Agenda and minutes

Dim.

Canllawiau ~ Fforwm Agored Cyhoeddus y Pwyllgor Dethol

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Dethol yn cael eu ffrydio'n fyw a bydd dolen i'r ffrwd fyw ar gael ar dudalen gyfarfod gwefan Cyngor Sir Fynwy

Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw gynigion sy'n cael eu trafod gan Bwyllgorau Dethol, gallwch gyflwyno eich sylwadau drwy ddefnyddio'r ffurflen hon

• Rhannwch eich barn drwy lanlwytho ffeil fideo neu sain (uchafswm o 4 munud); neu
• Cyflwynwch sylwadau ysgrifenedig (drwy Microsoft Word, uchafswm o 500 gair)

Bydd angen i chi gofrestru ar gyfer cyfrif Fy Sir Fynwy er mwyn cyflwyno'r ymateb neu ddefnyddio eich manylion mewngofnodi os ydych wedi cofrestru o'r blaen.

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod. Os bydd y sylwadau a dderbynnir yn fwy na 30 munud, bydd detholiad o'r rhain, yn seiliedig ar thema, yn cael eu rhannu yng nghyfarfod y Pwyllgor Dethol.  Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i gynghorwyr cyn y cyfarfod.

Os hoffech fynychu un o'n cyfarfodydd i siarad dan y Fforwm Agored i'r Cyhoedd, bydd angen i chi roi tri diwrnod o hysbysiad i ni drwy gysylltu â Scrutiny@monmouthshire.gov.uk.Y cadeirydd sy’n penderfynu faint o amser a roddir i bob aelod o’r cyhoedd i siarad, ond i’n galluogi i roi cyfle i nifer o siaradwyr, gofynnwn nad yw cyfraniadau yn hirach na 3 munud.

Os hoffech awgrymu pynciau i un o'n Pwyllgorau Dethol graffu arnynt yn y dyfodol, gwnewch hynny drwy e-bostio Scrutiny@monmouthshire.gov.uk

Dim

Craffu ar y ffigurau diweddaraf a pherfformiad y Cyngor. 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Aelod Cabinet Martyn Groucott a Morwenna Wagstaff. Atebodd Dr Wagstaff gwestiynau’r aelodau gyda Keeva McDermott:

• Gofynnodd y Cadeirydd am eglurdeb rhwng y nifer o plant a waharddwyd yn 5.2 a 5.3 yr adroddiad. Eglurwyd fod y tabl yn yr adroddiad at achosion o waharddiadau cyfnod penodol a all amrywio o hanner diwrnod i gyfnod hirach. Mae’r rhif 520 yn cynrychioli’r dysgwyr unigryw a brofodd waharddiadau, tra bod yr 1810 achos yn cynnwys gwahardd mwy nag unwaith ar gyfer rhai dysgwyr. Felly, cafodd rhai plant eu gwahardd sawl tro, gan arwain at y nifer uwch o achosion.
• Gofynnodd aelod am ba mor hir y medrir priodoli problemau i’r pandemig ac os y bydd y problem yn parhau am genhedlaeth.  Pwysleisiodd Dr Wagstaff y pryder a’r straen a achosodd y pandemig ac esboniodd fod ei effaith ar blant yn amrywio yn dibynnu ar eu hoedran a’r ffactorau diogelu yn eu bywydau. Fe wnaeth y pandemig ymyrryd ar gamau datblygu allweddol, gan effeithio ar sgiliau cymdeithasol, rheoleiddio emosiynol ac ymddygiad.  Er mai’r gobaith yw y bydd ei effaith yn dirwyn i ben, gall rhai plant yn arbennig y rhai mwyaf bregus brofi effeithiau hirdymor
• Gofynnwyd os y gallai’r nifer o blant sy’n derbyn prydau ysgol am ddim sy’n absennol ar hyn o bryd ar unrhyw ddiwrnod penodol (1 mewn 4) waethygu. Nododd Dr Wagstaff fod llawer o blant a gafodd eu haddysgu gartref yn ystod y pandemig yn awr yn ei chael yn heriol i ddychwelyd i amgylchedd prysur a swnllyd ysgol a bod yn well gan rai plant, yn arbennig y rhai gyda anghenion cymhleth neu rwystrau i ddysgu, arddull dysgu ar-lein ac yn ei chael yn anodd cynefino ag ysgol draddodiadol. Bu cynnydd yn nifer y plant sy’n derbyn addysg heblaw yn yr ysgol oherwydd iechyd meddwl ac anghenion emosiynol, yn arbennig bryder am ddychwelyd i’r ysgol. Y gobaith yw galluogi’r plant hyn i symud ymlaen i opsiynau cadarnhaol ar ôl  ysgol a’u hatal rhag dod yn NEET (heb fod mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant).
• Gofynnodd aelod os y byddai’n bosibl cael dadansoddiad manwl o waharddiadau yn ôl ysgol, yn cynnwys y straeon tu ôl iddynt, efallai mewn sesiwn gaeedig. Er y caiff dadansoddiad manwl o waharddiadau yn ôl ysgol eu craffu drwy wahanol wiriadau rhwystrau a gwrthbwysau, yn cynnwys cyfarfodydd Pwyllgor Disgyblaeth Disgyblion ac apeliadau annibynnol, esboniwyd y gallai rhannu gwybodaeth mor fanwl yn gyhoeddus achosi perygl y gellid adnabod unigolion. Fodd bynnag, efallai y gallai fod yn bosibl rhoi’r wybodaeth hon mewn sesiwn gaeedig ar gyfer dibenion craffu. Awgrymodd y Cadeirydd fod aelodau’n cysylltu’n uniongyrchol gyda’r tîm am fater o gonsyrn neilltuol.
• Gofynnwyd am eglurder am y cysylltiad rhwng penodiad y swyddog Data Plant a Phobl Ifanc a gwaharddiadau. Eglurwyd fod penodi’r Swyddog Data wedi gwella casglu a defnyddio data am waharddiadau, gan wneud y broses gofnodi yn fwy cadarn ac yn symlach. Aeth llawer o waith i mewn i sut i reoli ailintegreiddio yn ddiogel, gan ddefnyddio asesiadau risg ymddygiad dysgwyr.
• Gofynnwyd am fwy  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

I graffu ar yr adroddiad perfformiad blynyddol cyn ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru.

Cafodd cyflwyniad ei roi gan Phil Thomas, gan gyflwyno’r adroddiad ac ateb cwestiynau aelodau gyda Craig O’Connor ac Andrew Jones:

• Gofynnodd aelodau am yr amserlen ar gyfer digideiddio pob microfiche a chofnodion coed. Dywedwyd fod y broses digideiddio yn bur gymhleth ac yn dibynnu llawer ar gyfyngiadau cyllideb. Gall y broses gymryd rhai blynyddoedd i’w gorffen ac nid oes amserlen benodol ar hyn o bryd. Gellid cyflymu’r broses os gellid sicrhau cyllid drwy symud data’r Gofrestrfa Tir, ond nid oes gwarant o hyn.
• Holodd aelod am  y ffigurau a’r canrannau’n gysylltiedig â’r gwasanaeth cyngor cyn ymgeisio, gan nodi ei botensial fel enillydd refeniw a dywedwyd iddynt gau 264 cais yn gofyn am gyngor cyn ymgeisio a derbyn 282 cais newydd yn ystod y cyfnod 2023-2024. O’r rhai a gafodd gyngor cyn ymgeisio, arweiniodd 35 at geisiadau cynllunio, gyda 34 yn cael eu cymeradwyo ac un yn cael ei dynnu’n ôl, gan roi cyfradd llwyddiant o 100%. Roedd y refeniw o’r gwasanaeth hwn tua £55,000.
• Mynegwyd pryder am y canran isel (4.5%) o achosion gorfodaeth yn arwain at hysbysiadau a gyflwynwyd, allan o 286 achos. Esboniodd swyddogion mai dim ond am dorri difrifol ar reolau cynllunio yn y budd cyhoeddus y cymerir gweithredu gorfodaeth. Caiff llawer o achosion torri rheolau eu datrys drwy negodi neu geisiadau cynllunio ôl weithredol ac nid yw rhai achosion angen gweithredu gorfodaeth, oherwydd mân dorri rheolau neu ddiffyg hwylustod. Yn aml mae negodi anffurfiol yn datrys torri rhheolau heb yr angen am hysbysiadau ffurfiol, ac aiff pob penderfyniad drwy broses panel dirprwyedig ar gyfer craffu.
• Holodd aelod am y targed ar gyfer penderfyniadau gan aelodau yn erbyn argymhellion swyddogion, gan nodi fod y targed yn llai na 5% a gofyn sut olwg fyddai ar “da” yn y cyd-destun hwn. Esboniodd swyddogion y caiff y targed o lai na 5% ei osod gan Lywodraeth Cymru a bod rhychwant o 5-9% yn cael ei ystyried yn deg. Fe wnaethant bwysleisio y dylai penderfyniadau swyddogion cynllunio ac aelodau’r pwyllgor fod yn gydnaws yn gyffredinol, ond gan gydnabod fod y Pwyllgor Cynllunio yn bodoli i wneud dyfarniadau cytbwys er budd y cyhoedd. Nodwyd fod y ffigur presennol o 6% yn gysurus o fewn y rhychwant teg ac yn adlewyrchu’r cydweithio rhwng swyddogion ac aelodau’r pwyllgor.
• Awgrymodd aelod wella dealltwriaeth y cyhoedd o sut mae cynllunio yn gweithio, efallai drwy ddatganiad ar ddechrau pob cyfarfod cynllunio. Cydnabu swyddogion gymhlethdod y broses cynllunio a’r angen am well cyfathrebu. Fe wnaethant sôn fod rhagymadrodd yn yr agenda gyda’r egwyddorion a pholisïau allweddol, ond cytunwyd mynd â’r awgrym ymaith ac ystyried sut i wneud yr wybodaeth yn fwy cryno a dealladwy i’r cyhoedd.
• Gofynnwyd cwestiwn am y £800,000 a gesglir mewn ffioedd a pha mor aml y caiff hyn ei adolygu. Hysbyswyd aelodau fod Llywodraeth Cymru yn adolygu strwythur ffioedd a gwasanaethau cynllunio ar hyn o bryd, gyda’r ymgynghoriad ar agor hyd at 17 Ionawr. Mae’r adolygiad yn anelu i wneud gwasanaethau cynllunio yn fwy cydnerth ac y gellir adfer y costau.
• Gwnaed ymholiad  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Rhoi gwybod i'r aelodau am gynnydd y cynllun yn ystod y cyfnod o chwe mis.

Cyflwynodd Mary-Ann Brocklesby, Arweinydd y Cyngor, yr adroddiad ac ateb cwestiynau’r aelodau gyda Richard Jones a Matthew Gatehouse:

• Gofynnodd y Cadeirydd os gellid gwneud mwy i ddileu’r canfyddiad fod y Cyngor yn ‘marcio ei gerdyn sgorio ei hun’, o gofio am y diffyg gwybodaeth meincnodi a chymariaethau rhanbarthol neu genedlaethol yn yr adroddiad. Gofynnodd ymhellach os y gallai awdurdodau cyfagos ffurfio clystyrau gwaith. Roedd y Cynghorydd Brocklesby yn cydnabod yr angen am feincnodi a chytunodd ei bod yn bwysig cynnwys cymariaethau o’r fath lle mae data ar gael. Soniodd fod y Cyngor yn ymroddedig i wella’r agwedd hon a soniodd am asesiad cymheiriaid a gynhelir yn 2025, fydd yn rhoi gwerthusiad allanol gwrthrychol. Nododd hefyd fod y Cyngor eisoes yn dysgu ar y cyd gyda chynghorau cyfagos ac yn edrych ar ffyrdd i wella rheoli a dadansoddi data.
• Gofynnwyd am esboniad oherwydd fod nifer y busnesau a gafodd gymorth wedi gostwng gan 75%. Esboniwyd fod hyn yn bennaf oherwydd y cyfnod adrodd; dim ond chwe mis yw’r ffigur cyfredol o 42 busnes, tra bod ffigur y cyfnod blaenorol ar gyfer cyfanswm blynyddol ar gyfer 12 mis llawn 23-24. Fodd bynnag, hyd yn oed os caiff y ffigur chwe mis cyfredol ei ragamcanu ymlaen, byddai’n dal i fod yn is na’r targed ond, beth bynnag, disgwylir y bydd y nifer yn cynyddu erbyn diwedd y flwyddyn lawn, gan wneud y gymhariaeth yn fwy ystyrlon. Mae’r diweddariad cynnydd yn cydnabod y gwaith sy’n mynd rhagddo i gefnogi busnesau a  chynlluniau i barhau’r ymdrechion hyn yn y chwe mis nesaf.
• Gofynnodd aelod pam na chaiff gwaith Partneriaethau Sir Fynwy gyda’r tair fferm ar ffermio adfywiol ei gynnwys yn yr adroddiad. Atebodd y swyddog, er fod y gwaith ar ffermio adfywiol yn bwysig, bod ffocws yr adroddiad ar feysydd sylweddol yn gysylltiedig â’r fframwaith mesur. Sicrhaodd aelodau y caiff canlyniadau’r prosiect ffermio adfywiol eu cynnwys yn adroddiadau’r dyfodol, yn arbennig yr adroddiad hunanasesu ar ddiwedd y flwyddyn.
• Gofynnodd y Cadeirydd os oes unrhyw ddealltwriaeth pam fod y gyfradd sy’n manteisio ar brydau ysgol am ddim yn is mewn ardaloedd amddifadus. Cydnabu’r swyddog y cwestiwn a dywedodd fod y tîm yn monitro ac olrhain y gyfradd sy’n manteisio ar brydau ysgol am ddim. Awgrymodd mai’r tîm perthnasol byddai yn y lle gorau i roi dealltwriaeth lawnach o’r resymau am y gyfradd is sy’n manteisio mewn ardaloedd o amddifaded – GWEITHREDU

Crynodeb y Cadeirydd:

Tynnodd y Cadeirydd sylw at yr angen am wybodaeth meincnodi, bydded yn ranbarthol neu’n genedlaethol, er mwyn rhoi golwg fwy wrthrychol o berfformiad y Cyngor, gan danlinellu pwysigrwydd dileu’r canfyddiad fod y Cyngor yn marcio ei gerdyn sgorio ei hun ac ategodd y syniad o ymchwilio adolygiadau cymheiriaid gydag awdurdodau cyfagos. Roedd yn gwerthfawrogi cyfraniad yr Arweinydd y mater hwn ac yn cydnabod y gwaith sy’n mynd rhagddo i weithio’n agosach gyda chynghorau eraill a rhannu arfer gorau. Diolchodd y Cadeirydd i’r Arweinydd y swyddogion, a chynigiodd yr adroddiad.

Nododd swyddogion y cafodd y pwynt cyntaf yn y Rhestr Weithredu ei gyfarch, gyda swm o wariant ymgynghoriaeth wedi ei egluro fel £1,277,584 ar gyfer 2023-24. Atgoffwyd aelodau am wahoddiadau i sesiynau briffio ar Yswiriant Corfforaethol ar 28 Tachwedd a Chynllunio Argyfwng ar 15 Ionawr.

·        7^fed Hydref 2024 (Arbennig)

·        8^fed Hydref 2024 (Arbennig)

·        15^fed Hydref, 2024

• 7 Hydref 2024 (Arbennig)
• 8 Hydref 2024 (Arbennig)
• 15 Hydref 2024

Cytunwyd ar y cofnodion.

3 Rhagfyr 2024