Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad ar farn gyfyngedig gan egluro bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi gwahodd Rheolwyr Gwasanaeth a Phenaethiaid Gwasanaeth i roi diweddariad ar gynnydd.  Roedd gan y Pwyllgor yr opsiwn i dderbyn y sicrwydd a ddarparwyd, a fydd yn cael ei wirio gydag adroddiad dilynol fel y’i cynhwysir yn y Cynllun Archwilio, neu os na dderbynnir esboniadau gan y Rheolwyr, yna gall y Pwyllgor godi pryderon gyda’r Prif Swyddog a’r UDA er mwyn uwchgyfeirio’u pryderon.

1.            Teithio Rhatach: 

i)              Roedd taliadau caledi gwerth dros £46 mil wedi cael eu hawlio oddi wrth Lywodraeth Cymru nad oedd wedi cael eu hanfonebu ar eu cyfer gan y gweithredwyr na'u talu iddynt: Esboniodd Rheolwr yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr fod yr adroddiad yn canolbwyntio ar Gynllun Teithio Rhatach Llywodraeth Leol sydd wedi ei ariannu gan Lywodraeth Cymru. Yn ystod y pandemig, cytunodd Llywodraeth Cymru fod gweithredwyr i'w talu ar y lefelau cyn y pandemig er mwyn darparu cynaliadwyedd gwasanaethau bysiau.  Adeg yr archwiliad roedd y taliadau hyn yn cael eu talu i'r gweithredwyr.  Mae'r farn gyfyngedig am daliadau o £46,000 yn cael eu hawlio o Gynllun Argyfwng Bysiau 2 (BES2) ond heb eu talu’n cysylltu â chynlluniau ariannu grantiau eraill. Roedd yr arian i gael ei ad-dalu gan weithredwyr corfforaethol Lloegr oedd yn mynd i ymrwymo i gynllun BES2, ond roedd ganddynt gyllid gan yr Adran Drafnidiaeth yn lle hynny.   Ychwanegwyd at yr hawliad gan ei fod yn agos at ddiwedd y flwyddyn ariannol (anhysbys a fydden nhw'n gymwys) ac fe gafodd yr arian ei ad-dalu i Lywodraeth Cymru’n llawn.  Ni fydd y mater yn digwydd eto oherwydd, o’r 1^af Awst 2022, Llywodraeth Cymru wedi dychwelyd i hawliadau gwirioneddol nid rhai hanesyddol. Roedd yr arian wedi ei gronni o'r blaen am y flwyddyn ariannol hon, a nawr mae wedi ei dalu yn ôl i Lywodraeth Cymru yn Chwarter 4.

ii)             Hawliadau Chwarterol: Esboniodd Rheolwr yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr fod yna broblem wedi bod o ran cwblhau ffurflenni i'w hanfon at Lywodraeth Cymru ar ddiwedd y chwarter gyda dyddiad cau o'r 20^fed o'r mis canlynol.  Nid yw hyn yn caniatáu fawr o amser i dderbyn manylion gan y gweithredwyr a dychwelyd y ffurflen.  Gan fynd i'r afael â'r sylw o ran eu cyflwyno heb lofnod y Swyddog A151, cadarnhawyd bod hyn yn gywir gan mai adroddiadau drafft oedd y rhain. Y broses archwilio yw bod y tîm cyllid yn gwirio i sicrhau bod y cyfriflyfr yn cytuno â'r datganiad.  Yna gellir llofnodi'r ffurflen gan y Swyddog A151. Cyn hynny, dim ond y dychweliad terfynol a gafodd ei ddychwelyd i Lywodraeth Cymru gyda llofnod gan y Swyddog A151. Llofnodwyd y ffurflenni chwarterol gan y Pennaeth Gwasanaeth. Esboniodd e-bost gan Lywodraeth Cymru fod yr 20fed diwrnod o’r mis canlynol, ar gyfer cyflwyno ffurflenni hawlio tocynnau teithio rhatach, wedi’i ddewis oherwydd bod hanner yr awdurdodau wedi cyflwyno naill ai fersiwn derfynol neu fersiwn ddrafft o’r ffurflen hawlio o fewn yr amserlen honno, ond roedd Llywodraeth Cymru yn deall bod pryd y mae gweithredwyr yn dychwelyd y wybodaeth yn effeithio ar bryd y gall awdurdod gyflwyno ffurflen derfynol wedi'i llofnodi. Mae yna broblem o ran cael anfonebau gan weithredwyr corfforaethol.  Darperir gwybodaeth am beiriannau tocynnau fel y gellir cyflwyno ffurflenni hawlio ond gall yr anfonebau ddod o swyddfa ganolog gan achosi oedi. 

iii)        Llythyr Telerau ac Amodau'r Grant:  Esboniodd Rheolwr yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr fod y llythyr grant wedi ei dderbyn yn hwyr gan Lywodraeth Cymru oherwydd ei phrosesau cwblhau mewnol.  Dyfynnwyd yr enghraifft o’r llythyrau dyfarnu Grant Cymorth Prisiau Teithio Rhatach a Gwasanaethau Bysiau 2022/23 dyddiedig 30^ain Awst, sydd ond newydd gael eu rhyddhau.

iv)           Dogfennau a gweithdrefnau cyfarwyddyd mewnol er mwyn sicrhau bod y cynllun yn cael ei weinyddu o fewn disgwyliadau Llywodraeth Cymru:  Esboniodd Rheolwr yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr y byddai canllawiau o'r fath mewn grym o fewn mis.

v)            Nid yw hawliadau gweithredwyr yn cael eu cefnogi gan ddata Cerdyn Clyfar:  Eglurwyd bod problem gyda dau weithredydd nad oedd ganddynt ddata'r peiriant tocynnau oherwydd eu bod yn y broses o drosglwyddo i wahanol systemau.  Mae hynny bellach wedi'i gywiro ac mae'r peiriannau tocynnau yn dychwelyd cyfradd sweip 98%.  Mae gweithredwyr o Loegr yn rhedeg i mewn i Gymru ac nid yw'r peiriannau tocynnau yn gydnaws â data Cerdyn Clyfar Cymru. Mae Llywodraeth Cymru yn ymwybodol ac wedi cytuno i dderbyn taenlen gan y cwmnïau hynny yn lle'r data Cerdyn Clyfar.

vi)           Nid yw'r dyddiadau ar gyfer cyflwyno hawliadau gan weithredwyr wedi'u gosod, gan arwain at dderbyn y rhain yn hwyr yn rheolaidd: Eglurwyd bod dyddiadau wedi eu gosod.  Mater i'r gweithredwyr yw cyflwyno'r hawliadau.  Daw'r hawliadau’n aml o swyddfa ganolog neu staff gwirfoddol a gall fod oedi.

vii)             Mae adroddiadau misol ar gael i helpu i nodi ymddygiad twyllodrus posibl:  Esboniodd Rheolwr yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr fod problem pan newidiodd cyflenwr Llywodraeth Cymru o ACT i Fujitsu ac ers hynny, mae'r adroddiadau wedi cyrraedd fformat wedi’u sipio a does dim modd eu hagor. Ymchwiliwyd i hyn gyda’r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir a Fujitsu i geisio agor yr adroddiadau.  Mae'r adroddiadau'n dangos faint o bobl sydd wedi defnyddio eu cardiau dros ddeg gwaith neu eu defnyddio'n aml iawn dros gyfnod byr o amser i alluogi gwiriadau a monitro cerbydau.  Y gobaith yw datrys hyn cyn diwedd mis Tachwedd.   Roedd y Cadeirydd yn synnu nad oedd modd agor ffeiliau sip. Ymatebwyd bod gan awdurdodau eraill yr un broblem.

viii)         Nid oes gan yr Awdurdod raglen ar waith i arolygwyr fynd ar gerbydau a ddefnyddir i gludo teithwyr rhatach ar gyfer hapwiriadau ar brosesau a nifer y teithwyr a gludir: Eglurwyd bod gwaith yn mynd rhagddo ar ailddechrau gwirio ond mae adnoddau'n gyfyngedig. 

ix)           Nodwyd mân wallau mewn dau o'r ffigurau hanesyddol a ddefnyddiwyd o fewn cyfrifiadau 2021/22 Chwarter 1 BES2:  Mae hyn wedi cael ei gywiro.

x)            Nid oedd balansau hawlio cyffredinol sy'n ymwneud â dau chwarter cyntaf 2020/21 wedi'u setlo na'u cofnodi yn y system cyfriflyfr ariannol: Cafodd taliadau eu newid gan Lywodraeth Cymru.  Yn ystod Covid, rhoddwyd taliadau dros dro i awdurdodau i gymryd lle ôl-daliadau chwarterol er mwyn sicrhau bod llif arian. Cymodwyd y rhain ar ddiwedd y flwyddyn.  Pan gafodd chwarter 1 a chwarter 2 eu gwirio, ni fydden nhw wedi cael eu cymodi bryd hynny ond byddant wedi cael eu cymodi ar ddiwedd y flwyddyn.

Diolchodd y Cadeirydd i Reolwr yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr am yr esboniadau, gan nodi'r ddibyniaeth ar drydydd partïon mewn rhai achosion sydd wedi effeithio ar y gallu i weithredu ar argymhellion archwilio.  Gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor: 

·         Gofynnodd Aelod am y potensial i weithredwyr dwyllo'r system ac a fyddai'n werth chweil penodi rhywun i fonitro hyn.  Cadarnhawyd bod y wybodaeth a gasglwyd yn ddefnyddiol e.e. canfuwyd bod gweithredwr wedi sweipio'r cerdyn sawl gwaith. Cafodd hynny ei adrodd i Lywodraeth Cymru.

·         Holodd Aelod pam fod y llythyrau grantiau yn cael eu hanfon at y Prif Weithredwr ac fe eglurwyd bod Llywodraeth Cymru wedi cael cais i anfon y llythyrau at swyddogion yn ogystal yn y dyfodol.   Gofynnwyd i'r Swyddog a oedd yna rwystrau i gynnydd. Ategwyd bod cwrdd â'r dyddiad cau o'r 20^fed o'r mis yn anodd iawn ac mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod hyn.  Cyflwynir ffurflen ddrafft, heb ei llofnodi ac ni ddylid disgwyl bod y Swyddog A151 yn llofnodi ffurflen heb ei gwirio.

Cododd y Prif Archwilydd Mewnol y mater o beidio â dychwelyd yn ffurfiol cydnabod derbyn y grantiau i Lywodraeth Cymru o fewn y dyddiad cau o 21 diwrnod. Darparwyd sicrwydd y bydd y dyddiad cau yn cael ei fodloni wrth symud ymlaen.   Bydd y ffurflen yn cael ei hanfon at swyddogion i sicrhau ei bod yn cael ei llofnodi o fewn y dyddiad cau 21 diwrnod. 

·         Dywedodd Aelod fod diffyg eglurder ynghylch a yw'r argymhellion yn cael eu derbyn ai peidio, â deall lle mae trydydd parti yn cymryd rhan.  Cafodd ei holi os oes gan awdurdodau eraill yr un pryderon.   Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn anodd cadarnhau safbwynt awdurdodau eraill, ond eu bod yn gweithio i'r un telerau ac amodau.   Nododd y broses archwilio’r rheolaethau disgwyliedig a ddylai fod ar waith ar gyfer teithio rhatach.  Cytunir ar y cwmpas gyda Rheolwr y Gwasanaeth y disgwylir iddo ddarparu'r wybodaeth briodol er mwyn galluogi archwiliad yn erbyn y gweithdrefnau a'r polisïau.  Nodwyd rhai cryfderau a gwendidau, ac roedd y gwendidau yn llawer mwy na'r cryfderau a dyna’r rheswm am y farn anffafriol. Mewn cymhariaeth, dywedodd Rheolwr Uned Trafnidiaeth Teithwyr bod hanner yr awdurdodau eraill yn cael eu ceisiadau mewn pryd felly mae gwahaniaeth yno.

·         Awgrymodd Aelod adolygiad o'r prosesau nad ydynt mewn lle canol y flwyddyn ariannol nesaf er mwyn iddyn nhw gael eu newid neu eu gwella.  Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol caiff barn gyfyngedig ei dilyn i fyny mewn amgylchiadau arferol. Bu oedi cyn cwblhau'r adroddiad hwn felly nid yw adolygiad dilynol yn cael ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio 2022/23 ond bydd yn cael ei ychwanegu at Chwarter 1 ar gyfer 2023/24, er mwyn sicrhau bod yr argymhellion wedi cael eu gweithredu ac mae gwelliannau yn y system i adrodd yn ôl i'r pwyllgor.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddog am fynychu i roi esboniadau.    Mae rhai gwendidau rheoli parhaus yn amlwg, ond deellir y sefyllfa ehangach.  Bydd y Pwyllgor yn edrych ymlaen at gael rhagor o ddiweddariadau maes o law

2.            Iechyd a Diogelwch y Fflyd a Rheoli Gyrwyr:  Croesawodd y Pennaeth Gwasanaethau Datgarboneiddio, Trafnidiaeth a Chymorth y cyfle i gynnig rhywfaint o esboniad a chyd-destun mewn perthynas â'r farn archwilio gyfyngedig, gan nodi nad oedd rhai o'r argymhellion wedi eu cytuno adeg yr adroddiad.  Eglurwyd, ar adeg yr adroddiad, fod pob cyllideb yn ymwneud ag Iechyd a Diogelwch y Fflyd wedi'u datganoli i wasanaethau unigol ac roedd yn dadlau nad oedd liferi ar gael i wneud addasiadau i fynd i'r afael ag argymhellion yr adroddiad.

i.              Doedd dim rheolaeth ganolog o Iechyd a Diogelwch y Fflyd a Rheoli Gyrwyr o fewn yr Awdurdod: Eglurwyd bod cyllidebau tîm y fflyd bellach wedi'u canoli, cytunwyd ar yr argymhelliad ac mae ar y gweill. Mae gwybodaeth newydd ar gael o ffurflenni cychwyn a therfynu, i nodi i'r tîm trafnidiaeth y staff newydd hynny y mae angen iddynt yrru a'r rhai sydd wedi gadael eu rôl. Mae Swyddog Ymchwilio Damweiniau a Hyfforddiant newydd yn ymgymryd â sefydlu gyrwyr ac yn asesu eu gallu i ymgymryd â’r rôl. Bydd swydd Swyddog Defnyddiadau yn cael ei recriwtio. Mae gwaith ar y gweill ar ddogfennaeth ac yn gyffredinol, mae cynnydd da wedi'i wneud.

ii.            Diffyg Polisïau a Gweithdrefnau:  Mae'r rhain yn cael eu datblygu. Mae rhai polisïau a gweithdrefnau o fewn cylch gwaith Fflyd.  Mae'r drefn profi cyffuriau ac alcohol yn cael ei gweithio arno gan y Rheolwr Hyfforddiant sy'n gweithio ar y polisi. Mae llawlyfr gyrwyr drafft yn destun ymgynghoriad.  Y bwriad yw cyflwyno Polisi System Olrhain Cerbydau i’r Gr?p Cynghori ar y Cyd ym mis Tachwedd i fwrw ymlaen â'i fabwysiadu.

iii.           Roedd dogfennau hyfforddiant yn anghyflawn: Adeg yr archwiliad ni chadwyd cofnodion hyfforddiant gwasanaethau unigol. Mae'r holl hyfforddiant a wnaed bellach yn cael ei gofnodi ar daenlen i'w uwchlwytho i'r porth hyfforddiant newydd pan gaiff ei gyflwyno. Ni chofnodir cofnodion unigol ar gyfer hyfforddiant mwy penodol i swyddi e.e. hyfforddiant llif gadwyn.  Bydd disgwyl i reolwyr lanlwytho'r data hwnnw i'r system hyfforddiant newydd pan fydd yn weithredol.

iv.           Doedd dim Polisi Damweiniau na chanllawiau ffurfiol mewn lle.   Adeg yr adroddiad, cafodd adrodd ar ddamweiniau ei reoli gan y tîm yswiriant ac roedd trefn yn ei le.  Bellach mae'n rhaid rhoi gwybod i'r Swyddog Ymchwilio Damweiniau a Hyfforddiant i’w hymchwilio ac os oes angen, trefnu neu sefydlu camau disgyblu.

v.            Nid oedd y rheswm dros olrhain cerbydau a'r defnydd o wybodaeth wedi'i ddiffinio'n glir a'i ddogfennu: Bydd Polisi Olrhain Cerbydau yn cael ei gyflwyno i’r Gr?p Cynghori ar y Cyd ym mis Tachwedd cyn iddo gael ei fabwysiadu a'i weithredu. Mae system olrhain yn cael ei gosod ar bob cerbyd i ddarparu data ar ddefnydd cerbydau i ddechrau lleihau'r fflyd.  Mae hyn yn rhan bwysig o'r agenda datgarboneiddio.  Gellir adnabod llwybrau er mwyn archwilio cyfleoedd i rannu cerbydau ac ymchwilio i'r cerbydau mwyaf addas at y diben.   Gall system olrhain gynorthwyo lle mae ymholiadau gan y cyhoedd e.e. honni bod gyrwyr yn teithio ar gyflymder gormodol.

vi.           Ni chafodd rhestr ddefnyddwyr Quartix (system olrhain cerbydau) ei hadolygu'n rheolaidd: Mae hyn bellach wedi'i ddatrys.  Hysbysir y system am ddechreuwyr newydd a therfyniadau. Mae'r system yn cael ei monitro bob chwarter i wneud yn si?r bod gan y rhai sydd angen hynny, fynediad i Quartix. Bydd y rhai sydd ddim ei angen yn cael eu tynnu o'r rhestr.

vii.          Polisi ar oryrru:  Mae hyn wedi'i gynnwys o fewn y Polisi Olrhain Cerbydau ac yn y llawlyfrau newydd i'w dosbarthu yn fuan.  Bydd manylion am sut y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio, a disgwyliadau gyrwyr (a'u rheolwyr o ran sicrhau cydymffurfiaeth) nid yn unig o ran goryrru ond hefyd holl reoliadau a deddfwriaeth cod priffyrdd, yn cael eu cynnwys.

·         Gofynnodd Aelod am y polisi ar gyffuriau ac alcohol, a'r meini prawf ar oryrru.   Eglurwyd y byddai'r data hwn yn ôl-weithredol yn seiliedig ar wybodaeth gan system olrhain. Ni chafodd y Polisi Cyffuriau ac Alcohol ei ddatblygu gan y tîm trafnidiaeth.  Mae'n bolisi corfforaethol sydd eto i'w gwblhau.   Mae'n bosib y byddai profion yn cael eu gwneud yn y ganolfan pe bai achos pryder.   Mae'n ddyletswydd ar yr awdurdod i adrodd unrhyw achosion goryrru i'r comisiynydd traffig.  Mae disgwyl i Reolwyr Gwasanaeth gynghori'r holl gydweithwyr yngl?n â goryrru.   Os oes nifer yr achosion yn cael eu hailadrodd, gall data olrhain gefnogi'r broses disgyblu.

·         Gofynnodd yr Aelod a yw cofnodion goryrru ôl-weithredol yn dderbyniadwy i awdurdodau eraill, sut y gellir olrhain cyflymder a sut y gallai hynny fod yn berthnasol i gyflogaeth y gyrrwr.  Mae'r systemau olrhain yn darparu data byw, ond byddai angen i rywun adolygu'r data; does dim rhybuddion. Bydd swyddog newydd yn cynnal gwiriadau yn erbyn y systemau olrhain ac yna'n cynghori rheolwyr unigol os yw gyrwyr yn uwch na'r terfyn cyflymder.  Y bwriad yw defnyddio'r data olrhain i roi gwybod i ni am ddefnydd o'r cerbydau yn hytrach nag ymddygiad gyrwyr ond cadarnhaodd y gellir defnyddio'r data i gefnogi ymchwiliadau i ymddygiad gyrwyr gwael/goryrru parhaus.   Gellir defnyddio'r data hefyd i ddiogelu gyrwyr i wirio neu wrthbrofi cwynion gan aelodau'r cyhoedd.  

·         Gofynnodd Aelod a oedd yna unrhyw rwystrau sy'n atal cynnydd.   Eglurwyd bod canoli'r gyllideb wedi galluogi cynnydd ar argymhellion yr archwiliad.  Mae gwendidau'n trosglwyddo i fod yn gryfderau.  Y gobaith yw nad oes oedi cyn sicrhau bod y polisïau a'r gweithdrefnau newydd yn cael eu cymeradwyo.  Pan gaiff ei gymeradwyo, bydd data'n cael ei ddefnyddio'n fwy effeithiol er mwyn hwyluso trosglwyddo i gerbydau sero net.

·         Gofynnodd Aelod a oedd y Tîm Fflyd wedi'i adolygu.   Mae'r tîm wedi tyfu gan ddau swyddog (Swyddog Ymchwilio i Ddamweiniau a Hyfforddiant, a Swyddog Defnyddiadau) a rhagwelir y bydd y ddwy rôl yn gwella'r gwasanaeth a ddarperir. 

Croesawodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adborth a'r sicrwydd cynhwysfawr a ddarparwyd.  Mae'r adolygiad dilynol wedi'i gynnwys yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2022/23 (Chwarter 2/4). 

Roedd y Pwyllgor yn fodlon gyda'r adborth a ddarparwyd.