Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol a’r Rheolwr Archwilio'r adroddiad i ddarparu rhywfaint o wybodaeth ychwanegol ar farn sicrwydd cadarn cyfyngedig flaenorol o 2018/19 ynghylch defnyddio Gweithwyr Asiantaeth.

Ymatebodd y Prif Swyddog Adnoddau a Phennaeth y Gwasanaethau Pobl i'r adroddiad yn amlinellu'r camau a gymerwyd hyd yma i fynd i'r afael â meysydd i'w gwella.

Yn dilyn y wybodaeth hon, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

Dywedodd Aelod y bydd yr wybodaeth a ddarperir yn cael ei hystyried fel rhan o'r trafodaethau ar y gyllideb.

Awgrymodd Aelod fod yna llacrwydd yn y sefydliad yngl?n â defnyddio gweithwyr asiantaeth, cwestiynodd y ffi asiantaeth, a bod ganddo bryderon ynghylch talu gweithwyr asiantaeth. 

Cadarnhawyd bod yn rhaid i gwmnïau fodloni meini prawf penodol inni ymgysylltu â nhw i gyflawni'r rheolaethau angenrheidiol ac nad yw sut mae'r cwmnïau'n cael eu rhedeg yn rhan o'n cyfrifoldeb. 

Bydd yr archwiliad dilynol yn nodi a yw'r camau y cytunwyd arnynt wedi'u rhoi ar waith a fydd yn cael eu hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio.  Mae rhai argymhellion wedi'u gweithredu ac mae rhai heb eu datrys

Mewn ymateb i gwestiwn, ychwanegodd y Rheolwr Archwilio fod goruchwyliaeth uwch reolwyr wedi'i chynnwys yn y polisi fel yn yr argymhelliad.

Gofynnodd Aelod a fydd yn bosibl recriwtio holl staff yr asiantaeth trwy Randstad neu a fydd angen asiantaethau eraill.  Esboniwyd y gall Randstad, o fewn telerau'r contract, ddefnyddio cyflenwyr eraill, felly nid oes angen mynd y tu allan i'w wasanaeth, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol.

Esboniwyd, ar gyfer ysgolion, y codwyd y gwariant ar gostau cyflenwi ac asiantaeth yn y Gr?p Cynghori ar y Cyd.  Bydd y gwasanaeth recriwtio cenedlaethol newydd yn cymhwyso safonau priodol yn ôl yr angen staff. 

Bydd Gwasanaethau a Chaffael Pobl yn monitro gwariant oddi ar gontract ac yn codi gyda'r Prif Swyddogion yn ôl yr angen. Mae'r materion a godwyd yn yr adroddiad archwilio ynghylch rheolaethau wedi'u cynnwys yn y contract.  Ar gael mae dangos fwrdd ar-lein ar lefel rheolwr unigol gyda manylion gwariant, niferoedd ac enwau'r staff sy'n cael eu recriwtio, a hyd yr aseiniad felly bydd yn llawer symlach i reolwyr fonitro eu defnydd o weithwyr asiantaeth.

Gofynnodd Aelod pam mae asiantaethau'n cael eu defnyddio yn lle gwasanaeth mewnol a pha mor eang yr hysbysebwyd y contract. Cadarnhawyd bod y contract wedi'i gaffael gan ddefnyddio'r broses dendro.

Esboniwyd bod asiantaethau'n cael eu defnyddio lle mae'n anodd recriwtio, gan arwain weithiau at aseiniadau asiantaeth hir.  Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod cyflwyno targedau perfformiad wedi ei wrthod oherwydd bod asiantaethau'n cael eu defnyddio'n bennaf ym maes gofal cymdeithasol, ysgolion a gwasanaethau gwastraff lle mae angen llenwi lle staff ar unwaith i gynnal cymarebau staffio neu i barhau â gwasanaethau.  Byddai'n anodd cael targed perfformiad o dan yr amgylchiadau hyn.

Gofynnodd Aelod am ddiweddariad mor gynnar â phosibl yn y flwyddyn ariannol newydd o ystyried y pryderon sylweddol i weld pa gynnydd a fu.  Cytunwyd bod angen caniatáu i'r gwasanaeth newydd wreiddio. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddogion am eu hymateb Rheoli.

Nododd y Pwyllgor Archwilio’r pryderon sylweddol a godwyd yn yr adroddiad, y camau a gymerwyd gan reolwyr i fynd i'r afael â'r pryderon hynny a chydnabod yr hyn y mae angen i'r rheolwyr ei weithredu o hyd i ddangos gwelliannau yn y ffordd y mae'r gwasanaeth hwn yn cael ei weinyddu o fewn y Cyngor.

Os yw Aelodau'r Pwyllgor Archwilio yn poeni am ddiffyg gwelliant neu gynnydd sy'n cael ei wneud ar ôl yr adolygiad dilynol yn 2021/22, dylid ystyried galw'r rheolwyr gweithredol a'r Pennaeth Gwasanaeth i gael sicrwydd pellach bod y rhai y cytunwyd arnynt bydd gwelliannau'n cael eu gwneud a bod cynnydd boddhaol yn cael ei wneud i fynd i'r afael â gwendidau rheoli a amlygwyd yn yr adroddiad Archwilio Mewnol.