Agenda and minutes

Cytunodd y Cadeirydd fod modd trafod yr eitem yma ar ddechrau’r cyfarfod. Esboniodd y Swyddog nad oedd atodlen i’r adroddiad yn rhoi gwybodaeth am gostau dileu swyddi  ar gael i’w ystyried yn sgil pwysau gwaith a oedd yn wynebu’r Tîm Cyflogres. Cytunwyd y dylid trafod yr eitem yn y cyfarfod nesaf. Gofynnodd Aelod a fyddai’r atodlen yn cynnwys manylion llawn am ddileu swyddi yn wirfoddol a’n orfodol. Esboniodd y Swyddog nad yw prosesau’r Cyngor yn gwahaniaethu rhwng y ddau beth yma ond cynigiwyd darparu’r wybodaeth bellach yma y tu hwnt i’r cyfarfod. 

Nid oedd unrhyw ddatganiadau o fuddiant gan Aelodau. 

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawyd fod  cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar y 30ain o Fehefin yn gywir ac fe’u harwyddwyd gan y Cadeirydd. 

Roeddem wedi derbyn y Rhestr o Gamau Gweithredu o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar y 26ain o Fai 2016. Fel rhan o hyn, nodwyd y pwyntiau canlynol:

•           Mae dal angen gwybodaeth bellach er mwyn ateb cwestiwn a ofynnwyd gan aelod o’r cyhoedd yngl?n ag Ysgol Cas-gwent. 

•           Cadarnhawyd fod crynodeb o’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol wedi ei ddosbarthu yn unol â’r cais. 

•           Rheolau Gweithdrefnau Contract Adran Archwilio Mewnol (Eithriadau).  Nodwyd y byddai diweddariad yn cael ei roi yng nghyfarfod mis Tachwedd.  Bydd Eithriadau yn cael eu cadarnhau yn y cyfarfod nesaf a’u diweddaru wedyn bob chwe mis yn unol ag amserlen y pwyllgor.

•           Gofynnwyd a oedd yna gam gweithredu o ran cynnal ymchwiliad i werthiant Toiledau Rhaglan.  Cydnabuwyd fod yr ymholiad hwn wedi ei ofyn y tu allan i’r Pwyllgor Archwilio ac nid oedd disgwyl y byddai angen adrodd ar y mater drwy’r Pwyllgor Archwilio. 

•           Cadarnhawyd fod ymateb wedi ei rannu er mwyn ateb cwestiwn yngl?n â’r  £10,000 a wariwyd er mwyn cyflogi cogydd Cymraeg ei iaith i hwyluso gweithdai adeg yr Eisteddfod Genedlaethol.  Esboniodd yr ymateb fod y swm a dalwyd yn gyfrifol am gydlynu’r gweithdai niferus a gynhaliwyd ac ar gyfer mwy nag un cogydd.

•           Nodwyd fod y cais ar gyfer dadansoddiad o’r ffigyrau cyfraddau annomestig a oedd wedi eu cynnwys yn y cyfrifon dal heb ei dderbyn.  Cadarnhawyd fod y wybodaeth yn barod a byddai’n cael ei rhannu cyn gynted ag sydd yn bosib. 

Ystyriwyd Cyfrifon Archwiliedig Cyngor Sir Fynwy ar gyfer  2015/2016. Esboniodd y Swyddog fod y ddogfen yn  benllanw’r broses archwilio. Cyflwynwyd y drafft i’r Pwyllgor ym Mehefin, cynhaliwyd gwaith pellach a gwnaed rhai diwygiadau cyn y cyflwyniad ffurfiol yn y cyfarfod heddiw. Nodwyd yr adroddiad a chymeradwywyd y Cyfrifon ar gyfer 2015/16.

Ystyriwyd Adroddiad ISA 260 Swyddfa Archwilio Cymru ar adroddiad Cyfrifon Cyngor Sir Fynwy ar gyfer 2015/16.  Cadarnhawyd y bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn cyflwyno adroddiad archwilio diamod, heb fod unrhyw faterion allweddo yn cael eu crybwyll/nodi. 

Roedd y Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru wedi crynhoi’r materion sylweddol a’r materion sylweddol eraill fel a ganlyn:

•           Materion sylweddol: Dosbarthiad o Gredydwyr yn Nodyn 13.6; a chamddatganiadau a oedd wedi eu cywiro gan reolwyr (wedi eu manylu yn Atodiad 3 o’r adroddiad cysylltiedig)

•           Materion sylweddol eraill: wrth ystyried materion ansoddol a meintiol, eglurwyd nad oedd yna faterion ansoddol ac eithrio ychydig o waith er mwyn gweithio o fewn terfynau amser newydd. Nodwyd fod trafodaethau cychwynnol wedi eu dechrau er mwyn gwneud trefniadau priodol. 

•           Bydd memorandwm o’r cyfrifon terfynol yn cael ei gyhoeddi ar gyfer trafodaeth gyda’r Pennaeth Cyllid a’i thîm a fydd yn cynnwys gwelliannau i wella’r broses o gynhyrchu cyfrifon.

Wedi cyflwyno’r adroddiad, gofynnwyd am gwestiynau a sylwadau gan yr Aelodau.

•           Mewn ymateb i ymholiad, roedd y Swyddog wedi rhoi sicrwydd fod y camau priodol yn mynd i gael eu cymryd fel yn ystod y blynyddoedd cynt ac nid oedd unrhyw gamddatganiad o ran y cyfrifon ond roedd ychydig o’r naratif dal heb ei gwblhau. Daethpwyd i’r casgliad y bydd yna newidiadau i’r strwythur codio er mwyn lleihau’r posibilrwydd o unrhyw beth yn cael ei hepgor.

•           Gofynnodd Aelod am esboniad yngl?n â Nodiadau  13.5 a 13.6 sydd yn ymwneud â’r  gostyngiad o £1.7m (o gyfrifon y Credydwyr a’r Dyledwyr) sydd wedi eu clustnodi i’r Farchnad Wartheg? Gofynnwyd am eglurder hefyd ynghylch CMC² gan nodi’r ddyled posib o £90K sydd wedi ei nodi ond mae’r cyfrifon elw a cholledion a’r difidend, yn dangos sero. Gofynnwyd a oedd y rhagolygon a nodwyd wedi eu cyflawni. 

Esboniodd y Swyddog natur  yr addasiadau ar gyfer  y CMC² a chyfeirio at gyfrifon 2014/15 a oedd yn cynnwys darpariaeth ar gyfer diffygion yn sgil gweithgareddau masnachu. Esboniwyd fod hyn wedi ei nodi fel camgymeriad  a’i fod dal yn bodoli, ac felly, dylid ei ddileu sydd yn esbonio’r newid sydd angen ei wneud. Ychwanegwyd ei fod dal yn briodol i’w gofnodi fel dyled posib gan mai’r Cyngor sydd yn berchen ar CMC² yn llwyr. Nid yw’r Cyngor yn gyfrifol am golledion masnachu CMC² ond mae’n warantwr ar gyfer y cyfleusterau gorddrafft.  Ychwanegwyd fod ei weithgareddau masnachu yn ystyried derbynebau fel gwaith sydd wedi ei gwblhau ac efallai fod y system dyledwyr  yn medru dangos fod incwm yno cyn bod yr arian wedi ei dderbyn - o’r herwydd, mae angen rheoli’r elfen o ddyledion wrth i ni aros am yr incwm ac efallai fod angen i’r Cyngor ystyried i roi benthyg arian  i CMC² er mwyn ariannu gorddrafft yn y dyfodol.  Yn sgil hyn, mae’n cael ei drin fel rhwymedigaeth ddigwyddiadol yn hytrach na darpariaeth. Esboniwyd y gwahaniaeth fod darpariaeth yn effeithio ar gyfrifon y Cyngor lle y mae rhwymedigaeth ddigwyddiadol ond yn golygu bod angen nodyn memorandwm yn y cofnodion sydd yn dangos  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Cadarnhawyd dyddiad ac amser y cyfarfod nesaf fel 2.00pm ar ddydd Iau 13 Hydref 2016.

Derbyniodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig a diweddaraf ar gyfer Cyngor Sir Fynwy er mwyn ei gymeradwyo, a hynny yn unol â disgwyliadau Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus  (PSIAS).

Roedd y Swyddog wedi cyflwyno a chrynhoi’r Siarter gan bwysleisio’r safonau ar gyfer cydymffurfiaeth, cyfrifoldebau’r swyddogion a thimau, disgwyliadau'r rheolwyr  a rôl y Pwyllgor Archwilio. Fe’u cynghorwyd fod y Siarter yn amlygu gwasanaeth archwilio annibynnol ac yn rhoi sicrwydd i Aelodau bod yna gydymffurfiaeth gyda Chod Moeseg y Cyngor, Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a’r saith Egwyddor o Fywyd Cyhoeddus.

Mae’r Siarter hefyd yn diffinio sut a pha waith archwilio mewnol sydd i’w gynnal. Cynigwyd fod yr Aelodau yn cymeradwyo’r Siarter gydag awgrym ei fod yn cael ei adolygu ac yn cael ei drafod eto gan y Pwyllgor o fewn dwy flynedd er mwyn sicrhau ei fod dal yn addas. 

Eglurodd y Cadeirydd y dylai adran 3.3 o’r adroddiad ddarllen fel a ganlyn “Bydd y safonau newydd yn cael eu hadrodd ar wahân i’r pwyllgor Archwilio”.

Awgrymodd Aelod y dylai’r Siarter nodi cyfnod o ddwy flynedd er mwyn ffurfioli’r cyfnod adolygu. 

Derbyniwyd adroddiad cynnydd er mwyn ystyried digonoldeb yr awyrgylch rheoli mewnol yn y Cyngor, yn seiliedig ar ganlyniadau’r adolygiadau archwilio a barn ddilynol a gyhoeddwyd ar y 30ain o Fehefin  2016.  Roedd yr adroddiad hefyd wedi ystyried  perfformiad yr Adran Archwilio Mewnol dros 3 mis cyntaf y flwyddyn ariannol gyfredol.

Esboniodd y Swyddog fod hwn yn adroddiad cynnydd arferol a oedd yn cyfeirio at Chwarter 1 a oedd wedi dod i ben ar 30ain Mehefin 2016.  Rhoddwyd sicrwydd fod yna gynnydd da wedi ei wneud  o fewn Cynllun Archwilio Gweithredol  ar gyfer 2016/17.  Cynghorwyd y dylid parhau gyda’r gwaith o orffen 2015/16.  Tynnwyd sylw’r Aelodau at y crynodeb o waith maes a’r adroddiadau yn Atodiad 1 a’r Barnau Archwilio Mewnol yn atodiad 2.  Cyfeiriodd y swyddog at y dangosyddion perfformiad yn Atodiad 3.

Cytunwyd ar yr argymhellion canlynol:

•           Nododd y Pwyllgor y barnau archwilio a gyhoeddwyd.

Nododd y Pwyllgor y cynnydd sydd wedi ei wneud gan yr Adran tuag gyrraedd dangosyddion perfformiad Cynllun Archwilio Gweithredol 2016/17 ar ddiwedd tri mis cyntaf y flwyddyn ariannol.

Roedd y tair eitem ganlynol o Swyddfa Archwilio Cymru wedi eu derbyn a’u hystyried. 

Cyflwynwyd yr Adroddiad Gwella Blynyddol ar gyfer 2015/16 i’r pwyllgor.  Esboniwyd fod yr adroddiad yn grynodeb o’r gwaith a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn ac mae’n cynnwys canfyddiadau adroddiad gan  Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGCC); Arolygiaeth ei Mawrhydi ar gyfer Addysg a Hyfforddiant yng Nghymru  (Estyn); a Chomisiynydd yr Iaith Gymraeg.

Yn seiliedig ar waith a wnaed yn ystod y flwyddyn, daethpwyd i’r casgliad fod y Cyngor yn cydymffurfio gydag anghenion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru)  2009 - ar yr amod fod y gwelliannau cyfredol yn parhau i gael eu gweithredu. Mae’r adroddiad yn cydnabod y cynnydd sydd wedi ei wneud o ran gweithredu’r cynigion i wneud gwelliannau cyffredinol a’r cynigion ar gyfer gwelliannau sydd wedi eu rhestru yn yr Asesiad Corfforaethol a’r Adroddiad Gwella Blynyddol y llynedd, yn enwedig y gwaith sydd wedi ei wneud hyd yma a’i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ac yn ymwneud â rheoli perfformiad, cadernid cyllidol, cynllunio gwelliannau a’r gwaith asesu a wneir fel rhan o ddyletswydd Swyddfa Archwilio Cymru a’r cynnydd sydd wedi ei wneud o ran llywodraethiant, ond mae’r Cyngor dal yn cydnabod fod gwaith dal i’w wneud eto.

Dywedwyd nad yw Estyn o’r farn fod yr Awdurdod Lleol dal mewn mesurau arbennig ac nid oes angen cymryd unrhyw gamau pellach.  Mae’r statws yr un fath yn nhyb  yr AGGCC sydd hefyd yn cydnabod fod cynnydd da wedi ei wneud y llynedd. 

Roedd Aelod wedi cyfeirio at y sylw yn yr adroddiad sy’n sôn fod y Cyngor angen atgyfnerthu tryloywder y penderfyniadau corfforaethol a chwestiynwyd pa feysydd sydd yn ymddangos yn ddiffygiol. Eglurwyd nad oedd y Cyngor yn methu gan amlygu’r elfen allweddol o’r angen i sicrhau fod cofnodion cywir yn cael eu lanlwytho mewn modd cywir ac amserol. Ychwanegwyd fel rhan o dryloywder y penderfyniadau fod angen i’r Cabinet i gadw cofnodion  a rhestr o’r camau gweithredu fel bod yr aelodau yn ymwybodol o’r cyd-destun sydd yn rhan o’r penderfyniadau. 

Diolchwyd i Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru am ei chyfraniad i’r cyfarfod.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Asesiad Corfforaethol Rheoli Perfformiad i’r Aelodau, gan nodi fod hyn yn rhan o’r adroddiad dilynol  ar Asesiad Corfforaethol 2015 a’r cynnydd sydd wedi ei wneud yn erbyn yr argymhellion terfynol o safbwynt rheoli perfformiad.  Atgoffwyd Aelodau fod adroddiad Asesiad Corfforaethol 2015 wedi dod i’r casgliad tra bod y systemau, gweithdrefnau a chanllawiau’r Cyngor yn eu lle, nid oedd yn rheoli perfformiad, gwelliannau a risgiau yn gyson.  Gwnaed cynigion ar gyfer gwelliannau  gan gynnwys yn y meysydd cynllunio strategol, datblygu ac atgyfnerthu trefniadau perfformiad, er mwyn helpu’r Cyngor i sicrhau ei fod yn dal ei bartneriaid yn atebol  yngl?n â’r gwaith a wneir gyda’r Bwrdd Gwasanaeth Cyhoeddus. Roedd y gwaith i wella trefniadau rheoli perfformiad gan gynnwys gwelliannau diriaethol i osod targedau, canlyniadau a chyraeddiadau ac ansawdd data. 

Esboniwyd mai’r casgliadau cyffredinol oedd bod y Cyngor yn parhau i wella rheoli perfformiad a’n cydnabod fod angen gwneud mwy er mwyn gweithredu hyn yn gyson ar draws y trefniadau corfforaethol ac i ddiwallu anghenion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol  2015.

Esboniwyd fod yr adroddiad dilynol yn cynnwys saith cynnig pellach ar gyfer creu gwelliannau. 

Cyflwynwyd ymateb y Cyngor i’r saith cynnig sydd wedi eu cynnwys yn Adolygiad Dilynol yr Asesiad Corfforaethol. 

Diolchwyd i Dîm Swyddfa Archwilio Cymru a’r Pennaeth Polisi a Pherfformiad am eu cyfraniad. 

Gwahoddwyd Aelodau i ofyn cwestiynau. 

Roedd un Aelod wedi gofyn am eglurhad yngl?n ag ymateb y Cyngor i Gynnig  4 (Gweithredu gwelliannau i’r prosesau o osod cyllidebau a chynllunio gwasanaethau  er mwyn mynd i’r afael â’r diffygion a nodwyd drwy gyfrwng y sesiynau herio Penaethiaid Gwasanaeth), a’r sylw nad oedd y cynnig wedi ei dderbyn gan y Cyngor ac nid oedd angen cymryd unrhyw  gamau eraill fel sydd wedi ei gynuto gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Esboniwyd fod y sesiynau herio yn gyfle i bob Uwch Reolwr i ymgysylltu mewn mwy o fanylder gydag Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr. Nid craffu ariannol yw pwrpas y sesiwn  ond i ystyried elfennau hanfodol o arwain, rheoli a gosod cyfeiriad. Er yr ystyriwyd nad y sesiynau herio Penaethiaid Gwasanaeth yw’r man cywir i fynd i’r afael â’r argymhellion, cytunwyd fod angen gwneud gwelliannau i’r modelu cyllidol o arbedion ac i’r ffordd y mae data yn cael ei fwydo i mewn i’r Cynllun Ariannol Term Canolig ac mae’r newidiadau yma wedi eu gwneud. 

Roedd un Aelod wedi cofio fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi datgan cyn hyn fod y berthynas rhwng yr uwch swyddogion a’r Cabinet yn rhy anffurfiol a dylid cael mwy o brosesau ffurfiol i herio ac awgrymwyd y dylai’r sesiynau herio gynnwys rheolaeth gyllidebol ac ariannol o’r gwasanaeth.

Mewn ymateb, eglurwyd fod y lefel yma o argymhelliad yn fwy manwl am drefniadau cyllidol, ac o fewn sgôp sesiynau herio’r Penaethiaid Gwasanaeth,  ni fyddai cyfle i ystyried y fath fanylder a phe bai pryder am reolaeth ariannol  a chywirdeb unrhyw adran, dylid delio ag hyn drwy gyfrwng prosesau eraill. Pwysleisiwyd mai pwrpas y sesiynau yma oedd sicrhau fod y penaethiaid gwasanaeth yn gweithredu’n effeithiol a byddai ffocysu ar drefniadau ariannol mewn manylder yn golygu y byddai angen i reolwyr adran a chyfrifwyr eraill i ddarparu gwybodaeth fanwl.  

Roedd y Swyddog o Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynnig mwy o eglurder yngl?n â’r angen i weithredu gwelliannau i’r broses o osod cyllidebau a chynllunio gwasanaethau, sydd yn deillio o’r diffygion a nodwyd  o’r sesiynau herio Penaethiaid Gwasanaeth.

Mewn ymateb i ymholiad pellach gan Aelod, cytunwyd nad oedd pryderon gan fod y newidiadau yma eisoes wedi eu gwneud. 

Ychwanegodd Aelod fod y broses o osod cyllidebau ac ymgysylltiad gyda’r cyhoedd yn cael eu hail-asesu yn llwyr eleni er mwyn gwneud gwelliannau.

Penderfynwyd derbyn a nodi Cynllun Gwaith Pwyllgor Archwilio  2016/17 gan nodi’r penderfyniad i  ohirio ystyriaeth o’r Adroddiad Blynyddol Gwasanaethau Pobl a'r Cynllun Gweithlu tan y cyfarfod nesaf.  

Eglurwyd y byddai ystyriaeth o Gyfrifon Cronfa Ymddiriedolaeth Canolfan Gymdeithasol Lles Llanelly Hill 2015/16 yn cael ei dynnu o’r Blaenraglen Gwaith gan iddynt ddisgyn o dan y trothwy.

Yn dilyn y Siarter Archwilio Mewnol, cadarnhawyd y byddai adroddiad yn cael ei ddarparu ar y safonau archwilio cyhoeddus.