Agenda and minutes

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Canllawiau ar gyfer Fforwm Agored i’r Cyhoedd

 y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn cael eu ffrydio’n fyw a bydd dolen i’r ffrwd fyw ar gael ar dudalen cyfarfod gwefan Cyngor Sir Fynwy

Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw faterion sy'n cael eu trafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, gallwch fynychu'r cyfarfod yn bersonol (neu ymuno o bell drwy Microsoft Teams), neu gyflwyno sylwadau ysgrifenedig (drwy Microsoft Word, uchafswm o 500 gair).

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm, a hynny dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod. Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i Aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod.

Mae’r amser a roddir i bob aelod o’r cyhoedd i siarad yn ddibynnol ar Gadeirydd y Pwyllgor. Gofynnwn i gyfraniadau beidio â bod yn hwy na 4 munud.

Os hoffech fynychu un o’n cyfarfodydd i siarad o dan y Fforwm Agored i’r Cyhoedd yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o rybudd drwy e-bostio GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Os hoffech awgrymu pynciau yn y dyfodol i'w hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, e-bostiwch GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y rhestr o gamau gweithredu o'r cyfarfod diwethaf.

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?feature=shared&t=80

1. Capasiti'r Tîm Cyllid: AR AGOR

2. Strategaeth Pobl: AR AGOR

3. Adroddiad Cwynion Awdurdod Cyfan: AR GAU

4. Rhyddid Gwybodaeth, Diogelu Data a Cheisiadau Gwrthrych Data am Wybodaeth:

 Polisïau rheoli risg corfforaethol: AR AGOR

5. Datganiad Cyfrifon – cronfeydd ymddiriedolaeth elusennol: AR GAU

Ystyriwyd eitemau 5 a 6 ar yr un pryd.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Ddatganiad o Gyfrifon Cyngor Sir Fynwy a chyflwynodd Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru Adroddiad Archwilio Cyfrifon (Archwiliad Cymru) ISA 260. Wedi cyflwyno’r adroddiadau, gwahoddwyd aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?feature=shared&t=266

Cymeradwywyd argymhellion yr adroddiad (yn amodol ar fân newid), a gofynnwyd i'r Cadeirydd lofnodi'r llythyr cynrychiolaeth

i)                 Bod y pwyllgor yn nodi bod y cyfrifon wedi’u diwygio ers cyhoeddi’r fersiwn drafft i adlewyrchu canlyniadau’r broses archwilio allanol, ac fel y nodir yn adroddiad Archwilio Cyfrifon ISA260 Archwilio Cymru a ddangosir yn Atodiad 2.

ii)                Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn cymeradwyo datganiad cyfrifon terfynol archwiliedig Cyngor Sir Fynwy ar gyfer 2022/23 fel y dangosir yn Atodiad 1.

CAM GWEITHREDU: Ychwanegu “Diweddariad ar 3 argymhelliad ISA260” i'r Cynllun Gwaith i'r Dyfodol pan fydd y cyfrifon drafft yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor.

Ystyriwyd eitemau 5 a 6 ar yr un pryd – gweler y cofnod uchod.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Adroddiad Trysorlys Chwarter 3 2023/24. Wedi cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd y Pwyllgor i ofyn cwestiynau a sylwadau:

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?feature=shared&t=2039

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

Adolygodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit weithgareddau rheoli’r Trysorlys a’r perfformiad a gyflawnwyd yn ystod trydydd chwarter 2023/24 fel rhan o’i gyfrifoldeb dirprwyedig i graffu ar bolisi, strategaeth a gweithgaredd y Trysorlys ar ran y Cyngor.

Nododd y Dirprwy Brif Weithredwr nad oedd yr adroddiad ar gael ac eglurodd na fu’n bosibl oherwydd bod cynigion cyllidebol terfynol y Cyngor wedi’u cwblhau’n hwyr a bod barn y Swyddog Ariannol Cyfrifol yn seiliedig arnynt. Croesawodd y Pwyllgor y cyfle i adolygu ei ystyriaeth o’r pwyntiau hyn yn y dyfodol fel rhan o’r gwaith o ddatblygu a chraffu ar Strategaeth a Chynllun Ariannol Tymor Canolig y Cyngor. Bydd y Cadeirydd nawr yn gweithio gyda swyddogion i sicrhau bod yna ymgysylltu amserol â'r Pwyllgor.

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=Talw1G6EMbKSz09j&t=2808

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y Strategaeth Gyfalaf, Strategaeth y Trysorlys a'r Adroddiad Darpariaeth MRP. Ar ôl cyflwyno’r adroddiad, gwahoddodd y Cadeirydd gwestiynau gan y Pwyllgor:

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=wZT5FmM7TrrQxs9F&t=3189

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

i)                  Craffodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit ar y newid arfaethedig i bolisi MRP ar gyfer 2023/24 fel y dangosir yn Atodiad 1 a chymeradwyodd y cynnig i'w ddosbarthu ymlaen a'i gymeradwyo gan y Cyngor llawn.

ii)                Rhoddodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit ystyriaeth i'r strategaeth Gyfalaf ddrafft ar gyfer 2024/25 fel y'i gwelwyd yn Atodiad 2 a'i chymeradwyo i'w chylchredeg ymlaen a'i chymeradwyo gan y Cyngor llawn.

iii)              Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit wedi ystyried y strategaeth rheoli Trysorlys ddrafft ar gyfer 2024/25 fel y'i gwelir yn Atodiad 3 a'i chymeradwyo i'w chylchredeg ymlaen a'i chymeradwyo gan y Cyngor llawn. Mae hyn yn cynnwys y:

• Datganiad Polisi Darpariaeth Isafswm Refeniw 2024/25, a;

• Strategaethau Buddsoddi a Benthyca 2024/25

Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit y gofyniad i adolygu gweithgareddau rheolaeth trysorlys y Cyngor ar ran y Cyngor drwy barhau i dderbyn diweddariadau chwarterol ar weithgareddau rheoli’r trysorlys yn ystod 2024/25 yn unol â gofynion Cod Ymarfer Trysorlys CIPFA wedi’i ddiweddaru.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a Deallusrwydd Data, Dadansoddwr Perfformiad a Phrif Swyddog - Pobl, Perfformiad a Phartneriaethau yr Adroddiad Hunanasesiad o Reoli Perfformiad. Gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i rannu sylwadau a gofyn cwestiynau:

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=uDz988-3DTp6kYNi&t=5371

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

Defnyddiodd Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit  ydiweddariad a ddarparwyd i hysbysu eu dealltwriaeth o effeithiolrwydd gweithrediad trefniadau rheoli perfformiad yr Awdurdod ac i nodi unrhyw feysydd lle maent yn teimlo bod angen cymryd camau neu ddarparu gwybodaeth bellach.

Cyflwynodd y Prif Swyddog - Pobl, Perfformiad a Phartneriaethau a'r Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid yr Adroddiad Cwynion Awdurdod Cyfan. Wedi cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan y Pwyllgor.

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=kU3AoNTmpDTgTCw6&t=5818

Gan gyfeirio at argymhellion yr adroddiad, defnyddiodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yr adroddiad, sy'n cwmpasu'r cyfnod hyd at 31ain Rhagfyr 2023, i geisio sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd prosesau'r Awdurdod ar gyfer ymdrin â chwynion a chanmoliaeth ac i wneud argymhellion lle mae'n nodi unrhyw ddiffygion. .

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Adroddiad Chwarterol yr Archwiliad Mewnol. Wedi cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor:

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=VkDh7xs3gXy-Vb1p&t=7094

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

Ystyriodd a nododd y Pwyllgor y barnau archwilio a gyhoeddwyd.

Nododd y Pwyllgor, os yw Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn pryderu am unrhyw un o’r safbwyntiau archwilio a gyhoeddwyd, y dylid ystyried galw’r rheolwr gweithredol a’r Pennaeth Gwasanaeth i mewn i gyfarfod yn y dyfodol neu i uwchgyfeirio eu pryderon at y Prif Swyddog ac i'r Tîm Arweinyddiaeth Strategol. Ni thybiwyd bod angen ei gwneud yn ofynnol i swyddogion fynychu cyfarfod ar hyn o bryd.

Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed gan yr Adran tuag at gyflawni Cynllun Archwilio Gweithredol 2023/24 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar y cam 9 mis o’r flwyddyn ariannol sydd ar hyn o bryd yn unol â’r targed wedi’i broffilio.

Nodwyd y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Ni fydd yr adroddiadau canlynol a drefnwyd ar gyfer y cyfarfod nesaf yn barod ac felly cânt eu gohirio tan y cyfarfod canlynol:

·        Adolygiad Data Perfformiad Archwilio Cymru

·        Adolygiad Digidol Archwilio Cymru

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=uvgbnzAZ8xcWDJH_&t=7798

Yr eitem ganlynol i'w hychwanegu at y Rhaglen Waith:

 “Diweddariad ar y 3 argymhelliad ISA260” (pan fydd y Pwyllgor yn ystyried y cyfrifon drafft.)

Dydd Iau 6 Mehefin 2024 am 2.00pm

Dydd Mercher 17 Gorffennaf 2024 am 2.00pm

Dydd Iau 5 Medi 2024 am 2.00pm

Dydd Iau 17 Hydref 2024 am 2.00pm

Dydd Iau 28 Tachwedd 2024 am 2.00pm

Dydd Iau 16 Ionawr 2025 am 2.00pm

Dydd Iau 20 Chwefror 2025 am 2.00pm

Dydd Iau 13 Mawrth 2025 am 2.00pm

Dydd Iau 1 Mai 2025 am 2.00pm

Nodwyd y dyddiadau arfaethedig ar gyfer 2024/25.

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=aECUZfJborj5nZ8P&t=7818

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.

https://www.youtube.com/live/g0896V1LcSY?si=nEO4wHPGqDuDRm4-&t=7872

Cyflwynodd y Pennaeth Diogelwch Gwybodaeth a Thechnoleg a'r Prif Swyddog Diogelwch Gwybodaeth adroddiad ar Seiberddiogelwch. Rhoddwyd cyfle i'r Aelodau ofyn cwestiynau ar ôl cyflwyno'r adroddiad.

Cwestiynau a gwmpesir:

·        Digon o adnoddau i ddiogelu'r Awdurdod yn ddigonol

·        Ystod yr hyfforddiant a threfniadau ar gyfer partneriaid a chontractwyr