Agenda and minutes

Etholwyd  Mr. P. White fel Cadeirydd.

Penodwyd y Cynghorydd Sir R.J. Higginson fel Is-gadeirydd.

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant gan yr Aelodau.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio dyddiedig 26^ain Mai 2016 a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Fe dderbyniasom y Rhestr Camau Gweithredu o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 21^ain Ebrill 2016.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Bydd y Pwyllgor Archwilio yn derbyn adroddiad cynnydd, ar gylch chwe mis, parthed safbwyntiau Archwilio anfoddhaol/ansicr yngl?n â chyfeiriad at drefniadau cynllunio’r gweithle o fewn marchnadoedd. 

·         Bydd y Cadeirydd yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2015/16, Adroddiad Blynyddol 2014/15 i’r Cyngor Llawn ar 16^eg Mehefin 2016.

·         Roedd y Cadeirydd wedi paratoi llythyr i’w anfon at aelod o’r cyhoedd mewn ymateb i faterion a godwyd ynghylch Ysgol Cas-gwent. Cynigiwyd gan y Cynghorydd Sir D. Edwards, ac fe eiliwyd gan y Cynghorydd Sir B. Strong, fod y llythyr yn cael ei anfon at yr  aelod o’r cyhoedd a bod copi’n cael ei anfon i’r Pwyllgor Archwilio, er gwybodaeth.

Wedi’r bleidlais, cofnodwyd y pleidleisiau canlynol:

O blaid anfon y llythyr         -           5 pleidlais

Yn erbyn anfon y llythyr     -           0 pleidlais

Atal pleidlais                         -           1 bleidlais

Cariwyd y cynnig.

Penderfynasom fod y llythyr yn cael ei anfon at yr aelod o’r cyhoedd a bod copi’n cael ei anfon i’r Pwyllgor Archwilio, er gwybodaeth.

Roedd un o Aelodau’r Pwyllgor Archwilio wedi atal pleidlais am fod ganddo rhai amheuon ynghylch rhai o’r materion a godwyd ynghylch y mater hwn. Cytunodd siarad â’r Cadeirydd ar ôl y cyfarfod ynghylch ei bryderon.

·         Wrth ystyried y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft  2015/16 a’r ceisiadau rhyddid gwybodaeth, hysbysodd y Prif Archwilydd y Pwyllgor o’r pwyntiau canlynol:

-       Parthed yr asesiad risg strategol, nodwyd bod swyddogion wedi ystyried risg y mater hwn heb liniaru yn flynyddol ac wedyn, os bu’r lliniaru’n llwyddiannus, caiff hwnnw’i gategoreiddio yn yr ail golofn sydd ar ôl lliniaru.  

-       Parthed y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth (RhG), nodwyd i 98% o’r ceisiadau RhG dderbyn ymateb o fewn y raddfa amser o 20 niwrnod. Safon dderbyniol Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw 85%. Y cwestiwn wedyn oedd paham nad atebwyd y gweddill o fewn y graddfeydd amser hynny. Roedd nifer o resymau lle’r oedd angen mwy o wybodaeth o adrannau eraill ar draws yr Awdurdod, roedd pwysau wedi bod ar staff yn dal y wybodaeth benodol honno ynghylch llwythi gwaith cyfredol, roedd salwch ac absenoldeb i ymdopi â hwy ac o dro i dro fe fydd camgymeriadau dynol.  Ymdriniwyd â 60% o’r ceisiadau o fewn 10 niwrnod, ymdriniwyd â 70% o’r ceisiadau o fewn 12 niwrnod, ymdriniwyd â 80% o’r ceisiadau o fewn 15 niwrnod,  ymdriniwyd â 85% o’r ceisiadau o fewn 17 niwrnod, ymdriniwyd â 90% o’r ceisiadau o fewn 19 niwrnod ac ymdriniwyd â 95% o’r ceisiadau o fewn 20 niwrnod.

Derbyniasom ddrafft cynnar o Ddatganiad Llywodraethol Blynyddol (DLlB) y Cyngor cyn ei gynnwys i mewn i’r Datganiad Cyfrifon 2015/16.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Roedd yn adroddiad cynhwysfawr  a gallai cynnwys crynodeb fod yn fanteisiol. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y ddogfen yn dilyn fframwaith safonol a ddefnyddir gan bob awdurdod. Fodd bynnag, fe fyddai’n barod i gynnwys crynodeb yn fersiwn derfynol yr adroddiad.

·         Nodwyd bod ansawdd y gwasanaethau a ddarparwyd gan Gyngor Sir Fynwy yn uwch na chyfartaledd Cymru.

Penderfynasom gymeradwyo’r Datganiad Llywodraethol Blynyddol 2015/16.

Derbyniasom yr Adroddiad Archwiliad Alldro Blynyddol ar gyfer 2015/16.  Hysbyswyd yr Aelodau o’r canlynol:

·         Mae’n rhaid i’r Prif Archwilydd Mewnol roi barn gyffredinol ar ddigonoldeb yr amgylchedd reoli fewnol a weithredir o fewn systemau a sefydliadau Cyngor Sir Fynwy.

·         Cyflwynwyd 28 o farnau archwilio yn ystod 2015/16 yn amrywio o Dda i Anfoddhaol. Roedd y farn at ei gilydd yn Rhesymol, sy’n dangos bod y systemau wedi’u rheoli’n dda er i ychydig risg gael ei ddynodi sydd angen mynd i’r afael ag ef. 

·         Nid ystyriwyd unrhyw adolygiadau i fod yn Ansicr.

·         Cyflawnodd y tîm Archwilio Mewnol 74% o gynllun archwilio 2015/16 a gytunwyd yn erbyn targed o 80%.

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch y tair Barn Archwilio anfoddhaol yn 2015/16, nodwyd bod y rhain yn adroddiadau newydd ac nad oeddent yn cyfeirio at Farnau Archwilio anfoddhaol y llynedd.

·         Roedd yr adroddiad yn adlewyrchiad da o’r gwaith a gafodd ei gyflawni.

Penderfynasom gymeradwyo Adroddiad Alldro Blynyddol 2015/16.

Derbyniasom Gynllun Archwiliad Gweithredol drafft Archwilio Mewnol ar gyfer 2016/17.

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Gobeithid y gellid dwyn i’r Pwyllgor adroddiad ar ofal preswyl ym Mharc Mardy yn hwyrach yn y flwyddyn. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol, os yw o fewn y cynllun gyda’r diwrnodau yna byddai’r tîm yn edrych ar y mater hwn.  Adroddid y farn yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio ac os oes unrhyw bryderon, yna fe adroddid y mater hwn hefyd yn ôl i’r Pwyllgor.

Penderfynasom dderbyn:

(i)            yr adroddiad a nodi’i gynnwys;

(ii)          gynllun mwy manwl erbyn diwedd y chwarter cyntaf.

Penderfynasom dderbyn a nodi Rhaglen Waith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2016/17.

Parthed cofnod 12 – Diweddariad ar Ymchwiliadau Arbennig, ystyriodd y Pwyllgor ei bod yn debygol y gallai gwybodaeth sensitif gael ei datgelu yngl?n ag unigolion, Fe benderfynasom, felly, eithrio’r wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod ystyried yr eitem fusnes ganlynol dan baragraffau 12 a 13 o Ran 4 o Atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyniasom adroddiad diweddaru ar ymchwiliadau arbennig. 

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch unrhyw ddiffygion a gafodd eu dynodi, hysbysodd y Prif Archwilydd Mewnol y Pwyllgor fod cyngor a hyfforddiant priodol yn cael eu darparu. Hysbysir y Pennaeth Gwasanaethau o’r casgliadau ac o’r hyn a ddynodwyd gyda’r bwriad y bydd y person hwn yn lledu’r wybodaeth i’w holl staff.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio ar ddydd Iau 30^ain Mehefin 2016 am 2.00pm.