Agenda and minutes

Nid oedd datganiadau o fuddiant..

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Mehefin 2022.

Gwahoddwyd y Cynghorydd Sir Louise Brown I gyflwyno’r drafodaeth. Clywsom fod y cais am y drafodaeth yn seiliedig ar y syniad fod y cyfansoddiad yn cynnwys y cod ymddygiad rhwng aelodau a swyddogion, ond nad oes unrhyw god ymddygiad neu bolisi wedi ei gytuno ar gyfer aelodau’r cyhoedd a swyddogion neu aelodau. Awgrymwyd y byddai polisi yn ddefnyddiol pan fo materion dadleuol yn codi.

Gwahoddwyd aelodau i dynnu sylw at faterion o gonsyrn.

Dywedodd y Cynghorydd Sir Armand Watts nad yw Cyngor Sir Fynwy yn caniatau i swyddogion fynychu digwyddiadau ar ben eu hunain, er enghraifft, gorsaf bleidleisio neu ddigwyddiadau ymgynghori. Ychwanegodd y dylem edrych ar ymatebolrwydd swyddogion i geisiadau gan y cyhoedd yn nhermau arfer gorau.

Dywedwyd, yn gyffredinol, lle bu problemau rhwng swyddogion/aelodau ac aelodau’r cyhoedd, bod y Swyddog Monitro wedi gwneud gwaith gwych o roi cyngor.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Sir Peter Strong at broblemau gyda’r cyfryngau cymdeithasol a’r llinell denau rhwng rhyngweithio a bygwth.

Soniodd y Cynghorydd Sir Maria Stevans am broblemau yn ymwneud ag ymddygiad gwrthgymdeithasol yn ei ward sydd wedi gwneud iddi deimlo’n fregus. Oherwydd hyn mae wedi tynnu ei manylion personol rhag bod ar gael i’r cyhoedd eu gweld.

Esboniodd y Pennaeth Pobl a Llywodraethiant a’r Swyddog Monitro fod gan Gyngor Sir Fynwy broses gwynion gorfforaethol lle gall aelodau’r cyhoedd wneud adroddiad am gwynion gyda’r cyngor. O fewn y fframwaith honno mae gallu i ddelio gydag unigolion sydd wedi mynd drwy holl gamau’r broses gwyno.

Dywedodd y Cynghorydd Sir Louise Brown fod angen gwneud mwy a chyfeiriodd at negeseuon e-bost a ddarparwyd ganddi gydag awgrymiadau am ganllawiau a sut na chafodd y rhain eu hystyried.

Awgrymwyd y gallai codi ymwybyddiaeth a hysbysiadau ymddygiad mewn gofodau cyhoeddus fod yn ddefnyddiol.

Cydnabuwyd difrifoldeb y pwnc ac awgrymwyd ychwanegu hyn at agenda yn y dyfodol, gyda golwg ar arfer gorau mewn awdurdodau eraill.

Nodwyd nad oedd y problemau hyn yn rhai mynych a bod angen gweld pethau yn eu gwir oleuni.

Cododd y Cynghorydd Sir Peter Strong fater yr oedd aelodau wedi ei godi gydag ef am y ffordd orau i symud ymlaen gyda gwaith achos, yn cynnwys cysylltu a chodi materion gyda swyddogion. Ychwanegodd nad oedd hyn yn feirniadaeth mewn unrhyw ffordd ond yn hytrach yn ddull o wybod os gellid gwella’r system.

Teimlid fod y pandemig wedi tarfu ar bethau ac wedi creu pellter yn effeithio ar gyfathrebu rhwng swyddogion ac aelodau. Gallai fod yn ddefnyddiol ailgyflwyno aelodau a swyddogion.

Awgrymwyd cyflwyno llinell amser ar gyfer swyddogion yn ymwneud â cheisiadau aelodau.

Gwnaed sylwadau am MyMonmouthshire, yn neilltuol fod MonMaps yn system anodd ei defnyddio. Byddai’r Rheolwr Democratiaeth Leol yn cyfeirio’r mater at y tîm digidol.

Dywedodd y Rheolwr Democratiaeth Lleol y cafwyd sesiynau cwrdd a chyfarch gyda swyddogion yn dilyn yr etholiad. Cytunai fod angen codi ymwybyddiaeth o gyfrifoldeb swyddogion. Cylchredwyd rhestr o wasanaethau allweddol a manylion cyswllt i bob aelod ym mis Mai 2022. Ychwanegodd fod y tîm Gwasanaethau Democrataidd bob amser ar gael i helpu.

Cytunwyd y byddid yn cynnal trafodaeth bellach yn y cyfarfod nesaf am gysylltiadau wyneb i wyneb gyda swyddogion a thaith o’r Sir.

Esboniodd y Rheolwr Democratiaeth Leol fod deddfwriaeth y llywodraeth am ddulliau adnabod pleidleiswyr yn dod i rym ar gyfer yr etholiadau lleol yn Lloegr ym mis Mai 2023, ond y gallant ddod i rym ar gyfer etholiad cyffredinol unrhyw bryd rhwng hyn â 2025. Codwyd y mater yn y cyfarfod i godi ymwybyddiaeth o’r effeithiau posibl.

Bydd angen i bleidleiswyr fynychu eu gorsaf bleidleisio. Bydd rhestr helaeth o ddulliau adnabod ffotograffig fydd yn dderbyniol, ynghyd â rhestr o eitemau a gaiff eu gwahardd. Gallai hyn gael effaith ar nifer y pleidleiswyr a gaiff eu troi ymaith oherwydd nad oes ganddynt ddull adnabod gofynnol.

Gall rhai heb ddull adnabod wneud cais am dystysgrif i’w defnyddio yn lle dull adnabod gyda ffotograff.

Soniwyd hefyd am:

·       Cyfyngu trin pleidleisiau post

·       Dileu’r terfyn 15 mlynedd ar bleidleiswyr tramor

·       Gweinyddu gwiriadau mewn gorsafodd pleidleisio

Gallai posibilrwydd etholiad cyffredinol cyflym achosi heriau a straeon newyddion gwael.

Nododd y Cynghorydd Sir Penny Jones y byddai demograffig Sir Fynwy yn effeithio ar y mater. Nododd hefyd y byddai gweinyddu dulliau adnabod pleidleiswyr yn cael effaith ar y gwasanaeth y mae Gwasanaethau Democrataidd yn ei ddarparu i aelodau. Awgrymodd bod aelodau’n cymryd rhan ac yn rhoi gwybodaeth i breswylwyr pan maent yn canfasio.

Soniodd y Cynghorydd Sir Armand Watts am y grwpiau a fedrai fethu pleidleisio ac awgrymwyd ein bod yn ysgrifennu at y Gweinidog a gofyn iddynt ailffocysu ar y problemau y gellid eu cael.

Roedd y Cynghorydd Sir Tomos Davies yn cydymdeimlo gyda’r effaith ar swyddogion ond yn cefnogi’r ddeddfwriaeth gan ychwanegu fod gorsafoedd pleidleisio yn fregus i dwyll etholwyr ac y dylai etholwyr deimlo’n hyderus wrth fynegi eu barn ddemocrataidd.

Esboniodd y Rheolwr Democratiaeth Leol y byddai potensial effaith negyddol yn y wasg yn cael effaith negyddol ar aelodau.

Nododd y Pwyllgor y blaen-gynllunydd. I ychwanegu at y cyfarfod ar 21 Tachwedd 2022

·       Cod Ymddygiad

·       Dalen Gyswllt

·       Trafodaeth ar y potensial i newid sysem bleidleisio’r Cyngor i STV o’r cyntaf heibio’r postyn

·       Drafft ddyddiadur 2023/24.

Credid y dylid trafod amseriad cyfarfodydd y Cyngor yn gynharach na Mehefin 2023.

Nodwyd dyddiad y cyfarfod nesaf.