Agenda item

I graffu ar yr adroddiad perfformiad blynyddol cyn ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru.

Cafodd cyflwyniad ei roi gan Phil Thomas, gan gyflwyno’r adroddiad ac ateb cwestiynau aelodau gyda Craig O’Connor ac Andrew Jones:

• Gofynnodd aelodau am yr amserlen ar gyfer digideiddio pob microfiche a chofnodion coed. Dywedwyd fod y broses digideiddio yn bur gymhleth ac yn dibynnu llawer ar gyfyngiadau cyllideb. Gall y broses gymryd rhai blynyddoedd i’w gorffen ac nid oes amserlen benodol ar hyn o bryd. Gellid cyflymu’r broses os gellid sicrhau cyllid drwy symud data’r Gofrestrfa Tir, ond nid oes gwarant o hyn.
• Holodd aelod am  y ffigurau a’r canrannau’n gysylltiedig â’r gwasanaeth cyngor cyn ymgeisio, gan nodi ei botensial fel enillydd refeniw a dywedwyd iddynt gau 264 cais yn gofyn am gyngor cyn ymgeisio a derbyn 282 cais newydd yn ystod y cyfnod 2023-2024. O’r rhai a gafodd gyngor cyn ymgeisio, arweiniodd 35 at geisiadau cynllunio, gyda 34 yn cael eu cymeradwyo ac un yn cael ei dynnu’n ôl, gan roi cyfradd llwyddiant o 100%. Roedd y refeniw o’r gwasanaeth hwn tua £55,000.
• Mynegwyd pryder am y canran isel (4.5%) o achosion gorfodaeth yn arwain at hysbysiadau a gyflwynwyd, allan o 286 achos. Esboniodd swyddogion mai dim ond am dorri difrifol ar reolau cynllunio yn y budd cyhoeddus y cymerir gweithredu gorfodaeth. Caiff llawer o achosion torri rheolau eu datrys drwy negodi neu geisiadau cynllunio ôl weithredol ac nid yw rhai achosion angen gweithredu gorfodaeth, oherwydd mân dorri rheolau neu ddiffyg hwylustod. Yn aml mae negodi anffurfiol yn datrys torri rhheolau heb yr angen am hysbysiadau ffurfiol, ac aiff pob penderfyniad drwy broses panel dirprwyedig ar gyfer craffu.
• Holodd aelod am y targed ar gyfer penderfyniadau gan aelodau yn erbyn argymhellion swyddogion, gan nodi fod y targed yn llai na 5% a gofyn sut olwg fyddai ar “da” yn y cyd-destun hwn. Esboniodd swyddogion y caiff y targed o lai na 5% ei osod gan Lywodraeth Cymru a bod rhychwant o 5-9% yn cael ei ystyried yn deg. Fe wnaethant bwysleisio y dylai penderfyniadau swyddogion cynllunio ac aelodau’r pwyllgor fod yn gydnaws yn gyffredinol, ond gan gydnabod fod y Pwyllgor Cynllunio yn bodoli i wneud dyfarniadau cytbwys er budd y cyhoedd. Nodwyd fod y ffigur presennol o 6% yn gysurus o fewn y rhychwant teg ac yn adlewyrchu’r cydweithio rhwng swyddogion ac aelodau’r pwyllgor.
• Awgrymodd aelod wella dealltwriaeth y cyhoedd o sut mae cynllunio yn gweithio, efallai drwy ddatganiad ar ddechrau pob cyfarfod cynllunio. Cydnabu swyddogion gymhlethdod y broses cynllunio a’r angen am well cyfathrebu. Fe wnaethant sôn fod rhagymadrodd yn yr agenda gyda’r egwyddorion a pholisïau allweddol, ond cytunwyd mynd â’r awgrym ymaith ac ystyried sut i wneud yr wybodaeth yn fwy cryno a dealladwy i’r cyhoedd.
• Gofynnwyd cwestiwn am y £800,000 a gesglir mewn ffioedd a pha mor aml y caiff hyn ei adolygu. Hysbyswyd aelodau fod Llywodraeth Cymru yn adolygu strwythur ffioedd a gwasanaethau cynllunio ar hyn o bryd, gyda’r ymgynghoriad ar agor hyd at 17 Ionawr. Mae’r adolygiad yn anelu i wneud gwasanaethau cynllunio yn fwy cydnerth ac y gellir adfer y costau.
• Gwnaed ymholiad am y gyfradd gweithredu isel (4.5%) o 286 cwyn am orfodaeth ac os yw hyn yn dangos yr angen am well hyfforddiant ar gyfer Cynghorau Cymuned a Thref. Esboniodd swyddogion y caiff llawer o achosion gorfodaeth eu datrys drwy negodi anffurfiol neu geisiadau cynllunio ôl-weithredol ac mai dim ond torri rheolau yn ddifrifol sy’n arwain at Hysbysiadau ffurfiol. Tanlinellwyd pwysigrwydd cyfathrebu a hyfforddiant ar gyfer cynghorau Cymuned a Thref i ddeall y broses orfodaeth yn well.
• Gofynnwyd cwestiwn am ffynonellau adroddiadau gorfodaeth ac os yw lefel gyfredol adroddiadau yn briodol. Dywedodd swyddogion y daw adroddiadau gan gymysgedd o breswylwyr, cynghorau tref a chynghorwyr sir. Nodwyd fod lefel bresennol adroddiadau yn hylaw ac yn angenrheidiol i gyfarch gwahanol faterion o gonsyrn, hyd yn oed os nad yw rhai achosion yn arwain at weithredu gorfodaeth ffurfiol.
• Holodd aelod am feincnodi, gan nodi absenoldeb ffigurau cenedlaethol gan Lywodraeth Cymru ac awgrymu’r angen am ddull mwy safonedig at gasglu data a meincnodi ar draws awdurdodau lleol. Cydnabu’r swyddogion y rhwystredigaeth gyda diffyg data meincnodi ers 2019 ac esboniwyd fod Llywodraeth Cymru wrthi’n ymgynghori ar fframwaith newydd ar gyfer perfformiad cynllunio. Soniwyd fod y Cyngor wedi parhau i adolygu ei berfformiad yn flynyddol er diffyg gofyniad statudol a mynegwyd y gobaith y byddai’r fframwaith newydd yn cyfarch materion meincnodi. Bydd y Cadeirydd yn ystyried ffordd i wthio am i fwy o ddata meincnodi fod ar gael i  swyddogion ac aelodau – GWEITHREDU
• Mynegwyd pryderon am y galluedd ar gyfer gorfodaeth a’r angen am well cyfathrebu gyda Chynghorau Cymuned a Thref. Cydnabu swyddogion yr angen am well cyfathrebu a hyfforddiant ar gyfer Cynghorwyr Cymuned a Thref. Tanlinellwyd pwysigrwydd esbonio’r broses gorfodaeth a’r cymhlethdodau cyfreithiol sy’n gysylltiedig. Fe wnaethant hefyd sôn am y cynllun gweithredu i wella’r perthnasoedd hyn a rhoi hyfforddiant wedi ei ddiweddaru.
• Awgrymodd aelod osod diwrnod i wahodd aelodau o’r Cynghorau Cymuned a Thref ar gyfer sesiwn i wella dealltwriaeth a chyfathrebu. Cafodd yr awgrym ei groesawu a chytunwyd y gallai trefnu sesiynau o’r ffordd fod yn ffordd effeithlon i ledaenu gwybodaeth a gwella’r ddealltwriaeth ymysg Cynghorau Cymuned a Thref am brosesau cynllunio.
• Holwyd os caiff defnyddwyr gwasanaeth eu hannog i roi adborth ffurfiol neu os mai drwy gwynion gan gwsmeriaid y caiff adborth ei dderbyn yn bennaf. Er yr arferent fod â ffurflen adborth cwsmeriaid, dywedodd swyddogion y daethpwyd â hynny i ben oherwydd cyfradd ymateb isel. Fodd bynnag, maent yn cael adborth cadarnhaol a hefyd negyddol drwy gwynion a chanmoliaeth. Soniwyd eu bod yn ystyried ailgyflwyno dull ar gyfer adborth, efallai drwy anfon holiaduron gyda hysbysiadau penderfyniad.

Crynodeb y Cadeirydd:

Cydnabu’r Cadeirydd y perfformiad da mewn sawl maes, yn cynnwys y gyfradd uchel o geisiadau a benderfynwyd o fewn wyth wythnos (93%), cyfradd cymeradwyaeth uchel ceisiadau (97%) a llwyddiant y gwasanaeth cyngor cyn ymgeisio (cymeradwyaeth o 100% ar gyfer y rhai a ddilynodd y cyngor). Tanlinellodd bwysigrwydd gwella cyfathrebu a pherthynas gyda Chynghorau Cymuned a Thref, yn arbennig yng nghyswllt gorfodaeth. Soniodd hefyd am y bwlch rhwng disgwyliadau’r cyhoedd a’r broses orfodaeth fel y mae, gan danlinellu’r angen am well esboniad a thryloywder.  Soniodd y Cadeirydd am yr angen am well dulliau ar gyfer adborth cwsmeriaid a phwysigrwydd meincnodi o gymharu ag awdurdodau eraill ac awgrymodd ymchwilio adolygiadau cymheiriaid a rhannu data perfformiad gydag awdurdodau cyfagos i wella tryloywder a gwerthuso perfformiad.

Mae’r pwyllgor yn cefnogi’r cynllun i wella cyfathrebu a rhoi hyfforddiant wedi ei ddiweddaru ar gyfer Cynghorwyr Cymuned a Thref ac mae’n awgrymu trefnu sesiynau i wahodd aelodau o’r cynghorau hyn i wella dealltwriaeth a lledaenu gwybodaeth. Dymunai’r pwyllgor ddiolch i’r swyddogion am eu hadroddiad a gwaith caled parhaus y tîm.