Agenda item

Rhoddodd Swyddog Archwilio Cymru adroddiad ar yr Asesiad Corfforaethol dilynol o'r Adolygiad Adnoddau Dynol.

Daethpwyd i'r casgliad y gwnaed cynnydd da wrth gynllunio, rheoli ac ymgysylltu â'r gweithlu. Cafwyd cefnogaeth dda gan y tîm Adnoddau Dynol a chaiff systemau TGCh eu datblygu e.e. cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith a gwybodaeth ar dostrwydd. Mae tystiolaeth fod y Cyngor yn gweithredu ar adborth gan staff; mae wedi cynnal ei gynhadledd staff cyntaf a hefyd wedi sefydlu Monminds.

Rhoddwyd crynodeb fel sy'n dilyn o gynigion yr adroddiad Asesu Corfforaethol ar gyfer gwelliannau sydd angen gwaith pellach:

•           Ymgysylltu'n fwy effeithlon gyda staff i sicrhau fod y Cyngor yn amlwg ar draws y sefydliad;

•           Sicrhau y caiff y diwygiadau a newidiadau a fwriadwyd i 'Gwirio Mewn Gwirio Allan' yn rhoi proses glir ar gyfer asesu a gwella perfformiad yr holl staff a bod gosod amcanion adrannol, tîm ac unigol yn gydnaws ag amcanion corfforaethol y Cyngor; a

•           Datblygu trefniadau cynllunio gweithlu’r Cyngor drwy gynnwys gwybodaeth gywir ar reoli data ac allweddol am faterion gweithlu ac ystadegau, gan adrodd yn rheolaidd i'r Timau Uwch Arweinyddiaeth a Datblygu i alluogi monitro effeithlon ar gynnydd a rheoli'r materion hyn ar sail barhaus.

Dynododd yr Asesiad Corfforaethol o Adnoddau Dynol y cynigion newydd dilynol ar gyfer gwella:

•           P1 Datblygu mwy o ddata gweithlu i gynnwys sefydliad staff, statws contract, swyddi gwag, defnydd asiantaethau, oedran, rhyw a dosbarthiad gradd/cyflog, i roi gwybodaeth well ar gyfer gweithgaredd cynllunio gweithlu yn y dyfodol.

•           P2 Gwella trosolwg a gweithdrefn barhaus y broses gwerthuso staff, yn neilltuol:

1.         Sicrhau y caiff cwblhau gwerthusiadau staff ei lanlwytho ar Hyb y Cyngor i adlewyrchu'n gywir y nifer o staff sy'n derbyn gwerthusiadau blynyddol; a

2.         Cynyddu cyfradd cwblhau'r gwerthusiad.

•           P3 Datblygu systemau TGCh Adnoddau Dynol ymhellach i roi gwell cefnogaeth i reolwyr gweithredol a gwella cofnodi materion tostrwydd a disgyblaeth.

•           P4 Gwella gwerthuso camau gweithredu gwella Adnoddau Dynol i fesur effaith a chanlyniadau yn well.

Cyflwynwyd ymateb y rheolwyr a nodwyd y pwyntiau dilynol:

•           Mae'r ddau gynnig gyntaf yn dilyn cynigion blaenorol ar gyfer gwella a chryfhau trefniadau.

•           Cytunwyd fod yr awdurdod yn dda am fesur gweithgareddau ond nid deilliannau, a bod angen newid ymarfer rheoli i roi tystiolaeth fod y newidiadau i systemau, polisi ac arweiniad yn arwain at newid mewn arferion rheolaeth e.e. gwella lefelau tostrwydd, llai o gwynion ac yn y blaen. Y bwriad yw gwella ymarfer ac ymatebion Adnoddau Dynol.

•           Croesawyd y cynigion a rhoddir adroddiad arnynt yn Adroddiad Blynyddol Pobl ym mis Gorffennaf 2017.

Holodd Aelod, os nad oes gan reolwyr wybodaeth proffil o'u gweithwyr, sut y gellir monitro dileu swyddi (ac unrhyw ddemograffeg neilltuol ynddynt). Yn ychwanegol, gwnaed y pwynt fod uwch reolwyr ac aelodau'n ei chael yn anodd asesu os gwnaed cynnydd. Gofynnwyd os oedd hyder yn y cynnydd a wnaed ac os gellir herio rheolwyr ar danberfformiad ai peidio. Holwyd hefyd os bydd deilliannau amlwg well pan gânt eu hadrodd ym mis Gorffennaf.

Dywedwyd y bu'r data ar gael ond nid mewn ffurf hygyrch i aelodau. Fel canlyniad, mae dangosfwrdd yn cynnwys gwybodaeth megis cyfwerth ag amser llawn, rhyw, trosiant, lefel salwch, gradd, proffil oedran a hyd gwasanaeth, yn cael ei ddatblygu ac yn agos at gael ei lansio. Gwnaed cynnig i ddangos y dangosfwrdd mewn cyfarfod yn y dyfodol. Mae gwaith yn mynd rhagddo i sicrhau diogelu data, ac wedyn y bwriad yw y bydd rheolwyr yn cael mynediad i'r data i gynorthwyo cynllunio gweithlu yn y dyfodol.

Esboniwyd, er enghraifft ar gyfer rheoli afiechyd, yn ymwneud â newid ymarfer rheoli gan gyfeirio at y fideo newydd dychwelyd i'r gwaith. Mae hefyd am annog y gweithlu i gymryd cyfrifoldeb am ei iechyd a llesiant ei hun gyda disgwyliadau clir a dynodi tanberfformiad fel sydd angen. Gellir wedyn fesur effaith drwy fonitro nifer yr achosion gallu, cwynion a disgyblaeth. Yn y cyd-destun ehangach, bydd y sefydliad hefyd yn datblygu ystod o ddangosyddion i gynnwys cwynion, ceisiadau rhyddid gwybodaeth a hyfforddiant i fireinio lle mae angen gwasanaethau Adnoddau Dynol ar gyfer rheolwyr.

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd y caiff y dangosfwrdd ei lansio ar 1 Ebrill 2017. Gofynnwyd cwestiwn am ddigonolrwydd y systemau TG sy'n sylfaen i'r dangosfwrdd ac atebwyd na fu fawr o gapasiti datblygu o fewn y tîm Cyflogres ac Adnoddau Dynol sy'n datblygu Dolen Adnodd. Cafodd staff ei ailstrwythuro gyda buddsoddiad cynnil mewn systemau i alluogi'r tîm i ymchwilio galluedd systemau ac opsiynau.

Cytunwyd y rhoddir cyflwyniad ar y dangosfwrdd yn y cyfarfod nesaf. Croesawodd aelodau farn Swyddfa Archwilio Cymru, yn edrych ymlaen at y cyflwyniad yn y cyfarfod nesaf a darparu gwell gwybodaeth ar broffil y gweithlu yn y dyfodol.

Gofynnodd Aelod a oedd adnoddau digonol ar gael i sicrhau'r gwelliannau. Esboniwyd y bu buddsoddiad yn y tîm Adnoddau Dynol a Chyflogres i ddatblygu galluedd gan ychwanegu y cynhelir adolygiad cynghorydd Adnoddau Dynol gyda golwg ar sicrhau fod nifer ddigonol o gynghorwyr i ddatblygu dull partner gyda rheolwr busnes. Pwysleisiwyd mai'r flaenoriaeth yw newid ymarfer rheoli a rheoli staff yn briodol.

Ychwanegwyd, yn nhermau adenilliad ar fuddsoddiad, y caiff y swyddfa rhaglen ddigidol ei defnyddio i wella dealltwriaeth a galluogi gwell defnydd o systemau. Lle dynodir cyfleoedd, ceisir llwybrau am fwy o fuddsoddiad fel sydd ei angen.