraethu ac adrodd nôl i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit

·         Hyfforddi Staff

Ymosodiadau seibr ac ataliaeth