Agenda and minutes

Penodwydcynghorydd Sir J. Pratt fel Gadeirydd y Pwyllgor.

Cymerodd y Cynghorydd Sir J. Pratt y cyfle i ddiolch i'r Cadeirydd blaenorol, Cynghorydd Sir Simon Howarth a Hazel Ilett rheolwr craffu y Pwyllgor am eu gwaith caled a'u cymorth wrth drosglwyddo Cadeirydd y Pwyllgor. Roedd y Cynghorydd Sir J. Pratt hefyd yn canmol gwaith y Pwyllgor a wnaed yn ystod y weinyddiaeth flaenorol.

Mae Cynghorydd Sir J. Pratt Atgoffodd yr Aelodau bod hwn yn Bwyllgor anwleidyddol ac yn gobeithio y byddai Aelodau yn parchu hyn.

Penodwydcynghorydd sirol A. Webb is-gadeirydd y Pwyllgor.

Nidoes yr un.

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Ymunodd y Pwyllgor gan Mr Peter Sutherland, sy'n cynrychioli Cyngor Cymuned Llanbadog a anerchodd y Pwyllgor Dethol ar godi y pwyntiau canlynol;

• Torri gwair yn maes parcio Ynys Brynbuga yn rhagorol.

• Gweithio gyda swyddogion o'r Cyngor Sir Fynwy wedi giât dros dro yn cloi ar y maes parcio Ynys Wysg. Bydd y fan byrgers newydd a giât cloi system fod ar waith erbyn diwedd mis Mehefin.

Codwyd • anfodlonrwydd bod ymlaen llaw ynghylch y mater o goryrru yn Llanbadog unrhyw gamau wedi'u cymryd yn dilyn y cyfarfod tri mis.

Atebodd Pennaeth Gweithrediadau fod nid gwaith fynd yn ei flaen ac yn gofyn bod y mater y cyfeirir yn ôl at y gr?p gorffen a gorchwyl diogelwch ffyrdd.

• Mae yna Barc cynhwysydd gyferbyn ag Ynys Wysg, sydd bellach wedi codi pabell fawr. Dywedwyd wrth Mr Sutherland fod pobl yn cysgu dros nos ar y safle.

Dywedodd Pennaeth Gweithrediadau y byddai'n siarad â swyddogion cynllunio i ganfod statws y safle.

Gofynnodd Mr Sutherland ar gyfer gweithredu yn hytrach na chyfarfodydd pellach fel ymddengys nad yw'r mater wedi symud ymlaen.

Mae Cynghorydd L. Brown, aelod o'r Pwyllgor nad ydynt, yn siarad o ardaloedd o gael Sir Mae gwylio cyflymder cymunedol cynlluniau ac wedi mynegi rhwystredigaeth o sylwadau yr heddlu y byddai nad ydynt yn rhedeg cymunedol Mae cynlluniau gwarchod cyflymder tra roedd yr adolygiad yn cymryd lle. Y Cynghorydd Sir L. Brown yn teimlo nad oedd yr heddlu yn defnyddio yr adolygiad fel esgus dros beidio â gweithredu.

Cadarnhawyd y cofnodion Pwyllgor Dethol Cymunedau cryf yn dyddiedig 6 Ebrill 2017 a llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Cyd-destun: I wneud gwaith craffu ar ddarparu gwasanaethau ar draws gwasanaethau diogelu'r cyhoedd yn 2016-17, gyda cymhariaeth â blynyddoedd blaenorol. Mae'r is-adran diogelu'r cyhoedd yn cynnwys iechyd yr Amgylchedd, iechyd anifeiliaid & safonau masnachu a thrwyddedu.

Materionallweddol:

Cymeradwyodd y cabinet adroddiad ym mis Mawrth 2014 yn argymell gostyngiadau yn y gyllideb i'r cyhoedd

Diogelugwasanaethau ar gyfer 2014/15 a'r blynyddoedd dilynol. Ym mis Ionawr 2015, gofynnodd Cabinet ar gyfer diogelu'r cyhoedd perfformiad i'w adolygu'n rheolaidd gan y Pwyllgor hwn i asesu unrhyw effeithiau negyddol. O ganlyniad rhoddwyd adroddiadau chwe misol Pwyllgor Dethol Cymunedau cryf, ynghyd ag adroddiadau blynyddol i'r Pwyllgor Rheoleiddio & trwyddedu.

Mae'radroddiad yn crynhoi perfformiad dros y deuddeg mis o 2016/17, ac yn tynnu sylw at y canlynol –

Mae timau gwasanaeth • y pedwar, am y rhan fwyaf o'r gwasanaethau a ddarperir ganddynt, yn bodloni'r rhwymedigaethau cyfreithiol yr awdurdod mewn perthynas â gwasanaethau diogelu'r cyhoedd.

• Ni chafwyd llwyddiannau nodedig yn 2016-17, er enghraifft gwella cydymffurfiaeth, cefnogi datblygiadau mawr (yr A465) a digwyddiadau (Eisteddfod, G?yl fwyd y Fenni, ac ati.) bwydydd anifeiliaid a diogelwch bwyd.

• Fel y nodir yn Atodiad A, gwaith mwyaf rhagweithiol ac adweithiol yn cael ei wneud yn broffesiynol, o fewn amseroedd ymateb rhagnodedig. Ceir rhai eithriadau yn unig, oherwydd cynnydd yn y galw, e.e. rhywfaint o lithro yn arolygiadau d?r thai a phreifat, a bydd yn gwella ar gyfer 2017/18.

Byddadroddiadau blynyddol • parhau i fod ar y Pwyllgor hwn i asesu perfformiad dros amser, a helpu i lywio blaenoriaethau yn y dyfodol nodi galwadau sy'n cystadlu.

Aelod craffu:

Mewn perthynas ag aflonyddu landlord Gofynnodd un aelod sut y byddai darpariaethau newydd yn Neddf Cymru 2014 tai helpu tenantiaid. Siaradodd aelod o ddigwyddiadau lleol lle asiantau casglu rhent yn caniatáu i landlordiaid i gamu'n ôl oddi wrth eu cyfrifoldebau.

Gofynnodd Aelod os arweiniodd y nifer fawr o asiantaethau allanol yn gorgyffwrdd o waith.

O ystyried maint a chwmpas eu cylch gwaith ac o ystyried y toriadau i'r gyllideb, mae aelod yn canmol ac yn canmol swyddogion am ansawdd uchel eu gwaith.

Tra ar y pwnc o eiddo ar rent Gofynnodd Aelod sy'n gyfrifol oedd i osod larwm tân yn canu, yn ymateb Dywedwyd wrthym fod hyn yn gyfrifoldeb y landlord.

O ran peryglon categori dau, lleithder a llwydni, gofynnodd aelod os oedd y ddeddfwriaeth yng Nghymru yn caniatáu i denantiaid gymryd camau niwsans statudol o dan Ddeddf Diogelu'r Amgylchedd.

Holodd Aelod os gallai mater gyda lleithder a llwydni fod o ganlyniad i ffordd o fyw yn hytrach nag adeilad. Cadarnhaodd y swyddog bod hyn yn wir yn aml iawn.

Cyd-destun: cyn eu cyflwyno i'r Cabinet, i roi diweddariad ar y cynllun gweithredu a gymeradwywyd gan y Cyngor ar 20 Mawrth 2017 aelodau'r Pwyllgor Dethol Cymunedau cryf.

Materionallweddol:

1. yn dilyn adolygiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) y ddarpariaeth o hyfforddiant kerbcraft gan staff Cyngor Sir Fynwy ar ran Llywodraeth Cymru gynllun gweithredu adroddwyd bod Cyngor ym mis Mawrth 2017.

2. Mae Atodiad 1 yn dyblygu'r cynllun gweithredu ond darperir diweddariad mewn llythrennau italig o dan y penawdau perthnasol.

3. un o'r camau mae angen paratoi a gweithredu gweithdrefnau newydd ar gyfer darparu hyfforddiant kerbcraft a model gweithredu yn y dyfodol yn rhoi adroddiadau i'r Cabinet. Mae'r adroddiad hwn yn cynnig aelodau'r Pwyllgor Dethol cymunedol cryf y cyfle i adolygu yr adroddiad cyn ei gyflwyno i'r Cabinet.

4. yn ystod mis Mawrth a mis Ebrill mae swyddogion adolygu trefniadau gweithio presennol a blaenorol ac wedi datblygu gweithdrefn newydd ar gyfer y ddarpariaeth ar gyfer hyfforddiant kerbcraft.

5. y polisi newydd a gweithdrefnau gweithio darperir yn Atodiadau 2, 3 a 4. Fodd bynnag, mae y pwyntiau canlynol wedi cael eu dwyn i sylw'r Aelodau.

6. yn wendid mawr a amlygwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru oedd rheoli a chofnodi o wirfoddolwyr sy'n cefnogi Cyngor Sir Fynwy yn hyfforddi plant ym mhob ysgol.

7. ers i Swyddfa Archwilio Cymru wedi mynegi pryder dros reoli gwirfoddolwyr yn Awst 2016 dim wedi cael ei ddefnyddio a holl kerbcraft Darparwyd hyfforddiant gan hyfforddwyr kerbcraft Cyngor Sir Fynwy yn achlysurol gyda chymorth gan staff cymorth ysgolion.

cyflym a gymerwyd gan swyddogion Cyngor Sir Fynwy ac yn canmol y polisi fel un a fydd yn gwella ansawdd a safonau yr MCC.

Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ynghylch sefyllfa bresennol y cynllun a dywedwyd wrthym bod yn y cynllun yn cael ei redeg gyda swyddogion cyflogedig (un llawn amser a dau rhan amser) a'r defnydd o wirfoddolwyr yn cael eu hatal ar hyn o bryd.

Dywedwyd wrth swyddogion fod wedi derbyn adborth Aelodau ar y cynllun wedi bod yn gwbl gadarnhaol.

Cyfeiriodd Aelod at y ffaith bod Swyddfa Archwilio Cymru yn eu hadroddiad yn teimlo eu bod wedi camarwain ac yn chwilio am sicrwydd bod hyn wedi'i ymchwilio a'i datrys.

O ran cyflawni Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ar ddarpariaeth gwasanaeth a dywedwyd wrthym y bydd yn dîm o chwe gwirfoddolwyr a fydd yn teithio ledled y Sir a darparu hyfforddiant yn ychwanegol at y swyddogion parhaol.

Cyd-destun: Diben yr adroddiad hwn yw rhoi gwybodaeth ar y sefyllfa o ran alldro refeniw yr awdurdod ar ddiwedd adroddiadau Cyfnod 4, sy'n cynrychioli sefyllfa alldro ariannol ar gyfer y flwyddyn ariannol 2016-17.

Byddyr adroddiad hwn ei ystyried hefyd gan bwyllgorau dethol fel rhan o'u cyfrifoldeb i,

• asesu a monitro cyllidebau effeithiol yn digwydd,

• fonitro i ba raddau y caiff cyllidebau eu gwario unol â gyllideb y cytunwyd arni a fframwaith polisi,

• Herio rhesymoldeb y rhagamcenir dros neu danwariant, ac

• monitro cyflawniad o enillion effeithlonrwydd disgwyliedig neu gynnydd mewn perthynas â chynigion arbedion.

Materionallweddol ac argymhellion arfaethedig i Cabinet:

1. y mae Aelodau yn ystyried unspend alldro refeniw net o £884,000, gwelliant o £805,000 ar ragolygon alldro chwarter 3.

2. Mae Aelodau'n ystyried cyfalaf alldro a gwariant o £40. 03m erbyn y gyllideb ddiwygiedig o £40.98million, ar ôl llithriad arfaethedig o £17.5 miliwn, gan arwain at y tanwariant net o £951k.

3. ystyried a chymeradwyo'r £17. 5m llithriant cyfalaf a argymhellir (manwl yn Atodiad 2), talu sylw i'r cynlluniau hynny a ddisgrifir ym mharagraff 3.3.6 lle llithriant gofynnwyd amdani gan y rheolwr gwasanaeth ond nid argymhellir i ymadael (£198k).

4. ystyried y defnydd o gronfeydd wrth gefn arfaethedig ym mharagraff 3.4.1,

5. yn cefnogi'r dosrannu cyffredinol tanwariant yn ychwanegu at lefelau'r cronfeydd wrth gefn fel y disgrifir yn y paragraff 3.4.3 isod, h.y.:

Blaenoriaethgronfa buddsoddi £570k

Mae diswyddo & pensiwn wrth gefn £114 k

Trawsnewid TG wrth gefn £100k

Genhedlaethderbyniadau cyfalaf wrth gefn £100k

Cyfanswm £884k

GofynnoddAelod bod y gyllideb wreiddiol a chynhwyswyd ffigurau yn yr adroddiad i ganiatáu ar gyfer actuate cymhariaeth.

Gofynnoddnifer o Aelodau am sesiwn un i un gyda'r swyddog i helpu i ddeall y gyllideb gyffredinol.

Gofynnwyd am ddiweddaraf ar waredu ffermydd Sir gan aelod ac fe'n cynghorwyd rhan o'r polisi gwaredu y llynedd yn ymwneud â dod â fferm ymlaen, fodd bynnag gostyngodd yn ystod y flwyddyn gan arwain at danwariant.

Cododdyr Aelodau bryderon ynghylch y niferoedd isel o bensiynau staff.

Marchnad wartheg Rhaglan

Mae'r Cyngor wedi derbyn taliad dros dro o £234,000 ar y brydles. Na chytunwyd prydlesu terfynol.

Goleuadau stryd

Darperir offer rheoli newydd gan y gweithgynhyrchwyr ac mae tua 50 dayburners ar hyn o bryd.

Gwarant bwlb golau stryd y warant presennol ar 28 watts bum mlynedd ac yn y bylbiau 14 watt 10 mlynedd.

Theatr Bwrdeistref

Oedd yn rhedeg y theatr yn allanol i dîm rheoli sydd wedi eu talu ffi o £160,000 yn y flwyddyn. Mae yna gostau eraill gan gynnwys goramser o £50,000 y flwyddyn. Mae hyfywedd parhaus yn cael ei drafod a chyflwynir i aelod fel rhan o'r Model darparu amgen ar gyfer hamdden ym mis Medi 2017.

Trafodasom y cryf cymunedau Pwyllgor Dethol flaenraglen waith. Wrth wneud hynny, rydym wedi penderfynu y bydd y rheolwr craffu yn paratoi adroddiad ar gyfer y cyfarfod nesaf i ganiatáu i Aelodau gwaith ddadl hoffent flaenoriaethu.

O ran y ffyrdd diogelwch gr?p gorchwyl a gorffen nifer o Aelodau yn datgan diddordeb mewn ymuno â gr?p a dyddiad y cyfarfod nesaf fydd dosbarthu cyn bo hir.

Gwnaethomgraffu ar waith y Cyngor a'r Cabinet ymlaen cynllun busnes, tynnwyd sylw at y polisi arolygu tir halogedig ar gyfer craffu.

Trafododd yr Aelodau amser cyfarfodydd Cytunwyd y byddai amser dewis dechrau 10 am (cyn y cyfarfod am 9.30 am).

Diolchodd y Cynghorydd Sir Ann Webb y Cadeirydd newydd, Cynghorydd Sirol Jane Pratt ar gadeirio'r rhagorol y cyfarfod.