Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Adroddiad All-dro Archwiliad Mewnol 2021/22. Gwahoddwyd sylwadau a chwestiynau yn dilyn y cyflwyniad.

1.    Cyfeiriodd Aelod at y ddwy farn gyfyngedig yng nghyswllt Teithio Consesiwn a Fflyd (Iechyd a Diogelwch/Rheoli Gyrwyr) ac awgrymodd wahodd y swyddogion cyfrifol i fynychu’r Pwyllgor er mwyn deall y pwysau a’r amgylchiadau yn well. Cytunwyd ar hyn a gofynnwyd hefyd i Swyddog A151 roi ei farn yn y cyfarfod ar ba mor gadarn yw’r amgylchedd rheoli yn y maes hwn a’r lefel o risg gweddilliol sy’n gysylltiedig gyda pheidio derbyn argymhellion archwiliad.

2.    Holodd Aelod am farn ‘Resymol” gyffredinol gan awgrymu fod y niferoedd yn awgrymu ‘Sylweddol’ gan fod y sefydliad yn well na’r trydydd allan o’r pedair barn bosibl a gefnogwyd gan y broses hunanasesu. Byddai’n rhaid i’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol ddangos bylchau sylweddol yn yr amgylchedd rheoli i gyfiawnhau’r statws yma. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y farn yn gyfartalog o’r farn a gyhoeddwyd ar y gwaith a wnaed. Mae tystiolaeth, cryfderau a gwendidau yn dynodi ac yn disgwyl mesurau rheoli. Cynhelir archwiliadau ar sail gylchol ac ni fedrant ystyried yr holl risgiau oherwydd diffyg adnoddau. Mae’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol a’r ddogfen Hunanasesu yn ehangach a byddant yn adlewyrchu’r barnau yn ystod y flwyddyn. Caiff y rhain eu hadrodd i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

3.    Holwyd os oes cyfle i farn rheolwyr gael ei hystyried pan y rhoddir barn o sicrwydd cyfyngedig yn arbennig mewn meysydd cynhennus. Esboniwyd pan fo barn gyfyngedig, bod rheolwyr gwasanaeth yn gyfrifol am ysgrifennu ymateb rheoli. Caiff pryderon rheolwyr eu cynnwys mewn cyfarfodydd cau lan ac mae Archwilio Mewnol yn ystyried unrhyw wybodaeth ychwanegol a roddwyd. Drwyddi draw, os oes tystiolaeth i gefnogi nad oes mesurau rheoli yn eu lle, bydd barn Archwiliad Mewnol yn sefyll a chymerir camau gweithredu.

4.    Holodd Aelod am y broses clirio gan awgrymu fod aelod o’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn llofnodi archwiliad. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol, er nad oes proses swyddogol ar gyfer llofnodi, y caiff y drafft adroddiad ei drafod gyda’r rheolwr gwasanaeth. Os oes rhywbeth cynhennus, caiff ei drafod gyda’r Pennaeth Gwasanaeth a gaiff yr adroddiad terfynol. Lle mae rheolwr yn ymwrthod cyfrifoldeb, caiff ei godi gyda’r Pennaeth Gwasanaeth a’r Dirprwy Brif Weithredwr i symud y sefyllfa ymlaen felly mae’r sefydliad yn cymryd cyfrifoldeb a chymerir camau gweithredu.

5.    Holodd Aelod am ymchwiliadau twyll a gofynnodd am ffigurau ac nid canrannau. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr ymholiad yn cyfeirio at grantiau busnes cysylltiedig â Covid yn ystod y pandemig; roedd Archwilio Mewnol yn cymryd rhan mewn asesu ac adolygu twyll. Rhoddir ffigurau. Esboniwyd nad oes unrhyw feincnodi ar gael.

6.    Holodd Aelod os yw’r gwaith grant yn rheswm sylweddol dros nifer yr archwiliadau nas cyflawnwyd gan ofyn os cafodd gwersi eu dysgu. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol bod talu grantiau i gefnogi busnesau lleol cyn gynted yn neges allweddol gan Lywodraeth Cymru a Chyngor Sir Fynwy. Rôl Archwilio Mewnol oedd asesu’r ceisiadau a gwnaed cyfeiriad at yr heddlu lle dynodwyd twyll. Cysylltwyd â’n banc i adennill peth o’r arian. Roedd yn broblem ar draws Prydain. Dysgwyd gwersi gan fod y tîm yn cymryd rhan ar gam cynnar, felly nid oedd y systemau yn eu lle ar unwaith. Gwnaeth y tîm waith da iawn, gan herio’r ceisiadau yn gadarn a mynnu y rhoddwyd y dystiolaeth briodol cyn i’r grant gael ei dalu.  Cafodd rhai achosion o dwyll eu darganfod felly. 

7.    Dywedodd y Cadeirydd fod rhai swyddi gwag yn y Tîm Archwilio Mewnol a gofynnodd am ddiweddariad. Esboniwyd bod dwy swydd wag bwysig gyda golwg ar gyfweld a phenodi erbyn mis Medi. Os yw’r adnoddau yn parhau yn brin, gofynnir am gymorth allanol/mewnol. Caiff y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio eu hysbysu am y sefyllfa ddiweddaraf. Cynigiwyd cymorth gan y Pwyllgor fel sydd angen.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio dderbyn, rhoi sylwadau ar a chymeradwyo’r Adroddiad Blynyddol.