Agenda item

Cyflwynodd y Dirprwy Prif Bennaeth Ariannol ateb yr awdurdod i’r Adroddiad ISA 260 ac atgoffodd e/hi’r Pwyllgor bod yr awdurdod yn treialu proses newydd y flwyddyn hon lle bydd Arweinydd y Cyngor yn cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon Archwiliedig yn dilyn dilysu gan Bwyllgor Archwilio er mwyn helpu gyda'r amserlenni newydd, byrrach.   

Wrth gyfeirio at gamddatganiadau oedd heb eu cywiro, cafodd dogfen gwelliant ar y cyd ei chyflwyno ar gyfer 2018/19 ond esboniwyd hefyd bod: 

-       Atebolrwydd Pensiwn:

-         Yn 2015, cafwyd newid i reoliadau pensiwn y sector cyhoeddus oedd yn gofyn am ddarpariaeth diogelwch ar gyfer gr?p bach o bobl sy’n agosáu at ymddeol (diffoddwyr tân a barnwyr).    Roedd heriau cyfreithiol yn seiliedig ar wahaniaethu posib yn ôl oedran yn arwain at ddiystyru apeliadau pellach gan y llywodraeth. Er ei fod yn aneglur ar hyn o bryd lle bydd y gost atebolrwydd pensiwn ychwanegol yn disgyn, mae’r awdurdod wedi cyfrifo effaith bosib cynnig adferiad i aelodau staff sy’n gymwys yn unol â hynny.  Diffyg cydgrynhoi busnes a gweithrediadau eraill: Eglurwyd nad yw polisïau cyfrifyddu’r awdurdod yn gofyn am gydgrynhoi pryderon sydd ar y cyd.  Ymddangosir Bargen Dinas Caerdydd yn y datganiad cyfrifon fel mewnbwn wedi’i addasu gan fod y ffigwr yn fwy na’r lefel perthnasedd  Rhoir ystyriaeth i'r dull gorau o gyflwyno cyfrifon cydgrynhoi er mwyn gwella eglurdeb

-       Gorddatgan gwariant gan £178,705 fel blaendal cyfnodolyn heb ei bostio ar ddiwedd y flwyddyn: Cafodd hyn ei esbonio fel sgileffaith byrhau'r amserlenni er mwyn gorffen cyfrifon.  Mae’r broses wedi’i chwtogi gan bedair wythnos ac mae gwaith yn parhau i gwtogi pedair wythnos bellach o'r broses a fydd yn cynnwys mwy o amcangyfrif a gwaith gyda meysydd eraill o’r Cyngor i gyrraedd dyddiadau cau er mwyn cau’r cyfrifon yn gynharach

Codwyd sylwadau a chwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor fel a ganlyn:

·         Mewn perthynas â’r camddatganiadau oedd heb eu cywiro, gofynnwyd a yw’r iaith yn yr adroddiad yn rhy negatif a chymhleth i berson cyffredin ei ddeall.  Gofynnwyd bod mwy o ystyriaeth yn cael ei rhoi i’r agwedd hon a bod esboniadau’n cael eu cynnwys er mwyn osgoi camsyniadau 

·         Mewn ateb i gwestiwn, eglurwyd bod dros 100 gwall talgrynnu dros £1000 a dywedwyd nad yw hyn yn glir yn yr adroddiad 

Cadarnhawyd gan Swyddogion Archwilio Cymru taw gofyniad safonau archwilio yw hi i dynnu sylw             at gamddatganiadau a’u bod wedi’u cyflwyno mewn modd cytbwys i'r cyfanswm sydd dros y              lefel dibwys.   Nid yw’r cyfanswm yn berthnasol ac nid oes angen mynd i’r afael ag e

·         Mewn ateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod lefel perthnasedd o £2.9m yn gyson â phob Awdurdod Cymraeg

·           Mae hyn yn adlewyrchu lefel o wall na fydd defnyddwyr y cyfrifon yn barod i dderbyn

·         Ymholwyd a fydd angen addasiadau oherwydd gweithred y Pwyllgor Buddsoddi yn ystod 2019/20. Cadarnhawyd y bydd adborth cyfrifon y flwyddyn flaenorol yn cael ei defnyddio i hysbysu ac i fireinio’r broses

·         Ymholwyd os oedd posibilrwydd bod y cyfrifon wedi’u camddatgan yn faterol oherwydd twyll

·          Cadarnhawyd taw cwestiwn cyffredin yw hwn y gofynnir i bob awdurdod a sefydliad cyhoeddus; yr ateb a roddwyd oedd bod dim byd o bryder i’w adrodd.  Ychwanegwyd bod yr awdurdod yn cael ei ymgynghori yngl?n â hyn a bod sicrwydd yn cael ei gynnig

Nodwyd yr argymhellion fel:

2.1       Y caiff Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Fynwy am 2018/19 (Atodiad 1), ei derbyn fel barn Wir a Theg o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor a’i gymeradwyo ar gyfer cyhoeddi erbyn y dyddiad cau statudol o’r 15^fed o Fedi 2019.

2.2       Y caiff yr addasiadau adroddiad ariannol yr amlinellir yn y ddogfen gwelliant ar y Cyd (Atodiad 2) eu derbyn a’u gweithredu lle y cytunwyd gan yr Awdurdod wrth baratoi am y datganiad cyfrifon ar gyfer 2019/20.

Derbyniodd y Pwyllgor y cyfrifon fel y’i cyflwynwyd a mynegwyd gwerthfawrogiad i’r Rheolwr Cyllid, y Dirprwy Bennaeth Cyllid a’r Tîm Cyllid am baratoi’r cyfrifon ac am orffen yr archwiliad yn llwyddiannus.