Agenda and minutes

Ni wnaed datganiadau o fuddiant gan Aelodau.

Nid oedd aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26^ain Mai 2016 a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Derbyniasom y Rhestr Camau Gweithredu o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 26^ain Mai 2016.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Cyflwynir adroddiad cynnydd ar safbwyntiau Archwilio anfoddhaol/ansicr i’r Pwyllgor Archwilio ar gylch chwe mis.

·         Roedd y Cadeirydd wedi cyfeirio Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio i’r Cyngor Llawn ar 16^eg Mehefin 2016.

·         Roedd y Cadeirydd wedi anfon llythyr o ymateb parthed y mater a godwyd gan aelod o’r cyhoedd ynghylch Ysgol Cas-gwent.  Fodd bynnag, roedd y Cynghorydd Sir Easson wedi e-bostio’r Cadeirydd ynghylch y mater hwn. Gan na fyddai’r Pwyllgor yn cyfarfod eto tan fis Medi 2016, roedd y Cadeirydd wedi cytuno i gyflwyno cynnig y Cynghorydd Sir Easson fel a ganlyn, gan obeithio y byddai’r pwyllgor yn pleidleisio a oeddent yn mynd i drafod y mater hwn ymhellach.

Cynnig y Cynghorydd Sir Easson:

"Rwy’n cynnig, yng ngoleuni fy mhryder a godwyd isod, fod y Pwyllgor Archwilio’n gwahodd y swyddogion oedd yn gyfrifol i ddarparu ymateb i’r ymholiadau hyn mewn cyfarfod o’r Pwyllgor hwn yn y dyfodol.”  ’

Yn gyntaf, fe gwestiynais yr ieithwedd a ddefnyddiwyd i ddangos y gostyngiad o "6 o swyddi Cyfwerth Llawn Amser" yn Ysgol Cas-gwent. Nid yw’n dangos cyfanswm niferoedd CLlA yn yr ysgol a fydd yn dangos yr union ostyngiad mewn swyddi a’r % yn ôl oedran. Rwy’n gwneud cais bod yr ystadegyn hwn yn cael ei ddarparu. 

Yn ail, parthed cyflogi asiantaeth Adnoddau Dynol allanol yn Ysgol Cas-gwent, a oedd y broses gaffael yn agored ac yn dryloyw? A oedd cyfleoedd i ymgeiswyr eraill geisio drwy gyfrwng proses dendro? Paham nad oedd adran Adnoddau Dynol yr Awdurdod Lleol yn gallu hawlio gwaith o’r fath? 

Rwy’n deall bod yr un asiantaeth wedi’i chyflogi i gyflawni’r swyddogaeth AD yn Ysgol Trefynwy. Os yw fy nealltwriaeth yn gywir, a gyflogwyd asiantaeth o’r fath hefyd dan broses gaffael agored? A oes gan yr asiantaeth hon unrhyw gysylltiad ag ysgolion â statws Academi, er enghraifft, "E S Management Services". A ellid ymchwilio i’r wybodaeth hon?

Yn drydydd, a oes gan Swyddfa Archwilio Cymru safbwynt ar ddefnyddio cyllid ysgol i ganiatáu’r defnydd o fenthyciadau di-log fel "golden hellos" wrth gyflogi staff addysgu, neu unrhyw staff arall? A fyddai’r un meini prawf yn gymwys, er enghraifft, wrth gyflogi staff ategol? Yn yr achos dan sylw, rwy’n deall i’r benthyciad gael ei ad-dalu’n llawn, fodd bynnag, pa fesurau cyfreithiol sydd, neu a oedd, pe na bai benthyciadau o’r fath yn cael eu had-dalu?  

Eiliwyd y cynnig gan y Cynghorydd Sir Batrouni.

Hysbysodd y Cynghorydd Sir Murphy y Pwyllgor ei fod ef a’r Cynghorydd Sir Hacket-Pain, fel Aelod Cabinet, wedi galw mewn y Rheolwr Busnes, Cadeirydd y Llywodraethwyr, y Rheolwr Busnes Dros Dro a rhai cynrychiolwyr eraill o Ysgol Cas-gwent ac y byddent yn cyfarfod â hwy yn fuan â’r bwriad o dderbyn gwybodaeth bellach parthed nifer o faterion yn ymwneud â’r ysgol ac fel y bydd cyllideb yr ysgol yn debygol o gael ei dwyn dan reolaeth. Dywedodd y Cynghorydd Sir  Murphy y byddai’n barod  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Rhoesom ystyriaeth i adroddiad Alldro Blynyddol y Trysorlys ar gyfer 2015/16.  Wrth wneud hynny, roedd prif agweddau’r alldro fel a ganlyn:

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Derbynnir diweddariadau blynyddol gan Gynghorwyr y Trysorlys ond roedd deialog ar gael drwy gydol y flwyddyn, petai angen.

·         Mae’r raddfa Sofran ar gyfer y DU yn gyffredinol, wedi disgyn un gromfach. Fodd bynnag, nodwyd y byddai Arlingclose yn fodlon gyda buddsoddiad parhaus yn y cwmnïau hynny heb fod yn fwy na phedair blynedd.

Penderfynasom nodi canlyniadau gweithgareddau rheoli’r trysorlys a’r perfformiad a gyflawnwyd yn 2015/16.

Rhoesom ystyriaeth i’r cyfrifon blynyddol ar gyfer yr Awdurdod yn 2015-16.  Cyflwynir y cyfrifon er gwybodaeth. Fodd bynnag, unwaith y bydd proses yr Archwilio Allanol yn gyflawn, cymeradwyir y Datganiad Archwiliedig o Gyfrifon gan y Cyngor ym Medi 2016.

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Roedd nifer lawn o staff nawr yn eu lle ac roeddent ar darged i gwrdd â’r cynllun archwilio.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch Modern.Gov, nodwyd bod Aelodau wedi derbyn cyfrinair i ganiatáu iddynt fynediad i’r system. Roedd yn rhwydd cael mynediad i Modern. Gov drwy gyfrwng gliniaduron Aelodau. Fodd bynnag, roedd swyddogion yn gweithio i oresgyn materion mynediad drwy gyfrwng dyfeisiadau eraill. Fe fydd ychwanegiadau pellach i’r Modern. Gov dros fisoedd yr haf.

·         Mynegwyd pryder y gallai’r gronfa rheoli risg fod ychydig yn uchel. Fodd bynnag, nodwyd, yn y cyfrifon y llynedd, fod yr archwilwyr wedi tynnu sylw at rai materion. Roedd swyddogion wedi nodi bod adolygiad actiwari wedi’i gyflawni. Felly, roedd ym mantolen daliadau'r llynedd ffigwr o £2.2m.  Eleni, y fantolen daliadau yn erbyn yswirwyr rheoli risg yw £1.2M.

·         CMC2 dyled o £122,000 – Tra mae CMC2 yn dal yn bryder gwirioneddol. Cymeradwyodd y Cabinet y llynedd £140,000 i CMC2 er mwyn gwarantu’i orddrafft. Mae’n annhebygol bod y ddyled honno’n bodoli eleni ac mae’i gyfrif masnachu ar y cyfan yn gyfrif wedi’i fantoli. Fodd bynnag, nid yw’r ffigyrau incwm ar gael hyd yn hyn.

·         Bandiau taliadau  - Mae hwn yn cyfeirio at gyflogau a budd-daliadau am golli swydd, e.e. costau pan ddilëir swydd. 

·         Marchnadoedd Sir Fynwy – Byddai’r dirprwy Bennaeth Cyllid yn ymchwilio a yw unrhyw rai o’r marchnadoedd yn gwneud elw. 

·         Dyledwyr Trethi Busnes – Rydym ni, fel Awdurdod, yn casglu’r dyledion hyn ar ran Llywodraeth Cymru.

Penderfynasom fod y Datganiad o’r Cyfrifon yn cael ei anfon ymlaen i Swyddfa Archwilio Cymru.

Gwnaethom adolygiad o lefel y cronfeydd a glustnodwyd a ddaliwyd gan y Cyngor ar ddiwedd 2015/16, y sail resymegol dros bob cronfa a’r protocolau dros eu defnyddio.

Wedi derbyn yr adroddiad ystyriwyd y dylai’r Pwyllgor Archwilio dderbyn adroddiad ar y cronfeydd a glustnodwyd yn chwarterol.

Penderfynasom:

(i)            dderbyn yr adroddiad a nodi’i gynnwys;

(ii)          fod y Pwyllgor Archwilio’n derbyn adroddiad ar yr adolygiad o gronfeydd a glustnodwyd yn chwarterol.

Rhoesom ystyriaeth i ddigonoldeb a phriodoldeb y broses eithrio o Reolau Gweithdrefn Gontractau’r Awdurdod ers yr adroddiad blaenorol Rhagfyr 2015.

Wrth wneud hynny, nodwyd y wybodaeth ganlynol:

EITHRIADAU – Tachwedd 2015 i Fai 2016

·         O’r 15 eithriad y gwnaed cais amdanynt, ni ddychwelwyd 4 i’r Archwiliad Mewnol.

·         Atgoffir yr holl swyddogion sy’n gwneud cais am eithriad i ddychwelyd y ffurflen i’r Archwiliad Mewnol gan y Prif Archwilydd Mewnol.

·         Roedd 10 allan o’r 11 o ffurflenni a ddychwelwyd wedi’u hawdurdodi’n briodol. Mae hyn yn galondid gan fod y rheolwyr sy’n ymwybodol o’r broses yn dilyn y broses gywir. Gwnaed cais am ffurflen eithrio 193 ac fe’i cymeradwywyd gan yr un swyddog ac fe’i llofnodwyd a’i dyddio cyn i’r ffurflen gael ei hanfon allan gan dîm yr Archwiliad Mewnol.

·         Er bod Penaethiaid Gwasanaeth a rheolwyr gweithredol yn ymwybodol o Reolau Gweithdrefn Contractau diwygiedig ar y pryd, y prif bryder yw y gallai rheolwyr gweithredol cyfredol beidio â chydymffurfio am nad ydynt yn ceisio’r eithriadau priodol. 

·         Derbyniwyd 2 eithriad ychwanegol gaiff eu cyfeirio i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch £10,000 yn cael ei wario i hurio cogydd a chyflwynydd sy’n siarad Cymraeg ar gyfer yr Eisteddfod, bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn ymchwilio i’r mater gyda’r bwriad o geisio eglurhad.

Penderfynasom:

(i)      dderbyn a chydnabod y cyfiawnhad dros yr eithriadau a ddarparwyd gan reolwyr gweithredol;

(ii)     fod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad diweddaru  mewn chwe mis i gynnwys unrhyw ymatebion pellach a dderbyniwyd gan y Prif Archwilydd Mewnol;

(iii)   fod y ddau eithriad ychwanegol a dderbyniwyd yn cael eu cyfeirio i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio;

(iv)  y bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn ymchwilio paham y gwariwyd £10,000 i hurio cogydd a chyflwynydd sy’n siarad Cymraeg ar gyfer yr Eisteddfod.

Derbyniasom asesiad cydnerth ariannol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar gyfer Cyngor Sir Fynwy. Hysbyswyd ni fod darn o waith wedi’i gyflawni gan Swyddfa Archwilio Cymru ar draws pob Cyngor yng Nghymru. Roedd y ffocws ar ateb y cwestiwn a oedd Cyngor Sir Fynwy yn rheoli gostyngiadau ariannol yn effeithiol i sicrhau gwytnwch ariannol?

Wrth gyflawni’r darn hwn o waith, edrychodd SAC ar gynllunio ariannol, rheolaeth ariannol a llywodraethu ariannol i asesu a oedd yr awdurdod yn cefnogi gwytnwch ariannol yn effeithiol. 

Ar gyfer pob Cyngor, graddiodd y SAC bob un o’r tri maes hwn yn ôl risg naill ai’n isel, yn ganolig neu’n uchel, graddiwyd pob elfen fel a ganlyn:

Cynllunio Ariannol                   -           canolig

Rheolaeth Ariannol                 -           canolig

Llywodraethu Ariannol            -           isel

Daeth y SAC i’r casgliad fod gan Gyngor Sir Fynwy yn gyffredinol lywodraethu ariannol effeithiol ond nad yw ei gynllunio ariannol na’i drefniadau rheoli wedi’u sodro’n llawn nac yn cyflenwi ‘n effeithiol yn wyneb rhai heriau ariannol sylweddol. Parthed y tair thema cynllunio ariannol, y casgliad oedd bod trefniadau cynllunio ariannol y Cyngor yn parhau i wella, serch hynny, nid oedd y Cynllun Ariannol Tymor Canolig yn  hollol gytbwys. Nid oedd rhai o fandadau’r gyllideb yn diffinio fel y cyflawnid arbedion ac roedd rhai arbedion yn annhebygol o gyflenwi.

Parthed rheolaeth ariannol, mae’r Cyngor wedi sefydlu trefniadau rheolaeth ariannol, ond roedd y Cyngor yn ansicr a fyddai’n aros o fewn ei gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16 o ganlyniad i bwysau mewn Gwasanaethau Cymdeithasol a methu â chyflenwi rhannau o’r cynllun arbedion.

Parthed llywodraethu ariannol, yn gyffredinol, mae gan y Cyngor drefniadau llywodraethu ariannol effeithiol yn eu lle.

Hysbysodd y Pennaeth Cyllid y Pwyllgor ei bod yn croesawu’r adroddiad a’i bod yn galonogol mai dim ond un argymhelliad oedd yn deillio ohono. Yngl?n â graddio’n ôl risg parthed rheolaeth ariannol cofnodwyd hwnnw ar adeg pan nad oedd yr Awdurdod yn gwybod a ddeuai’r rhagolwg i mewn ar gyllideb. Mae blwyddyn ariannol 2015 nawr wedi cau a gyrrodd yr Awdurdod warged allan o’r trefniant hwnnw'r llynedd. Bydd yr Awdurdod yn cymryd o ddifrif yr argymhelliad a wnaed gan SAC.

Wedi derbyn yr adroddiad a’r safbwyntiau a fynegwyd, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch lefel yr arbedion a lefel dealltwriaeth Aelodau pan wnânt benderfyniadau o’r fath, dywedodd cynrychiolydd y SAC y byddai’r SAC yn gobeithio bod gan Aelodau wybodaeth glir fel y byddent yn deall effaith y penderfyniadau roeddent yn eu gwneud. Ystyriwyd nad oedd gan Aelodau’r lefel honno o ddealltwriaeth o'r manyldeb.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch tanwariant a gorwariant, fel yr amlinellwyd ym mharagraff  21 o’r adroddiad, dywedodd cynrychiolydd y SAC mai’r hyn  a adlewyrchwyd yn y paragraff hwnnw oedd gorwariant sylweddol mewn Gwasanaethau Cymdeithasol a thanwariant sylweddol mewn gwasanaethau eraill. Felly, parthed rheolaeth ariannol mae cwestiwn i’r SAC ynghylch lefel y Cyngor o reolaeth ariannol.

·         Nodwyd os oedd swydd wedi bod yn wag am beth amser, yna ni fyddai’n afresymol i gynghorau osod y swydd hon ymlaen fel arbediad  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Derbyniasom Asesiad Llywodraethol - Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), dilyniad i Adolygiad Cyngor Sir Fynwy.

Roedd yr adolygiad hwn yn ddilyniad o’r Asesiad Corfforaethol a wnaed yn 2015.  Roedd y SAC wedi casglu bod y Cyngor wedi gwneud cynnydd mewn gwella’i drefniadau Llywodraethu er bod angen mwy o waith i gryfhau tryloywder gwneud penderfyniadau a chofnodi.

Croesawodd y swyddogion yr adroddiad gan hysbysu’r Pwyllgor bod yr Awdurdod yn gweithio i fynd i’r afael â’r materion a godwyd yn yr adroddiad.

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Blaen-graffu cyfarfodydd - mynegwyd peth pryder bod un o’r Pwyllgorau Dethol wedi bod yn ymgymryd â blaen-graffu penderfyniad a gymerwyd eisoes gan y Cabinet. Fodd bynnag, nodwyd ei bod yn broses anodd ei chynllunio gan fod y penderfyniad wedi’i wneud gan y Cabinet yngl?n â’r driniaeth o fater arbennig, adolygiad dilynol y fformiwla cyllido gan y Pwyllgor Dethol sydd yn broses flynyddol barhaus. Roedd y Pwyllgor wedi cymryd y safbwynt i ailymweld â’r mater. Bydd mwy o eglurder ar gael yn y dyfodol.

·         Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd gan Aelod o’r Pwyllgor, nodwyd bod papurau’n cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio yn nodi cynnydd. Fodd bynnag, o ystyried y bylchau rhwng derbyn nodiadau mynegodd SAC bryder efallai na allai Aelodau gynnal lefel yr her. Nodwyd bod papurau’n cael eu dwyn nôl i’r Pwyllgor yn rheolaidd os nad yn aml. Gellid sefydlu cylch hysbysu ffeithiau bob chwe mis petai hynny’n cael ei ystyried yn fuddiol.

·         Roedd maint y ffont ar y rhestr ffioedd a phrisiau’n rhy fach gan ei gwneud yn anodd i Aelodau ddarllen y wybodaeth ac felly roedd yn aneglur a oedd Aelodau wedi cael y wybodaeth briodol i fedru dod i benderfyniad. Fodd bynnag, nodwyd bod fersiynau copïau caled mawr wedi’u gwneud a’u bod ar gael i Aelodau i’w cynorthwyo i wneud penderfyniad.

·         Mae’r Cabinet yn dal i’w safbwynt bod cofnodion penderfyniadau yn briodol yn y broses o wneud penderfyniad ynghyd ag ychwanegu ffrydio byw o’i gyfarfodydd.

·         Dywedodd SAC fod y Cyngor yn gwybod fel roedd yn mynd i wneud yr arbedion mewn Addysg ond roedd yn ansicr o’r effaith byddai’r arbedion hyn yn ei greu ac fel byddai’r ysgolion yn cyflenwi’r arbedion.

·         Ystyriwyd nad oedd gan y Cyngor fecanwaith ar gyfer adrodd nôl i’r cyhoedd ar faterion oedd wedi derbyn safbwyntiau’r cyhoedd drwy gyfrwng ymgynghori. Er bod y Cyngor yn ymgynghori â’r cyhoedd yn rheolaidd roedd angen sefydlu gwell cyfrwng o fwydo gwybodaeth nôl i’r cyhoedd. 

Penderfynasom dderbyn yr adroddiad gan nodi’i gynnwys.

Derbyniasom adroddiad lle derbyniodd y Pwyllgor dystysgrif cydymffurfiaeth Swyddfa Archwilio Cymru ac adborth ar asesiad o berfformiad 2014/15 a gynhwysir yng Ngham 2 y Cynllun Gwelliant 2014/15 a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2015.

Nodwyd bod anghysonderau yn y data graddio yn ymwneud â safle Sir Fynwy yng Nghymru a’r un data a gyflenwyd gan uned Data Cymru. Roedd y rheswm dros yr anghysonder yn ymwneud â gwybodaeth bellach ar gael tra roedd y cynllun yn cael ei ysgrifennu, nad oedd wedi’i ddynodi yn y Cynllun Gwelliant.

Penderfynasom dderbyn tystysgrif ac adborth Swyddfa Archwilio Cymru i’w hystyried mewn Cynllunio Gwelliant yn y dyfodol.

Derbyniasom adroddiad yn amlinellu’r cynnydd  a wnaed yn erbyn y camau gweithredu a gymerwyd mewn ymateb i’r cynigion am welliant a gyflwynwyd yn Adroddiad Gwelliant Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2014-15, yn ymgorffori’r Asesiad Corfforaethol.

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol::

·         Roedd mwyafrif y staff wedi cael gwerthusiad gan eu rheolwr llinell (Gwirio mewn, Gwirio allan). Fodd bynnag, nid oedd rhai o’r gwerthusiadau wedi’u cofnodi. Bwriad y Cyngor oedd i’w holl staff fynd drwy’r broses Gwirio mewn, Gwirio allan.

·         Ffurfiwyd Pwyllgor Dethol i graffu’r Bwrdd Gwasanaethau Lleol (BGLl). Roedd y cyfarfod cyntaf wedi’i gynnal yn gynt y mis hwn.

Penderfynasom nodi’r cynnydd cyfredol yn erbyn cynigion ar gyfer gwelliant a chamau gweithredu yn y dyfodol a gyflawnir mewn ymateb i’r cynigion.

Penderfynasom dderbyn a nodi Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio  2016/17.