Agenda item

               Dros y pedair blynedd ddiwethaf, mae'r Gwasanaethau hyn wedi cyfrannu dros £ 1.65 miliwn o arbedion refeniw i'r Cyngor ac wedi cynhyrchu £ 17 miliwn o incwm. Fodd bynnag, nid oes mwy o effeithlonrwydd i'w wneud.

Mae'r Cynllun Ariannol Tymor Canolig (MTFP) ar hyn o bryd yn dangos diffyg o 12% dros y cyfnod pedair blynedd nesaf ac os byddai hyn i'w gymhwyso'n gyfrannol, byddai'r holl wasanaethau yn cynyddu ymhellach y bwlch cyllido erbyn 2020/21 i £ 542,000. Er mwyn cwrdd â thargedau'r gyllideb, byddai angen gostwng 10% o wasanaethau ar gyfer 2017/18 sy'n codi i 20% yn 2020/21.

Amcanion Anthony Collins, Cyfreithwyr, fu ystyried y cymysgedd cywir o Wasanaethau a'r Opsiwn Cyflenwi newydd gorau er mwyn helpu'r Cyngor i fynd i'r afael â'r diffyg ariannol a ragwelir o £ 542,000 dros y pedair blynedd nesaf. Mae dadansoddiad o'r opsiynau wedi arwain at bedwar Opsiwn Cyflwyno Egwyddor a argymhellir 

Opsiwn Cyflenwi Un: Gwneud Dim.

• Opsiwn Dosbarth Dau: Trawsffurfio'r Gwasanaethau 'mewnol'.

• Opsiwn Darparu Tri: Symud y Gwasanaethau yn Fodel Cyflenwi Amgen (ADM).

• Opsiwn Darparu Pedwar: Allanoli'r gwasanaethau i drydydd parti.

·        
Roedd angen i'r gwerthusiad opsiynau asesu pa un o'r egwyddorion Cyflwyno
Egwyddorion allai greu potensial ar gyfer twf a chynaliadwyedd ar gyfer y
gwasanaethau yn ogystal â dadansoddiad o'r strwythurau cyfreithiol a
llywodraethu sydd ar gael a gwneud 



 

• Opsiwn Dosbarth Dau: Trawsffurfio'r Gwasanaethau 'mewnol'.

• Opsiwn Darparu Tri: Symud y Gwasanaethau yn Fodel Cyflenwi Amgen (ADM).

• Opsiwn Darparu Pedwar: Allanoli'r gwasanaethau i drydydd parti.

·        
Roedd angen i'r gwerthusiad opsiynau asesu pa un o'r egwyddorion Cyflwyno
Egwyddorion allai greu potensial ar gyfer twf a chynaliadwyedd ar gyfer y
gwasanaethau yn ogystal â dadansoddiad o'r strwythurau cyfreithiol a
llywodraethu sydd ar gael a gwneud 



 

• Canlyniad yr arfarniad a'r argymhelliad dilynol gan Anthony Collins yw Dewis Cyflawni Tri, sef sefydlu Model Cyflenwi Amgen newydd (ADM) ar gyfer y Gwasanaethau Twristiaeth, Hamdden, Diwylliant a Ieuenctid yn seiliedig ar yr arbedion ariannol a'r potensial cynhyrchu incwm y mae hyn yn ei wneud. yn ogystal â chyfle i'r Cyngor barhau i gyflenwi gwasanaethau yn y dyfodol. Mae hyn yn seiliedig ar y sylwadau canlynol:

• Nid yw Opsiynau Cyflenwi un a dau i 'Do Nothing' neu 'Transform in House' yn hyfyw gan na fydd yn caniatáu i'r Cyngor gwrdd â'i ofynion arbed. Felly, byddai'n rhaid i'r Cyngor naill ai ail-ddyrannu arian gan Wasanaethau eraill (gan roi pwysau ychwanegol mewn ardaloedd eraill) neu byddai'n rhaid iddo leihau'r modd y darperir y Gwasanaeth i ganiatáu i'r arbedion gael eu diwallu.

• Mae gan Opsiwn Darparu pedwar i 'Ymadael i drydydd parti' rai nodweddion deniadol. Fodd bynnag, mae'n debygol y bydd y farchnad yn cyflwyno ateb a fydd yn cymryd amser i'w weithredu, dim ond gwasanaethau penodol a ddewiswyd ganddo a rhoi ansicrwydd ariannu yn y dyfodol, a allai fod yn anhyblyg yn sylweddol.

• Mae Opsiwn Darparu Tri i 'Sefydlu ADM Newydd yn cyflwyno ffordd radical newydd o weithio i'r Cyngor, ond un sydd wedi'i brofi mewn Ardaloedd Awdurdodau Lleol eraill. Er bod risgiau, mae'r ADM yn cyflwyno'r cyfle gorau i gynnal a gwella gwasanaethau yn ystod y cyfnod hwn o ansicrwydd 

Pe bai'r argymhelliad i sefydlu ADM yn cael ei gymeradwyo, yna byddai'r camau nesaf fel a ganlyn:

• Sefydlu ADM newydd yn seiliedig ar strwythur gr?p hyblyg.

• Cytuno ar gwmpas yr ADM a pha wasanaethau a drosglwyddir wrth gychwyn a'r gwasanaethau hynny a fydd yn cael eu hystyried ar gyfer camau yn y dyfodol.

• Parhau â'r broses ymgynghori staff, y gymuned a'r defnyddwyr gwasanaeth.

• Cytuno i recriwtio mewnol strwythur staffio craidd cysgodol i gymryd y broses ADM ymlaen a sefydlu'r ADM.

• Llunio cynllun busnes drafft ar gyfer yr ADM i'w gymeradwyo cyn sefydlu,
a fydd yn sefydlu unrhyw arian sydd ei angen i ariannu unrhyw waith atodol sydd
ei angen i gwblhau'r darn hwn o waith.



 

Yn ogystal, ar y pwynt pan gyflwynir y cynllun busnes drafft ar gyfer yr ADM i'w gymeradwyo yna bydd angen rhai penderfyniadau allweddol pellach mewn perthynas â:

• Lefel y rheolaeth sy'n ofynnol gan y Cyngor.

• Y lefel o gyllid y bydd ei angen arno gan y Cyngor a nodi ac argaeledd cyllid amgen.

• Y gefnogaeth sefydliadol ar gyfer cyfuno'r Gwasanaethau hyn.

• A yw asedau i'w trosglwyddo neu wedi'u trwyddedu i'r ADM.

Wrth gytuno i sefydlu'r strwythur gr?p hyblyg arfaethedig, bydd angen i'r Cyngor hefyd ystyried pa fath o gwmnïau fydd yn cyflawni ei nodau orau.

Craffu Aelodau:

Ar ôl ystyried yr adroddiad a'r cyflwyniad a ddarparwyd, nodwyd y pwyntiau canlynol:

• Rhagwelwyd y byddai'r model cyflwyno amgen yn cael ei weithredu ym mis Medi 2017.

• Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd ynghylch llywodraethu, atebolrwydd a chyllid, nodwyd y byddai angen hwyliog i sefydlu Model Cyflenwi Amgen (ADM). Byddai hyn yn cael ei wario'n dda gan y byddai'n rhoi gwasanaethau mewn sefyllfa well. Byddai atebolrwydd yn cael ei gyflawni trwy greu'r berthynas gywir rhwng y Pwyllgor Gwaith ac aelodaeth ehangach yr ADM. Caiff aelodau gyfleoedd i ddarparu mewnbwn dilys i sefydlu'r ADM.

• Bydd y costau a godir yn ymwneud yn bennaf â sefydlu'r achos busnes ac ni ragwelir eu bod yn helaeth. Y ddau i dri mis nesaf fydd amser swyddogion yn bennaf.

• Bydd adroddiad ADM amlinellol yn cael ei gyflwyno i'r Cabinet ym mis Hydref / Tachwedd 2016. Bydd paratoi'r adroddiad yn broses agored, dryloyw a chynhwysol gyda'r broses graffu yn chwarae rôl allweddol.

·        
• Mae awdurdodau lleol eraill yn gweithredu Model Cyflenwi Amgen sy'n
llwyddiannus. Felly mae Swyddogion Cyngor Sir Fynwy wedi cwrdd â'u cownter ac
wedi derbyn cyngor a rhannu gwybodaeth ar y mater hwn.



 

Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd yngl?n â phwysigrwydd cynnal gwasanaeth ieuenctid o safon, nodwyd y byddai gwell gwasanaeth ieuenctid yn cael ei ddarparu trwy Fodel Cyflwyno Amgen.

• Byddai angen archwiliad dynn o'r Model Cyflenwi Amgen.

• Mynegwyd pryder nad oedd yr adroddiad yn cynnwys digon o fanylion i ganiatáu i'r Cydbwyllgor Dethol ystyried yn llawn y cynigion a amlinellir yn yr adroddiad ac felly, p'un a fyddai cynnig o'r fath yn ffordd orau ymlaen i'r Awdurdod.

• Hysbyswyd Aelodau Dewis y Pwyllgor, er mwyn creu Model Cyflwyno Amgen ar gyfer nifer o wasanaethau'r Cyngor, roedd proses i'w dilyn sy'n cymryd amser i'w gwblhau. Roedd dod â staff ar fwrdd a'u cynnwys yn y broses yn allweddol i gyflawni ADM llwyddiannus.

• Ystyriwyd y dylid ymchwilio i awdurdodau lleol yng Nghymru, sy'n debyg i Sir Fynwy, sydd wedi sefydlu ADM i ganfod pa mor llwyddiannus ydynt, er enghraifft, roedd angen astudiaethau achos tebyg.

• Hysbysodd Swyddogion y Pwyllgor Dethol y byddai sefydlu ADM yn caniatáu i'r gwasanaethau fod yn gyfrifol am eu tynged eu hunain.

• O dan y staff ADM newydd byddai'r Cyngor yn parhau i gael ei gyflogi a byddai TUPE yn secondio i'r cwmni gyda'u telerau ac amodau wedi'u diogelu.

• Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd yngl?n â'r gwasanaeth addysg awyr agored, nodwyd na fydd ysgolion yn unig yn gallu cynnal y gwasanaeth hwn. Felly, gallai sefydlu ADM greu refeniw dros ben i'w ail-fuddsoddi er budd ysgolion Sir Fynwy.

·        
• Mae pob un o'r pedair canolfan hamdden yn Sir Fynwy yn costio tua £
450,000 y flwyddyn. O dan yr ADM newydd, y nod fyddai lleihau'r ffigwr
blynyddol hwn fesul canolfan hamdden i lawr i £ 0, neu efallai greu elw.



 

• Roedd strategaeth fuddsoddi yn cael ei ymchwilio. Mae angen ailgynllunio a buddsoddi ar gyfer canolfannau hamdden Sir Fynwy ar gyfer y dyfodol.

• Roedd Aelodau Dewis y Pwyllgor o'r farn bod angen cyflwyno'r cynllun busnes drafft i'r Pwyllgor Dethol.

• Awgrymodd un o Aelodau'r Pwyllgor Dethol y dylai'r sector preifat redeg y gwasanaeth addysg awyr agored a bod y Cyngor Sir yn dod yn gyfranddaliwr. Dywedodd y swyddogion fod yr ADM yn darparu dull mwy cydgysylltiedig a thrwy gadw'r gwasanaethau gyda'i gilydd, byddai hyn yn fwy priodol gan nad oedd rhai gwasanaethau yn creu incwm, tra bod eraill, neu a oedd â'r potensial i gynhyrchu incwm.

Casgliad y Pwyllgor:

Fe wnaethom benderfynu y bydd llythyr yn cael ei ddrafftio gan y Cadeirydd i'r Cabinet yn amlinellu'r pwyntiau canlynol:

Roedd y Cyd-Bwyllgor Dethol yn pryderu nad oedd y lefel o fanylion a roddwyd iddynt wrth geisio ei gytundeb i fynd ymlaen â'r model darparu gwasanaethau amgen, (yn enwedig mewn perthynas â chostau tebygol o ran parhau i'r cam nesaf) yn ei gynorthwyo i ddod i gasgliad pendant . Fodd bynnag, cefnogodd yr Aelodau yr athroniaeth a chytunodd y dylid archwilio'r cyfleoedd ar gyfer model darparu gwasanaethau amgen, yn amodol ar y Cabinet a'r swyddogion sy'n ystyried y canlynol:

• Adnoddau: Mae gan y Pwyllgor amheuon ynghylch yr adnoddau sydd eu hangen i ddatblygu'r gwaith ymhellach a'r adnoddau sydd eu hangen i gyflwyno'r model ei hun. Mae'r Cydbwyllgor Dethol yn gofyn i'r Aelodau roi dadansoddiad ariannol i amlinellu'r manylion hyn.

• Llywodraethu: Mae'r Aelodau yn cytuno'n gryf bod angen penderfynu ar y fframwaith llywodraethu ac atebolrwydd yn gynnar ac argymell bod swyddogion yn archwilio ystod o strwythurau / modelau atebolrwydd i'w hystyried gan yr Aelodau.

• Rheoli disgwyliadau'r cyhoedd: Cytunodd yr Aelodau fod angen i'r Cyngor ystyried sut y gall sicrhau bod anghenion y cyhoedd yn cael eu hadlewyrchu mewn gwasanaethau a ddarperir trwy fodel darparu gwasanaeth amgen.

• Staffio: Mae'r Pwyllgor yn pryderu y bydd goblygiadau i staff mewn unrhyw drefniant arall ac yn argymell y dylid dadansoddi dadansoddiad o'r opsiynau staffio (secondiad neu TUPE) yn llawn ar gyfer ystyriaeth Aelodau pellach.

• Craffu: Mae'r Cydbwyllgor Dethol yn gofyn am ddod â'u cynigion, ynghyd â'r Achos Busnes drafft, i gyfarfod o'r Cyd-Bwyllgor Dethol (Hydref / Tachwedd 2016) yn y dyfodol cyn cael ei ystyried gan y Cyngor llawn.