Agenda and draft minutes

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Eitem 8: Cyfrifon Archwiliedig Cronfa Deddf Eglwys Cymru Cyngor Sir Fynwy – Datganodd y Cynghorydd Sir B. Strong diddordeb personol, diragfarn fel Aelod o Banel Cronfa Eglwys Cymru ar gyfer Sir Fynwy.  

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

 

3.

I nodi Rhestr Weithred y cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 34 KB

Cofnodion:

Darparir mwy o wybodaeth yn yr adroddiad chwarter nesaf ym mis Ionawr yngl?n â datblygiad barn sicrwydd cyfyngedig yr archwiliad mewnol anffafriol a roddwyd i Ysgol Gynradd Castle Park.

 

Darparir diweddariad o ddatblygiad yr arfarniad staff yn y cyfarfod nesaf.

 

4.

Trosolwg o Drefniadau Rheoli Perfformiad pdf icon PDF 355 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad adroddiad er mwyn hysbysu dealltwriaeth Aelodau yngl?n ag effeithiolrwydd gweithredu trefniadau rheoli perfformiad yr awdurdod ac er mwyn nodi unrhyw feysydd lle’r ydynt yn teimlo bod angen cymryd camau neu ddarparu gwybodaeth bellach.

 

Croesawyd cwestiynau a sylwadau, fel a ganlyn:

 

·         Nodwyd bod yna dwy farn "dda", gyda'r gweddill wedi'u categoreiddio fel "digonol", ac ymholwyd yngl?n â maint o waith y bydd ei angen er mwyn gwella o ddigonol i dda.

·           Esboniwyd bod gwasanaethau wedi’u cefnogi gan fframwaith er mwyn gwella.  Rhaid gweithredu’r fframwaith yn effeithiol ac yn gyson er mwyn codi i sgôr uwch.  Nodwyd bod Cynlluniau Gwella yn cael eu cyflwyno’n hwyr o bryd i’w gilydd, gan nodi bod Cabinet yn dibynnu ar y cynlluniau er mwyn monitro perfformiad.   Cadarnhawyd bod y gweddill yn cael eu danfon pan fod cynlluniau'n hwyr. Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod cynlluniau’n ddarostyngedig i broses arfarniad er mwyn gwerthuso, cynnig adborth a gwella ansawdd.

·         Nodwyd y Cadeirydd yr ystyrir prosesau Hunanwerthuso fel “digonol".   Esboniwyd bod Comisiwn Cenedlaethau’r Dyfodol wedi gosod proses hunanasesu’r flwyddyn hon sy’n edrych ar amcanion Cenedlaethau’r Dyfodol a osodwyd yn 2017/18 ac sy’n ystyried sut ydym yn gweithio tuag atynt a thuag at amcanion llesiant.   Ers hynny, adroddwyd yngl?n ag amcanion 2018/19, a chawsant eu newid ychydig.  Mae ychydig o’r adborth yn parhau.

 

Cytunwyd nodi’r argymhellion.

 

5.

Pwyllgor Archwilio: Hunanarfarnu

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr angen i asesu effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio ei hun trwy broses hunanasesu (a gyflawnwyd diwethaf yn 2015) yn seiliedig ar arferion da ac wedi’i gefnogi gan CIPFA.  Mae’r asesiad yn cwmpasu saith thema:

 

·         Rheolau a chyfrifoldebau

·         Monitro a throsolwg

·         Perthnasau a disgwyliadau gydag archwiliad allanol

·         Perthnasau a disgwyliadau gydag archwiliad mewnol

·         Aelodaeth i’r Pwyllgor

·         Cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio

·         Sgiliau a hyfforddi aelodau

 

Ei fwriad yw cyflwyno ffurflen arolwg i aelodau’r pwyllgor.  Caiff y canlyniadau eu cyfuno gyda chyfle i fynd i’r afael ag unrhyw ddiffygion.

 

6.

Adroddiad Trysorlys Canol Blwyddyn pdf icon PDF 229 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd yr Uwch Gyfrifydd, Y Trysorlys ac Asedau Sefydlog yr Adroddiad Canol flwyddyn, oedd wedi’i grynodi fel a ganlyn:   

 

Mae’r adroddiad yn seiliedig ar dempled a ddarparir gan Arlingclose, cynghorwyr Rheoli Trysorlys yr Awdurdod ac sydd wedi’i lunio’n benodol ar gyfer Cyngor Sir Fynwy.

Mae’r Awdurdod yn bwriadu cydymffurfio â Chod Rheoli Trysorlys y CIPFA sy’n ei gwneud yn ofynnol bod yr Awdurdod yn cymeradwyo adroddiadau rheoli’r trysorlys pob blwyddyn a hanner blwyddyn ac ei fod yn rhoi sylw i ddiogelwch a hylifedd ei fuddsoddiadau cyn ceisio enillion ychwanegol.

 

Mae’r Cod Darbodus yn ei wneud yn ofynnol bod gan yr Awdurdod Strategaeth Gyfalaf wedi'i chymeradwyo gan y Cyngor llawn, sy’n gosod y ffordd orau i gwrdd ag ystod eang o amcanion bod gan yr Awdurdod gydag adnoddau cyfalaf cyfyngedig.  Cafodd hyn ei gymeradwyo gan y Cyngor ar y 19eg o Fedi 2019 a chaiff ei ddiweddaru’n flynyddol.

 

Mae Cod Rheoli’r Trysorlys nawr yn cwmpasu buddsoddiadau heblaw trysorlys yn ogystal â buddsoddiadau trysorlys sy’n ei gwneud yn ofynnol bod Awdurdodau’n dangos sut ydynt yn darparu diwydrwydd dyladwy yn yr un modd a’u bod yn ei wneud am fuddsoddiadau Trysorlys. Nid yw’r Awdurdod wedi cynyddu ei ddaliad o fuddsoddiadau heblaw trysorlys yn hanner cyntaf 2019/20 ond mae’n dal yn edrych i wario balans llawn y £50m cymeradwy erbyn diwedd 2020/21. 

 

Mae yna wedi bod ansicrwydd economaidd yn 6 mis cyntaf 2019/20 gyda 6 mis ychwanegol yn debygol oherwydd estyniad dyddiad Brexit ac economi sy’n arafu yn Ewrop. Mae gwleidyddiaeth dramor hefyd wedi parhau i fod yn yrrwr mawr o farchnadoedd ariannol, er enghraifft gyda thensiynau parhaol rhwng yr UD a Tsieina.  Cynhaliodd Banc Lloegr cyfraddau o 0.75% er mwyn cefnogi’r economi.

 

Cwympodd cyfraddau llog gilt yn rhannol oherwydd yr ansicrwydd hwn felly cymrodd yr Awdurdod fenthyciad hirdymor o £7m er mwyn sicrhau ychydig o fuddiant hirdymor o'r cyfraddau isel hyn, penderfyniad da wrth edrych yn ôl oherwydd codwyd cyfraddau PWLB gan 1% yn Hydref 2019.

 

Ar yr 31ain o Fawrth 2019 roedd gan yr Awdurdod Gofyniad Cyllid Cyfalaf benthyg o £183.9m a benthyciad allanol crynswth o £178.3m.  Cododd benthyg crynswth ychydig i £180.1m yn y 6 mis hyd at y 30ain o Fedi ond cwympodd benthyg net o £158.0 i £148.9m oherwydd cynnydd byrdymor mewn buddsoddiadau.

 

Mae’r Awdurdod yn parhau i ddal lleiafswm o £10m o fuddsoddiadau i gwrdd â gofyniadau cleient proffesiynol dan y rheoliadau Mifid II (Cyfarwyddeb Marchnadoedd mewn Offerynnau Ariannol).   Mae’r buddsoddiad mewn cronfeydd cyfun strategol nawr wedi codi o £2m i £3m.  Mae’r cronfeydd hyn wedi dychwelyd incwm o £63,000 yn ystod 6 mis cyntaf y flwyddyn. Caiff colledion cyfalaf o £45,000 gan gynnwys £39,000 untro eu hamsugno gan y gwarged a ddelir yng nghronfa ailbrisio’r Offerynnau Ariannol. 

Mae’r Awdurdod yn rhagweld arbediad o £243,000 ar gyfer 2019/20 ym meysydd llog taladwy a llog derbyniadwy yn erbyn cyfanswm cyllideb net o £4.0m.

 

Croesawyd cwestiynau a sylwadau, cawsant eu hateb fel a ganlyn:

 

Deallodd y Pwyllgor Archwilio y bydd benthyg hirdymor yn y dyfodol oddi wrth  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

Diweddariad a datblygiad Q2

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd y Pwyllgor Archwilio'r adroddiad er mwyn ystyried digonolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol o fewn y Cyngor yn seiliedig ar ganlyniadau'r adolygiadau archwilio a barnau wedi hynny a gyflwynwyd i'r 30ain o Fedi 2019. Hefyd, i ystyried perfformiad yr Adran Archwilio Mewnol dros chwe mis cyntaf y flwyddyn ariannol gyfredol.

 

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol at y farn yngl?n ag Ysgol Gynradd Castle Park a nododd bod yr adroddiad terfynol ar gael, a'i fod wedi'i ddosbarthu i'r Prifathro yn ogystal â chrynodeb i'r Llywodraethwyr.  Roedd y pryderon yn ymwneud â chofrestru diogelwch data, asesiadau risg am dripiau ysgol ac argaeledd cofnodion ariannol a gweinyddol.  Roedd yna ddau wendid sylweddol, 21 gwendid canolraddol a 7 gwendid bach gyda 35 cryfder.   Caiff manylion pellach eu cymryd i’r Pwyllgor mewn cyfarfod yn y dyfodol.

 

Ymholodd Aelod yngl?n â barnau uchel a chanolraddol anghymwys yn ymwneud â data ariannol a chanlyniad yng Ngwasanaethau Gofal Integredig.  Esboniwyd bod y rhain yn ymwneud â dau hawliad grant Cefnogi Pobl, lle derbynnir incwm oddi wrth Lywodraeth Cymru.  Mae angen ardystiad o Archwiliad Mewnol arnynt i wirio a yw disgwyliadau ariannol a chanlyniad wedi’u cyflawni.  Mae’r dyddiadau cau’n wahanol am y ddau.  Esboniwyd bod risg y data canlyniadau yn ymwneud ag anawsterau blaenorol wrth gael gafael ar y wybodaeth ofynnol.    Cyrhaeddodd y grant amodau darparydd y grant, ac o ganlyniad cafwyd y farn anghymwys.

 

Roedd aelodau’n hapus gyda'r adroddiad a phenderfynodd y Pwyllgor dderbyn yr argymhellion:

 

·         Bod y Pwyllgor yn nodi barnau’r archwiliad a gyflwynwyd.

 

·         Bod y Pwyllgor yn nodi’r datblygiad a wnaed gan yr Adran tuag at gyrraedd Cynllun Archwilio Gweithredol 2019/20 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gymal 6 mis y flwyddyn ariannol.

 

8.

Cyfrifon Archwiliedig Cronfa Degwm Cyngor Sir Fynwy pdf icon PDF 191 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd eitemau 8 a 9 gyda’i gilydd.

 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Cyllid, Cronfa Eglwys Cymru.  Ni adroddwyd unrhyw fater sylweddol.

 

Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru taw adroddiad syml ydoedd.  Cwblhawyd y datganiadau cyllid drafft yn gynnar a bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn rhoddi adroddiad archwilio anghymwys ar ôl derbyn llythyr o gynrychioliad. 

 

Nid oedd yna gamddatganiadau oedd heb eu cywiro.

 

Roedd y rheini bod angen eu hadrodd (rhwng £1000 distadl a deunydd £20,000) ar gael yn yr adroddiad.

 

Croesawyd cwestiynau:

 

Roedd y Rheolwr Cyllid, Cyllid Canolog, yn hapus gyda'r adroddiad â'i fod wedi'i gwblhau'n gynnar.  Caiff y cyfrifon eu cyflwyno i’r Comisiwn Elusen fel bo angen.

 

Datganodd y Cynghorydd Sir B. Strong diddordeb personol, diragfarn fel aelod o'r Panel.

 

Cadarnhawyd bod Cronfa Eglwys Cymru'n dilyn cyngor buddsoddi Arlingclose.

 

Nodwyd a rhoddwyd sylwadau gan y Cyngor yngl?n â'r cyfrifon a'i archwiliad allanol.

 

9.

ISA 260 neu Gyfwerth ar gyfer Cronfeydd Ymddiriedolaeth pdf icon PDF 526 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd eitemau 8 a 9 gyda’i gilydd.

 

 

10.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 83 KB

Cofnodion:

Cafodd cofnodion y cyfarfod blaenorol eu cadarnhau fel cofnod manwl gywir.

 

11.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel y 9fed o Ionawr 2020