Agenda and minutes

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn y cyfarfod.

Ni chymerwyd unrhyw gamau o'r cyfarfod blaenorol.

Gohiriwyd yr eitem hon tan y cyfarfod nesaf.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad chwe misol ar gynnydd barn anffafriol.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor nad oedd unrhyw argymhelliad i alw rheolwyr gweithredol a Phenaethiaid Gwasanaeth i mewn i gyfiawnhau diffyg cynnydd ac i ddwyn i gyfrif am welliannau yn y dyfodol. 

Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr aelodau i ofyn cwestiynau ac i wneud sylwadau:

·         Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor a oedd y cyfrifoldeb dros Gaffael Bwyd wedi symud i Gyngor Dinas Caerdydd oherwydd y gwaith cydweithredol, a dywedwyd wrtho p'un a yw'r cyfrifoldeb wedi symud ai peidio, fod dyletswydd i ddilyn yr argymhellion.  Gofynnir am eglurhad os yw hyn yn rhan o'r gwaith cydweithredol a chaiff ei adrodd i'r cyfarfod nesaf. 

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod barn 2018/19 ar Gastell Cil-y-coed a gwaith dilynol Castell Cil-y-coed 2019/20 yn cyfeirio at yr un archwiliad.  Nid oedd unrhyw ddilyniant oherwydd Covid ac mae Castell Cil-y-coed yn parhau ar y rhestr o waith dilynol.

·         Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor a fyddai'r anallu i fynd ar drywydd rhai archwiliadau oherwydd Covid yn ychwanegu at lwyth gwaith y Tîm Archwilio Mewnol ac a oes digon o adnoddau staff ar gael i dalu am y gwaith ychwanegol.  Esboniwyd y bydd y llwyth gwaith ychwanegol yn cael ei reoli o fewn y llwyth gwaith presennol.  Bydd y cynllun archwilio yn ystyried gwaith dilynol, swyddi newydd a staff sydd eu hangen.  Mae hyn yn cynnwys gwaith dilynol ar farn fwy ffafriol.

·         Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor rhaid bod y diffyg gweithredu yn beth digalon. Eglurwyd nad yw'r adroddiad dilynol yn cynnwys barn gyfyngedig.   Yn gyffredinol, mae ymateb cadarnhaol i'r sicrwydd barn cyfyngedig a roddwyd.  O'i ddilyn, mae rheolwyr gweithredol wedi gweithredu llawer o'r gwelliannau sydd eu hangen i ddatrys y risgiau a nodwyd gan arwain at ychydig iawn o geisiadau i wahodd rheolwyr gweithredol a'u Pennaeth Gwasanaeth i'r Pwyllgor.

Cymeradwywyd yr argymhellion isod heb unrhyw gyfarwyddyd i alw i mewn unrhyw reolwyr gweithredol na phenaethiaid gwasanaeth.

1.    Bod y Pwyllgor Archwilio yn nodi'r gwelliannau a wnaed gan wasanaethau’n dilyn y farn archwilio sicrwydd cyfyngedig gwreiddiol a gyhoeddwyd.

2.    Os yw Aelodau'r Pwyllgor Archwilio yn pryderu am unrhyw un o'r safbwyntiau archwilio a gyhoeddwyd neu ddiffyg gwelliant a wnaed ar ôl yr adolygiad archwilio dilynol, dylid ystyried galw i mewn y rheolwr gweithredol a Phennaeth y Gwasanaeth er mwyn iddynt gyfiawnhau’r diffyg cynnydd a'u dwyn i gyfrif am welliannau yn y dyfodol.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Dystysgrif Cydymffurfio Archwilio Cymru ar gyfer archwilio adroddiad asesiad perfformiad Cyngor Sir Fynwy.  Mae'r dystysgrif yn cadarnhau bod yr awdurdod wedi cydymffurfio'n gyfreithiol â gofynion y Mesur Llywodraeth Leol i lunio cynllun gwella ac asesiad blynyddol i fesur cynnydd yn ei erbyn.  Dyma flwyddyn olaf y gofyniad hwn gan fod y Mesur Llywodraeth Leol wedi'i ddisodli gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021.

Diolchodd y Rheolwr Perfformiad i Archwilio Cymru am eu gwaith yn cynhyrchu'r ddogfen.  Mae'r Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau yn gofyn am newidiadau i drefniadau perfformiad.  Yn y dyfodol, rhaid i'r Cyngor lunio adroddiad hunanasesu blynyddol a fydd yn cyfeirio at berfformiad 2021/22 ac a gaiff ei adrodd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Diolchodd Aelod o'r Pwyllgor i Swyddog Archwilio Cymru am gysylltu â hi i egluro rhai pwyntiau y tu allan i'r cyfarfod. 

Nodwyd yr adroddiad.

Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr adroddiad chwe misol i adolygu'r Gofrestr Risg Strategol.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan Aelodau'r Pwyllgor:

·         Holodd Aelod o'r Pwyllgor am ddiffyg posibl mewn cyllid i gymryd lle cyllid yr Undeb Ewropeaidd (UE) a oedd ar gael yn flaenorol, a gofynnodd a oes digon o ystyriaeth wedi'i rhoi i'r risgiau sy'n deillio o'r ffaith nad yw’r lefelau blaenorol o gyllid ar gael.  Cadarnhawyd bod risgiau gweddilliol o risgiau wedi'u dad-ddwysáu yn cael eu hystyried a chyfeiriwyd y Pwyllgor at risgiau 4a a 4b ar gyfer rheoli risgiau cysylltiedig ag arian, gan nodi y byddai diffygion posibl yn cael eu cynnwys fel y bo'n briodol. Os yw'r risg yn fwy sylweddol, byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi i gynnwys y risg yn ei rinwedd ei hun.

Tynnodd y Dirprwy Brif Weithredwr a'r Prif Swyddog Adnoddau sylw at y ffaith bod Llywodraeth y DU yn cynyddu'r cyllid.  Er bod y ddau gais cyntaf a wnaed yn aflwyddiannus, bydd ceisiadau pellach yn cael eu gwneud.  Mae'r awdurdod wedi bod yn llwyddiannus iawn gyda'i geisiadau am Gyllid Cydnerthedd Cymunedol.  Mae'r Gronfa Ffyniant a Rennir yn debygol o gymryd lle'r cronfeydd hyn; disodli cyllid yr UE.  Nid yw'r broses ymgeisio wedi'i phenderfynu ac mae'n risg. 

·         Diolchodd Aelod o'r Pwyllgor i swyddogion am yr adroddiad ac roedd am dynnu sylw at ddau risg lefel uchel.  1) Risg 12 – lleihau allyriadau carbon a holi faint o 'wydnwch' sy'n canolbwyntio arno a 2) Risg 5 - recriwtio a chadw staff i gynnal gwasanaethau ac unrhyw welliannau i'r broses recriwtio. 

O ran Risg 12, eglurodd y Rheolwr Perfformiad fod dau gam lliniaru clir; a) cyflawni ein strategaeth argyfwng hinsawdd a b) sut mae'r awdurdod yn paratoi ac yn addasu i effaith newid yn yr hinsawdd gan gydnabod bod lefel y risg yn uchel gyda rhai ffactorau y tu hwnt i'n rheolaeth.  Un enghraifft o liniaru effaith y newid yn yr hinsawdd yw gweithio gyda'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i dreialu rhai technegau rheoli perygl llifogydd naturiol a gweithio ar gynlluniau gwrthsefyll yr hinsawdd.

Wrth ystyried Risg 5, ymatebodd y Prif Swyddog Pobl a Llywodraethu mai'r bwriad yw creu proses recriwtio yn seiliedig ar gaffael talent go iawn.  Mae dulliau gwahanol eisoes yn cael eu defnyddio i ddenu ymgeiswyr addas.  Cyfeiriodd at y prinder sgiliau byd-eang.  Esboniodd fod cymwysiadau meddalwedd yn cael eu hystyried, hyfforddiant datblygu gyrfa/arweinyddiaeth a nodi'r ffyrdd gorau o weithio er budd cyflogeion a thrigolion y Sir i wella recriwtio a chadw staff.  Y flaenoriaeth yw cadw mantais gystadleuol.

·                Mewn ymateb i gwestiwn Aelod am strategaeth fasnachol yr awdurdod, cadarnhawyd bod £50M wedi'i fenthyca.  Mae'r Llywodraeth yn gwrthod defnydd y cyllid ar gyfer rhentu o dan y strategaeth a gofynnodd beth fyddai'r goblygiadau i'r Cyngor.  Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr mai un o ofynion y Pwyllgor Buddsoddiadau yw ei fod yn cyflwyno adroddiad blynyddol.  Cyflwynir hyn yn gynnar yn y flwyddyn newydd.  Cadarnhawyd bod y Canghellor wedi tynhau'r gallu i Gynghorau ddefnyddio benthyca o’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus ar  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad ar Weithredu'r Argymhellion Archwilio Mewnol y cytunwyd arnynt.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau ac i wneud sylwadau.

Gofynnodd Aelod a oedd y gostyngiad yng ngweithrediad yr argymhellion y cytunwyd arnynt yn gysylltiedig â ffactorau Covid.  Ymatebwyd bod hyn yn rhannol felly gan fod rheolwyr gweithredol yn cael eu cyfeirio i rywle arall a bod eu blaenoriaethau wedi'u newid i gynnal darpariaeth rheng flaen yn hytrach na gweithredu argymhellion.  Mae staff archwilio yn gweithio gyda rheolwyr i wneud gwaith dilynol a gofyn am dystiolaeth o weithredu.  Mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi rhoi benthyg ei gefnogaeth i hyrwyddo'r camau gweithredu hyn.  Rhagwelir y bydd gwelliant sylweddol yn yr adroddiad nesaf i'r Pwyllgor ymhen 6 mis.

Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod y Prif Archwilydd Mewnol yn mynychu cyfarfodydd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn rheolaidd i gryfhau'r rhyngweithio â'r Tîm Arwain a'r Adran.  Gan dderbyn yr amgylchiadau lliniarol sydd wedi cael effaith, mae disgwyliad clir bod yn rhaid gwneud gwelliannau, ac mae tystiolaeth eisoes o hyn yn digwydd.

Nodwyd yr argymhelliad bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystyried yr adroddiad hwn, yn nodi unrhyw bryderon ynghylch peidio â gweithredu argymhellion archwilio a lle bo'n briodol yn ystyried galw unrhyw reolwyr i mewn am esboniad pellach ynghylch pam nad yw gweithredu'r camau gweithredu wedi bod mor gynhyrchiol â'r disgwyl. 

Gwnaed y newid canlynol i'r cynllunydd:

·         Trosolwg o'r trefniadau Rheoli Perfformiad a symudwyd i’r 17^eg Chwefror 2022

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod blaenorol yn gyfarfod cywir.