Cofnodion:
Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y drafft Gynllun Gweithredol Archwilio Mewnol. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.
Gofynnodd Aelod am fwy o wybodaeth ar y cylch archwilio a gofynnodd pa mor aml y disgwylid i ysgol uwchradd gael ei harchwilio. Esboniodd y Prif Swyddog Archwilio fel arfer y byddai un ysgol uwchradd a nifer o ysgolion cynradd ar y cylch archwilio bob blwyddyn a dylai ysgol uwchradd ddisgwyl gael ei harchwilio bob 5-6 mlynedd yn dibynnu ar y proffil risg. Dylai ysgolion cynradd ddisgwyl cael eu harchwilio bob 5 mlynedd. Mae adnoddau staffio yn gyfyngedig ar hyn o bryd felly caiff y cyfnodau hyn eu hymestyn i 8 mlynedd. Os dynodir problem neilltuol, gellir cynnal archwiliadau yn gynharach neu gynnal ymweliadau heb eu cyhoeddi ymlaen llaw. Caiff meysydd eraill eu harchwilio bob 5 mlynedd yn ôl asesiad risg blynyddol.
Holwyd sut y gall y Pwyllgor ffurfio barn os yw’r cynllun archwilio yn ddigonol. Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwyr y caiff dogfen waith fwy manwl ei rhannu gyda’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i hwyluso trafodaeth rhwng Prif Swyddogion a’r Prif Archwilydd Mewnol lle caiff risgiau sy’n dod i’r amlwg eu nodi a phenderfynu ar gapasiti. Bydd swyddogion yn ystyried y ffordd orau i wella sicrwydd ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor. Rhoddwyd sicrwydd fod cwmpas da ar draws y sefydliad.
Esboniwyd nad yw menter yn cynnwys Gwasanaethau Landlord; mae’r unedau diwydiannol a’r parc hamdden yn rhan o Adnoddau.
Gofynnodd Aelod sut y caiff perfformiad ei fesur gan sôn bod 658 diwrnod archwilio yn y 975 diwrnod sydd ar gael. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol y rhoddir adroddiadau chwarterol i gynnwys cynnydd ar y cynllun y gwaith a wnaethpwyd a’r farn archwilio a roddwyd ar y cynllun. Mae hefyd asesiad perfformiad yn seiliedig ar ddangosyddion perfformiad tebyg i gynnydd ar y cynllun, amseroldeb cyhoeddi adroddiadau drafft ac adroddiadau terfynol, trosiant yn y tîm, ymateb i ymchwiliadau arbennig ac yn y blaen.
Holwyd am y gwerth a ychwanegwyd gan Archwilio Mewnol yn nhermau pa welliannau rheoli a gwerth am arian a wnaethpwyd a gafodd eu gwneud fel canlyniad i’r argymhellion archwilio mewnol. Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn adrodd yn ôl maes o law.
Mewn ymateb i gwestiwn, esboniwyd mai Tîm Archwilio Mewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen sy’n gyfrifol am archwilio Canolfan Data SRS. Rhoddir adroddiad blynyddol ar y canlyniadau a chânt eu cynnwys yn Adroddiad Blynyddol y Prif Archwilydd Mewnol ar gyfer sicrwydd trydydd parti. Holwyd pa risgiau cydweithio eraill sydd tu allan i’r sefydliad a sut y ceir sicrwydd. Esboniwyd fod Tim Archwilio Cyngor Sir Fynwy yn archwilio holl systemau’r awdurdod. Nid yw’n ymwneud ag archwilio cydweithio arall. Cytunwyd y byddid yn dod â rhestr o’r meysydd cydweithi allweddol a threfniadau ar gyfer archwilio yn ôl i gyfarfod o’r pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn y dyfodol.
Yn unol â’r argymhellion, fe wnaeth y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio adolygu, rhoi sylwadau ar a chymeradwyo’r drafft Gynllun Archwilio Mewnol 2022/23 ar y ddealltwriaeth y byddir yn dod ag unrhyw newidiadau sylweddol eraill yn ôl gerbron y pwyllgor er gwybodaeth neu gymeradwyaeth.