Agenda item

Cyd-destun:

Rhoiadroddiad ar berfformiad y gwasanaeth Cynllunio am y cyfnod 2015-16.

Gwahoddwyd y Pwyllgor Cynllunio i fynychu'r cyfarfod wrth ochr y Pwyllgor Dethol i graffu'r adroddiad.

MaterionAllweddol:

Mae gwaith y gwasanaeth cynllunio'n cysylltu'n uniongyrchol gydag amcan Cyngor Sir Fynwy o sicrhau cymunedau cynaliadwy a chydnerth. Mae'r gwasanaeth yn ymwneud yn uniongyrchol gyda phrosiectau corfforaethol ehangach fel Ysgolion 21ain Ganrif, rhesymoli ein portffolio stadau ac mae'n rhan ganolog o'r gwaith sy'n mynd rhagddo ar Dyfodol Sir Fynwy.

Mae meysydd allweddol gwaith ar gyfer y Gwasanaeth Cynllunio yn cynnwys:

•           Darparu cyngor cyn gwneud cais i gwsmeriaid.

•          Penderfynu ar geisiadau cynllunio yn unol â pholisi a fabwysiadwyd ac ystyriaethau cynllunio sylweddol, gan roi ystyriaeth i sylwadau rhanddeiliaid ac amcanion corfforaethol.

•          Sicrhau cyfraniadau ariannol gan ddatblygwyr i wrthbwyso gofynion seilwaith datblygiadau newydd a diwallu'r angen am dai fforddiadwy.

•          Diogelu 2400 Adeilad Rhestredig a 31 Ardal Gadwraeth y Sir, ardaloedd o sensitifrwydd archeolegol, Ardal Harddwch Naturiol Eithriadol Dyffryn Gwy, Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog ac Ardaloedd Diogelu Arbennig ac Ardaloedd Arbennig Cadwraeth Ewropeaidd.

•          Cymryd camau gweithredu gorfodaeth cadarn yn erbyn datblygiad annerbyniol heb awdurdod.

•          Codi ymwybyddiaeth o rôl statudol a phwysigrwydd fframwaith cynllunio defnydd tir, gan adeiladu ar y lefelau uchel o ymgysylltu sy'n sail i'r broses Cynllun Datblygu Lleol.

•          Paratoi canllawiau cynllunio atodol (SPG) i gynorthwyo gyda gweithredu a dehongli polisi'r Cynllun Datblygu Lleol.

•          Gweithredu Cynllun Datblygu Lleol y Cynllun drwy ymgysylltu a gweithio gyda chymunedau, a gweithio partneriaeth gyda phartneriaid mewnol ac allanol i feithrin cyd-greu a thwf menter a llesiant cymunedol ac amgylcheddol. Bydd hyn yn cynnwys ymwneud gyda gwaith Lle Cyfan a'r Cynllun Llesiant Lleol.

•          Monitro a gwerthuso polisïau'r Cynllun a'r broses o baratoi'r Cynllun.

Adborthgwasanaeth cwsmeriaid

Rhwng 2010 a 2012 cynhaliwyd adolygiad Meddwl Systemau ar wasanaeth cynllunio'r Cyngor. Ceisiodd yr adolygiad fynd â'r swyddogaeth yn ôl i'r egwyddorion cyntaf: yr hyn sy'n bwysig i'n cwsmeriaid a sut y gellir dileu gwastraff (gweithredoedd neu weithdrefnau nad ydynt yn ychwanegu gwerth i'r canlyniad). Cafodd yr adolygiad seiliedig ar dystiolaeth yma ei weithredu'n llawn, er bod rhan o'r dull Meddwl Systemau angen i wasanaethau gael eu hadolygu'n gyson a'u monitro'n agos.

Dynododdyr arolwg fod y pethau dilynol yn bwysig i gwsmeriaid:

•          Mae cwsmeriaid yn gwerthfawrogi cyngor cyn gwneud cais a chyngor pan fydd y cais yn cael ei ystyried.

•          Maent eisiau i swyddogion fod yn hygyrch a chyfathrebu agored ac onest.

•          Maent eisiau cysondeb mewn cyngor cyn gwneud cais ac wrth ddilysu ceisiadau.

•          Maent eisiau i'r Pwyllgor Cynllunio ddilyn argymhelliad y swyddog ac yn gwerthfawrogi medru cael dialog gydag Aelodau cyn penderfyniad.

•          Nid ydynt eisiau gosod gormod o amodau ar benderfyniadau, a phan osodir amodau, dylent fod yn berthnasol a rhwydd eu gweithredu.

•              Maentyn gwerthfawrogi medru cyflwyno cais ar-lein a chwilio am geisiadau a gwybodaeth ar-lein.

•           Mae trydydd partïon yn gwerthfawrogi cael eu clywed yn ystod y broses gais.

Mae'rgwasanaeth felly'n gweithredu gyda'r blaenoriaethau hyn fel egwyddorion llywio, gan lunio ymddygiad a gweithdrefnau. Mae'r gwasanaeth yn ymroddedig i fod â ffocws ar ganlyniadau yn hytrach na mynd ar ôl targedau perfformiad nad ydynt yn flaenoriaeth i gwsmeriaid yr Adran.

Craffuaelodau:

Nodwyd y pwyntiau dilynol:

• Gellid ychwanegu dangosydd perfformiad ychwanegol at yr adroddiad, sef y canran o geisiadau a ddirprwyir i swyddogion i'w penderfynu. Hysbysodd y Pennaeth Cynllunio, Tai a Llunio Lle y Pwyllgor y byddai'n rhoi manylion yr wybodaeth yma i Aelodau.

• Mewnymateb i gwestiwn gan Aelod o'r Pwyllgor Dethol, roedd y Pennaeth Cynllunio, Tai a Llunio Lle yn gwerthfawrogi'r Pwyllgor Cynllunio fel 'cyfaill beirniadol;' gyda swyddogion â pherthynas waith dda gyda'r pwyllgor hwnnw.

• Mae holl Aelodau'r Pwyllgor Cynllunio yn derbyn hyfforddiant gorfodol cyn gwasanaethu ar y pwyllgor, fel y nodir yng Nghod Ymddygiad yr Aelodau. Cynhelir y daith ddylunio flynyddol lle mae'r Pwyllgor Cynllunio ynghyd â swyddogion yn ymweld â datblygiadau wedi eu cwblhau lle cafodd y ceisiadau cynllunio eu cymeradwyo gan y Pwyllgor. Gall y Pwyllgor hefyd ddysgu o benderfyniadau apeliadau.