Agenda item

Ystyriwyd Adroddiad ISA 260 Swyddfa Archwilio Cymru ar adroddiad Cyfrifon Cyngor Sir Fynwy ar gyfer 2015/16.  Cadarnhawyd y bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn cyflwyno adroddiad archwilio diamod, heb fod unrhyw faterion allweddo yn cael eu crybwyll/nodi. 

Roedd y Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru wedi crynhoi’r materion sylweddol a’r materion sylweddol eraill fel a ganlyn:

•           Materion sylweddol: Dosbarthiad o Gredydwyr yn Nodyn 13.6; a chamddatganiadau a oedd wedi eu cywiro gan reolwyr (wedi eu manylu yn Atodiad 3 o’r adroddiad cysylltiedig)

•           Materion sylweddol eraill: wrth ystyried materion ansoddol a meintiol, eglurwyd nad oedd yna faterion ansoddol ac eithrio ychydig o waith er mwyn gweithio o fewn terfynau amser newydd. Nodwyd fod trafodaethau cychwynnol wedi eu dechrau er mwyn gwneud trefniadau priodol. 

•           Bydd memorandwm o’r cyfrifon terfynol yn cael ei gyhoeddi ar gyfer trafodaeth gyda’r Pennaeth Cyllid a’i thîm a fydd yn cynnwys gwelliannau i wella’r broses o gynhyrchu cyfrifon.

Wedi cyflwyno’r adroddiad, gofynnwyd am gwestiynau a sylwadau gan yr Aelodau.

•           Mewn ymateb i ymholiad, roedd y Swyddog wedi rhoi sicrwydd fod y camau priodol yn mynd i gael eu cymryd fel yn ystod y blynyddoedd cynt ac nid oedd unrhyw gamddatganiad o ran y cyfrifon ond roedd ychydig o’r naratif dal heb ei gwblhau. Daethpwyd i’r casgliad y bydd yna newidiadau i’r strwythur codio er mwyn lleihau’r posibilrwydd o unrhyw beth yn cael ei hepgor.

•           Gofynnodd Aelod am esboniad yngl?n â Nodiadau  13.5 a 13.6 sydd yn ymwneud â’r  gostyngiad o £1.7m (o gyfrifon y Credydwyr a’r Dyledwyr) sydd wedi eu clustnodi i’r Farchnad Wartheg? Gofynnwyd am eglurder hefyd ynghylch CMC² gan nodi’r ddyled posib o £90K sydd wedi ei nodi ond mae’r cyfrifon elw a cholledion a’r difidend, yn dangos sero. Gofynnwyd a oedd y rhagolygon a nodwyd wedi eu cyflawni. 

Esboniodd y Swyddog natur  yr addasiadau ar gyfer  y CMC² a chyfeirio at gyfrifon 2014/15 a oedd yn cynnwys darpariaeth ar gyfer diffygion yn sgil gweithgareddau masnachu. Esboniwyd fod hyn wedi ei nodi fel camgymeriad  a’i fod dal yn bodoli, ac felly, dylid ei ddileu sydd yn esbonio’r newid sydd angen ei wneud. Ychwanegwyd ei fod dal yn briodol i’w gofnodi fel dyled posib gan mai’r Cyngor sydd yn berchen ar CMC² yn llwyr. Nid yw’r Cyngor yn gyfrifol am golledion masnachu CMC² ond mae’n warantwr ar gyfer y cyfleusterau gorddrafft.  Ychwanegwyd fod ei weithgareddau masnachu yn ystyried derbynebau fel gwaith sydd wedi ei gwblhau ac efallai fod y system dyledwyr  yn medru dangos fod incwm yno cyn bod yr arian wedi ei dderbyn - o’r herwydd, mae angen rheoli’r elfen o ddyledion wrth i ni aros am yr incwm ac efallai fod angen i’r Cyngor ystyried i roi benthyg arian  i CMC² er mwyn ariannu gorddrafft yn y dyfodol.  Yn sgil hyn, mae’n cael ei drin fel rhwymedigaeth ddigwyddiadol yn hytrach na darpariaeth. Esboniwyd y gwahaniaeth fod darpariaeth yn effeithio ar gyfrifon y Cyngor lle y mae rhwymedigaeth ddigwyddiadol ond yn golygu bod angen nodyn memorandwm yn y cofnodion sydd yn dangos y gall ddigwydd yn y dyfodol. 

Eglurodd y Swyddog  o Swyddfa Archwilio Cymru fod yr amseru o ran derbyn yr arian yn fater i’w hystyried ond nid oedd yn cael effaith ar elw net y cyfrifon ond roedd dal yn bwynt sylweddol i’w nodi. 

Cytunwyd ar yr argymhellion.

Rhoddwyd diolch i’r Swyddogion am eu cyfraniad i’r cyfarfod.