Agenda item

Fe groesawyd Mr. D. Wilson a Mr. T. Lewis o Swyddfa Archwilio Cymru a gyflwynodd Adroddiad Gwelliannau Blynyddol 2015/16. 

Roedd yr adroddiad yn darparu negeseuon allweddol o’r gwaith a wnaethpwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, Estyn, CSSIW a Chomisiynydd y Gymraeg yn ystod 2015/16 ac roedd yn cynnwys asesiad yr Archwilydd Cyffredinol o a yw’r cyngor yn debygol o gydymffurfio â’r Mesur Llywodraeth Leol yn 2016/17.

Roedd casgliadau cyffredinol yr adroddiad yn cydnabod y cynnydd a wnaed gan Gyngor Sir Fynwy, ac yn seiliedig ar y gwaith a gynhaliwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru a’r rheolyddion perthnasol, creda’r Archwilydd Cyffredinol y bydd y Cyngor yn cydymffurfio â’r mesurau yn ystod 2016/17, gan gymryd ei bod yn parhau gyda’r gyfradd gyfredol o welliannau.

Nododd yr adroddiad bod y Cyngor yn cydnabod bod gwaith i’w wneud mewn rhai mannau. Roedd cydnabyddiaeth na fod Estyn bellach yn ystyried yr Awdurdod yn un â oedd angen mesurau arbennig ac mae wedi ei dynnu allan o unrhyw gamau dilynol. Soniodd CSSIW am gynnydd da gyda thrawsnewid arferion.

Gwahoddwyd aelodau i gyflwyno eu sylwadau:

·         Cyfeiriodd un aelod at Brosiect Eiddilwch Gwent, a sonnir amdano yn yr adroddiad, ac roedd yn dymuno ei defnyddio fel esiampl o’r amrediad o weithgareddau a arolygwyd ac a adolygwyd.

·         Diolchodd yr arweinydd i swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru am yr adroddiad, gan gydnabod y cynigion am welliant. Fe groesawodd yr heriau a fyddai’n darparu gwell canlyniadau yn eu tro.

·         Fe ofynnodd un aelod am eglurhad ar dudalen 34 o’r adroddiad, pwynt 14 - ‘er bod y Cyngor wedi cymryd camau i wella cywirdeb ac ansawdd ei data ar berfformiad, nid yw’r camau hynny wedi bod yn gwbl effeithiol hyd yn hyn.’  Yn ymateb i hynny, esboniodd Swyddfa Archwilio Cymru, fel rhan o’r gwaith a gynhaliwyd, roedd chwe Dangosydd Perfformiad wedi cael eu profi a darganfuwyd bod tri ohonynt yn anghywir. Y rhesymau dros hyn oedd bod gwybodaeth wedi cael ei gyflwyno’r hwyr ar gyfer y Dangosydd Perfformiad, a’i adrodd yn anghywir. Darganfuwyd na fod absenoldeb oherwydd salwch yn cael ei adrodd yn ddigonol, a bod gwall wrth gofnodi ymweliadau â chanolfannau hamdden. Gofynnwyd am ragor o fanylion yn ymwneud â’r cofnodion anghywir ar salwch.

·         Cyfeiriodd un aelod at dudalen 23 o’r adroddiad –

‘Yn gyffredinol roedd llywodraethiant ariannol y Cyngor yn effeithiol, ond nid oedd eu trefniadau cynllunio a rheoli ariannol eto wedi’u hymgorffori’n llawn neu’n gweithredu’n effeithiol, yn sgil rhai heriau ariannol sylweddol.

Roedd y Cyngor wedi gwneud cynnydd wrth wella ei drefniadau llywodraethiant, er roedd angen gwneud mwy i gryfhau tryloywder gwneud a chofnodi penderfyniadau.’ Cwestiynwyd a oedd hyn oherwydd na fod aelodau’n cael eu briffio’n llawn gan swyddogion, neu oherwydd na fod aelodau’n herio swyddogion yn y modd cywir. Yn ymateb i hyn, cynghorydd Swyddfa Archwilio Cymru bod angen gwella’r broses, ond bod rhaid cydbwyso hyn yn erbyn cwmpas y gwaith a wnaed gan y Cyngor. Roedd aelodau’n gallu gofyn am ragor o wybodaeth, ble nad oeddent yn teimlo eu bod wedi derbyn digon o fanylion i wneud penderfyniad.  

·         Mewn ymateb i argymhelliad Swyddfa Archwilio Cymru ar benderfyniadau’r Cabinet, nododd yr Arweinydd bod y gweithdrefnau a ddefnyddiwyd yn gyfreithlon ac nid yn esgeulus.

Penderfynodd y Cyngor dderbyn yr adroddiad.