Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad, yn ei fformat newydd, gyda’r bwriad o gyflwyno argymhellion i fynd i'r afael â gwendidau a nodwyd mewn gwaith archwilio.  Pwrpas yr argymhellion yw gwella amgylchedd rheoli darpariaeth gwasanaeth.  Mae'r adroddiad yn olrhain gweithrediad hanesyddol (2014/15 a 2015/16) ac argymhellion cyfredol gan reolwyr priodol.

Atgoffwyd y Pwyllgor bod yr adroddiad yn seiliedig ar gryfderau a gwendidau; caiff gwendidau eu dosbarthu fel rhai arwyddocaol, cymedrol neu lai arwyddocaol.

Nodwyd bod rheolwyr gweithredol wedi cytuno ar 96% o argymhellion archwilio ar gyfer 2014/15 ac yn 2015/16, cytunwyd ar 97%.  Er mwyn sicrhau bod yr argymhellion wedi'u gweithredu, ymgymerir â gwaith pellach.  Pan fu barn archwilio anffafriol, rhoddir sicrwydd i'r Pwyllgor y bydd archwiliad adolygu'n cael ei gynnal a'r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei chyflwyno.  Ar gyfer barn arall, nid oes digon o adnoddau i sicrhau bod yr holl argymhellion wedi'u gweithredu, felly gwneir gwiriadau ar sail sampl.  Fodd bynnag, mae dibyniaeth ar reolwyr gweithredol i ddarparu tystiolaeth o weithredu e.e. cynllun gweithredu.

Darparwyd diweddariad, mewn perthynas ag incwm parcio, bod 11 argymhelliad wedi cael eu gweithredu ac na weithredwyd 9.  Bydd fersiynau diwygiedig o'r atodiadau yn cael eu dosbarthu i Aelodau'r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod.

Eglurwyd, ar y cyfan, bod 67% o argymhellion wedi'u gweithredu, 18% heb eu gweithredu, 12% yn rhannol wedi’u gweithredu a 4% lle mae rheolwyr wedi derbyn y risg ac nad oeddent wedi gweithredu'r argymhelliad.  Mae'r ffigwr olaf yn destun pryder a bydd rhaid trefnu ail-edrych ar y rhain.  Os yw'n anfoddhaol, bydd y Pennaeth Gwasanaeth yn cael ei hysbysu o'r mater hwnnw.

Arweinwyd Aelodau'r Pwyllgor trwy atodiadau'r adroddiad.

Cwestiynodd Aelod y ffigurau ynghylch incwm parcio yn nodi nad oedd 9 argymhelliad wedi cael eu gweithredu.  Mewn ymateb, esboniwyd bod pryder wedi bod a bod argymhelliad wedi'i gytuno gyda'r rheolwr gweithredol.  Fodd bynnag, roedd gweithredu'n amodol ar ddiweddaru'r polisi maes parcio.  Mae'r polisi bellach wedi'i ddiweddaru a gellir gweithredu'r argymhellion.  Cytunwyd i drefnu i'r rheolwr gweithredol fynychu cyfarfod i roi sicrwydd i'r Pwyllgor, egluro'r hyn a wnaed a'r amserlenni yn unol â hynny.  Bydd y Cadeirydd yn ysgrifennu at Bennaeth y Gwasanaeth.

Codwyd ymholiad ynghylch y mesurau a gymerwyd yn y Gyfarwyddiaeth Plant a Phobl Ifanc a chytunwyd y gofynnir i'r Prif Swyddog ddarparu gwybodaeth am y mesurau a gymerwyd neu a gynlluniwyd i fynd i'r afael â'r farn archwilio, a bydd adroddiad pellach ar gael yn y nesaf cyfarfod.

Holwyd i ran y cysyniad o risg a dderbyniwyd gan reolwyr ond heb unrhyw gamau’n cael eu cymryd i liniaru'r risg.  Eglurwyd y gallai fod sawl rheswm dros beidio â gweithredu fel cyfleustra neu ddiffyg adnoddau, a chadarnhawyd bod angen dilyniant gwell yn yr amgylchiadau hyn.  Os canfyddir gwendid sylweddol, yna dylid codi'r mater hwnnw gyda'r Pennaeth Gwasanaeth.

Holodd Aelod, yng nghyd-destun ysgol, os oedd mesurau dros dro erioed yn ofynnol cyn eu gweithredu.  Eglurwyd bod archwiliad yn cael ei gynnal yn erbyn rhaglen o reolaethau disgwyliedig a baratowyd ymlaen llaw er mwyn nodi beth sydd ar waith ac i bennu cryfderau a gwendidau.  Mae adroddiad a chynllun gweithredu drafft yn cael eu paratoi a'u trafod gyda'r Pennaeth a'r Gweinyddwr Ysgolion o ran cywirdeb ffeithiol.  Byddai sylwadau'r Pennaeth yn cael eu hymgorffori yn yr adroddiad yna byddai'r argymhelliad archwilio yn cael ei ychwanegu, a gofyn i’r Pennaeth i gytuno.  Pe bai'r farn yn anffafriol, fel y cytunwyd gyda'r Pwyllgor Archwilio, byddai'r ysgol yn cael ei hail-ymweld o fewn 6-12 mis i wirio ar weithred.

Os na chafodd unrhyw beth ei weithredu ar ôl dwy farn archwilio anfoddhaol, byddai hyn yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio trwy adroddiadau diweddaru chwarterol, a byddai'r opsiwn o alw'r Pennaeth i fynychu cyfarfod Pwyllgor Archwilio yn cael ei ystyried.