Agenda and minutes

Cymerodd y Cadeirydd y cyfle i ddiolch i Hazel Ilett, rheolwr craffu, am ei gwaith caled yn paratoi eitemau ar gyfer y Pwyllgor a Paula Harris, Clerc y Pwyllgor am ei waith yn coladu gwybodaeth am agendâu, cofnodion a chamau gweithredu i gyd.

Hefyd, Diolchodd y Cadeirydd aelodau'r Pwyllgor am eu hamser a'u gwaith caled yn ystod eu tymor.

Cynghorwyr Sir t. Watts a S. Gwyn.

Nid oes yr un.

Cyflwynodd y rheolwr craffu cydweithwyr o Caerffili a Chyngor Casnewydd a oedd yn yr oriel gyhoeddus yn arsylwi yn y cyfarfod fel rhan o adolygiad gan gymheiriaid o graffu.

cyfarfodydd 3 hyd yn hyn

• Diben y gr?p yw edrych ar y meini prawf ar gyfer gwneud penderfyniadau yn y dyfodol yng nghyswllt y polisi

• Mae'n gr?p gorchwyl aml-asiantaeth, gweithio gyda'r heddlu, awdurdodau tân a diogel ewch

• Y gr?p ar hyn o bryd yn adolygu polisïau rheoli cyflymder eraill awdurdodau • ceir tystiolaeth cyhoeddus • sesiynau gr?p yn adolygu'r polisi presennol

• Y dyddiad y cyfarfod nesaf yw dydd Llun 24 Ebrill ac ar ôl yr etholiad ym mis Mai Mae fydd gweithdy i Aelodau.

Cadarnhawydcofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Mawrth 2017 a llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Cadarnhawydcofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Chwefror 2017 a llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Cyd-destun:

Diben yr adroddiad hwn yw darparu polisi rheoli presenoldeb diwygiedig sy'n berthnasol i bob gweithiwr, gan gynnwys y rhai mewn ysgolion.

Bydd y polisi diwygiedig hwn yn disodli polisïau rheoli presenoldeb cyfredol ar gyfer staff corfforaethol hynny a staff a gyflogir mewn ysgolion.

Materion allweddol:

Mae Cyngor Sir Fynwy wedi ymrwymo i ddarparu ystod o wasanaethau o ansawdd uchel i holl ddefnyddwyr gwasanaeth, drwy'r gweithlu iach, brwdfrydig ac ymroddedig. Iechyd a lles gweithwyr yn bwysig i Gyngor Sir Fynwy ac yn diben y polisi rheoli presenoldeb a gweithdrefn i sicrhau bod cyflogeion yn cael eu trin yn deg ac mewn modd amserol, effeithiol a chyson sy'n eu galluogi i gyflawni a chynnal iechyd da a lefelau uchel o bresenoldeb yn y gwaith.

Ar hyn o bryd, mae Cyngor Sir Fynwy gan bolisi rheoli presenoldeb ar gyfer ysgolion a'r polisi rheoli presenoldeb ar wahân ar gyfer gweithwyr corfforaethol. Mae'r dogfennau yn rhannu yr un hunan-ardystiad/ffurflen dychwelyd i'r gwaith. Mae polisi corfforaethol yn neilltuo llawer o dudalennau i'r materion gweithrediadol ynghylch tâl ac amodau a dim ond dwy dudalen i reoli arferion presenoldeb da. Mae'n gwneud synnwyr cael un polisi sy'n

darparu cyngor ac arweiniad ar gyfer pob cyflogai, gan gynnwys y rhai sydd â chyfrifoldeb rheoli llinell effeithiol.

Mae cost absenoldeb yn cael effaith o ran y canlynol:

• Absenoldeb yn rhoi baich sylweddol ar waith cydweithwyr, sydd â llwyth gwaith cynyddol

• Colli cynhyrchiant

• Effaith andwyol ar ddarparu gwasanaethau;

Y polisi diwygiedig yn nodi rolau a chyfrifoldebau ac yn darparu fframwaith ar gyfer rheolwyr a phenaethiaid i ddarparu'r gefnogaeth a'r arweiniad cyson i'w gweithwyr. Mae'n galluogi gweithwyr i gael dealltwriaeth glir o'r disgwyliadau cyflogwr ac mae dulliau cymorth ar waith i hwyluso lwyddiannus yn dychwelyd i'r gwaith. Mae trefniadau tâl salwch a chyfeiriadau at amodau gwasanaeth bellach wedi'u cynnwys mewn Atodiad. Gwybodaeth ychwanegol yn seiliedig ar y penawdau neu'r cyfeiriadau yn y polisïau a gweithdrefnau i gefnogi presenoldeb camreoli, gan gynnwys yr hunan-ardystiad/ffurflen dychwelyd i'r gwaith wedi ar gael fel cysylltiadau.

Aelod craffu:

Aelodau yn teimlo bod staff gysylltu â tra ar salwch absenoldeb fyddai gosod a fyddai'n cynyddu'r straen cyflogai.

Gofynnwyd pwy sy'n cynnal Mae adolygiadau iechyd galwedigaethol a dywedwyd wrthym fod y darparwr yn Belleview llawdriniaeth yng Nghasnewydd.

Teimlai'r Aelodau y byddai trefniant hyblyg yn addas wrth gysylltu â staff sydd yn absennol oherwydd salwch.

Codwyd pryderon am y tâl salwch ar gyfer staff sydd â chontractau hyblyg sydd ar gael.

Roedd yn gofyn sut allanol darpariaeth adnoddau dynol mewn ysgolion byddai effaith yr awdurdod.

Derbyniodd Cabinet Cyngor Sir Fynwy adroddiad o'r enw ' darparu

Cyfleusteraucyhoeddus yn y dyfodol '. Roedd hyn yn cynnwys cyrhaeddodd argymhellion gan y Pwyllgor Dethol ar gymunedau cryf yn dilyn adolygiad manwl o'r gwasanaeth gan Aelodau. (Atodiad 1 Mae dyfyniad o adroddiad hwnnw ac yn rhoi crynodeb o'r argymhellion ar gyfer rheoli cyfleusterau cyhoeddus Cyngor Sir Fynwy yn y dyfodol ar yr adeg honno).

ailadroddyn Atodiad 2 i'r adroddiad hwn ond bydd y diweddariadau canlynol o ddiddordeb:

3.1 Mae Cyngor Tref y Fenni wedi cyfrannu £58,000 i gyllideb y cyfleuster cyhoeddus yn 2016-17, i ganiatáu ar gyfer y pedwar cyfleusterau cyhoeddus yn y dref i aros ar agor tra mae Cyngor y dref yn adolygu sut y gellid trefnu gwasanaeth ar gyfer y dyfodol. Mae swyddogion Cyngor Sir Fynwy yn gweithio gyda Cyngor y dref i adolygu opsiynau y gellir eu mabwysiadu gan y Cyngor Tref yn y dyfodol. Yn y cyfamser mae swyddogion yn rhagweld y bydd Cyngor y dref yn parhau i gefnogi'r gwasanaeth ariannol yn 2017/18 cymaint penderfyniadau a'u rhoi ar waith.

.2 mewn Cas-Gwent (maes parcio Sant Cymru) a Mynwy (sain Blestium) Mae gwaith cynnal a chadw wedi'i gynnal fel rhagflaenydd i wrthi'n gorffen trosglwyddo yr ased. Wedi holl drosglwyddo cynnwys cymal lle gall MCC brynu toiledau ôl unigol (neu dderbyn 50% o'r pris gwerthu) lle mae penderfyniad wedi'i wneud gan y cyngor lleol perthnasol bod adeilad yn cael ei ddefnyddio ar gyfer toiledau cyhoeddus mwyach.

3.3 Mae'r ddarpariaeth o agor/cau a glanhau toiledau cyhoeddus yn y

Hysbysebwydbwthyn yn Abaty Tyndyrn gan CC Tyndyrn ar ran Cyngor Sir Fynwy. Mae swyddogion Cyngor Sir Fynwy bellach wrthi'n cwblhau'r cytundeb gyda busnes preifat lleol i reoli toiledau ar ran Cyngor Sir Fynwy.

Aelodcraffu:

GofynnoddAelod os bydd cadw y toiled ar lôn ceffyl gwyn agored a gynhelir yn ateb dywedwyd wrthym y byddai Cyngor Sir Fynwy yn unig cynnal un toiled cyhoeddus mewn tref y Fenni, oherwydd penderfyniad a wnaed gan y weinyddiaeth hon ar adeg y gyllideb a gosod hynny yn achos Cyngor y dref nid yn cynorthwyo'r gwasanaeth i i'w gytuno ag aelodau lleol hynny. Yn hytrach na chaniatáu i hyn ddigwydd ariannodd Cyngor Tref y Fenni y pedwar toiled. Ar hyn o bryd mae Cyngor Sir Fynwy yn gweithio gyda Chyngor Tref y Fenni i drafod eu hopsiynau. Gofynnodd yr Aelod y cafodd hyn ei adolygu yn ystod y weinyddiaeth nesaf

Mae'r system yn darparu cyfleusterau newid unigol goleuadau ar ac oddi ar, phylu, a defnydd o ynni ac adrodd ar fai.

2. fel y mae llusernau LED wedi dod yn fwy fforddiadwy Mae'r awdurdod hefyd wedi dechrau rhaglen o adnewyddu llusernau h?n gyda llusernau LED. Y fantais yw ddefnyddio llai o ynni a mwy o ddibynadwyedd gan y llusernau mwy. Mae cyflwyniad y llusernau newydd hefyd wedi caniatáu ar gyfer gostyngiad yn y gyllideb cynnal a chadw yn ogystal y gyllideb ynni.

3.3 Mae'r awdurdod wedi ariannu cyflwyno technoleg rheoli o bell ac mae llusernau LED trwy SALIX a LlC llog benthyciadau rhad ac am ddim.

3.4 ers rhai misoedd wedi yr awdurdod yn derbyn adroddiadau a chwynion goleuadau stryd ar ystod y dydd. Y broblem yn gysylltiedig â system rheoli rheoli o bell. Y gwneuthurwr cynghorwyd y problemau parhaus a ddyrannwyd yn beiriannydd yn gyfan gwbl i'r sir i ddatrys y problemau parhaus gyda 'dayburners' ac unrhyw faterion rheoli o bell/cyfathrebu eraill. Er nad yw yr awdurdod yn arwain at gostau oherwydd defnydd o ynni cynyddol o dayburners y sefyllfa'n anfoddhaol. Pwysleisiwyd hyn i'r cyflenwr offer a yw cyflwyno peiriannydd raddol yn datrys problemau. Mae gwaith adfer hwn heb unrhyw gost i'r Cyngor.

Aelodcraffu:

Holoddyr Aelodau y gost i'r awdurdod a dywedwyd wrthym fel nad ydym yn fesurydd Ni chyhuddwyd yr awdurdod ar gyfer y goleuadau sydd ar ystod y dydd.

Gofynnwydos oedd cyfanswm o losgwyr dydd diffygiol. Bydd Pennaeth Gweithrediadau yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor gyda ffigur. (GWEITHREDU R.H.)

Holwyd y cyfnod gwarant ar gyfer y bylbiau. (GWEITHREDU R.H.)

Gofynnoddun aelod sut roedd y goleuadau yn cael ei reoli a dywedwyd wrthym bod Roger Joy yn rheoli system gan ei gliniadur drwy system ar y we.

Hysbyswydyr Aelodau bod Cyngor Cymuned Tryleg mynd at yr awdurdod o ran polisi dywyll.

Cyngoryn ei gydymffurfiad â ei chynllun cydraddoldeb strategol, amcanion cydraddoldeb a'r cynllun gweithredu. Mae egwyddorion y Ddeddf a'r prosesau yn sicrhau bod y Cyngor yn aros wir ei werthoedd corfforaethol fod yn agored, tegwch, hyblygrwydd a gwaith tîm.

Materionallweddol:

Mae un o'r dyletswyddau penodol yn Neddf Cydraddoldeb 2010 yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff cyhoeddus i gyhoeddi adroddiad blynyddol sy'n rhoi manylion y cynnydd ar gyflawni'r camau gweithredu a amlinellir yn y cynllun ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2015 hyd 31 Mawrth 2016.

Aelodcraffu:

GofynnoddAelod os byddai cynnwys prosiectau megis gofalwyr ifanc a Chymdeithas Stoke yn yr adroddiad nesaf.

Gofynnoddyr Aelodau os bydd y tîm Comms mynychu cyfarfodydd a gwaith y pwyllgorau dethol yn cael ei hyrwyddo.

CododdAelod y pwynt bod Cyngor Sir Fynwy oedd yr awdurdod cyntaf i arwyddo amser i newid addewid a phwysleisiodd bwysigrwydd codi proffil iechyd meddwl a lles.

Members noted that they were still waiting for updates on the following;

Raglan Market ROGER HOGGINS

The Borough Theatre, Abergavenny MARK HOWCROFT

Budget Mandate B11 MARK HOWCROFT

Members discussed the Work Programme for the Strong Communities Select Committee. In doing so it was decided by members that some items discussed in today’s meeting would be added to the work programme.

The Chair commented that the Cabinet and Council planner was not working as items have been moved or added with short notice.

The Chair stressed that as a council it was essential that the Members ensure that the planner is kept up to date and Members are notified of any changes.