Agenda item

i)      Swyddog Galw i Mewn: Dilyniant Caffael Bwyd

Swyddog Galw i Mewn: Dilyniant Castell Caldicot

1.    Eitemau Busnes Brys

 

Cytunodd y Cadeirydd i ystyried y ddwy eitem ganlynol o fusnes brys fel ymateb brys i'r pandemig cyfredol. 

 

a)   Datganiad gan y Prif Archwilydd Mewnol a Phrif Swyddog, Adnoddau parthed: Tîm Archwilio Mewnol yn ymgilio i gyfrannu at Swyddogaeth Profi Olrhain a Diogelu (POD)

 

Darparodd y Prif Archwilydd Mewnol a Phrif Swyddog, Adnoddau'r datganiad a ganlyn i hysbysu aelodau'r Pwyllgor Archwilio pam mae'r tîm Archwilio Mewnol yn ymgilio dros dro i ddarparu cefnogaeth gorfforaethol i'r swyddogaeth POD a reolir ar hyn o bryd gan  Swyddogion Iechyd yr Amgylchedd Cyngor Sir Fynwy (CSF).  Mae'r datganiad fel a ganlyn:

 

“Mae POD yn Sir Fynwy yn cael ei reoli gan ein Swyddogion Iechyd yr Amgylchedd.  Ychydig cyn y Nadolig roeddent yn llawn dop o lwyth achosion cyfaint uchel fel bod gweiddi am gymorth a chefnogaeth gan dimau mewnol o fewn CSF.

 

Cynhaliwyd trafodaethau rhwng y Prif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau a theimlwyd y byddai gan y tîm Archwilio Mewnol y set sgiliau briodol i gefnogi POD.  Felly roedd yn rhaid ystyried cadw'r tîm Archwilio Mewnol yn weithredol i gyflawni ei swyddogaeth archwilio, rhoi sicrwydd priodol ar yr amgylchedd rheolaeth fewnol, trefniadau llywodraethu a'r broses rheoli risg ar waith neu i gefnogi swyddogaeth gorfforaethol proffil uchel yn ystod yr amseroedd digynsail hyn gyda'r pandemig parhaus.

 

Roedd angen asesu effaith ymgilio'r tîm Archwilio Mewnol i gefnogi POD.

 

Ar hyn o bryd mae'r tîm Archwilio Mewnol yn cynnwys Prif Archwilydd Mewnol (50%), 1 Rheolwr Archwilio, 1 Prif Archwilydd, 2 Uwch Archwiliwr ac 1 Archwilydd.  Mae'r Archwilydd eisoes wedi'i secondio allan o'r tîm i gefnogi gweinyddiaeth grantiau busnes Covid -19.

 

Y cynnig oedd i'r Prif Archwilydd Mewnol gynnal cefnogaeth i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a darparu adroddiadau priodol i'r Pwyllgor Archwilio, y Rheolwr Archwilio i gadw 40% o'r amser archwilio, 1 Prif Archwilydd i gadw 25% o'r amser archwilio gyda gweddill y tîm yn cefnogi POD am gyfnod o 2 fis.  Byddai hyn yn caniatáu i'r holl waith archwilio cyfredol gael ei adolygu ac anfon adroddiadau drafft neu derfynol allan, i ddelio ag ymholiadau archwilio parhaus ac i ymateb i unrhyw honiadau o dwyll.

 

Hyd yma mae 25% o'r cynllun archwilio diwygiedig wedi'i gwblhau i'r cam adroddiad drafft o leiaf.  Pan anfonir yr holl adroddiadau sy'n cael eu hadolygu ar hyn o bryd, bydd 47% o'r cynllun diwygiedig yn cael ei gwblhau i'r cam adroddiad drafft o leiaf.

 

Er mai dim ond 3 barn archwilio sydd wedi'u cyhoeddi, maent i gyd wedi'u categoreiddio fel rhai sy'n rhoi Sicrwydd Sylweddol.  Archwiliwyd 3 hawliad grant ac maent wedi cael barn ddiamod sy'n dda ac roedd telerau ac amodau'r grant wedi'u bodloni.  O'r 7 archwiliad sy'n gysylltiedig â barn sy'n cael eu hadolygu ar hyn o bryd, ni ragwelir y bydd yr un ohonynt yn arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig .

 

Dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf, mae systemau ariannol allweddol a archwiliwyd wedi derbyn barn sicrwydd cadarnhaol; ni fu unrhyw newidiadau sylweddol i'r systemau hynny na'u rheolaeth ac ni ddygwyd unrhyw faterion na thwyll i sylw Archwiliad Mewnol felly byddai'r rhain yn cael eu hystyried fel risg ganolig ac felly dim ond unwaith bob 2 neu 3 blynedd y byddent yn cael eu harchwilio.  Nid oedd systemau ariannol allweddol mewn swyddi archwilio eto i'w cwblhau yn y cynllun Archwilio Mewnol diwygiedig.

 

Roedd swyddi yn y cynllun Archwilio Mewnol diwygiedig, na fydd bellach yn cael eu cwblhau, o risg ganolig yn gyffredinol.  Maent yn cynnwys ysgolion lle na all y tîm gynnal ymweliadau safle, archwiliadau dilynol y bydd angen eu cyflwyno i 2021/22 oherwydd yr oedi cyn cwblhau'r adroddiadau, rhai adolygiadau maes gwasanaeth a rhai adolygiadau corfforaethol.

 

Mae monitro gweithrediad argymhellion archwilio yn swydd allweddol y mae'r tîm yn ei chyflawni ar draws pob maes gwasanaeth; bydd hyn yn parhau.

 

Ar wahân i dwyll grantiau busnes Covid-19 a adroddwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor Archwilio, nid yw'r tîm Archwilio Mewnol yn delio ag unrhyw ymchwiliadau arbennig eraill ar hyn o bryd.  Roedd y gyfran gyntaf o grantiau yn eithaf sylweddol lle cafodd twyll posibl ei nodi a hysbysu'r heddlu.  Mae gwerth y cyfraniadau diweddarach o grant wedi bod yn llawer is er bod unrhyw bryderon neu faterion twyll a amheuir yn cael eu cyfeirio at y Prif Archwilydd Mewnol / Rheolwr Archwilio gan fod gennym bresenoldeb archwilio yn y weinyddiaeth honno.

 

Er y bydd maint y gwaith archwilio yn llai ni fydd unrhyw effaith sylweddol ar y trefniadau llywodraethu sydd ar waith yn Sir Fynwy na'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol gan fod gennym drefniadau llywodraethu eithaf cadarn ar waith ar hyn o bryd.

 

Bydd y sefyllfa'n cael ei hadolygu'n gyson gan y Prif Swyddog Adnoddau a'r Prif Archwilydd Mewnol i ddod â'r tîm Archwilio Mewnol yn ôl i ddarparu gwasanaethau archwilio mewnol fel y bo'n briodol; yn benodol os bydd amgylchiadau'n newid neu os bydd y proffil risg yn newid.”

 

Diolchodd y Prif Swyddog, Adnoddau, i'r Tîm Archwilio Mewnol am eu cyfraniad i'r gwaith pwysig hwn a chefnogodd lefel y cysur a gynigiwyd a'r pwyntiau a wnaed yn y datganiad.

 

O ran Archwiliad Allanol, cadarnhaodd Swyddog Archwilio Cymru fod trafodaethau wedi digwydd gyda'r Prif Archwilydd Mewnol a chadarnhaodd nad oes unrhyw effaith sylweddol ar waith Archwilio Allanol wedi'i gynllunio. 

 

O ran gwaith archwilio ariannol, mae llai o ddibyniaeth uniongyrchol ar waith y Tîm Archwilio Mewnol oherwydd newidiadau mewn safonau archwilio.  Bydd gwaith cynllunio ar gyfer cyfrifon 2020/21 yn cynnwys adolygiad o'r amgylchedd rheoli cyffredinol yn y Cyngor felly bydd angen ystyried unrhyw effaith ar hyn. Bydd y broses hon yn parhau yn ystod y misoedd nesaf a bydd Archwilio Cymru yn ystyried yr agwedd hon ac yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor. 

 

O ystyried gwaith perfformio, ni ddisgwylir unrhyw effaith sylweddol wrth i raglen o waith lleol gael ei chynllunio ac mae deialog barhaus gyda swyddogion y Cyngor.  Bydd Archwilio Cymru yn hyblyg ac yn bragmatig a bydd yn sicrhau bod gwaith y credir ei fod yn werth ymchwilio iddo ymhellach yn cael ei ddwyn ymlaen yn y broses gynllunio ar gyfer y blynyddoedd i ddod.

Gwahoddwyd aelodau i ofyn cwestiynau a gwneud sylwadau, fel a ganlyn:.

 

·    Cyhoeddodd y Cynghorydd Sir P. Murphy fuddiant personol nad yw'n ragfarnus gan fod ei wraig yn cael ei chyflogi mewn gwaith POD. Roedd yn hapus â chyfraniad yr Archwiliad Mewnol ond cwestiynodd hefyd lefel yr ymglymiad a ddisgwylir gan y tîm, gan ei bod yn ymddangos bod gwaith cyfyngedig ar gael.  Ymatebwyd y bydd y sefyllfa'n cael ei hadolygu'n gyson ac y bydd hyblygrwydd.  Mae'r Tîm Archwilio Mewnol (AM) wrthi'n cael hyfforddiant ar hyn o bryd.  Bydd y Rheolwr POD yn rheoli llwyth gwaith ac os nad oes digon o waith, bydd y Tîm AM yn dychwelyd i'w waith sylweddol ar y Cynllun Archwilio.  Diweddarodd y Prif Swyddog y Pwyllgor fod lefel y profion wedi gostwng dros dro ar ôl y Nadolig ond mae'n debygol o godi gan achosi i lefelau gwaith gynyddu.  Mae'n hanfodol bod staff yn cael eu hyfforddi a'u paratoi i gamu i'r adwy, a chynorthwyo rhanbarthau eraill yn ôl yr angen. 

·    Gofynnodd Aelod a yw staff MonLife sydd fel arfer yn gweithio mewn canolfannau hamdden caeedig ac ati wedi'u cyflogi ar POD.  Cadarnhawyd bod llawer o wasanaethau MonLife/Hamdden wedi cau pan ddaeth y cyfyngiadau newydd i mewn ar 20fed Rhagfyr 2020 ac mae nifer o staff wedi cael eu hadleoli i POD a'r rhaglen frechu.  Mae'r cynllun ffyrlo yn dal i fod yn agored i'r awdurdod i adennill rhai costau i staff na chawsant eu hadleoli.  Fodd bynnag, adleoli byddai'r flaenoriaeth gyntaf.

 

B)              Datganiad ar effaith Covid 19 ar faterion ariannol yr awdurdod

 

Gofynnodd y Cadeirydd am ddatganiad gan y Prif Swyddog, Adnoddau ar effaith Covid 19 ar faterion ariannol yr awdurdod fel un sy'n brofiadol ar hyn o bryd a gofynnodd a allai hyn fod yn nodwedd reolaidd o Gyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio trwy gydol y pandemig.

 

Croesawodd y Prif Swyddog Adnoddau y cais gan egluro bod yr awdurdod yn adrodd yn rheolaidd ar ei fonitro refeniw/cyllideb gyfalaf, ei ragolwg a'i sefyllfaoedd i'r Cabinet.  Bydd Mis 7 yn cael ei ystyried yng nghyfarfod nesaf y Cabinet.  Cynigiwyd diweddariad llafar ar fuddsoddiadau masnachol hefyd.

 

Amlygodd y Rheolwr Cyllid yr effaith ariannol sylweddol ar yr awdurdod oherwydd y pandemig y gellir ei briodoli i incwm is a gwariant ychwanegol.  Derbyniodd yr aelodau ddiweddariadau rheolaidd trwy'r adroddiadau monitro cyllideb ym Misoedd 2, 5 a 7.  Adroddir am Fis 9 ym mis Chwefror.

 

Mae costau ychwanegol heb eu cyllidebu (cyfanswm o £5.8m ar ddiwedd mis Tachwedd 2020) mewn perthynas ag ailgyfeirio adnoddau i fodloni pwrpas craidd amddiffyn bywyd yn ystod y pandemig.  Mae'r rhain yn bennaf ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion, Gwasanaethau Digartrefedd a darparu offer diogelu personol (ODP) a mesurau pellhau cymdeithasol.

 

Bu’n rhaid i lawer o’r gwasanaethau cynhyrchu incwm (Gwasanaethau Diwylliant a Hamdden) gau oherwydd cyfyngiadau a osodwyd gan Lywodraeth Cymru gan arwain at golledion o £4.1m yn y ddau chwarter cyntaf.  Collwyd incwm hefyd o barcio ceir, arlwyo ysgolion, rhentu a darpariaeth drafnidiaeth allanol.  Hyd yma mae Llywodraeth Cymru wedi talu 100% o'r costau ychwanegol a'r golled incwm y gellir eu priodoli'n uniongyrchol i effaith Covid 19.

 

Disgwylir i gostau ychwanegol a cholledion incwm barhau o leiaf tan ddiwedd y flwyddyn ariannol gyda rhagolwg o £750,000 y mis mewn costau ychwanegol a £730,000 mewn colledion incwm.  Mae hyder y bydd Llywodraeth Cymru yn cwrdd â'r costau ychwanegol hyn a cholledion incwm tan ddiwedd mis Mawrth 2021.  Er y gall Llywodraeth Cymru ariannu rhai o'r costau/colledion incwm ar ôl yr amser hwn, nid yw'r manylion yn hysbys.  Bydd y Cyngor yn ofalus wrth ddrafftio cynigion cyllidebol ar gyfer y flwyddyn nesaf i ystyried y risg y bydd y cyllid yn cael ei leihau neu ei dynnu'n ôl.

 

Mae rhai o ganlyniadau anuniongyrchol eraill y pandemig yn cynnwys yr oedi wrth weithredu cynigion arbedion a gynlluniwyd.  Mae'n anodd gwerthfawrogi'r gost ar yr adeg hon.

 

Rhoddodd y Prif Swyddog Adnoddau ddiweddariad ar berfformiad buddsoddi.  Disgwylir adroddiad blynyddol gan y Pwyllgor Buddsoddi yn ystod yr ychydig fisoedd nesaf. 

 

Mae Castle Gate yn cynnal perfformiad sy'n gymesur â natur gwaith y tenantiaid.  Mae Parc Hamdden Casnewydd, sy'n gyson â natur y tenantiaid ar y safle, wedi cael mwy o effaith o'r cyfyngiadau Covid. Mae'r awdurdod wedi adolygu ei fwriadau masnachol oherwydd ansicrwydd a risg.  Cynhelir cyfarfodydd Pwyllgor Buddsoddi rheolaidd i asesu perfformiad asedau buddsoddi a'r cyfarfod nesaf yw 20fed Ionawr 2021.  Cadarnhawyd mai'r targed refeniw net ar gyfer Castlegate a Pharc Hamdden Casnewydd yw £609,000 ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol. Rhagwelir incwm rhent net o £503,000 gyda diffyg o £106,000 gan dybio gallu tenantiaid allweddol i dalu ôl-ddyledion a drafodwyd ac yn dibynnu ar  Lywodraeth Cymru i gyllido'r diffyg pellach.  Cydnabuwyd y gallai'r sefyllfa ddirywio ac mae deialog barhaus gyda thenantiaid.

 

Gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i ofyn cwestiynau neu i wneud sylwadau, fel a ganlyn:.

 

Cadarnhawyd nad oedd yn bosibl yn y cyfarfod cyhoeddus drafod trefniadau tenantiaeth yn fwy manwl gan fod hon yn wybodaeth gyfrinachol.

 

Gofynnodd Aelod a ellir hawlio'r swm cyfatebol o arian ffyrlo os caiff staff eu hadleoli i POD.  Esboniwyd y gall aelodau staff sy'n methu â gweithio oherwydd bod eu gwasanaeth wedi cau naill ai gael eu rhoi ar ffyrlo ac adennill costau gan Gyllid a Thollau EM (CThEM) Llywodraeth y DU neu eu hadleoli heb unrhyw arian ychwanegol.

 

2.    Galw i mewn Swyddogion: Dilyniant Caffael Bwyd.

 

Darparwyd Datganiad cyn y cyfarfod i amlinellu'r camau a gymerwyd gan reolwyr yn y Maes Gwasanaeth hyd yn hyn a symud ymlaen yn erbyn y cynllun gweithredu y cytunwyd arno mewn perthynas â barn archwilio 'Sicrwydd Cyfyngedig' ar gyfer Caffael Bwyd - Adroddiad dilynol Archwilio.  Roedd y datganiad yn cynnwys yn benodol y risgiau a ddisgrifir yn y cynllun gweithredu fel y darperir yn yr adroddiad a'r adborth gan amrywiol reolwyr wrth fynd i'r afael â'r risgiau a amlygwyd yn y cynllun gweithredu. Mynychodd y Pennaeth Gwasanaeth (Prosiectau Strategol), y Rheolwr Arlwyo a'r Pennaeth Caffael hefyd. 

 

Gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau ac i ofyn cwestiynau, fel a ganlyn:.

 

Gofynnodd Aelod, o ystyried y datganiad a ddarparwyd ar y camau a gymerwyd, am ddiweddariad ymhen chwe mis pan fydd y strwythur newydd wedi'i wreiddio'n fwy. 

 

Roedd Aelod yn cefnogi'n gryf y dylid cynnwys hawl y Rheolwr Arlwyo i gael mynediad i bob cegin yn y Sir.  Ymatebwyd bod y Rheolwr Arlwyo a'i thîm ar hyn o bryd yn darparu cyngor ac arweiniad i geginau yn y Sir ond bydd y tîm newydd yn rhoi'r hawl i fynediad er mwyn sicrhau bod y cyngor a'r arweiniad yn cael eu gweithredu.

 

Cwestiynodd yr Aelod pam na allai Tîm Iechyd yr Amgylchedd yr awdurdod gynnal yr archwiliad hylendid bwyd annibynnol trydydd parti gofynnol a dywedwyd wrtho fod yr archwiliadau trydydd parti ar waith oherwydd trefniadau cydweithredol yn Ne-ddwyrain Cymru o dan gontractau gwasanaeth caffael cenedlaethol.  Daw'r trefniant presennol i ben yn 2022 pan fydd contract newydd yn cael ei drefnu am y pedair blynedd ganlynol.

 

Cytunwyd i dderbyn adroddiad cynnydd mewn chwe mis.

 

3.    Galw i mewn Swyddogion: Dilyniant Castell Cil-y-coed

 

Dosbarthwyd datganiad cyn y cyfarfod i hysbysu Aelodau Pwyllgor Archwilio'r Cyngor o'r camau a gymerwyd gan reolwyr yn y Maes Gwasanaeth hyd yma a symud ymlaen yn erbyn y cynllun gweithredu y cytunwyd arno mewn perthynas â barn archwilio 'Sicrwydd Cyfyngedig' Dilyniant Castell Cil-y-coed MonLife Hydref 2019.

 

Mynychodd Prif Swyddog Gweithredol MonLife, Swyddog Ymgysylltu a Datblygu Gweithlu MonLife a'r Rheolwr Busnes a Masnachol - MonLife y cyfarfod i roi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio ar y gwaith a gwblhawyd ar y cynllun gweithredu gan dynnu sylw at gyd-destun y pandemig a'r llifogydd cyfredol gan fod gwasanaethau ar gau, mae staff yn cael eu ffyrlo neu eu hadleoli.

 

Gwahoddwyd Aelodau i ofyn cwestiynau a gwneud sylwadau, fel a ganlyn:.

 

Dywedodd yr Aelodau ei bod yn anffodus na fu unrhyw gyfle i brofi'r camau a roddwyd ar waith oherwydd yr amgylchiadau presennol ac awgrymwyd y dylid ailedrych ar y gwaith mewn blwyddyn pan fydd Castell Cil-y-coed wedi ailagor.  Diolchodd Aelod y ward leol i'r tîm am y gwaith a wnaed hyd yn hyn.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod blaendal (o leiaf 20% o'r gost gyffredinol yn dibynnu ar faint y digwyddiad) yn cael ei gymryd pan archebir.  Os yw'r digwyddiad o fewn 12 wythnos i'w archebu, yna cymerir taliad llawn.  Mae ernes yn cael ei dal i dalu am unrhyw ddifrod a achosir.

 

Cadarnhawyd gan y Prif Archwilydd Mewnol y bwriedir cynnal archwiliadau dilynol ar gyfer y ddau wasanaeth yn 2021/22 neu 2022/23; amseriadau yn dibynnu ar yr amgylchiadau presennol ac yn ôl disgresiwn y Tîm Archwilio Mewnol.

 

4.    Gwybodaeth am Log Benthyciad

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid mai'r gyfradd llog ar gyfartaledd ar gyfer benthyca i ariannu prynu Parc Hamdden Casnewydd yw 2.34%.