Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Adroddiad Cynnydd Chwarter 3 (hyd 31 Rhagfyr 2016) gyda'r diben o roi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio ac uwch reolwyr ar ddigonolrwydd yr amgylchedd rheoli, a pherfformiad y Tîm Archwilio Mewnol. Nodwyd y pwyntiau dilynol:

•           Bu 30 swydd archwilio, dim i gyd yn ymwneud â barn a 10 adroddiad drafft gyda barn wedi'u dyrannu (fel y diffinnir yn yr adroddiad).

•           Yng nghyswllt perfformiad tîm, cafodd 98% o'r argymhellion eu derbyn gan reolwyr swyddfa ac mae gwaith yn mynd rhagddo i sicrhau gweithredu. Dynodir fod prydlondeb adroddiadau yn broblem a phriodolir hynny i lwyth gwaith y Rheolwr Archwilio sy'n gyfrifol am reoli ansawdd, cysondeb a materion ymatebol. Esboniwyd y cafodd 42% o'r cynllun ei gyflawni sy'n is na'r targed o 50% ond yn welliant bach ar y llynedd. Mae'r tîm ar y trywydd i gyflawni 75% o'r cynllun erbyn diwedd y flwyddyn.

•           Gofynnwyd a oedd unrhyw bryderon sylweddol am lwyth gwaith a meysydd o'r sensitifrwydd mwyaf. Dywedwyd fod yn rhaid gosod blaenoriaethau oherwydd nifer cyfyngedig yr archwilwyr i ystyried materion sy'n cynnwys meysydd corfforaethol a gwasanaeth, a rhoddir adroddiad ar hynny i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2017.

Gofynnwyd cwestiwn am farn sicrwydd Cyfyngedig ar brydau ysgol a darpariaeth gymunedol a gofynnwyd am fwy o fanylion. Esboniwyd y caiff archwiliadau a barnau eu seilio ar gryfderau a gwendidau a gaiff eu mesur ar amcanion rheoli allweddol. Os nad oes amcanion rheoli yn eu lle, canfuwyd y caiff risg ariannol eu dynodi. Dyfernir barn Gyfyngedig lle mae'r gwendidau yn fwy na'r cryfderau. Rhoddwyd trosolwg fel sy'n dilyn:

i.          Prydau ysgol. Roedd diffyg dogfennau sylweddol yn amlinellu cyfrifoldebau am ysgolion a Gwasanaethau Eiddo (sy'n rheoli'r gwasanaeth). Nid oedd data incwm yn cael ei fonitro'n briodol ac roedd gwahaniaethau na chafodd eu cysoni rhwng ysgol a systemau Gwasanaethau Eiddo. Yn ychwanegol, nid oedd ôl-ddyledion sylweddol yn cael eu cwrso.

ii.          Digwyddiadau: Roedd angen gwella nifer o agweddau:

a)         Nid oedd rhai contractau yn cael eu llofnodi bob amser er eu bod ar gael;

b)         Cysoni incwm yn nhermau dyrannu a rheoli stoc tocynnau;

c)         Cadw cofnodion staff sy'n gweithio mewn digwyddiadau;

d)         Materion yn ymwneud â thendr y contract; a

e)         Cysoni agweddau ariannol digwyddiad nad oedd yn cael eu derbyn mor brydlon ag a ddisgwylid.

Gofynnodd Aelod am sicrwydd am gontractau heb eu llofnodi. Cadarnhawyd nad oeddent ar gael ar gyfer rhai digwyddiadau ac y gwnaed ymrwymiad i wella hyn ar gyfer digwyddiadau yn y dyfodol. Rhoddodd Prif Swyddog Arloesedd a Menter sicrwydd a chyd-destun, y caiff yr argymhellion eu trin yn llwyr neu'n rhannol. Esboniodd fod y mathau hyn o ddigwyddiadau yn ganolog i strategaethau masnachol y cyngor a bod angen cydbwyso cynhyrchu incwm a risg. Mae'r cyngor yn gweithredu fel hyrwyddwr digwyddiad ac yn derbyn 100% o'r incwm a gynhyrchir. Mae'r cyngor yn gweithredu fel hyrwyddwr digwyddiadau ac mae'n derbyn 100% o'r incwm a gynhyrchir. Mae hon yn sefyllfa risg uchel ond gallai hefyd roi gwobr uchel ac mae angen gosod y sefyllfa yn glir. Gwahoddwyd y Pwyllgor i ystyried bod amseriad yn ystod yr Eisteddfod Genedlaethol a'r cyngerdd Status Quo a derbyniwyd fod rhai diffygion oherwydd y tasgau a chyfrifoldebau niferus bryd hynny. Mynegodd y Prif Swyddog ei hyder yn y Tîm Digwyddiadau gan gyfeirio at y cyngerdd Little Mix sydd ar y gweill ar gyfer Castell Cil-y-coed. Esboniwyd fod mesurau diogelu yn eu lle ond gan mai cynhyrchu incwm yw'r ffocws, fod yn rhaid i'r cyngor fod yn barod am drothwyon risg uwch.

Cadarnhawyd, gan fod y farn yn Gyfyngedig, yr edrychir eto ar y mater mewn 6 i 12 mis i fonitro os cafodd yr argymhellion eu gweithredu ac y rhoddir adroddiad yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio maes o law.

Cyfeiriwyd ar y farn Amodol ar Gwasanaethau Oedolion (Cefnogi Pobl gyda Grantiau) a chadarnhawyd fod hwn yn un o hawliadau'r cyngor. Mae'n gyfrifol am gyflwyno dychweleb i Lywodraeth Cymru ac er bod yr elfen ariannol yn dderbyniol, roedd yr amodau wedi eu newid yn ystod y flwyddyn gan benderfynu y dylai deilliannau hefyd gael eu harchwilio a dyfarnu tystysgrif archwilio mewnol. Nid oedd yn bosibl arddangos yn llawn y cafodd telerau ac amodau'r grant eu cyflawni.

Holodd Aelod am addasrwydd dull risg uchel/gwobr uchel ac anogodd y Pwyllgor Archwilio i fonitro'r sefyllfa gan y dylai’r cyngor fod yn ofalus wrth drin arian y cyhoedd. Esboniodd y Prif Swyddog fod angen ymagwedd entrepreneuriaid mewn cyfnod o gyni cyllidol ac mae hyn yn ychwanegu gwerth i'r sir. Eglurwyd bod yr archwiliad yn waith nifer o dimau ar y cyd, yn dangos sut mae'r awdurdod yn cydweithio. Mewn ymateb i sylw, cadarnhawyd fod CMC² yn gwmni budd cymunedol ac nid yn fenter risg uchel/gwobr uchel. Ychwanegodd Pennaeth Adnoddau gyd-destun pellach fod y tîm digwyddiadau yn gweithio gyda swyddogion cyllid gan ychwanegu y caiff mater risg ei drin yn sensitif ac y cynhelir dadansoddiadau marchnad. Ychwanegwyd fod digwyddiadau'n cyflwyno risg wedi'i mesur y dylid eu gweld mewn cyd-destun ehangach.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod trafodion trysorlys yn llawer mwy ac o faint hollol wahanol i ddigwyddiadau.

Mewn ymateb i awgrym, cadarnhawyd y cafodd y pwnc ei graffu'n rheolaidd gan y Pwyllgor Dethol Economi a Datblygu a'i fod yn rhan o'i raglen waith barhaus. Cytunwyd y dylai'r adroddiad archwiliad dilynol ym mis Medi gynnwys agweddau o risg i'r awdurdod, yn cynnwys archwilio'r gweithdrefnau ar gyfer y ddau ddigwyddiad mawr eleni.

Cafodd Adroddiad Cynnydd Chwarter 3 ei nodi'n ffurfiol.