Agenda item

Cyflwynwyd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru - ‘Information Technology – Corporate Assessment Follow-on Review’.  Wrth wneud hyn, nodwyd fod yr adroddiad hwn ar wefan Cyngor Sir Fynwy ac ar gael felly ar i aelodau’r cyhoedd i’w ddarllen. 

Roedd yr adroddiad wedi dod i’r casgliad fod y Cyngor wedi gwneud cynnydd mewn rhai meysydd, ond mae’r trefniadau cyffredinol ar gyfer rheoli’r gwasanaeth TG  yn ddatgymalog ac nid ydynt yn caniatáu’r Cyngor i ddangos llywodraethiant da, gwerth am arian neu effaith. Daethpwyd i’r casgliadau yma oherwydd:

•           Nid yw’r Cyngor wedi datblygu cynllun  clir eto i weithredu’i Strategaeth eSir ac mae angen diweddaru’r trefniadau trosolwg;

•           Mae’r Cyngor wedi gwneud ymdrechion sylweddol er mwyn sicrhau nad yw’r newidiadau i ddarparwyr gwasanaeth TG yn effeithio ar ddarpariaeth y gwasanaethau TG ond nid yw’r trefniadau gyda  SRS yn seiliedig ar drefniadau ffurfiol;

•           yn sgil y ffaith nad oes cofrestr risg ar gyfer y Gyfarwyddiaeth Gofal Cymdeithasol ac Iechyd, nid oes modd rhoi sicrwydd i’r Cyngor fod y risgiau i’r system Flo yn cael eu huwchgyfeirio’n briodol; a

•           mae nifer o fentrau gan  y Cyngor er mwyn gwella effeithiolrwydd ei wasanaethau TG ond mae’n aneglur sut y bydd y rhain yn helpu’r Cyngor  i fesur a  dangos effaith.

Wrth ymateb, gwnaed y cynigion canlynol er mwyn gwneud gwelliannau tra hefyd yn cydnabod y cynnydd sydd wedi ei wneud ac i adlewyrchu  materion sydd yn dod i’r amlwg:

•           P1, Adolygu’r a diwygio’r Cynllun Busnes eSir ar gyfer 2016-2019 drwy osod camau clir a mesuradwy er mwyn caniatáu uwch reolwyr ac aelodau i  fonitro a rheoli’r cynnydd o ran gweithredu’r cynllun.

•           P2, Adolygiad o aelodaeth y Bwrdd Digidol yn dilyn newidiadau i’r darparwr meddalwedd  er mwyn sicrhau nad oes gwrthdrawiad buddiannau.

•           P3, Negodi a chytuno ar Gytundebau Lefel Gwasanaeth graddau masnachol gyda SRS cyn bod mudiadau newydd yn ymuno â’r bartneriaeth er mwyn sicrhau llywodraethiant da a chaniatáu’r Cyngor i fesur darpariaeth gwasanaeth a rhoi sicrwydd i’w hun fod yr anghenion Technoleg Gwybodaeth (TG) yn parhau i gael eu diwallu.

•           P4, Cwblhau’r gronfa ddata o systemau a ddefnyddir gan y Cyngor, adnabod gwybodaeth megis y manylion cytundeb, costau a sylwadau perchnogion y system, er mwyn cefnogi’r Cyngor wrth iddo reoli’r adnoddau TG yn strategol.

•           P5, Adolygu’r trefniadau rheoli risg y Cyngor er mwyn roi sicrwydd i’w hun i fod yn rheoli risgiau yn gyson ar draws  y cyfarwyddiaethau er mwyn adnabod, uwchgyfeirio a mynd i’r afael â risgiau mewn modd amserol a phriodol.

Roedd y Swyddog Polisi a Pherfformiad wedi cyflwyno Ymateb y Rheolwyr gan gyfeirio at y camau sydd wedi eu cymryd gan y  Cyngor  er mwyn ymateb i’r cynigion i wella a chynllunio’r camau sydd i’w cymryd yn y dyfodol. Dywedwyd fod rhai yn cael eu gweithredu ac ystyriwyd fod y trefniadau  eisoes yn eu lle ar gyfer P2 a P4.

Roedd y Pennaeth Digidol wedi rhoi’r diweddariad canlynol:

•           P1, mae adolygiad a diwygiad o’r cynllun busnes eSir ar waith ar hyn o bryd ac mae yna gydnabyddiaeth fod angen datblygu’r data a dangosyddion ymhellach. 

•           P2, cadarnhawyd nad oes gan y Cyngor ddarparwr meddalwedd o ddewis ond mae nifer o asiantau cyflenwi gan y Cyngor. Yn benodol, nodwyd fod  CMC² yn cael ei ddefnyddio ar gyfer un prosiect penodol a dyma pam fod y cwmni yn cael ei gynrychioli ar y Bwrdd Digidol. Mae adolygiad o’r trefniadau cyffredinol ar gyfer Byrddau Rhaglenni'r awdurdod (Bwrdd Pobl, Bwrdd Lle a’r Bwrdd Digidol) ar waith ar hyn o bryd fel rhan o fenter Dyfodol Sir Fynwy er mwyn sicrhau eu bod yn addas. Nid oedd yn credu bod angen adolygu aelodaeth  o’r Bwrdd Digidol ar hyn o bryd. Rhoddwyd gwybodaeth bellach am waith y Byrddau Rhaglen. Cadarnhawyd fod Aelodau Etholedig a Chabinet yn eistedd ar bob un o’r Byrddau Rhaglen.

Wrth ymateb i gwestiwn, esboniwyd y gwahaniaeth rhwng y Bwrdd Digidol a’r SRS ac mai’r SRS sy’n darparu’r seilwaith technoleg.  Mae hefyd yn ddarparwr gwasanaeth i awdurdodau eraill e.e. yn darparu ac yn cynnal yr holl gyfarpar/systemau.  Mae’r Bwrdd Digidol yn monitro strategaeth ddigidol fewnol  yr awdurdod  a’r rôl sy’n cael ei chwarae gan SRS.  Cadarnhawyd fod yna sawl partner gan gynnwys  Cyngor Sir Fynwy, Cyngor Sir Torfaen, Cyngor Sir Blaenau Gwent a Heddlu Gwent. Mae’r holl bartneriaid yn berchen ar SRS. Roedd y Swyddog  wedi cadarnhau fod Cyngor Sir Fynwy yn meddu ar ei gyfeiriad strategol sydd yn llywio ac yn cydweddu gyda strategaeth SRS cyffredinol. 

•           P3, cadarnhawyd fod yna weithgor er mwyn asesu’r elfen hon a chydnabuwyd fod angen gradd fasnachol CLG.  Yn y cyfamser, mae’r perfformiad yn cael ei fesur gan y Bwrdd Perfformiad sydd yn cael ei fynychu gan yr holl bartneriaid. Mae perfformiad yn cael ei fesur yn erbyn set o safonau cytunedig.

•           P4, nid yw hyn wedi’i dderbyn.  Esboniwyd fod yna gronfa ddata eisoes o systemau’r cyngor, sydd yn cynnwys manylion contractau, costau a sylwadau gan berchnogion y system.  Mae’r gronfa ddata yn cael ei defnyddio er mwyn hwyluso cydweithrediad gydag awdurdodau lleol eraill ar gyfeiriad digidol yn y dyfodol, sut i gyfuno systemau a manteisio ar  arbedion maint er mwyn llywio’r penderfyniadau a wneir yn y dyfodol. Esboniwyd fod partneriaid eraill yn cwblhau cronfa ddata tebyg ar hyn o bryd.  

•           P5, esboniwyd fod  y Polisi Rheoli Risg wedi ei adolygu ddiwethaf ym Mawrth  2015.  Mae yna log er mwyn cofnodi a rheoli’r risgiau strategol uchel a chanolig. Mae risgiau strategol a gweithredol lefel is yn cael eu rheoli gan y Cynlluniau Gwella Gwasanaethau neu’r cofrestrau risg ar gyfer prosiectau penodol sydd yn caniatáu adnabod a rheoli risgiau o fewn trefniadau llywodraethant cyfredol. O dan ddarpariaethau Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru)  2015, mae’r hyn sydd yn cael ei fonitro yn cynnwys risgiau i wasanaethau a risgiau sydd yn wynebu cymunedau, ar draws y sir a risgiau mwy hirdymor.

Wrth ateb i Ymateb y Rheolwr i P2, roedd y Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru wedi egluro mai pwrpas yr adolygiad o aelodaeth o’r Bwrdd Digidol yw adlewyrchu’r newid nad yw’r CMC² yn chwarae rhan mwyach.  

O ran P4, pwysleisiwyd fod y cynnig hwn yn seiliedig ar gipolwg yn Ebrill 2016.  Pan roddwyd arddangosfa o’r gronfa ddata, roedd yn anghyflawn gan nad oedd  FLO (ap gofal cymdeithasol) wedi ei gynnwys.  Yr argymhelliad felly oedd cwblhau’r gronfa ddata. Derbyniwyd y pwynt hwn gan fod FLO ar y cam rheoli prosiect ac ond wedi mynd yn fyw rhai wythnosau ynghynt. Dyma’r unig elfen a oedd ar goll o’r gronfa ddata.

Eglurwyd fod yr SRS wedi ei sefydlu fel rhan o Gytundeb Memorandwm o Ddealltwriaeth ac mae’n nid-er-elw. Mae’n gyfuniad o holl adrannau Technoleg Gwybodaeth yr awdurdodau lleol  yn cymryd rhan, gan nodi fod Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent wedi ymuno yn ddiweddar ac mae Cyngor Dinas Casnewydd mewn trafodaethau.  Mae’r SRS yn darparu’r seilwaith Technoleg Gwybodaeth gan gynnwys Wi-Fi, yr holl gyfarpar, staff a’r holl wasanaethau. Cadarnhawyd mai CSF sydd yn talu am y gwasanaeth ac yn monitro’r perfformiad. Cadarnhawyd nad yw strategaeth ddigidol y Cyngor yn cael ei yrru gan SRS.  Mae’r Cyngor yn rheoli ei strategaeth mewn cydweithrediad ag awdurdodau lleol eraill sy’n bartneriaid, a hynny o fewn y trefniadau llywodraethiant sydd yn eu lle. Ychwanegwyd fod  y tîm yn ymweld gyda SRS yn wythnosol, gyda chyfarfodydd bwrdd anffurfiol yn cael eu cynnal gyda phartneriaid perthnasol a chyfarfodydd bwrdd ffurfiol gydag Aelodau Etholedig.

Os mai partneriaeth yw hon, gofynnwyd pam mai Cyngor Sir Fynwy sydd wrthi yn gweithredu eSir yn unig a phan nad oes gan y partneriaid eraill yr un meddalwedd. Esboniwyd fod pob un awdurdod lleol yn meddu ar ei gyfeiriad digidol ei hun  gyda blaenoriaethau gwahanol.  Mae yna seilwaith cyffredin e.e. yr un Wi-Fi, mae rhai yn defnyddio'r un systemau teleffon a’n meddu ar gytundebau  Microsoft Enterprise sydd yn cael eu rheoli gan SRS ac ychwanegwyd eu bod yn croesawu mwy o gydweithio yn y dyfodol. Esboniwyd fod SRS yn hwyluso’r broses o sefydlu systemau cyffredin ac nid yw’n rheoli  pum set o seilweithiau sy’n gwbl wahanol. 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd fod SRS yn darparu caledwedd a pheth meddalwedd cyffredin; mae gan bob un partner ei drefniadau  meddalwedd ei hun. Dywedwyd fod mwy o gydweithredu i’w groesawu er mwyn creu arbedion yn y ffordd y mae gwaith yn cael ei wneud ar draws yr holl bartneriaeth. At hyn, bydd pob un partner yn parhau i feddu ar ei flaenoriaethau ei hun hefyd.

Mewn ymateb i gwestiwn, esboniodd Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru fod Asesiad Corfforaethol 2015 wedi codi’r mater yn swyddogol ynghylch sut yr oedd trefniadau Technoleg Gwybodaeth yn cael eu gweithredu o fewn yr Awdurdod. Esboniwyd fod y penderfyniad i gydweithio er mwyn ffurfio SRS wedi cychwyn gyda chyfraniad gan Lywodraeth Cymru; roedd Swyddfa Archwilio Cymru felly yn ymddiddori yn y cynnydd sydd yn cael ei wneud. Yn ei hanfod, esboniwyd fod SRS yn endid cyfreithiol gyda Memorandwm o Ddealltwriaeth. Mae  CMC² yn rhoi un darn o feddalwedd i’r cyngor (FLO).  Yn sgil absenoldeb CMC², mae FLO nawr yn cael ei gefnogi a’i gynnal gan  SRS. Eglurwyd mai SRS yw darparwyr Technoleg Gwybodaeth y Cyngor a bod  CMC² yn darparu’r meddalwedd, nid y seilwaith Technoleg Gwybodaeth. 

Wrth ymateb i gwestiwn am yr angen am fwy o graffu gan aelodau etholedig, ynghyd ag Aelodau’r Cabinet, esboniodd y Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru fod  cynnig P2 wedi ei wneud er mwyn sicrhau bod aelodaeth o’r Bwrdd Digidol yn briodol. 

Eglurodd y Cadeirydd fod yn rhaid cyflwyno cais am adroddiadau pellach yn y modd cywir fel  cynnig ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

Diolchwyd i’r Swyddogion o Swyddfa Archwilio Cymru am fynychu ac am eu hymatebion.