Agenda item

I gynnal gwaith craffu cyn penderfynu ar y Strategaeth.

Cyflwynodd Scott James a Steve Robinson yr adroddiad gan ateb cwestiynau'r aelodau ar y cyd â’r Aelod Cabinet Rachel Garrick.

Her:

Ar dudalen 1, mae Cas-gwent ar goll o'r rhestr o'r 6 prif anheddiad?

Ymddiheuriadau, gwall teipio yw hyn: Dylid cynnwys Cas-gwent.

O ran y 10 categori gwariant uchaf, oni fyddai dangos canrannau hefyd o fudd?

Mae'r siart yma’n cael ei ddal ar hyn o bryd, felly byddwn yn ystyried y sylwadau yngl?n â’r canrannau.

A oes modd i ni gael mwy o fanylion yngl?n â’r mesurau a’r targedau?

Bydd gofyn cymryd nifer o gamau bach o ran cynnydd er mwyn cyflawni e.e. carbon, sy'n her sylweddol ym mhob awdurdod. Rydym yn edrych ar y camau ymarferol y gallwn eu cymryd i gefnogi'r gwaith o gyflawni. Mae'r cynllun cyflenwi yn aeddfedu nawr o ran ei brif gynnwys ond y peth allweddol y dylid cytuno arno yw'r gefnogaeth ychwanegol y gallwn ei derbyn o bob rhan o'r awdurdodau - mae rhywfaint o adnodd ar gael o hyd. Mae'r gweithgareddau allweddol y dylid eu cyflawni wedi’u diffinio i raddau helaeth, ond mae angen rhoi sylw i’r elfennau yma o hyd.  Mae gwaith teg yn faes ffocws allweddol ar gyfer y bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus newydd. Mae gwaith yn mynd rhagddo; mae rhai o'n swyddogion yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru ar ddatblygu'r cymalau cymdeithasol y bydd gofyn eu cynnwys mewn cytundebau.  Y prif bwynt sy'n dod i’r amlwg yw pwysigrwydd gwaith dilynol o ran rheoli contract er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth gyda’r cymalau dan sylw.

Oes gwahaniaeth rhwng y ddeddfwriaeth arfaethedig yn y DU ac yng Nghymru? Oni fydd deddfwriaeth y DU yn cael effaith ar Gymru?

Bydd deddfwriaeth llywodraeth y DU yn berthnasol i Gymru. Mewn ymgynghoriad â sector cyhoeddus Cymru, penderfynodd Llywodraeth Cymru y byddai'n gweithio gyda Llywodraeth y DU yn hytrach na datblygu ei rheoliadau ei hun. Mae'r gwaith o ddatblygu'r ddeddfwriaeth sy’n cyd fynd â’r mesur Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus yng Nghymru yn cael ei wneud ochr yn ochr â’r gwaith y mae Llywodraeth y DU yn ei wneud.

A yw'r strategaeth hon yn cynnwys neu'n cwmpasu ysgolion a phrynu ysgolion?

Nid yw prynu ysgolion yn cael ei eithrio o'r strategaeth.

Ydy'r cynllun cyflenwi yn wahanol ar gyfer pob awdurdod lleol neu a fydd papur cyffredin yn cael ei ailfrandio ar gyfer pob un?

Mae 3 strategaeth wedi cael eu datblygu ar y cyd. Mae drafft cychwynnol y strategaeth a'r cynllun cyflenwi wedi cael ei lywio gan Gaerdydd, ac fel arall - dyma’r fantais o gydweithio.  Yn aml, rydym yn ceisio cyflawni'r un pethau ond rydym ar wahanol lefelau o ran aeddfedrwydd, h.y. os yw Caerdydd gam ar y blaen mewn maes penodol, gallwn ddefnyddio’r hyn y maent wedi ei ddysgu yn Sir Fynwy a Thorfaen ac elwa.

Pa fecanweithiau sydd ar waith ar gyfer monitro a gorfodi cydymffurfiaeth contract? Mae'n ymddangos bod y 7 amcan mewn seilos ar wahân – sut maen nhw'n cael eu hintegreiddio, er mwyn eu rhoi ar waith?

Un darn o waith a wnaed oedd edrych ar reolaethau allweddol prosesau llywodraethu; Mae sawl darn o waith yn mynd rhagddo. Mae gennym ddull llywodraethu cadarn yng Nghaerdydd felly rydym yn dewis elfennau y byddai Sir Fynwy yn elwa ohonynt ac yn edrych ar sut i’w cyflwyno yma. Bydd hyn yn ymwneud â darparu hyfforddiant a datblygu dogfennau a phrosesau. Bydd cyflwyno'r strategaeth yn cynnwys datblygu adnoddau ac addysg newydd. Byddem yn edrych i dynnu elfennau at ei gilydd e.e. cyfleoedd sy’n ymwneud â lleihau carbon, cynnwys gwerth cymdeithasol o fewn tendrau, ac ati. mae rheoli contract yn faes allweddol - mae gennym syniadau pendant ar sut i gyflwyno peth o hyn yn Sir Fynwy.

Yn ôl at y berthynas rhwng Caerdydd, Torfaen a Sir Fynwy - a fyddai'n fwy tryloyw i gael ein brandio fel strategaeth consortiwm prynu ar y cyd?

Rydym wedi cael y drafodaeth honno. O dan y Bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael newydd, bydd yn ofynnol i awdurdod gael strategaeth gaffael. Nid ydynt yn erbyn y syniad fod sawl awdurdod yn rhannu strategaeth, ond dewisom 3 strategaeth ar wahân - mae'r awdurdodau wedi gwerthfawrogi cael ffocws clir drostynt eu hunain. Ond gallwn edrych ar hyn wrth adolygu yn y dyfodol.  Rhywbeth i'w gofio serch hynny, er mwyn cael strategaeth a rennir, mae’n rhaid i’r 3 awdurdod rannu’r un awydd.

Wrth ddadansoddi gwariant lleol, beth yw ffynhonnell y data?  A oes modd cael golwg arni?

Rydym wedi gwella ansawdd ein data ar wariant a'r modd yr ydym yn ei ddadansoddi yn ystod y 10 mlynedd diwethaf, ac rydym wedi dechrau defnyddio ein profiad i gynorthwyo Sir Fynwy gyda’u data ar wariant. Mae'r data ar wariant lleol yn seiliedig ar wybodaeth cod post. Mae’r dadansoddiad wedi'i wneud gan adnodd o Gaerdydd sy'n gofalu am ddata Caerdydd.

A fydd hyn yn cael ei adolygu bob chwarter?

Byddwn yn ceisio gwella ansawdd, dibynadwyedd a mynediad at ddata. Rydym yn defnyddio adnodd o'r enw Power BI i gyflwyno llawer o'r data ar wariant, ac rydym wedi cyflwyno'r cylch cyntaf i'r Tîm Arweinyddiaeth Strategol yn Sir Fynwy. Byddwn yn mireinio ac yn gwella hynny dros y flwyddyn nesaf.

Sut mae'r gwariant blynyddol o £98m yn cymharu â'r blynyddoedd cynt?

Mae hyn wedi bod yn weddol gyson yn ystod y 2-3 blynedd ddiwethaf - tua £100m.

O ran trosiant uchel staff a chymysgedd o sgiliau, a oes diffyg? A oes angen buddsoddi mewn staff? Beth yw'r darlun presennol o ran trosiant staff?

Mae recriwtio a chadw swyddogion caffael o fewn llywodraeth leol Cymru yn un o’r problemau sy’n peri’r her fwyaf.  Fel arfer, gall pobl ennill cyflog sydd £10-20k yn fwy wrth weithio y tu allan i lywodraeth leol. Yng Nghaerdydd, rydym wedi mynd ati'n rhagweithiol i roi rhaglen lleoliad ar waith ar y cyd â Phrifysgol De Cymru. Mae’r rhaglen yn anfon dau fyfyriwr atom i weithio yn ystod eu blwyddyn i ffwrdd.  Mae hyn yn golygu ein bod wedi gallu recriwtio, ar sail 'datblygu ein staff ein hunain.' Pe byddem yn mynd allan i'r farchnad agored ni fyddai modd i ni recriwtio staff sy’n diwallu’r safon gofynnol. Mae'n sicr yn her. Ar hyn o bryd mae gennym hysbyseb allan am 4 rheolwr categori newydd.

O ran y gymysgedd o sgiliau, mae'n ddyletswydd ar bob un ohonom o fewn y gydweithrediad yn ystod y blynyddoedd nesaf i weithio ar sylfaen sgiliau pobl. Er enghraifft, mae angen hyfforddiant ar bob un ohonom ar ddal carbon ac ar sgyrsiau gyda diwydiannau am gynlluniau lleihau carbon. Rydym yn fwy nag ymwybodol o'r angen am hyfforddiant ychwanegol. Mae angen i'n deiliaid cyllideb ddeall y farchnad y maent yn caffael ynddi.

Un o brif amcanion y contract gydag Atebion oedd manteisio ar y wybodaeth a'r gallu yma yn y tymor byr, a thros y tymor hir, 'datblygu ein hunain' a datblygu ein capasiti a'n gallu ein hunain. A fydd y cynllun cyflenwi’n cyffwrdd â'r datblygiad hwnnw, neu a fydd hyn yn cael ei gynnwys mewn papur ar wahân?

Rydym yn mynd ati’n frwd i recriwtio ar hyn o bryd, gan weithio gyda'r brifysgol leol i ddarparu llif o dalent i'r tîm. O ran yr awdurdod ehangach, mae gan Sir Fynwy adnodd caffael datganoledig. Rydym wedi cael nifer o drafodaethau am y ffordd orau y gallwn gefnogi’r adnodd yma.  Mae sesiwn hyfforddi’n cael ei gynnal yr wythnos hon i gefnogi datblygiad swyddogion o Sir Fynwy sy'n ymwneud yn rheolaidd â gweithgarwch caffael, ac rydym eisiau eu hadborth ar y wybodaeth yr ydym yn ei darparu - ai dyma’r wybodaeth y maent ei hangen?  Mae gennym hefyd fenter o'r enw Prynu'n Gyfrifol yr hoffem ei datblygu ar draws y 3 awdurdod.

A fu unrhyw gyd-gynhyrchiad neu adborth o ran ys SMEs (busnesau bach i ganolig) a'r trydydd sector o fewn ein hawdurdod wrth lunio'r strategaeth?

Nid ydym wedi cynnwys sefydliadau yn uniongyrchol yn natblygiad y strategaeth. Ar gyfer busnesau lleol, rydym wedi canolbwyntio ar wella hygyrchedd a gwelededd cyfleoedd, ceisio gwneud y broses yn haws, a’u hannog i weithio gyda sefydliadau eraill fel Busnes Cymru. Fel rhan o'r cynllun cyflenwi rydym wedi nodi camau penodol gyda'r nod o ddarganfod, drwy holi SMEs, ym mha feysydd y mae angen cymorth arnynt. Er enghraifft, gyda Cwmpas, byddwn yn cynnal arolwg ar draws busnesau bach a'r trydydd sector (yng Nghaerdydd, i ddechrau) er mwyn deall beth yw'r prif rwystrau o ran cynnal busnes gyda Chaerdydd. Hoffem wneud y gwaith yma gyda Sir Fynwy a Thorfaen wedyn.

Wrth ddadansoddi gwariant lleol, mae 57% o fewn rhanbarth Sir Fynwy/Gwent – ble mae'r 43% arall?

Mae gennym y wybodaeth ynghylch lle nad yw gwariant yn cael ei gadw yng Nghymru. Un darn o waith o fewn y cynllun cyflenwi yw edrych ar ble mae gwariant yn mynd y tu allan i Gymru, boed yna awdurdodau sy'n cadw mwy o'r gwariant hwnnw, a pham. Wedi i ni ddod yn ymwybodol o feysydd sy’n gwario y tu allan i Gymru’n rheolaidd, rydym yn awyddus i weld pa gyfleoedd a allai fodoli o ran gweithio gyda'n cydweithwyr o fewn datblygu economaidd a'r CCR er mwyn gweld ble mae cyfleoedd i ddatblygu rhywfaint o'r capasiti hwnnw yng Nghymru hefyd.

O ran yr economi sylfaen, beth yw ein meddylfryd o ran tyfu'r farchnad gomisiynu honno'n lleol, neu edrych ar gydbwyso mwy o ddarpariaeth yn fewnol, yn yr hirdymor?

Rydym wedi cael trafodaethau eisoes yn Sir Fynwy am fwyd, er enghraifft, gan gydnabod ei fod yn faes blaenoriaeth. O ran darpariaeth fewnol, mae ffocws mawr ar fewnoli ar hyn o bryd. Mae sut yr ydym yn datblygu ein gweithluoedd er mwyn diwallu'r angen wrth symud ymlaen yn her allweddol, ac yn rhywbeth yr ydym wedi canolbwyntio arno yn ystod y blynyddoedd diwethaf.

Gellid rhoi mwy o eglurder ar rai pethau o fewn yr adroddiad: 'effaith hirdymor' – sy'n golygu effaith negyddol; osgoi jargon diangen er mwyn sicrhau y gall trigiolion ddeall yn rhwydd; Crybwyll 'argyfyngau hinsawdd a natur', er mai dim ond yr argyfwng hinsawdd sydd wedi ei ffurfioli gan y cyngor.

Byddwn yn codi'r pwyntiau yma.

O'r £98m, mae £70m ar adnoddau dynol – allwch chi egluro hyn?

Mae AD yn gategori eang sy'n cynnwys gwario ar staff asiantaeth, contractau gwahanol ar gyfer ystod o wasanaethau proffesiynol, ac ati. Enw'r strwythur categori yw 'ProClass', a ddefnyddir gan Atamis, system dadansoddi gwariant cenedlaethol dan nawdd Llywodraeth Cymru – mae'r data'n mynd o Sir Fynwy i atamis, ac yn ôl atom. Mae angen i ni ystyried a yw AD yn cael ei ddisgrifio yn y modd mwyaf defnyddiol.

O ran y gwaith cydweithredol ers 2021 gyda Caerdydd a Thorfaen: a oes digon o amser wedi mynd heibio eto i’n galluogi i adnabod llwyddiannau? A ellir cyfathrebu gyda thrigolion ar unrhyw beth?

Dyw pethau ddim wedi symud ymlaen mor gyflym ag y byddem wedi hoffi. Mae angen i ni ddatblygu gwelliannau o'r gwaelod i fyny er mwyn symud modelau gweithredu sylfaenol yn eu blaen. Rydym wedi canolbwyntio ar wneud cynnydd o ran datblygiad y strategaeth, gwella gwelededd ac adrodd ar ddata gwariant, hyfforddiant, ac ati. Roeddem wedi gobeithio plethu rhywfaint o hynny gyda datblygiadau technoleg, yn enwedig mewn perthynas â'r prosesau sy'n sail iddynt, ond mae rhywfaint o'r gwaith hwnnw wedi'i roi o’r neilltu am y tro. Mae llawer o gynnydd wedi ei wneud a bydd yn dwyn ffrwyth o fewn y 6 mis nesaf. Mae cefnogi darpariaeth o ran y biblinell contract wedi bod yn bwysig hefyd; Dylai'r broses recriwtio sy’n mynd rhagddi ein rhoi mewn sefyllfa gref wrth gamu i mewn i'r flwyddyn nesaf. Mae'r hyn yr ydym wedi ei ddysgu er budd y 3 awdurdod. Mae carbon yn faes sy’n peri trafferth i bawb ond o ran ein ffordd o feddwl, ffocws a chaffael gwybodaeth rydym mewn sefyllfa yr un mor gryf ag unrhyw le arall ar draws y sector cyhoeddus yn ne Cymru. Yr her yw troi ein bwriad a'n cynllun o ran ble yr ydym eisiau mynd yn realiti.

Crynodeb y Cadeirydd:

Dylai swyddogion gofio bod trigolion Sir Fynwy eisiau gwybod pam ein bod wedi gwneud pethau a beth yw'r buddion - efallai y byddant eisiau gofyn pa rôl y mae caffael yn ei chwarae yn hyn o beth. Bydd Perfformiad Caffael yn dod i'r pwyllgor ar y 17eg o Ionawr - bydd modd i swyddogion roi mwy o eglurder ar syniadau a llwyddiannau’r tîm bryd hynny.

Cytunodd y pwyllgor i gynnig yr adroddiad.