Cofnodion:
Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y diweddariad 6-misol ar Farn Archwilio Anffafriol. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.
Gofynnodd Aelod am y gweithdrefnau sydd yn eu lle i resymoli’r risgiau yn cyfeirio at ddigwyddiadau cerddoriaeth hanesyddol yng Nghastell Cil-y-coed, tra’n ceisio sicrhau’r budd ariannol mwyaf o’r ased. Gwahaniaethodd y Dirprwy Brif Weithredwr rhwng digwyddiadau a drefnir gan y Cyngor a digwyddiadau eraill lle caiff y safle ei logi i ddarparwyr allanol sy’n dod ag arbenigedd/gwasanaethau i mewn o’r tu fas. Mae’r farn gyfyngedig yn cyfeirio at ddigwyddiadau cerddorol blaenorol a drefnwyd gan yr awdurdod. Dywedwyd fod gan y Cyngor ymagwedd wahanol at drefnu digwyddiadau erbyn hyn. Holwyd os y gellid adolygu prisiau llogi heb amharu ar rai o’r gymuned leol sy’n llogi.
Gofynnodd Aelod am ddiweddariad ar weithwyr asiantaeth ac os cafodd y contract newydd ei gwblhau. Atebwyd fod contract newydd yn ei le. Mae Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol i fesurau rheoli allweddol fod yn eu lle ar gyfer y system gweithiwr asiantaeth i sicrhau rheolaeth ariannol, trefniadau llywodraethiant a rheoli risg cadarn ac yn y blaen. Cafodd y gwaith ei ddilyn lan a chyflwynir y farn ddilynol i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio maes o law. Awgrymwyd y gallai’r rheolwr gwasanaeth roi mwy o fanylion. Bydd yr Aelod yn dilyn lan ar hyn.
Datganodd y Cynghorydd Sir I. Chandler fuddiant personol nad yw’n rhagfarnu gan fod ganddo dri o blant yn teithio i’r ysgol ar fysus yr Uned Cludiant Teithwyr. Dywedodd bod risg cynnal a chadw cerbydau yr Uned Cludiant Teithiwr yn “Uchel” a’r farn ddiwygiedig i ddilyn yn 2022/23. Holwyd am y broses rhwng dynodi fel risg uchel, barn gyfyngedig a symud i farn ddiwygiedig i ddilyn yn y flwyddyn gyfredol. Holwyd os yw’r rheolwr gwasanaeth yn gweithio gydag archwilio mewnol i unioni’r risg. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol bod y lefel risg fel y’i gwelir gan y tîm pan gynhelir y cynllun archwilio yn seiliedig ar yr wybodaeth sydd ar gael. Byddai’r rheolwr gwasanaeth mewn sefyllfa well i drin risgiau gweithredol.
Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr y cafodd dialog gyda’r Tîm Arweinyddiaeth Strategol a Thimau Rheoli Cyfarwyddiaethau ei chryfhau i gefnogi cynnydd, gwelliant ac ymatebolrwydd i adroddiadau archwilio. Mae’n flaenoriaeth gweithredu ar farn archwilio gyfyngedig yn brydlon i osgoi dwy farn gyfyngedig olynol.
Holodd Aelod am reoli presenoldeb a dywedwyd y cafodd rhai gwendidau eu dynodi i ddechrau ac y cafodd cynllun gweithredu ei roi ar waith. Cafodd mwyafrif y gwelliannau eu gweithredu a chafodd y farn ei newid i rhesymol. Cadarnhawyd y cafodd gwelliant ei nodi yn deillio o weithredu’r gwelliannau. Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn rhoi mwy o wybodaeth mewn cyfarfod yn y dyfodol.
Gofynnwyd fod y Pwyllgor yn cael adroddiadau llawn ar y ddwy farn gyfyngedig yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.
Mewn ymateb i gwestiwn am hwyrni wrth gyflwyno barn o fis Medi 2021, esboniwyd fod amser cyfarfodydd a chanslo cyfarfodydd wedi achosi oedi.
Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio:
1. Nodi’r gwelliannau a wnaed gan feysydd gwasanaeth yn dilyn y barnau archwilio sicrwydd cyfyngedig gwreiddiol a roddwyd; a
2. Chymeradwyo, os yw Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn bryderus am unrhyw un o’r barnau archwilio a roddwyd neu ddiffyg gwelliant a wnaed yn dilyn yr adolygiad archwilio dilynol, bod ystyriaeth yn cael ei roi i alw’r rheolwr gweithredol a Phennaeth Gwasanaeth i roi cyfiawnhad am y diffyg cynnydd a’u dal i gyfrif am welliannau yn y dyfodol.