Agenda and minutes

Cyfeiriodd y Cadeirydd at farwolaeth ddiweddar y Cynghorydd Sirol R. Greenland, Aelod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Galwodd ar y Cynghorydd Sirol P. Murphy i gofio cyfraniad sylweddol y Cynghorydd Greenland i waith yr awdurdod fel Cynghorydd Sirol hirsefydlog. Gan fynegi tristwch a chydymdeimlad, dywedodd y byddai'n "golled fawr i'r Cyngor".   Cafwyd cyfnod o dawelwch er cof am y Cynghorydd Sirol R. Greenland.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y Rhestr Weithredu o'r cyfarfod blaenorol.   Darparwyd diweddariadau fel a ganlyn:

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad bod sylwadau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi eu hystyried, a bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi'i ddiwygio’n unol â hynny.  Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi'i ychwanegu at y Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2021/22. 

Statws Gweithredu:  Wedi cau

·         Cydweithrediadau Allweddol:  Dywedodd y Rheolwr Perfformiad fod adolygiad o gydweithio a phartneriaethau allweddol ar y gweill.  Y Tîm Arweinyddiaeth Strategol (TAS) sy'n arwain yr adolygiad. Nododd y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Swyddog Adran 151 y niferoedd sylweddol o drefniadau cydweithredol a phartneriaeth; rhestrir y rhain gydag esboniad. Cyflwynir y rhestr mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Statws Gweithredu:  Ar agor.

·         Croesgyfeirio adroddiadau gyda'r Cylch Gorchwyl: Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y gwaith hwn ar y gweill a bydd adroddiad arno maes o law. 

Statws Gweithredu:  Ar agor.

·         Adroddiad Alldro’r Trysorlys: Adroddodd y Pennaeth Cyllid Dros Dro ar y canlynol:

1.    Dadansoddiad o werthoedd asedau newidiadau o fuddsoddiadau nad ydynt yn y Trysorlys (Fferm Ynni Haul Oak Grove, Parc Busnes Castlegate a Pharc Hamdden Casnewydd):  Cafodd y wybodaeth ei hanfon at Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Oherwydd trafodaethau parhaus, cytunwyd y bydd eitemau 2/3 isod yn cael eu hail-ystyried gan y Pwyllgor pan fydd Strategaeth y Trysorlys yn cael ei hadolygu yn ddiweddarach eleni.

2.    Mwy o wybodaeth am fuddsoddiad moesegol

3.    Ystyried cynnwys datganiad argyfwng yn yr hinsawdd pan fydd Strategaeth y Trysorlys yn cael ei hadolygu.

Statws Gweithredu:  Wedi cau

·         Adroddiad Alldro Archwilio Mewnol: Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd y Rheolwyr dan sylw ar gael ar gyfer y cyfarfod heddiw ac maen nhw wedi eu gwahodd i'r cyfarfod nesaf.

Statws Gweithredu:  Ar agor.

·         Adroddiad Hunanasesu Drafft:  Dywedodd y Rheolwr Perfformiad fod y wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi'i dosbarthu i Aelodau yn dilyn y cyfarfod diwethaf.

Statws Gweithredu:  Wedi cau:

·         Blaengynllun Gwaith: Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol bod gwaith ar fynd i sicrhau bod adroddiadau sy'n cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor yn cael eu cysoni â Chylch Gorchwyl y Pwyllgor.

Statws Gweithredu:  Agored

Yn dilyn ymatebion gan Swyddogion fel uchod, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau:

·         Croesawodd Aelod y ddarpariaeth o Restr Weithredu a gofynnodd am fwy o fanylion, dyddiad pan ddisgwylir y wybodaeth y gofynnwyd amdani ac os argymhellir cau/parhau â'r weithred.  Gofynnodd y Cadeirydd i'r Rhestr Weithredu gael ei diwygio.

Statws Gweithredu:  Agored

·         Nododd Aelod ar gyfer Eitem 9 - Darparu ffigyrau Twyll (nid canrannau) - ni chafodd y wybodaeth ei darparu.  Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn darparu'r ffigyrau erbyn y cyfarfod nesaf.

Statws Gweithredu:  Agored

O ystyried y datganiad a gyhoeddwyd gan Balas Buckingham bod meddygon y Frenhines yn pryderu am iechyd Ei Mawrhydi, mynegodd y Cadeirydd feddyliau Aelodau’r Pwyllgor dros Ei Mawrhydi’r Frenhines a’i theulu ar yr adeg hon.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro Ddatganiad Cyfrifon drafft 2021/22.   Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

·         Gwnaeth Aelod sylwadau am drylwyredd yr adroddiad, yn enwedig yn sgil Covid, a llongyfarchodd y Tîm ar y ddogfen.  Gan nodi safle cryfach y fantolen, holwyd os rhagwelir unrhyw effaith fawr ar gyfrifon y flwyddyn bresennol oherwydd symudiadau'r Cynllun Pensiwn.   Cytunodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y gall y rhain achosi newid mawr ar y fantolen.  Mae atebolrwydd cronfa bensiwn yn y dyfodol wedi gostwng £47.5 miliwn oherwydd gostyngiad yn yr amcangyfrif o rwymedigaethau cynllun ac adfer yn y dyfodol mewn asedau’r cynllun, yn bennaf o ganlyniad i effaith Covid o flwyddyn i flwyddyn. Mae'r gronfa ar gyfer ariannu pensiynau yn y tymor hir ac mae amrywiadau blynyddol yn gallu gwyro ffigurau’r fantolen.  Fodd bynnag, ni fydd unrhyw atebolrwydd o'r fath yn codi mewn un flwyddyn.  Mae hyn yn cael sylw drwy gyfraniadau uwch gan weithwyr/cyflogwr i'r gronfa.  Mae'r ymarfer prisio Tair Blynedd wedi dangos yn ddiweddar fod rhagamcanion ar gyfer cyfraniadau cyflogwyr o fewn ein cynllun ariannol tymor canolig yn unol â'r ymarferiad tair blynedd diweddaraf.

·         Nododd Aelod gynnydd mawr mewn cronfeydd wrth gefn a ddyrannwyd i ysgolion a chwestiynodd pa mor gyflym y bydd y cronfeydd wrth gefn yn cael eu tynnu ymlaen gan Ysgolion.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro fod yr awdurdod yn gweithio'n agos gydag ysgolion i sicrhau defnydd effeithiol o falansau.  Does dim terfynau amser yn cael eu gosod, gan mai Penaethiaid sydd yn y sefyllfa orau i benderfynu ar fuddsoddiad effeithiol i wella safonau dysgu, ac mae gan ysgolion gyflymder gwahanol o adferiad.  Gan ateb y pwyntiau a godwyd, eglurwyd nad yw cronfeydd wrth gefn ysgolion wedi'u clustnodi ar gyfer gwariant rheolaidd; mae'r cytundeb ariannu tecach ag ysgolion yn cwmpasu gwariant cyfalaf. Y disgwyliad yw y bydd balansau yn gostwng dros y 2/3 mlynedd nesaf tra'n derbyn bod rhai ysgolion o flaen eraill wrth adfer safonau.

·         Mewn ymateb i gwestiynau, cytunwyd y byddai ystyriaeth yn cael ei roi i ddiwygio'r fersiwn derfynol o'r Datganiad Cyfrifon i gyfeirio at ddigwyddiadau sylweddol yn genedlaethol ac yn fyd-eang ac i nodi esboniad o fyrfoddau’n well. Mae gwaith Archwilio Cymru yn mynd rhagddo'n dda heb unrhyw faterion o bwys yn cael eu nodi.  Esboniodd Eglurodd Swyddog Archwilio Cymru am rai materion adnoddau, ond ni ddisgwylir unrhyw lithriad sylweddol.

·         Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro ganllawiau Llywodraeth Cymru y dylai ysgolion ddal uchafswm balans o £50,000 (Cynradd) a £100,000 (Uwchradd).

·         Gan gyfeirio at Fferm Ynni Haul Oak Grove, Parc Busnes Castlegate a Pharc Hamdden Casnewydd, holodd Aelod os dylid cofnodi costau (megis ad-dalu benthyciadau) yn erbyn incwm net. Fe esboniwyd bod y cronfeydd wrth gefn hyn yn gronfeydd suddo ar gyfer pwysau annisgwyl fel gwagleoedd tenantiaeth ym Mharc Hamdden Casnewydd, a gwaith cynnal a chadw yn y Fferm Ynni Haul. Mae balansau yn cynrychioli'r hyn sydd ar gael ddiwedd mis Mawrth 2022. 

·         Esboniodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod gwerth Eiddo Treftadaeth yn cynrychioli gwerth defnydd sy'n  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Cyflwynodd Swyddogion Archwilio Cymru’r adroddiad.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan yr Aelodau:

·         Nododd Aelod fod y wybodaeth yn y papur yn ymwneud â mis Mehefin 2022.  Eglurodd Swyddog Archwilio Cymru nad oedd y papur yn barod i gael ei gyflwyno yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf oherwydd bod pwysau ar adnoddau; mae diweddariad mis Medi ar amser.

·         O ran yr archwiliad perfformiad, cadarnhaodd y Rheolwr Perfformiad bod 6 adroddiad misol yn cael eu darparu i ddangos sut mae'r cyngor yn ymateb i adroddiadau archwilio wedi'u cwblhau, a'r materion a godwyd ynddynt. 

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod yr adroddiad sicrwydd ac asesu risg yn ddrafft.  Caiff yr eitem hon ei hychwanegu at y Blaengynllun Gwaith er mwyn i'r Pwyllgor ei hadolygu.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol (Ch1). Pwrpas yr adroddiad yw ystyried digonolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol o fewn y Cyngor yn seiliedig ar ganlyniadau adolygiadau archwilio a barn ddilynol a gyhoeddwyd i 30ain Mehefin 2022, ac ystyried perfformiad yr Adran Archwilio Mewnol dros 3 mis cyntaf y flwyddyn ariannol bresennol.

Yn dilyn cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor:

·         Nododd Aelod fod yr adroddiad wedi'i ddyddio 30^ain Mehefin a holodd os oes unrhyw ddiweddariadau.  Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol fod cyfarfodydd yn cael eu gosod yn Nyddiadur y Cyngor a bod pob ymdrech yn cael ei wneud i adrodd yn amserol.  Mae adroddiadau chwarterol yn rhoi sicrwydd, a hefyd mae adroddiadau 6-misol ar farn archwilio anffafriol a gweithredu argymhellion archwilio. Mae yna broses o gwblhau'r gwaith archwilio, proses adolygu cadarn, cyhoeddi adroddiad drafft i reolwr y gwasanaeth, trafod yr adroddiad drafft gyda rheolwr y gwasanaeth cyn y cyfle i drafod gyda'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Awgrymodd yr Aelod y gallai cyfarfodydd gael eu trefnu'n well ar gyfer blynyddoedd yn agos i'r chwarter sydd i ddod.

·         Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y ddwy swydd wag yn cael eu hysbysebu ar hyn o bryd i'w llenwi ym mis Rhagfyr; caiff cymorth gan ddarparwyr allanol ei gyrchu yn y cyfamser.  Mae'r ail swydd wedi ei llenwi.   Mynegodd y Cadeirydd siom ar ran y Pwyllgor nad oedd y swyddi gwag wedi'u llenwi erbyn mis Medi ac ailadroddodd ei gefnogaeth i brynu mewn adnodd contract i ddarparu'r cynllun archwilio blynyddol yn llawn yn unol â'r disgwyliadau.

Cyflwynodd Swyddogion Archwilio Cymru Adroddiad Llamu Ymlaen. Gwahoddwyd yr aelodau i ofyn cwestiynau a rhoi sylwadau:

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cafodd y Pwyllgor wybod bod hwn yn adolygiad lefel uchel.  Mae'r Cyngor yn arddangos defnydd arloesol o ddata i ddeall ei weithlu, gan gymryd camau breision i gael data priodol i ddysgu ohono a chael eu llywio ganddo.  Mae'r Cyngor yn cymharu’r un mor dda ag unrhyw gyngor arall sy'n cael ei adolygu ac yn well na rhai.

·         Gan fod hwn yn adolygiad lefel uchel nid oedd gwybodaeth fanwl am bob agwedd o'r gweithlu yn rhan o'r adroddiad hwn.   Canolbwynt yr adolygiad yw gweld sut mae'r Cyngor yn dysgu o wersi'r pandemig a chynllunio'n briodol ar gyfer addasiadau neu drawsnewid gwasanaethau'r dyfodol. Gall swyddogion ddarparu gwybodaeth fanwl.

·         Gan gyfeirio at ddatblygu’r strategaeth pobl a’r strategaeth asedau, gofynnodd Aelod pa Bwyllgor fyddai'n cael cyfle i graffu. Nododd y Cadeirydd fod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gyfrifoldeb i weld sut mae'r strategaethau hyn yn datblygu, yn cael eu llywodraethu a sut mae eu perfformiad yn cael eu tracio.  Bydd yn trafod trefniadau craffu gyda swyddogion.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad yr ymateb Rheoli i Adroddiad Llamu Ymlaen.  Cafodd Aelodau'r Pwyllgor y cyfle i ofyn cwestiynau:

·         Holodd Aelod ddyddiad cwblhau Gorffennaf 2023 ar gyfer pob argymhelliad.   Esboniodd y Rheolwr Perfformiad fod y dyddiad yn ymwneud â dyddiad cwblhau'r Cynllun Corfforaethol a Chymunedol ar ôl ymgynghori ac ymgysylltu priodol.   Bydd y strategaeth asedau a'r strategaeth pobl yn cymryd cyfeiriad o'r cynllun newydd.  Rhwng y ddau, bydd trefniadau eraill i reoli asedau a gweithlu.

·         Bydd y Cadeirydd yn trafod dichonolrwydd penderfynu ar gerrig milltir allweddol dros dro ac adrodd am gynnydd yn eu herbyn gyda swyddogion.  Y Cadeirydd i roi diweddariad yn y cyfarfod nesaf.

·         Gofynnodd Aelod pryd y bydd y disgwylir fersiwn derfynol o'r Cynllun Corfforaethol a Chymunedol. Mae disgwyl i'r ymgynghoriad a'r ymgysylltu fod ar gael yn fuan iawn. Ceisir diweddariad ar ddyddiad cwblhau.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

adolygodd y pwyllgor adroddiad Archwilio Cymru Llamu Ymlaen gan ofyn am sicrwydd digonolrwydd ymateb Rheolaeth y Cyngor.

Cafodd y pwyllgor gyfle i gyfeirio ar unrhyw faterion sydd o fewn adroddiad Archwilio Cymru i bwyllgorau eraill i'w hystyried os ydyn nhw'n nodi bod canfyddiadau o berthnasedd.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad Asesiad Risg Strategol yr Awdurdod Cyfan.  Yn dilyn trafodaeth gyda'r Cadeirydd a'r swyddogion, penderfynwyd peidio ystyried pa mor effeithiol yw trefniadau rheoli risg yr awdurdod.   Bydd hwn yn bapur ar wahân i gyfarfod yn y dyfodol.  Yn hytrach, gofynnwyd i'r Pwyllgor wirio a yw cynnwys y gofrestr risg strategol yn cyd-fynd â'n dealltwriaeth o'r risgiau allweddol sy'n wynebu'r Awdurdod. 

Ym marn y Cadeirydd, roedd y gofrestr risg yn dal llawer o wybodaeth ddefnyddiol i swyddogion fel dogfen waith.  Mae fformat sy'n cael ei ffafrio wedi cael ei awgrymu ar gyfer adrodd yn ôl yn y dyfodol i gynnwys:

1.    risgiau allweddol sy'n wynebu'r sefydliad; 

2.    pa gamau sy'n cael eu cymryd;

3.    pa gamau sydd wedi eu cymryd dros y cyfnod blaenorol;

4.    pwy sy'n atebol;

5.    y camau sydd wedi'u cwblhau a heb eu cwblhau (a pham); a

6.    dangosyddion perfformiad allweddol.

Gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor:

·         Nododd Aelod mai dogfen fyw fu hon erioed a bod statws risgiau’n newid. Bydd cyfyngiadau ariannol difrifol dros y cyfnod nesaf, a byddai'n ddefnyddiol cael proses i dynnu eich sylw pan fydd pethau'n mynd o'i le ar y pryd maen nhw'n mynd o'i le.  

·         Holodd y Cadeirydd ddull yr awdurdod o "sganio gorwelion" yn enwedig sut mae risgiau'n cael eu nodi a'u dal o fewn y gofrestr risg ac wedi hynny eu lliniaru.   Gofynnwyd am bapur ar wahân maes o law.

·         Gan gyfeirio at yr enghraifft o newid cyflym y prisiau ynni, gofynnodd Aelod sut mae risgiau newydd, sy'n rhoi'r galw ar wasanaethau mewn amgylchedd sy'n newid yn gyflymach, yn cael eu hadeiladu. Holwyd os nodir risgiau o'r fath ar lefel uwch fel y gallai effeithio ar bob gweithred ac os felly, a oes asesiad risg yn cael ei ddyfeisio a chynllun gweithredu a lliniaru’n cael eu rhoi ar waith.  Gofynnwyd a yw'n ddigon i ganiatáu i'r wybodaeth hon lifo i fyny o’r gwasanaethau. Derbyniwyd bod trefniadau mewn lle i uwchgyfeirio'r risgiau i lefel strategol pan maent yn digwydd yn gyflym ac mae angen delio â nhw. Bydd ymatebion brys yn cael eu sefydlu’n syth ar lefel uwch i ymateb iddynt e.e. Covid. Mae gan wasanaethau eu trefniadau eu hunain hefyd

·         O ystyried y tri risg ar ddeg a nodwyd, roedd Aelod yn poeni bod risgiau i ddarparu gwasanaethau a risgiau strategol eraill ar goll.  Darparwyd yr enghraifft o siociau hinsawdd. Dywedodd y Rheolwr Perfformiad fod yr amgylchedd risg yn ddeinamig gyda threfniadau rheoli risg strategol a bod adrodd yn un rhan yn unig. Gwasanaethau sy'n gyfrifol am reoli a lliniaru eu risgiau eu hunain gan ddefnyddio'r trefniadau sydd ganddynt mewn lle.  Mae mwy o faterion byw yn cael eu rheoli o ddydd i ddydd gyda chynlluniau wedi'u haddasu yn ôl yr angen.  Mae risgiau cynyddol a hysbyswyd drwy'r cynllun gwasanaeth yn llywio'r cynllun rheoli risg strategol a lle mae risgiau'n symud yn gyflym, gellir eu hychwanegu at y gofrestr risg strategol.   Mae siociau hinsawdd yn cael eu cynnwys o dan risg 11 (polisi i ddatgarboneiddio gweithrediadau).  Mae  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Gwnaed y newidiadau canlynol:

13 Hydref 2022: dylid darllen - Gwahoddiad i swyddogion a Phenaethiaid Gwasanaeth (nid y Swyddog A151) ynghylch barn gyfyngedig

24 Tachwedd 2022:  Dylai Adroddiad Cynnydd Ch2 ddarllen ar 2022/23 (nid 2021/22)

24 Tachwedd 2022 – Adroddiad Alldro’r Trysorlys – Bydd hwn yn ddiweddariad 6 mis i'r Pwyllgor ar berfformiad 2022/23.

Cadarnhawyd y cofnodion fel cofnod cywir o'r cyfarfod blaenorol, yn amodol ar ddileu'r cyfeiriad at Aelodau Lleyg a restrir fel Cynghorwyr Sirol.

Yn codi o'r cofnodion, fe gadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn gweithio ar broses recriwtio i benodi'r pedwerydd Aelod Lleyg.