Agenda item

I graffu ar yr adroddiad perfformiad blynyddol cyn ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru.

Cyflwynodd Phil Thomas y cyflwyniad ac atebodd gwestiynau'r aelodau gyda Craig O'Connor a Mark Hand.

Her:

Yn hytrach na chyfeirio at y 5 cam gweithredu dro ar ôl tro, gellid cyfuno a chrynhoi er mwyn ei wneud yn haws i’w ddarllen ee ar un dudalen. Efallai y gellid gwneud targedau'n fwy realistig a chyraeddadwy o ran yr adnoddau sydd ar gael. Efallai y bydd ffyrdd mwy creadigol o gyflawni'r camau yma o ystyried yr adnoddau e.e. yng Ngham 1, yn hytrach na bod yn bryderus am yr adnodd sydd ei angen i gyflwyno’r data ar y gwaith ar y gorchymyn cadwedigaeth, gallai'r camau ymwneud â diweddaru nawr a llenwi'n ôl-weithredol pan fo hynny'n bosibl.

Nodwn y pwyntiau yma ac rydym yn cytuno, yn benodol i wneud yr adroddiad yn fwy cryno yn y dyfodol.

O ran 4.9.4, Heol Wonastow, fel enghraifft o ddatblygiadau mawr: does dim palmant o'r datblygiad hwnnw i ganol y dref a dyw llwybrau teithio llesol dal ddim yn eu lle - felly a yw'r datblygiad hwnnw wedi'i 'gwblhau'?

Ydy, mae datblygiad yn cael ei ystyried ‘wedi’i gwblhau’ unwaith y bydd y gwaith o adeiladu tai wedi'i gorffen. Mae’r cytundeb cyfreithiol sy'n gysylltiedig â'r datblygiad yn cynnwys gwelliannau o ran darparu'r gwasanaeth hefyd, gwneir hyn ochr yn ochr. Mae cysylltiad i gerddwyr o Wonastow Road ac mae'r cyswllt Teithio Llesol wrthi'n cael ei adeiladu ar hyn o bryd.

Sut mae'r swyddogaeth ehangach wedyn yn cael ei gynnwys o fewn yr Adroddiad Perfformiad?

Mae'r wybodaeth am Wonastow Road yn grynodeb sy’n ymwneud â’r gwaith y mae’r Cynllun Datblygu Lleol (LDP) yn ei wneud ar fonitro safleoedd h.y. faint o dai sydd wedi'u hadeiladu ar ddatblygiad penodol, yn hytrach na'r materion mwy cynnil yn ymwneud â darpariaeth seilwaith. Mae seilwaith cymdeithasol yn aml yn dod ar ôl i bobl yn ddechrau byw yno, gan y bydd angen i'r datblygwr werthu rhai o’r tai yn gyntaf er mwyn ariannu rhai elfennau cynllun. Nid yw'r elfen gynaliadwyedd yn rhan o 12 dangosydd safle Llywodraeth Cymru, at ddibenion adroddiad perfformiad.

A yw'r pwynt gweithredu ar orfodi'n ddigon cadarn i fynd i'r afael â'i dan-berfformiad presennol? A oes mwy o fanylion o ran mynd i'r afael â pherfformiad gwael a’r syniad ymhlith trigolion fod tan-berfformiad?

Mae dau 'goch' o ran gorfodaeth, sy’n nodi fod angen gwella. Rydym yn ymwybodol iawn o hynny. Cafodd y pandemig, yn enwedig, effaith ar ein darpariaeth o wasanaethau y llynedd, yn enwedig gan fod nifer o gydweithwyr â phlant i ffwrdd am gyfnodau penodol, ac roedd hynny'n anodd. Rydym eisoes wedi gweld gwelliant o ran perfformiad gorfodi i 'deg', ac rydym bellach yn gweithredu gyda capasiti llawn, felly gobeithio y bydd hyn yn rhoi hyder ein bod yn gwella a bydd dangosiad llawer cryfach yn adroddiad y flwyddyn nesaf.

Mae'r adroddiad yn canolbwyntio ar Systems Thinking, ac yn tynnu sylw at y cwsmer fel yr ymgeisydd cynllunio - ond onid y gymuned ddylai ein prif gwsmer fod?

Mae hwn yn bwynt da iawn. Pan fyddwn yn siarad am gwsmeriaid mewn cyd-destun cynllunio, rydym yn siarad am yr ymgeisydd, y datblygwr, y gymuned, cynghorwyr tref, trigolion lleol a chymdogion (mae trafodaethau manwl yn digwydd gyda hwy), cynghorwyr sir, ac ati, felly rydym yn sicrhau aelodau bod pawb sy'n cymryd rhan mewn prosesau Cynllunio yn cael eu trin yn gyfartal, a byddwn yn parhau i weithio felly.

Pan fyddwn yn gweld fod tor rheol wedi digwydd o ran cynllunio, ond yn penderfynu peidio â chymryd camau pellach - pa mor dryloyw yw'r meini prawf, a pha mor gadarn, er mwyn sicrhau na ellid gwneud cyhuddiadau o ffafriaeth?

Yn yr achosion yma, eir ag adroddiad llawn i banel sy’n cynnwys Cadeirydd y Pwyllgor Cynllunio a 2 aelod o'r pwyllgor, a gwneir penderfyniad ar y cyd â swyddogion. Caiff y cyfarfod ei ddogfennu a'i gofnodi er mwyn sicrhau fod y broses o wneud penderfyniad yn un gadarn.

Dyw llais trigolion nac ymgeiswyr i’w glywed yn yr adroddiad, ac nid yw'n ymddangos bod y gwersi a ddysgwyd wedi cael eu bwydo i mewn. Sut gallwn fod yn sicr fod y swyddogaeth Cynllunio y gorau y gall fod?

Mae Cymdeithas Swyddogion Cynllunio Cymru yn gwneud darn o waith sy'n ymwneud â Data Cymru. Caiff arolygon cwsmeriaid ar y modd y mae'r swyddogaethau gwasanaeth Cynllunio yn gweithio eu hadolygu. Rydym wedi bod yn rhan o ail-gychwyn y darn yma o waith, er mwyn sicrhau y gallwn adrodd yn nes ymlaen sut mae pethau wedi mynd.  O’r blaen roeddem hefyd yn gwneud holiaduron ar gefn ceisiadau - efallai y gallem ail-gychwyn, fe fyddwn yn rhoi ystyriaeth i hyn.

A ydym yn cynnal cyfweliadau ymadael, er mwyn deall y rhesymeg dros staff sy'n symud ymlaen, a sut y maent yn teimlo bod yr adran yn gweithredu?

Nid problem y mae MCC yn unig yn ei wynebu yw trosiant staff, mae’n broblem ar draws y gwasanaeth Cynllunio yn gyffredinol. Aeth y staff a adawodd y llynedd am ddyrchafiadau mewn rolau rheoli ac arwain. Mae'n golygu bod prinder swyddogion cynllunio ar draws y rhanbarth a bod pawb yn cystadlu o ran recriwtio i'w timau. Nid ydym yn ymwybodol o unrhyw adborth negyddol sydd wedi deillio o gyfweliadau ymadael.  Penderfynodd rhai o'r aelodau staff h?n oedd yn ffynnu wrth ryngweithio gyda’r tîm ymddeol unwaith y bu newid o ran gweithio i ffwrdd o'r swyddfa yn ystod y pandemig.

Mae'r porth wedi gwella ond caiff ei amlygu fel maes i'w wella ymhellach - ydy’r gost yn hyn o beth wedi cael ei hystyried?

Does dim gwaith wedi’i wneud ar y costau eto. Mae arbenigedd o fewn y tîm sy’n ein galluogi i wella’r wefan, felly byddwn yn ystyried defnyddio’r arbenigedd yma yn hytrach na defnyddio darparwyr allanol.

Gan bwysleisio, unwaith eto, fod gorfodaeth yn faes mor bwysig, sy’n effeithiol a chyfiawn.

Rydym yn cytuno'n llwyr. Gan fod adnoddau llawn bellach o fewn y tîm, bydd mwy o gamau yn cael eu cymryd yn gyflymach. Byddwn yn gallu ymateb a monitro'n well, a bydd hyn yn cael ei amlygu drwy’r gwelliannau sylweddol sydd yn y dystiolaeth yn barod h.y. ffigurau Gorffennaf/Medi.

Gyda'r aneddiadau tai mawr arfaethedig o fewn y LDP, pa ymgysylltu sydd ar y gweill gyda thrigolion a phryd mae'n dechrau?

Bydd papur yn mynd i'r cyngor llawn ar y 1af o Ragfyr. Bydd y papur yn gofyn i’r Cyngor gynnal ymgynghoriad cyhoeddus ar y strategaeth a ffefrir: bydd hwn yn ymgynghoriad 8 wythnos gyda chymunedau lleol, mynd i neuaddau pentref yn ardaloedd y prif anheddu, gwneud digwyddiadau rhithwir gyda chynghorau tref a chymuned, ac ati. Byddwn yn ceisio ymgysylltu a chasglu cymaint o farn â phosib yn ystod y cyfnod yma. Unwaith y byddwn yn cyrraedd y cam Adneuo’r Cynllun, byddwn hefyd yn cynnal ymgynghoriad llawn, gan edrych ar fframwaith y polisi cynllunio a'r union safleoedd y byddwn yn mynd amdanynt.

Pa fesurau fydd yn rhaid i ddarpar geisiadau cynllunio eu hystyried o ran ansawdd d?r a lliniaru'r broblem ffosffadau?

Ers cyflwyno'r rheoliadau ansawdd d?r newydd, mae CNC wedi cyflwyno canllawiau pellach. Mae angen i ddatblygwyr ddangos tystiolaeth o niwtraliaeth faetholion, a dangos na fydd eu datblygiad yn creu cynnydd net mewn ffosffadau. Bydd angen i unrhyw gynnig yr ydym yn ei dderbyn ar gyfer datblygiad gymryd hyn i ystyriaeth, a byddwn yn ymgynghori â chydweithwyr bioamrywiaeth yn fewnol yn ogystal â gwneud asesiad Rheoliadau Cynefinoedd ar y cynnig datblygu ac o bosibl yn ymgynghori â CNC. O ran y strategaeth a ffefrir wrth symud ymlaen, nid ydym yn bwriadu dyrannu tir ar gyfer datblygiad newydd yn nalgylch Gwy gan nad oes datrysiad strategol ar ffosffad ar hyn o bryd. Ond yn nalgylch Brynbuga, mae'n ymddangos fod datrysiad yn cael ei gynnig ar gyfer system trin D?r Gwastraff Llan-ffwyst, felly gallai dalgylch Wysg ymdopi â datblygiad arall, ond does dim o’r fath yn cael ei gynnig yn ardal Trefynwy ar hyn o bryd. Rydym hefyd yn eistedd ar Fwrdd Rheoli Maetholion Gwy a Bwrdd Partneriaeth Dalgylch Wysg, ac yn edrych ar ddatrysiadau gan gynnwys rheoli tir.

Sut mae diffyg d?r h.y. cyflenwad d?r, yn cael ei ffactora ar gyfer y datblygiadau mwy?

Rydym yn ymgynghori â D?r Cymru a chydweithwyr amgylcheddol ar ddatblygiadau mawr ond nid yw hyn wedi bod yn broblem fawr hyd yma. Byddwn yn cadw llygad ar y mater, a bydd ymgynghorai statudol yn ein rhoi gwybod i ni os bydd rhywbeth yn codi.

O ran 2.13, 2.14 a 2.16: Mae nifer yr oedolion ifanc yn gostwng, mae lefel uwch o 85+mlwydd oed ac mae’r nifer yn codi, mae 40% o drigolion sy'n weithgar yn economaidd yn cymudo allan tu allan, ac ati. Sut ydych chi'n sicrhau ein bod yn cysylltu'r pwyntiau yma a'r data sylfaenol gyda gwasanaethau fel y gallwn fanteisio ar gyfleoedd a mynd i'r afael â'r heriau mewnol yr ydym yn eu hwynebu?

Mae'r pwyntiau yma i gyd yn strategol iawn a dyma ble daw'r RLDP i mewn: bydd y ddogfen hon yn allweddol o ran sicrhau ein bod yn mynd i'r afael â'r materion hynny. Bydd y papur sy'n mynd i'r cyngor ar y 1af o Ragfyr yn hanfodol yn hyn o beth; mae'r strategaeth y mae'r cyngor yn ei chyflwyno yn ceisio mynd i'r afael â'r materion hynny mewn modd dramatig drwy gydbwyso ein demograffeg, gan sicrhau bod gennym y datblygiad cywir yn y mannau cywir, gyda chynlluniau sy’n canolbwyntio ar dai sydd â chysylltiadau da ac sy’n fforddiadwy. Mae angen i’r aelodau ganolbwyntio ar y ddogfen honno, gan sicrhau ei bod yn addas ar gyfer mynd i'r afael â'r materion strategol hynny.

Yn 2.6, mae sylw am ymateb i'r boblogaeth sy'n heneiddio gyda thai fforddiadwy, ond onid yw AH yn cael ei anelu’n fwy at y boblogaeth iau?

Mae polisïau o fewn y cynllun datblygu sy’n sicrhau fod cynlluniau ar gyfer tai fforddiadwy yn eu lle, a fod cyfran o AH ar y safleoedd strategol mwy. Rydym yn gweithio'n agos gyda chydweithwyr o fewn y maes Tai sy'n gwbl ymwybodol o'r angen sydd gennym o ran tai. Pan fyddwn yn negodi cynlluniau, caiff hyn ei wneud ar sail mewnbwn gan y tîm Tai, felly mae'r gymysgedd o AH sy’n cael ei gynnig yn adlewyrchu'r angen am y tai yma. Mae hyn yn ein galluogi i ddarparu ar gyfer cartrefi iau a chartrefi h?n.  Mae yna safleoedd lle rydym wedi caniatáu byngalos er mwyn darparu ar gyfer y boblogaeth h?n neu'r rhai sydd ag anableddau; Mae fflatiau ar y llawr gwaelod yn addas ar gyfer y gymuned h?n hefyd. Rydym yn ceisio creu cymunedau cytbwys, yn hytrach na chynlluniau AH sy’n darparu ar gyfer preswylwyr iau yn unig.

A oes angen Asesiad o’r Effaith Integredig ar yr adroddiad?

Ni wnaed asesiad o’r effaith ar gyfer yr adroddiad yma gan mai adrodd ar berfformiad yn unig yr oedd swyddogion yn hytrach nag adrodd ar newid i bolisi.  Bydd un, felly, yn cael ei wneud ar gyfer yr RLDP. Serch hynny, bydd swyddogion yn gofyn eto a oes gofyniad i ddarparu IIA ar gyfer pob adroddiad.

A oes posib derbyn hyfforddiant ar Orfodaeth er mwyn sicrhau fod Cynghorwyr yn deall beth sy’n fater gorfodi, a beth nad yw’n fater gorfodi?

Rydym yn hapus i ddarparu hyfforddiant i bob aelod.

O ran adborth cwsmeriaid: o'r 21 cwyn, penderfynwyd nad oedd cyfiawnhad dros yr un ohonynt - beth yw'r broses o ran diystyru cwynion?

Mae Cam 1 yn ymchwiliad mewnol, sy'n gyflym. Mae llawer o gwynion gan unigolion nad ydynt yn hapus gyda'r penderfyniadau yr ydym wedi'u gwneud, ond mae'r mwyafrif yn derbyn ein hesboniadau. Y lefel nesaf yw Cam 2, bydd swyddog annibynnol o fewn y cyngor, nad ydym yn gweithio’n agos â hwy, yn edrych ar y gwyn, a byddant yn cynnal archwiliad gwrthrychol ac annibynnol.  Sylwer, dyma broses gwynion yr Awdurdod cyfan, nid proses arbennig ar gyfer y broses Gynllunio.

Crynodeb y Cadeirydd:

Mae hygyrchedd dogfennau ar gyfer trigolion yn bwysig iawn. Gellir osgoi dyblygu gwybodaeth a rhoi gormod o wybodaeth drwy lunio pwyntiau cryno sydd wedi’u gosod allan yn gliriach yn y dyfodol. Mae swyddogion wedi cytuno i wneud hyn.  Ond mae gwybodaeth ardderchog a defnyddiol ar gael hefyd, felly diolch i swyddogion, yn enwedig o ystyried yr anawsterau y maent wedi’u hwynebu yn ystod y blynyddoedd diwethaf. Dymunai'r aelodau ddiolch i’r swyddogion am eu cefnogaeth a diolch am y berthynas sy’n bodoli rhwng y swyddogion a'r aelodau.

Efallai y gellir creu ffurflen wedi’i hawtomeiddio y gellid ei llenwi ar ôl i gais gael ei gwblhau, er mwyn casglu adborth gan gwsmeriaid a chreu gwrthrychedd. Efallai y byddai'n werth cael gwasanaeth o awdurdod cyfagos i adolygu sut y mae ein cwynion yn cael eu trin, er mwyn ychwanegu lefel o wrthrychedd allanol.

Cytunodd y pwyllgor i gynnig yr adroddiad.