Agenda item

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno adroddiad ar y Farn Archwilio Mewnol Anffafriol. Wedi cyflwyno’r adroddiad, gofynnwyd i Aelodau’r Pwyllgor a oedd cwestiynau ganddynt:

Wrth ymateb i gwestiwn,  esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol y rhesymau pam fod yna amser wedi mynd cyn cynnal arolygon dilynol, a hynny yn sgil Covid a’r ffaith nad oes modd ymweld ag ysgolion a Hen Orsaf Tyndyrn ond hefyd yn cytuno y dylid fod wedi eu cynnwys yn y cynllun cyn hyn. Bydd yr arolygon dilynol yn cael eu cynnal yn Chwarter 4. 

Roedd yr argymhellion yn y cynlluniau gweithredu wedi eu cytuno gyda’r Penaethiaid/Pennaeth Gwasanaeth a bydd yr arolwg dilynol yn cadarnhau a ydynt wedi eu gweithredu ai peidio. Yn y cyfamser, nid oes yna dystiolaeth bod cynnydd wedi ei wneud. Mae’r adroddiad terfynol yn cael ei ddanfon at y Pennaeth/Pennaeth Gwasanaeth a’r Prif Swyddogion sydd yn sicrhau bod yna brosesau er mwyn sicrhau bod y camau hyn yn cael eu gweithredu yn y cyfamser.  Gwnaed sylw fod e.e. y Tîm Cyllid yn yr adran Plant a Phobl Ifanc yn ymwybodol o argymhellion y cynllun gweithredu.  Er mwyn cynnig rhyw fath o sicrwydd,  awgrymwyd y dylid danfon nodyn ysgrifenedig gan y rheolwyr er mwyn diweddaru ar y cynnydd gyda’r cynllun gweithredu yn y cyfamser.  Atgoffwyd y Pwyllgor fod yna adroddiad blynyddol ar y Blaenraglen Waith sydd yn ymdrin gyda’r cynnydd sydd wedi ei wneud o ran yr argymhellion. Mae’r Prif Archwilydd Mewnol yn mynychu cyfarfodydd y Tîm Arwain Strategol er mwyn trafod y datganiad llywodraethiant blynyddol  a’r farn archwilio cyfyngedig. Mae yna waith yn cael ei wneud er mwyn awtomeiddio elfennau o’r broses archwilio mewnol.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cytuno i ail-ddanfon yr adroddiadau at y Penaethiaid/Pennaeth Gwasanaeth yn gofyn am ddiweddariad ar y cynnydd sydd wedi ei wneud er mwyn gweithredu argymhellion.  

Roedd Aelod wedi gofyn cwestiwn am y broses sy’n dilyn pan fydd lefel Rhesymol o sicrwydd yn cael ei rhoi a rhoddwyd gwybod bod y gwiriadau gan y tîm archwilio  yn cadarnhau a yw’r argymhellion sylweddol neu gymedrol wedi eu gweithredu. Os oes yna bryderon, yna mae rhai wedi eu cynnwys yn y broses gynllunio archwilio.  Yn gyffredinol, mae barn Rhesymol neu uwch yn ffafriol a byddai’n cael ei ychwanegu at y broses cynllunio archwilio  a’r asesiadau risg yn cael eu gwneud yn flynyddol.  Os nad yw’r argymhellion ar gyfer barn Rhesymol wedi eu gweithredu, efallai y bydd archwiliad dilynol yn cael ei flaenoriaethu.  

Roedd y Pwyllgor wedi ystyried argymhellion yr adroddiad fel a ganlyn:

1.    Nodwyd y gwelliannau sydd wedi eu gwneud gan y meysydd gwasanaeth ar ôl derbyn y barn archwiliad sicrwydd Cyfyngedig gwreiddiol.

2.    Cytunwyd os yw Aelodau o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit dal yn poeni am unrhyw un o’r farn archwilio sydd wedi ei gyhoeddi neu’r diffyg gwelliannau a nodir mewn adolygiad archwiliad dilynol, dylid ystyried  gwneud cais i alw’r rheolwr gweithredol a’r Pennaeth Gwasanaeth gerbron y Pwyllgor er mwyn cyfiawnhau’r diffyg cynnydd a’u dal yn atebol am wneud gwelliannau yn y dyfodol.   

3.    Gan fod Aelodau eisoes wedi galw’r Pennaeth Gwasanaeth a rheolwyr gwasanaeth ar gyfer Teithio Consesiynol a’r Fflyd ger eu bron,  a bod Iechyd a Diogelwch a Rheoli Gyrwyr wedi derbyn barn  Cyfyngedig yn 2021/22, nid yw’r Prif Archwilydd Mewnol yn argymell gwneud ceisiadau galw i mewn pellach.