Agenda item

Rhoddodd y Dirprwy Brif Weithredwr gyflwyniad ar y trefniadau sydd mewn lle ar gyfer gwrth-dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod Archwiliad Mewnol wedi ystyried adroddiad olrhain CIPFA a’r dadansoddiad data er mwyn nodi twyll allweddol yn genedlaethol, eu perthnasedd i Sir Fynwy ac i sicrhau bod lliniaru priodol ar waith.  Yn dilyn y cyflwyniad, gwahoddwyd cwestiynau ac adborth:

·         Gofynnodd Aelod am risg seibr, ac yn benodol:

-       os oes hyfforddiant staff a chyrsiau gloywi ar gael; 

-       os yw'n orfodol i staff perthnasol;

-       sut mae proffil gwrth-dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd yn cael ei godi gyda staff; ac

-       os oes polisi chwythu'r chwiban. 

Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr fodolaeth polisi chwythu'r chwiban; sy’n cael ei gyfathrebu i staff wrth ymsefydlu.  Derbyniwyd bod yr hyfforddiant yn waith sydd ar y gweill, hefyd y radd y mae'n orfodol iddi.  Mae gwaith ar y gweill i gyflwyno system rheoli dysgu newydd er mwyn asesu anghenion hyfforddiant unigol, gan gynnwys hyfforddiant gorfodol ar gyfer pob rôl. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth y Pwyllgor fod yr hyfforddiant drafft ar gyfer gwrth-dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor blaenorol a'i fod wedi'i gyflwyno i staff Archwilio Mewnol a Chaffael.   Mae angen mireinio pellach cyn ei gyflwyno ymhellach i'r holl staff perthnasol.  Mae'r Polisi Gwrth-dwyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd ar gael ar y Fewnrwyd a bydd ar y dudalen Archwilio Mewnol ar Yr Hyb.   Mae'r Polisi Chwythu'r Chwiban ar gael ar Yr Hyb pe bai aelod o staff yn dymuno adrodd am bryderon. Bydd yr hyfforddiant sefydlu yn cynnwys hyfforddiant gwrth-dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd ar-lein. 

O ran risg seibr, nododd y Dirprwy Brif Weithredwr fod hyn wedi'i gynnwys yn y Gofrestr Risgiau Strategol.   Mae adroddiad blynyddol ar Reoli Seiberddiogelwch ar y Blaengynllun Gwaith a bydd yr adroddiad blaenorol ar gael yn ddiogel i aelodau'r pwyllgor. 

·         Gofynnodd Aelod a oes fetio manwl ar gyfer staff allweddol.  Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod gwiriadau diogelu yn cael eu gwneud drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (y GDG). Does dim gwiriadau ariannol na gwiriadau ar gyfer gweithgarwch troseddol.   Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn cysylltu â'r Aelod y tu allan i'r cyfarfod i drafod ymhellach. 

·         Holodd Aelod am unrhyw fuddion neu effaith ar gaffael yn sgil y cydweithrediad â Chyngor Dinas Caerdydd.  Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr ei fod yn profi i fod yn gydweithrediad da sydd â gallu ac arbenigedd gwell.  Mae cynghorau eraill yn y rhanbarth bellach yn ystyried yr un trefniant.   Eglurwyd bod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a Throsolwg yn craffu ar y strategaeth gaffael. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol fod archwiliadau’n cynnwys gwiriadau ar gydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau'r cyngor, gan gynnwys y Rheolau Gweithdrefn Contractau a'r Rheolau Gweithdrefn Ariannol.

·         Holodd Aelod os oes canllaw sy'n hawdd ei ddefnyddio ar gyfer codi pryderon (gan gynnwys proses i benderfynu ar lefel y pryder).  Cafodd y broses i aelodau'r cyhoedd godi pryderon ei gwestiynu.   Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr wrth y Pwyllgor y bydd y polisi yn cael ei ddiweddaru'r flwyddyn ariannol hon i gynnwys arweiniad syml.   Esboniodd y Prif Archwilydd mewnol fod sawl ffordd y mae honiad yn cael ei adrodd.  Yn aml bydd pryderon yn cael eu gwneud yn uniongyrchol iddo.   Bydd asesiad o ran cynnwys yn cael ei wneud.  Os yn briodol, bydd atgyfeiriad uniongyrchol yn cael ei wneud i'r Heddlu.   Cafodd yr aelodau wybod y gallan nhw wneud pryderon yn ymwneud â llwgrwobrwyo, twyll, neu lygredd i'r Prif Archwilydd Mewnol.   Caiff pob Aelod newydd eu gwneud yn ymwybodol o'r llwybr atgyfeirio hwn.

Ystyriodd y Pwyllgor agwedd y Cyngor at wrth-lwgrwobrwyo, twyll, a llygredd.  Ar y cyfan, ystyriwyd bod y trefniadau’n effeithiol.   Cymharol isel yw’r achosion o dwyll, ond nid oes lle i laesu dwylo yn enwedig o ran seiberddiogelwch.