Agenda and minutes

Eitemau 7: Datganiad Cyfrifon Drafft - Cronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol

Datganwyd buddiannau personol nad ydynt yn rhagfarnus gan y Cynghorwyr Sir Easson a Murphy fel ymddiriedolwyr Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy.

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y Rhestr Weithredu o'r cyfarfod blaenorol

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol: Eglurwyd bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft yn cyfeirio at “gofnodion cyfarfodydd ward”.  Pwynt gweithredu: Dylid diwygio para.56 o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn y Cyfrifon Blynyddol i “gofnodion Pwyllgor Ardal”.

Torri Rheolau Gwybodaeth: Dosbarthwyd ymateb i Aelodau'r Pwyllgor gan Bennaeth y Gwasanaethau Digidol ar 20^fed Gorffennaf 2021.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Sir Easson, a oedd wedi codi'r ymholiad, ei fod yn fodlon â'r ymateb a ddarparwyd.

Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr Adroddiad Cynnydd Cynigion ar gyfer Gwella.  Yn dilyn hyn, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor.

·         Gofynnodd Aelod a oedd gweithgareddau arferol Iechyd yr Amgylchedd wedi cael eu heffeithio oherwydd y pandemig.  Esboniodd Prif Swyddog Iechyd yr Amgylchedd fod dau dîm Iechyd yr Amgylchedd; mae un yn delio ag Iechyd Cyhoeddus Cyffredinol ac mae'r ail yn delio â Diogelwch Bwyd/Iechyd a Diogelwch/materion yn ymwneud â busnes. 

Roedd gwaith arferol y tîm Diogelwch Bwyd wedi cael ei ohirio pan gaewyd busnesau a chyda'r flaenoriaeth i swyddogion gyflawni cyfrifoldebau Prawf, Olrhain ac Amddiffyn COVID-19 y Cyngor. Mae'r gwaith hwn wedi parhau gyda swyddogion hefyd yn ymgysylltu â busnesau wrth iddynt ailagor yn ystod y misoedd diwethaf.

Mae'r tîm Iechyd Cyhoeddus Cyffredinol yn ymwneud ag ymateb i nifer cynyddol o gwynion fel arfer e.e. llygredd aer, gorfodi tai, baeddu c?n; gwaith sydd wedi parhau.  Darparwyd yr enghraifft o gynnydd mewn cwynion am goelcerthi a mwg a s?n yn ystod y cyfnod cloi cyntaf. 

Penderfynodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cymeradwyo'r argymhellion.

1.         Ystyriodd yr aelodau sefyllfa bresennol y cynigion a'r camau a gymerir yn y dyfodol i fynd i'r afael â hwy a gofyn am sicrwydd bod cynnydd digonol yn cael ei wneud.

2.         Cytunodd yr aelodau i gyfeirio unrhyw faterion a gynhwysir yn astudiaethau cenedlaethol Archwilio Cymru at bwyllgorau eraill i'w hystyried lle gwnaethant nodi bod canfyddiadau sy'n arbennig o berthnasol i'r cyngor.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro'r Datganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2020/21.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.

Diolchodd Aelod i'r Swyddog a'r staff am baratoi'r ddogfen yn enwedig yn ystod y pandemig, a holodd yr Aelod y diffyg sylweddol yn y gronfa bensiynau.  Eglurwyd bod cynnydd sylweddol yn atebolrwydd y gronfa bensiwn (rhagwelir y bydd cynnydd o £74.6m) sydd wedi cael effaith negyddol ar y fantolen.  Nodwyd bod hyn yn deillio o brisiad canol-tair blynedd o'r gronfa bensiwn a gynhaliwyd gan yr Actiwari.  Ni fydd y codiadau canlyniadol mewn atebolrwydd pensiwn yn digwydd nes ymgymryd â'r prisiad nesaf. Ni fydd unrhyw ofyniad i dalu gor-gyfraniadau i'r gronfa nes bod y prisiad wedi'i gwblhau.  Mae'r prif ffactorau yn cynnwys y gyfradd ddisgownt a ddefnyddir gan yr Actiwarïaid a'r ffactor chwyddiant.  Ym mis Mawrth 2020, roedd y gyfradd ddisgownt a ddefnyddiwyd i gyfrifo'r atebolrwydd yn seiliedig ar economi a marchnad mewn cythrwfl oherwydd y pandemig. Rhan o'r effaith yw symudiad blwyddyn ar ôl blwyddyn lle mae Cynnyrch y Llywodraeth wedi sefydlogi dros 15 mis a rhagwelir y bydd asedau a ddelir gan y gronfa bensiwn yn dychwelyd llai nag ym mis Mawrth 2020.  Daw'r effaith fwyaf o'r ffactor chwyddiant a ddefnyddir oherwydd y gofyniad i'r gronfa seilio chwyddiant ar CPIH (Mynegrif Prisiau Defnyddwyr gyda chostau Tai) o 2030 ymlaen sy'n cynyddu cyfradd chwyddiant ar y taliadau a wneir o'r gronfa, a'r atebolrwydd.  Roedd hwn yn rheoliad newydd o fis Rhagfyr 2020 nad oedd yn hysbys pryd y paratowyd cyfrifon 2019/20. Mae'r awdurdod yn trafod gyda'r gronfa bensiwn i ddeall a fydd yn arwain at ofyniad i gynyddu cyfraniadau bob blwyddyn o 2022/23 ymlaen.

Gofynnodd yr Aelod a oedd unrhyw arwydd o'r effaith debygol ar y gyllideb o ran cyfraniadau uwch.  Cadarnhawyd nad oes rhagolwg ar gael.  Mae'r prisiad tair blynedd yn fanwl iawn a hyd nes ei fod wedi'i gwblhau ni fyddai'n bosibl rhagweld yr effaith.   Sicrhawyd yr aelodau, os bu unrhyw symud mewn atebolrwydd, mai'r bwriad yw adennill yr atebolrwydd dros nifer sylweddol o flynyddoedd.

Gofynnodd Aelod a oedd newidiadau i fuddsoddiadau yn effeithio ar yr atebolrwydd e.e. penderfyniadau gwyrdd ac eco ym mhortffolio buddsoddi'r gronfa bensiwn.  [Gweithrediad: Cyfeirir yr ymholiad hwn at y gronfa bensiwn a chaiff ei adrodd yn ôl i Aelodau'r Pwyllgor.]

Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau, os bydd angen cynyddu cyfraddau cyfraniadau cyflogwyr, y byddai hyn yn cael ei reoli dros gyfnod estynedig. Amlygwyd, fel sydd wedi digwydd o'r blaen, y gellir cynyddu cyfraniadau'n raddol i reoli'r diffyg.  Derbynnir hysbysiad ymlaen llaw i alluogi trefniadau.  Bydd yr atebolrwydd cynyddol yn berthnasol ledled y DU ac mae'n debygol y bydd pwysau ar y Llywodraeth i weithredu.

Esboniwyd bod gr?p buddsoddi cyfrifol a moesegol sy'n adrodd i Gronfa Bensiwn Gwent Fwyaf/Torfaen i sicrhau cronfa gynaliadwy (20%) sy'n sicr o gwrdd ag enillion meincnod penodol.  Mae asedau buddsoddi'r cronfeydd wedi gwella'n dda o fis Mawrth 2020 ond nid i lefel i wneud iawn am y cynnydd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Gynllun Archwilio Mewnol 2021/22.  Yn dilyn y cyflwyniad, gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i ofyn cwestiynau.

Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor am effeithiau COVID-19 ar bresenoldeb yn y gwaith (nid salwch), ac a fyddai'r elfen hon yn cael ei chynnwys yn y cynllun i nodi amser coll oherwydd COVID-19.  Esboniwyd, o ran rheoli presenoldeb, bu gwaith archwilio diweddar ar reoli absenoldeb salwch a chydymffurfiaeth polisi ond dim cynlluniau i ystyried absenoldeb nid oherwydd salwch yn ymwneud â COVID-19.  Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau fod yr awdurdod wedi bod yn casglu ystadegau ar staff sy'n methu â gweithio ers mis Mawrth 2020 am resymau parhad busnes e.e. hunan-ynysu, cyswllt agos, cysgodi staff ac ati.  Lle daethpwyd ar draws anawsterau, mae staff wedi cael eu hadleoli i sicrhau bod gwasanaethau rheng flaen yn parhau. 

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, adolygodd, gwnaeth sylwadau a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cynllun Archwilio Mewnol Drafft 2021/22.

Cyflwynodd y Pennaeth Cynorthwyol Dros Dro Cyllid a Swyddog Archwilio Cymru ddatganiad drafft cyfrifon 2020/21 - Cronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol a'r eitem nesaf, y Cynllun Archwilio - Cronfa Eglwys Gymru; ystyriwyd yr eitemau gyda'i gilydd.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiadau, gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.

Datganwyd buddiannau personol nad ydynt yn rhagfarnus gan y Cynghorwyr Sir Easson a Murphy fel ymddiriedolwyr Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy.

Dywedodd Aelod o'r Pwyllgor fod y cyfrifon yn edrych yn gryf ac ymddengys eu bod wedi bownsio'n ôl i barhau i ddyfarnu grantiau i fuddiolwyr.

Gofynnodd Aelod am sylwadau ynghylch y berthynas rhwng Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy ac Ymddiriedolaeth Roger Edwards (RE).  Eglurodd y Prif Reolwr Cyllid, Plant a Phobl Ifanc, fod Ymddiriedolaeth Roger Edwards yn darparu dwy ran o dair o'i hincwm ar ôl treuliau a ganiateir, i Gronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy.  Mae'r Ymddiriedolaeth RE, am y ddwy flynedd ddiwethaf, wedi gwrthbwyso nifer o dreuliau gan arwain at beidio â throsglwyddo incwm.  Mae'r treuliau wedi bod yn bennaf mewn perthynas â buddsoddiad sylweddol mewn adeiladau sy'n eiddo i'r Ymddiriedolaeth RE.  Mae cyfathrebu a diweddariadau rheolaidd ar y sefyllfa.

Fel y cynhwysir yn yr argymhellion, nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Datganiad Cyfrifon drafft 2020/21 ar gyfer y cyrff uchod gan dynnu sylw at unrhyw ymholiadau a sylwadau.

Ystyriwyd yr eitem hon gyda'r eitem flaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr Adroddiad Canlyniad Archwilio Mewnol 2020/21.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.

Cyfeiriodd Aelod o'r Pwyllgor at drosglwyddo'r Gwasanaeth Rhannu Adnoddau (SRS) i Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen a gofynnodd am eglurhad ynghylch dyled etifeddol o £86,000 o 2019 a gofynnodd am esboniad o'r sefyllfa bresennol.

Esboniodd y Rheolwr Cyllid Cynorthwyol Dros Dro fod hon yn eitem a gedwir yn y cyfrifon fel darpariaeth sy'n ymwneud â dirwyn y weinyddiaeth i ben. Ni fu unrhyw arwydd a fydd angen yr atebolrwydd hwn ac mae ei gynnwys yn y cyfrifon yn ddarpariaeth ddarbodus.  Mae'r awdurdod yn gweithio gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen ar y mater hwn.  Cytunodd y Rheolwr Cyllid Cynorthwyol Dros Dro i ddarparu diweddariad pellach yn yr Hydref.

Cyfeiriodd Aelod at dwyll yn ymwneud â dyfarnu Grantiau Cymorth Busnes a gofynnodd a oeddent wedi cael eu dwyn i sylw'r Heddlu.  Cadarnhawyd bod yr atgyfeiriad cyntaf at dîm twyll y banciau i adennill unrhyw arian o gyfrifon y derbynnydd. Arweiniodd hysbysiad prydlon at adfer 25% o golledion twyll.  Cyfeirir hefyd at Heddlu Gwent neu 'Action Fraud' a rhwydwaith gwrth-dwyll llywodraeth leol i rannu gwybodaeth yn ddwyochrog ag awdurdodau lleol eraill ledled y DU. 

Gofynnodd yr Aelod faint o arian oedd yn gysylltiedig, a faint o dwyll a ganfuwyd.  Cadarnhawyd ei fod yn llai na 0.5% o gyfanswm y ceisiadau a dderbyniwyd, a'u cyfanswm gwerth.

Cyfeiriodd Aelod at y 25% a adferwyd a gofynnodd a oes camau pellach i adfer y gweddill.  Esboniwyd, unwaith y bydd materion yn cael eu cyfeirio at yr Heddlu, mai'r Heddlu fydd yn bwrw ymlaen fel ymchwiliad troseddol.  Cadarnhawyd na hysbyswyd unrhyw gamau pellach ar gyfer rhai achosion, ac rydym yn aros am ddiweddariadau ar achosion eraill.  Cadarnhawyd bod Llywodraeth Cymru wedi ymdrin â'r colledion twyll. 

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, cymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Adroddiad Canlyniad Archwilio mewnol 2020/21.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Raglen Waith Archwilio Cymru a'r amserlen.  Croesawodd y Dirprwy Brif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau'r rhaglen waith ynghyd â'r cyfarfodydd cyswllt rheolaidd ag Archwilio Cymru.

Nodwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor Archwilio.

Nodwyd y Blaengynllunydd Gwaith.  Cytunwyd y byddai'r cynlluniwr yn cael ei ddiwygio i gynnwys yr eitemau canlynol ar gyfer y cyfarfod ar 2il Fedi 2021:

·        Adolygiad Archwilio Cymru ar Gynaliadwyedd Ariannol y Cyngor

·        Ch1 Adroddiad Archwilio Mewnol

·        Siarter Archwilio Mewnol

Gohiriwyd yr adroddiad Digonolrwydd Cronfeydd Wrth Gefn i'r 7fed Hydref 2021.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir. 

Yn codi o'r cofnodion, gofynnodd Aelod a yw'r broses i recriwtio Aelodau Lleyg wedi cychwyn. Cadarnhawyd y bydd sesiwn yn cael ei threfnu i adolygu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Cymerwyd camau cychwynnol ar gyfer dull cydgysylltiedig o recriwtio aelodau lleyg ledled Cymru gan CLlLC.