Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: County Hall, Usk - Remote Attendance. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ethol Cadeirydd

Cofnodion:

Etholwyd Mr. P. White fel Cadeirydd

 

2.

Penodi Is-gadeirydd

Cofnodion:

Etholwyd y Cynghorydd Sir J. Higginson fel Is-Gadeirydd.

 

3.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant. 

 

Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

 

Roedd y Cadeirydd, ar y pwynt hwn, wedi manteisio ar y cyfle i ofyn am wybodaeth ar y newidiadau sydd yn deillio o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru)  2021. Roedd y Prif Archwilydd Mewnol a'r Prif Swyddog Adnoddau/Dirprwy Brif Weithredwr wedi cynnig diweddariad ar y ddeddfwriaeth newydd a sut y mae'n cael effaith ar y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio, a hynny fel y ganlyn:

 

·         Mae’r Pwyllgor yn cael ei ail-enwi fel y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio.

·         Mae yna ofyniad newydd fod cyfran uwch o Aelodau  Lleyg i ymuno gyda’r Pwyllgor, yn gymesur gyda thraean o aelodaeth gyfan y pwyllgor, a rhaid gweithredu hyn o fis Mai 2022.  Bydd y broses recriwtio ar gyfer yr Aelodau  Lleyg yn dechrau yn 2021/22.  Gan weithio gyda’r Cadeirydd ac Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio, mae yna gynnig eu bod yn ymuno gyda’r Pwyllgor yn gynnar er mwyn cael profiad cyn dechrau’n swyddogol ym Mai 2022.

·         Rhaid i’r Cadeirydd fod yn Aelod Lleyg. Rhaid apwyntio Dirprwy Gadeirydd (er nid oes rhaid i’r Dirprwy fod yn Aelod Lleyg).  

·         Mae yna ofyniad i graffu trefniadau Llywodraethiant a Pherfformiad yr awdurdod ac ystyried adroddiad hunanasesu perfformiad a fyddai’n cael ei baratoi yn 2021/22 ar gyfer Mai 2022. Bydd hyn yn cael ei wneud drwy gyfrwng panel yn asesu’r perfformiad.

·         Bydd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn adolygu ac yn derbyn gweithdrefnau delio gyda Chwynion ac yn derbyn adroddiadau ac yn gwneud argymhellion  ar allu’r awdurdod i ddelio gyda chwynion yn effeithiol.  

 

Ychwanegwyd y bydd cylch gorchwyl y Pwyllgor yn cael ei adolygu er mwyn adlewyrchu’r newidiadau a bydd y Pwyllgor yn cael y cyfle i drafod unrhyw gynigion.  

 

Wrth ymateb i gwestiynau, cadarnhawyd bod angen o leiaf un Aelod Lleyg ond mae medru cynnwys mwy. Mae’r gofyniad newydd yn datgan bod angen traean  o Aelodau Lleyg o fis Mai 2022.  Mae hyn yn cyfateb i bedwar Aelod Lleyg (gan gynnwys y Cadeirydd).

 

Roedd y Cadeirydd wedi dynodi bod y ddeddfwriaeth newydd yn golygu y bydd angen i Gadeirydd y Pwyllgor i chwarae rôl fwy rhagweithiol.

 

 

4.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

 

5.

Nodi'r Rhestr Weithredu o'r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 162 KB

Cofnodion:

·         Cynllun Archwilio 2020/21 – Yn adnabod effeithlonrwydd  yn sgil bod yn gyfarwydd gyda chyfrifon archwilio Cronfa Eglwys Cymru. Adrodd yn ôl i’r Cynghorydd Sir B. Strong: Cadarnhawyd bod ymateb wedi ei ddanfon gan Archwilio Cymru ar  27ain Ebrill 2021 a yrrwyd at Aelodau’r Pwyllgor. Cadarnhaodd y Cynghorydd Strong fod yr ymateb wedi ateb unrhyw gwestiynau a oedd ganddo.  

 

6.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2020/21 pdf icon PDF 440 KB

Cofnodion:

Roedd y Cadeirydd wedi cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2020/21 gan wneud cyfeiriad penodol at y ffaith i’r Pwyllgor barhau i weithio drwy gydol y pandemig.

 

Roedd Aelodau wedi gwneud sylw bod yr adroddiad yn gynhwysfawr ac wedi canmol ymdrechion y Cadeirydd yn llunio’r adroddiad, sydd yn adlewyrchu’n dda y gwaith a wnaed gan y Pwyllgor.  

 

Derbyniwyd yr adroddiad a bydd yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir mewn cyfarfod yn y dyfodol.  

 

 

 

7.

Adroddiad Grantiau Blynyddol - Archwilio Cymru 2019/20 pdf icon PDF 306 KB

Cofnodion:

Roedd yr Adroddiad Grantiau Blynyddol 2019/20 wedi ei gyflwyno gan Swyddog Archwilio Cymru. 

Amlygwyd y canlynol:

 

·         roedd llai o hawliadau a datganiadau wedi eu hardystio eleni o’u cymharu gyda’r blynyddoedd cynt. Mae hyn yn sgil y ffaith nad oes angen ardystio  ar gyfer y grantiau sydd wedi eu talu i awdurdodau lleol ers 2019/20 gan Lywodraeth Cymru.

·         Mae’r prif ganfyddiadau yn cynnwys £55,000 o ddiwygiadau o grantiau sydd yn gyfwerth â thua £50 miliwn sydd ond yn cynrychioli cyfran fechan.

·         Ni nodwyd unrhyw  bryderon sylweddol yn ystod y flwyddyn

·         Mae manylion yngl?n â ffioedd Archwilio Cymru wedi eu cynnwys. Mae’r gost wedi parhau’n gyson ac mae’r costau yn adlewyrchu’r gwaith a wnaed e.e. o sampl yn ymwneud gyda’r datganiad Budd-dal Tai ac ni nodwyd unrhyw bryderon sylweddol.  

·         Mae amcangyfrif o ffioedd o £40,000 wedi ei gynnwys ar gyfer gwaith ardystio grantiau ar gyfer grant 2021.

 

Croesawyd cydweithrediad swyddogion yr awdurdod, yn enwedig cydweithwyr yn yr Adran Gyllid. 

 

Wedi derbyn cyflwyniad ar yr adroddiad, gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau.

 

Roedd Aelod wedi mynegi pryder fod y datganiad Pensiynau Athrawon bedwar mis yn hwyr. Rhoddwyd sicrwydd nad oedd hyn wedi effeithio ar waith Archwilio Cymru  gan na wnaed y gwaith ar y cyfrifon tan fis Medi. Cyflwynwyd yr hawliad cyn y dyddiad cau ond ni chafodd ei gyflwyno i Archwilio Cymru tan wedi hynny. O ganlyniad, nid oedd unrhyw oblygiadau i’r awdurdod. 

 

Roedd y Pwyllgor wedi nodi ac wedi gwneud sylwadau ar yr adroddiad fel oedd yn briodol.  

 

 

 

 

8.

Diweddariad Eithriad Rheolau Gweithdrefn Contractau pdf icon PDF 375 KB

Cofnodion:

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno diweddariad o’r  ‘Eithriad Rheolau Gweithdrefn Contractau’ er mwyn sicrhau bod y prosesau gweithdrefn contractau a’r awdurdodi priodol yn digwydd pan fydd unrhyw nwyddau a gwasanaethau yn cael eu caffael. Pan fydd amgylchiadau lle nad yw hyn yn bosib,  mae eithriad ar gael er mwyn sicrhau'r awdurdodi posib.  

 

Byddai hyn fel arfer yn adroddiad a gyflwynir bob chwe mis, ond sgil y pandemig, mae’r adroddiad yn ymdrin â chyfnod o 18 mis (Mehefin 2019- Hydref 2020).

 

Nid oes yna unrhyw argymhelliad i wneud cais i unrhyw reolwyr i fynychu’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn sgil defnydd aml o’r gweithdrefnau eithriad neu yn sgil diffyg cydymffurfiaeth benodol.  

 

Roedd yna 11 cais ar gyfer eithriad Eithriad Rheolau Gweithdrefn Contractau o Fehefin 2019 i Hydref 2019 ac roedd 8 wedi eu dychwelyd i’r Tîm Archwilio  Mewnol wedi eu hawdurdodi, ac ni ddychwelyd 3 ohonynt.  Rhwng Tachwedd 2019 a Mai 2020, roedd yna 9 cais am eithriad, gyda 7 wedi eu dychwelyd yn gywir a 2 heb eu dychwelyd, a rhwng Mehefin 2020 a Hydref 2020, roedd yna 12 cais am eithriad, roedd yna 7 cais am eithriad, 1 wedi ei awdurdodi yn anghywir a 4 heb ei ddychwelyd.

 

O’r ceisiadau na ddychwelyd, rydym wedi gofyn am adborth gan ddefnyddwyr gwasanaeth ond mae’n ymwneud gydag ymatal rhag prosesu  gyda phrynu neu strategaeth amgen yn cael di dilyn. O’r holl geisiadau a dderbyniwyd, nid oedd yna dueddiadau a oedd yn destun pryder.

 

Yn dilyn cyflwyniad o'r adroddiad, gofynnwyd am sylwadau a chwestiynau.

 

Roedd Aelodau wedi cyfeirio at sylw barhaus o adroddiadau blaenorol fod rheolwyr yn methu defnyddio’r ffurflenni cywir neu’n methu dilyn y gweithdrefnau cywir a gofynnwyd a oeddynt yn delio ag hyn.  Esboniwyd fod y pwyntiau yma wedi eu dwyn i sylw’r Prif Swyddogion er mwyn rhannu gyda’r Pennaeth Gwasanaeth a’r Uwch Swyddogion. O ran cynnig persbectif, rhoddwyd sicrwydd i’r Aelodau bod y nifer o geisiadau yn isel ac nid yw’r sawl sydd angen gwelliannau yn adlewyrchu unrhyw broblem sylweddol. Bydd hyfforddiant ar y Rheolau Gweithdrefn  Contractau newydd yn cael ei drefnu gan y tîm Archwilio Mewnol a’r Rheolwr Caffael er mwyn codi ymwybyddiaeth o’r rheolau a’r broses eithriad yn y flwyddyn ariannol hon.

 

Nodwyd bod yr awdurdod wedi buddsoddi drwy weithio gyda Chyngor Dinas Caerdydd er mwyn cryfhau ei Dîm Caffael.

 

Cymeradwywyd yr argymhellion:

 

1.    Mae’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn derbyn ac yn cydnabod y cyfiawnhad dros bob un eithriad sydd wedi ei ddarparu gan y swyddogion gweithredol.

2.    Mae pob un cyfiawnhad wedi ei dderbyn, ac felly, nid oes angen galw’r swyddog gweithredol perthnasol a’r Pennaeth Gwasanaeth  i roi esboniad pellach pam nad oeddynt yn medru cydymffurfio gyda’r Rheolau Gweithdrefn Contract y Cyngor ar adeg y caffael. 

3.    Bydd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn derbyn adroddiad pellach mewn 6 mis a fydd yn cynnwys unrhyw ymatebion sydd wedi eu derbyn gan y Prif Archwilydd Mewnol. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol (ynghyd ag adolygiad datganiad o gynnydd 2020/21) pdf icon PDF 709 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad ar y Datganiad Llywodraethiant Blynyddol ar gyfer 2021. Yn dilyn cyflwyniad o’r adroddiad, gofynnwyd am sylwadau a chwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor.  

 

Roedd Aelod wedi canmol y swyddogion ar eu cyngor a’u gwaith.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, cytunodd y Prif Archwilydd Cenedlaethol y dylid ymchwilio’r sefyllfa bresennol o ran rhannu gwybodaeth i Aelodau,  a’n chwilio am fanylion cyfarfodydd ward.

 

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, roedd  y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio wedi cyfrannu at briodoldeb a chynnwys y AGS 2020/21 drafft  ac wedi ei gymeradwyo ers hynny.

 

 

 

 

 

 

 

 

10.

Toriadau Gwybodaeth a Diogelu Data

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd Pennaeth  y Gwasanaethau Digidol wedi cyflwyno adroddiad chwe misol ar  Doriadau Gwybodaeth a Diogelu Data. Gofynnwyd am Sylwadau a Chwestiynau.

 

Roedd Aelod wedi gofyn a oedd yna gysylltiad rhwng y 45 achos o doriadau e-byst a’r datganiad ym mharagraff 4.3 fod rhai achosion o dor diogelwch data wedi eu hachosi gan fudiadau eraill a oedd yn cynnwys data CSF. Esboniwyd fod rhai achosion o dor diogelwch yn digwydd pan fydd rhai mudiadau eraill yn defnyddio gwybodaeth CSF.  Ychwanegwyd fod hyn yn medru digwydd pan na fydd yna gydweithredu.  Gan fod y cysylltiad diwifr wedi effeithio ar y cyfarfod, gofynnwyd i’r Pennaeth Digidol i rannu ymateb cryno i ymholiadau'r Aelodau Pwyllgor.   

 

Roedd Aelodau wedi craffu’r adroddiad ac wedi gofyn am esboniad ac eglurhad o unrhyw wybodaeth fel yr oedd angen. Gwahoddwyd Aelodau i drafod sut y mae’r ystadegau yn cael eu cyflwyno neu’r lefel o fanylder er mwyn gwneud y data yn fwy defnyddiol yn ac yn fwy pwrpasol i’r Pwyllgor.

 

 

11.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 371 KB

Cofnodion:

Cytunwyd y byddai’r adroddiadau canlynol yn cael eu trafod ar 29ain o Orffennaf 2021 ac nid yr 2ail o Fedi 2021:

 

·         Cynllun Alldro Archwilio Mewnol 2021

·         Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22

 

12.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 227 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol ar yr amod bod angen ychwanegu Rachel Freitag, a oedd yn cynrychioli Archwilio Cymru, i’r sawl a oedd wedi mynychu.  

 

13.

I gadarnhau dyddiad ac amser y cyfarfod nesaf fel ar y 29ain Gorffennaf 2021 am 2.00pm

14.

Ystyried a ddylid gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod wrth ystyried yr eitemau busnes canlynol yn unol ag Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd, ar y sail ei bod yn cynnwys gwybodaeth fel y'i diffinnir ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf (Barn y Swyddog Priodol ynghlwm).

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi cytuno i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd rhag ystyriaeth o’r eitemau nesaf.  

 

15.

Archwilio Cymru: Seibergadernid yn y Sector Cyhoeddus

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi derbyn, er gwybodaeth, yr adroddiad gan Archwilio Cymru ar Seibergadernid yn y Sector Cyhoeddus.  Roedd yr awdurdod wedi ymateb yn yr eitem ganlynol.

 

16.

Seibergadernid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd y Pennaeth Gwasanaethau Digidol  wedi cyflwyno adroddiad ar Seibergadernid. Roedd Aelodau wedi cael y cyfle i ofyn cwestiynau yn dilyn cyflwyniad ar yr adroddiad.