Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd
Rhif | eitem |
---|---|
Datganiadau o Fuddiant Cofnodion: Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.
|
|
Fforwm Agored i'r Cyhoedd Cofnodion: Doedd dim aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.
|
|
Nodi'r Rhestr Weithredu o'r cyfarfod diwethaf Cofnodion: Rheoli Perfformiad: Rhannwyd adroddiad interim gydag aelodau’r Pwyllgor Archwilio ar y 10fed o Ionawr 2020. Bydd adroddiad llawn ar gael ym mis Mai/Mehefin.
Holiadur Hunan-Werthuso: Atgoffwyd Aelodau’r Pwyllgor i lenwi a dychwelyd eu holiaduron. Anogodd y Cadeirydd bob Aelod i lenwi’r holiadur pwysig hwn. Gwnaeth y Cynghorydd Smith gais am gopi caled.
Blaengynllun Gwaith: Mae’r cynllun wedi ei ddiweddaru ac mae’n eitem ar yr agenda.
Barnau anffafriol yn deillio o archwilid – Gwaith Asiantaeth: Bu’r pwyllgor yn bryderus nad oedd rheolwyr yn ymateb yn gadarnhaol i argymhellion Archwiliad Mewnol a oedd yn deillio o farnau anffafriol. Adroddodd y Prif Archwiliwr Mewnol bod y rhan fwyaf o’r ymatebion wedi eu derbyn, ac mai nifer fechan sydd heb eu dychwelyd. Wedi iddynt dderbyn yr holl ymatebion bydd modd creu adroddiad terfynol a fydd yn cynnwys cynllun gweithredu ac ymatebion rheolwyr. Bydd yr adroddiad yn cael rannu gydag Aelodau’r Pwyllgor y tu allan i’r cyfarfod a bydd yn eitem ar agenda cyfarfod yn y dyfodol. Os nad yw’r aelodau’n hapus gyda’r ymatebion a dderbyniwyd, atgoffwyd y Pwyllgor y gellid gofyn i’r rheolwyr perthnasol fynychu un o gyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a bod yn atebol.
Cardiau Tanwydd: Mae Pennaeth Gwasanaethau Landlord Masnachol ac Integredig a’r Rheolwr Fflyd wedi cytuno i fynychu’r cyfarfod nesaf. Mae cais wedi ei wneud i Bennaeth Prosiectau Strategol Gwasanaethau (cyfnod penodol) fynychu’r cyfarfod hefyd yn rhinwedd eu cyn swydd fel Pennaeth y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod y codwyd y pryderon.
|
|
Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol - Chwarter 3 Dogfennau ychwanegol: Cofnodion:
· Parthed yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr (PTU) - Gofynnodd Aelod o’r Pwyllgor am fwy o wybodaeth yngl?n â’r sgôr risg “Uchel”. Eglurwyd bod gwybodaeth am y gwasanaeth, problemau gwybyddus ac ati yn cael eu hystyried cyn penderfynu ar y sgôr risg sy’n cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio. Eglurwyd bod cynnal asesiadau risg yn rhan o’r broses gynllunio a bod y farn yn deillio o’r broses archwilio. Mae problemau sy’n cael eu canfod mewn archwiliad sy’n dangos bod mwy o wendidau na chryfderau’n arwain at roi barn gyfyngedig. Rhoddir cyngor penodol a chyffredinol gan yr adran Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau rheolaeth ariannol gadarn. · Gofynnodd un aelod beth sy’n ysgogi’r Archwilwyr i ymgymryd ag ymchwiliad arbennig ac eglurwyd y gall y materion ddod i law mewn amryw o ffyrdd megis drwy waith archwilio cyffredinol, neu gall Uwch Reolwr neu berson anhysbys rhoi gwybod amdanynt. Gall Archwilwyr Mewnol fod yn rhan o broses ddisgyblu. Mae nifer ac amlder achosion yn amrywio bob blwyddyn; does dim rheolaeth dros hyn. Bydd trosolwg o’r mathau o ymchwiliadau dros gyfnod o ddwy flynedd yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. · Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod adroddiadau terfynol yn cael eu hanfon at Benaethiaid Gwasanaeth. Mae archwiliad dilynol yn cael ei gynnal 6-12 mis wedi’r archwiliad gwreiddiol er mwyn edrych am arwyddion bod gwelliannau’n cael eu gwneud. Os nad oes unrhyw arwydd bod pethau’n gwella’n sylweddol, caiff y mater ei gyfeirio’n ôl at y Pwyllgor Archwilio drwy gyfrwng yr Adroddiad a gyflwynir bob 6 mis. Bydd yr adroddiad yn nodi pam nad oes unrhyw welliant wedi bod wedi’r ail archwiliad. Gall y Pwyllgor ddewis galw rheolwyr y gwasanaethau dan sylw i mewn. · Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd ei bod yn ymddangos nad oes unrhyw arwyddion bod y PTU yn gwella gan eu bod yn ymddangos ar y rhestr barnau anffafriol yn rheolaidd. Eglurwyd bod y barnau anffafriol yn deillio o archwiliadau o wahanol feysydd. Ar y cyfan, mae’r barnau’n ymwneud â diffyg cydymffurfiaeth â rheolau gweithdrefnau contract.
Eglurodd y Prif Swyddog, Adnoddau bod astudiaeth gynhwysfawr a throsfwaol o’r PTU yn mynd rhagddi. Mae rhai problemau gweithredol wedi dod i’r amlwg ac mae gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd i’w datrys. Cynigwyd bod y Pennaeth Gwasanaethau Landlord Masnachol ac Integredig yn cyflwyno diweddariad ar yr astudiaeth yn y cyfarfod nesaf.
Ychwanegwyd na fydd canlyniadau gweithredol yr astudiaeth yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio, dim ond y risgiau sydd wedi eu canfod. Mae’r PTU yn gorwedd o fewn cylch gwaith y Pwyllgor Dethol Cymunedau Cadarn ar gyfer dibenion craffu. Bydd unrhyw ail gynllunio gwasanaethau o ganlyniad i’r adolygiad yn gofyn am benderfyniad gan aelodau a chraffu cyn i’r penderfyniad gael ei wneud.
Nododd y Pwyllgor y barnau archwilio a gyflwynwyd.
Nododd y pwyllgor y cynnydd sydd wedi ei wneud gan yr Adran o ran cwrdd â Chynllun Archwilio Gweithredol 2019/20 ... view the full Cofnodion text for item 4. |
|
Adroddiad Polisi a Strategaeth y Trysorlys (Atodiad D i ddilyn) Dogfennau ychwanegol: Cofnodion:
Cyflwynodd yr Uwch Gyfrifydd a’r Rheolwr Cyllid Bolisi’r Trysorlys a’r Adroddiad Strategaeth Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau fel a ganlyn · Cyfeiriodd un Aelod o’r Pwyllgor at fenthyciadau sy’n amorteiddio hyd at 2065 a gofynnodd a fyddai ffrwd incwm yr awdurdod yn cynyddu dros amser, ac a fydd angen benthyg mwy er mwyn gwario. Eglurwyd bod y graff yn cyfeirio at amgylchiadau lle na fyddai angen cymryd mwy o fenthyciadau. Byddai benthyciadau’n cael eu cyfnewid wrth iddynt aeddfedu a byddai’r ad-daliadau’n dod allan o’r gyllideb refeniw dros y cyfnod penodedig. Byddai’r capasiti benthyca’n aros yr un fath dros y blynyddoedd nesaf (er mwyn cwrdd â’r linell goch ar y graff). Rhoddwyd eglurhad pellach yngl?n â benthyca tymor byr a thymor hir sydd eisoes yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig, gan nodi, yn hanesyddol dros y 6-7 mlynedd diwethaf, bod y rhain wedi bod yn fenthyciadau mwy hirdymor. · Gan gyfeirio ar Atodiad D, rhoddwyd hyder i’r Pwyllgor nad oes unrhyw fenthyciadau wedi eu sicrhau ar sail cytundeb eiriol.
Gweithredodd y Pwyllgor ar yr argymhellion fel a ganlyn:
Bod y Pwyllgor Archwilio’n ystyried y canlynol ac yn cymeradwyo eu rhannu a’u pasio gan y Cyngor llawn.
· Y Datganiad Polisi Rheoli’r Trysorlys a Darpariaeth Isafswm Refeniw arfaethedig ar gyfer 2020/21 (Atodiad 1) a Strategaeth Rheoli’r Trysorlys arfaethedig ar gyfer 2020/21 (Atodiad 2) gan gynnwys y Strategaethau Buddsoddi a Benthyca. |
|
Asesiad Risg Strategol Awdurdod Cyfan Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr Adroddiad Asesiad Risg Strategol ar gyfer yr Awdurdod Cyfan. Gofynnwyd y cwestiynau canlynol:
· Cyfeiriodd un aelod at y sgoriau risg a restrir o dan Rhiant Corfforaethol (6 & 7) a chwestiynodd sut y gwnaethpwyd y penderfyniad o roi sgôr “Canolig” i’r risg sy’n ymwneud â phlant. Dywedodd y Pennaeth Polisi a Llywodraethu mai’r elfennau sy’n cael eu hystyried wrth benderfynu ar sgôr risg yw tebygolrwydd ac effaith posib. Eglurwyd bod yr effaith posib bob amser yn uwch ond bod y tebygolrwydd isel, wrth ystyried y systemau diogelu sydd mewn lle a pha mor gymharol anaml y gwelir y canlyniadau gwaethaf, yn creu cydbwysedd ac yn arwain at sgôr “Canolig”. Lleisiodd un aelod bryder yngl?n â ffactorau sydd tu hwnt i reolaeth yr awdurdod, a dywedodd y dylai’r sgôr risg fod yn uwch.
Cytunodd un aelod mai ychydig iawn o reolaeth sydd gan yr awdurdod o ran pwy sy’n cael eu rhoi mewn gofal ac o ganlyniad, y gost. Er hyn, mae cyllidebau wedi eu gosod er mwyn rheoli’r risg, lliniaru’r effaith ac adeiladu tueddiadau. · Cwestiynodd un aelod y sgôr risg ar gyfer ynni a seilwaith ynni wrth i ni symud i ffwrdd oddi wrth geir disel a phetrol at geir trydan. Yn ail, o ran newid hinsawdd byd eang, awgrymwyd y dylid cyfeirio at newid amgylcheddol a chynnwys ee pandemig a newidiadau sylweddol eraill a allai greu effaith amgylcheddol. Ymatebodd y swyddog drwy ddweud nad yw’r agwedd ynni a seilwaith ynni wedi ei gofnodi’n benodol, ond bod contractau egni a phrisiau yn eithaf diogel yn y tymor byr / canolig. Eglurwyd bod swyddog egni ychwanegol wedi ei benodi’n ddiweddar.
Mae’r broblem newid hinsawdd byd-eang yn ymestyn y tu hwn i gyfnod 3 blynedd yr asesiad risg hwn. Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor bod gwaith, sydd ynghlwm â Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol, yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ar draws Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus Gwent o lunio cofrestr risgiau a chyfleoedd mwy hirdymor. Mae cyllid wedi ei sicrhau i dalu am arbenigedd er mwyn datblygu gwybodaeth, risgiau ac atebion posibl. Bydd diweddariad ar y gwaith yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor mewn 4/5 mis wrth iddo ddatblygu. Atgoffwyd y Pwyllgor bod yr aelodau wedi datgan argyfwng hinsawdd yn 2019.
Eglurwyd yr ymdrinnir â materion amgylcheddol byd-eang megis pandemig yn ein cynlluniau parhad busnes. Mae gan y Tîm Cynllunio ar gyfer Argyfwng ran fawr i’w chwarae o ran ymdrin ag effaith ar ein gallu i ddarparu gwasanaethau.
· Cwestiynodd un Aelod y risg posib i gapasiti’r sefydliad gan gyfeirio at ganran uwch, sef 11.5%, o ddyddiau wedi eu colli ar gyfer pob gweithiwr llawn amser yn ogystal â throsiant staff o 9%. Gwnaed ymholiad yngl?n â’r gwir ffigurau, yn ogystal â’r effaith ar ddarparu gwasanaethau. Gofynnwyd cwestiwn pellach yngl?n â nifer y staff sy’n aros gartref ac yn parhau i weithio tra’n sâl. Cwestiynwyd effaith y ffactorau rhain ar y gweithlu. Eglurodd y Pennaeth Polisi a Llywodraethu bod trosiant staff yn cael ei groesawu er mwyn creu syniadau ... view the full Cofnodion text for item 6. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Croesawodd y Cadeirydd y Blaengynllun Gwaith wedi ei lenwi.
|
|
Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn gofnod cywir.
|
|
I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 19eg Mawrth 2020 |