Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Gynllun Gweithredol Archwilio Mewnol Drafft 2023/24. Yn dilyn cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor:

·        Mynegodd Aelod bryder am yr adnoddau staff cyfyngedig yn y Tîm Archwilio Mewnol a'r angen posibl i ddibynnu ar adnoddau allanol drud i gyflawni'r rhaglen archwilio lawn, a holwyd a oedd unrhyw debygolrwydd o ddatrysiad.   Eglurwyd y byddai'n well peidio â defnyddio adnoddau allanol.  Mae swydd wag yr Uwch Archwilydd wedi'i llenwi, sy'n mynd â'r tîm i’r nifer llawn ac eithrio rôl y Prif Archwilydd Mewnol 0.5 Cyfwerth ag Amser Llawn. Gellir defnyddio'r 5 mis o gynilo swyddi gwag ar gyfer swydd yr uwch archwilydd i gaffael adnoddau allanol yn amodol ar ystyriaethau cost a chyllidebol.

·        Holwyd a ellid defnyddio cyllid 0.5 Cyfwerth ag Amser Llawn y Prif Archwiliwr Mewnol i ddarparu swydd gradd is. Ni chafodd y syniad hwn ei ddiystyru ond atgoffwyd y Pwyllgor fod materion recriwtio mewn timau archwilio ar draws Cymru a’r DU. Mae'r model cyflawni dan ystyriaeth gan gynnwys cydweithredu rhanbarthol ehangach a allai roi mynediad i ddarpariaeth arbenigol e.e. sgiliau archwilio TG.  Mae'r Cadeirydd yn disgwyl ymgynghori â'r Pwyllgor ar y modelau cyflenwi newydd arfaethedig.

Gan nodi asesiad y Prif Archwiliwr Mewnol mai prin yn ddigonol oedd y targed o 5.5 Cyfwerth ag Amser Llawn, y sefyllfa adnoddau bresennol o 5.0 Cyfwerth ag Amser Llawn a llinell amser ansicr, estynedig ar gyfer trosglwyddo i’r model cyflawni targed, cymeradwyodd y Pwyllgor sylwadau’r Prif Archwiliwr Mewnol, nododd y canlyniadau tebygol ar lefelau sicrwydd rheolaeth/natur barn y Prif Archwiliwr Mewnol y gellir eu darparu ar ddiwedd y flwyddyn, gofynnodd y pwyllgor i'r mater hwn gael ei uwchgyfeirio i'r Cabinet a'r Cyngor i'w nodi'n ffurfiol ac, fel y bo'n briodol, i'w drafod gyda'r Dirprwy Brif Weithredwr.

Derbyniodd y Pennaeth Cyllid farn y Pwyllgor gan hefyd groesawu cyfnod i adolygu'r sefyllfa ac archwilio modelau cyflwyno. 

·        Mynegodd Aelod bryder am y gostyngiad o un rhan o dair i'r cyfanswm sydd ar gael a holwyd a oedd cymariaethau ar gael mewn sefydliadau eraill gan nad oedd yn ymddangos bod digon o archwilwyr i ymgymryd â'r gwaith gofynnol.   Esboniwyd bod y cyfrifiad yn seiliedig ar ddiwrnodau anghynhyrchiol (e.e. cyfarfodydd tîm, arfarniadau, absenoldeb ac ati).  Ychwanegwyd bod gan archwilydd cymwys ofyniad o 40 awr DPP y flwyddyn.

·        Gofynnodd y Cadeirydd pam nad yw adolygiad o'r rheolaethau sy'n gysylltiedig â chynnig a gweithredu'r arbedion ariannol pellach disgwyliedig gan Benaethiaid Gwasanaeth wedi'i gynnwys yn y cynllun.   Ymatebwyd bod pob agwedd wedi'i hystyried a gwahoddir y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i roi adborth, a rhoddir ystyriaeth i ychwanegu amser i'r cynllun.  

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid sicrwydd bod y Cabinet wedi gofyn am uwch arweinyddiaeth i fonitro cyllideb agos a rheolaidd ar gyfer yr holl wasanaethau ar gyfer 2023/24.  Mae cryn dipyn o bwysau wedi'i ychwanegu i'r gyllideb a'r risgiau ariannol a'r risgiau cyllidebol o beidio â chyflawni rhai o'r arbedion hynny.   Mae cyfarfodydd rheolaidd yn cael eu cynnal gyda gwasanaethau’n cyflwyno risg cyllideb uchel ar gyfer y flwyddyn a chynhelir cyfarfodydd yn rheolaidd gyda swyddogion sy'n gyfrifol am gyflawni'r arbedion cyllidebol.  Mae'r trefniadau hyn yn darparu mynediad amser real i'r camau sy'n cael eu cymryd gan wasanaethau i leihau costau. Dywedodd y Pennaeth Cyllid y gellir cymryd sicrwydd o'r trefniadau monitro ar gyfer y flwyddyn ariannol hon.   Gan nodi'r sylwadau hyn, gofynnodd y Cadeirydd y dylid ystyried yn gliriach risgiau gweithredol canlyniadol ar ddarparu gwasanaethau a rheolaeth gyffredinol ochr yn ochr â'r risgiau ariannol a gynhwysir yn y cynllun.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, adolygodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gwneud sylwadau ar Gynllun Archwilio Mewnol Drafft 2023/24 a nododd cyn ei gymeradwyo yn y cyfarfod nesaf.