Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: Remote Meeting. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Datganodd y Cynghorydd Sir A. Easson fuddiant personol, nad yw’n rhagfarnu yn eitem 7 ar yr agenda (Cyfrifon Drafft Cyngor Sir Fynwy) fel Llywodraethwr Ysgol Gymraeg Y Ffin ac Ysgol Gynradd Dewstow.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol.

 

3.

I nodi’r Rhestr Gweithredu o’r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 10 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Rhestr Weithredu o'r cyfarfod blaenorol. Darparwyd y diweddariadau canlynol:

 

·         Rheoli Perfformiad: Ymatebodd y Prif Swyddog, Adnoddau  ers y cyfarfod diwethaf, i’r Awdurdod ymateb i argyfwng COVID 19 trwy flaenoriaethu cefnogaeth i gymunedau a busnesau. Mae'r adroddiad Rheoli Perfformiad a gynlluniwyd wedi'i ohirio. Canolbwyntiwyd ar les staff gan adlewyrchu'r amgylchiadau newydd. Gwnaethpwyd sylwadau ar gyflwyno Timau Microsoft ar draws y sefydliad. Gwneir dadansoddiad o ryngweithio staff trwy Dimau er mwyn darparu gwybodaeth ar gyfer gweithio a chyfathrebu yn y dyfodol. Holodd Aelod a oedd unrhyw asesiad yn cael ei gynnal i'r effaith seicolegol ar staff yn gweithio gartref (e.e. arwahanrwydd). Cadarnhawyd bod arolwg staff ar y gweill. Er bod amgylchiadau pawb yn wahanol, hyd yn hyn mae'r ymatebion yn dangos bod gweithio gartref wedi bod yn brofiad cadarnhaol gyda mwy o ryngweithio gyda chydweithwyr i rai. Mae llawer o ddeunyddiau lles ar gael. Bydd Neuadd y Sir yn ailagor yn fuan yn unol â gofynion pellter cymdeithasol Llywodraeth y DU ar gyfer staff sydd eisiau gweithio yno am gyfnodau byr.

 

·         Tybiaethau Archwilio Anffafriol:  Cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol at y gwaith yn ymwneud â Gwaith Asiantaeth 2018/19 a 2019/20. Mae'r holl ymatebion bellach wedi dod i law ac mae'r adroddiad terfynol wedi'i anfon at uwch reolwyr ym mis Mawrth 2020. Mae rheolwyr wedi cytuno i roi'r rhan fwyaf o'r argymhellion ar waith. Bydd fersiwn gryno o'r adroddiad yn cael ei ddwyn gerbron y Pwyllgor Archwilio ac yn cael ei ychwanegu at y rhaglen waith.

·         Asesiad Risg Strategol yr Awdurdod Cyfan:  Darparodd y Rheolwr Perfformiad ddiweddariad ar y gwaith yn ymwneud â risg a chyfleoedd tymor hir sy'n cael ei ddatblygu mewn partneriaeth â Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Gwent. Mae'r gwaith hwn yn dal i gael ei ddatblygu ac mae COVID 19 wedi effeithio ar y graddfeydd amser. Ar hyn o bryd, mae cofrestr risg yr Awdurdod cyfan wedi'i diweddaru yn unol â'r risgiau newydd a berir gan COVID 19 (e.e. yr effaith ariannol). Bydd y risgiau newydd yn cael eu rheoli a'u lliniaru yn unol â threfniadau rheoli risg strategol yr Awdurdod. Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod trefniadau Cynllunio Brys a Pharhad Busnes ar waith i reoli'r argyfwng presennol, a chyfrifoldeb y Pwyllgor Archwilio yw ceisio sicrwydd ynghylch trefniadau rheoli risg strategol yr Awdurdod a sicrhau bod adroddiadau rheolaidd ar y rhain. Bydd adroddiad monitro dros dro yn ymdrin â COVID 19 yn cael ei ychwanegu at y Rhaglen Waith.

·         Adolygiad Blynyddol y Pwyllgor Buddsoddi: Eglurodd y Prif Swyddog y bu cyfathrebu rheolaidd ac aml gyda thenantiaid ym Mhorth y Castell a Pharc Hamdden Casnewydd. Er na chytunwyd ar unrhyw gonsesiynau rhent hyd yma, mae anfonebau rhent chwarterol wedi'u cyhoeddi a gallant ysgogi sgyrsiau pellach. Mae mesurau cymorth Llywodraeth y DU ar gyfer cadw swyddi staff a’r cynllun ffyrlo mewn grym. Tynnwyd sylw at y ffaith y bydd gan yr Awdurdod Lleol ddiffyg sylweddol yn deillio o golli incwm o'r Gwasanaethau Hamdden, Cofrestryddion ac ati. Mae cyllid o £78m ar gael gan Lywodraeth Cymru ac rydym yn aros am  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

4.

Cod Llywodraethu Corfforaethol pdf icon PDF 445 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Cod Llywodraethu Corfforaethol gan egluro bod hwn yn fframwaith i sefydlu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Mae'r Cyngor yn defnyddio'r Cod Llywodraethu Corfforaethol i sefydlu’i Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn cynnal ei fusnes yn unol â'r gyfraith ac i safonau priodol, a bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu a'i wario’n briodol, a'i ddefnyddio'n ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. . Mae gan y Cyngor hefyd ddyletswydd o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1999 i wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus yn y ffordd y mae’i swyddogaethau'n cael eu harfer, gan ystyried cyfuniad o economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd. Mae'n gyfrifol am osod trefniadau yn eu lle ar gyfer llywodraethu’i fusnes, gan hwyluso arfer ei swyddogaethau yn effeithiol ac mae'n cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli risg.

 

Mewn ymateb i ymholiad am y disgrifyddion arweinyddiaeth, cadarnhawyd bod y disgrifyddion yn egwyddorion safonol gan ganllawiau Llywodraethu Corfforaethol CIPFA a SOLACE (Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a Chymdeithas Prif Weithredwyr yr Awdurdod Lleol) ac mae cyfeiriadau at brotocol Swyddog / Aelod. Sonnir am yr elfen hyfforddi ar gyfer Aelodau yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, cyfrannodd y Pwyllgor Archwilio at briodoldeb a chynnwys y Cod Llywodraethu Corfforaethol drafft a'i ardystio wedi hynny i'w gymeradwyo gan y Cabinet.

.

 

5.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol pdf icon PDF 701 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Datganiad Llywodraethu Blynyddol gan nodi ei fod yn bwydo i'r datganiad cyfrifon blynyddol, a'i fod yn seiliedig ar God Corfforaethol Llywodraethu Corfforaethol. Yn gynwysedig mae dolenni i'r Cynllun Corfforaethol, trefniadau Rheoli Risg, gwaith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, gwaith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, gwaith yr Awdurdod a rheolaethau mewnol. Eleni mae trosolwg o drefniadau ymateb y Cyngor i bandemig COVID 19 wedi'i gynnwys.

 

Gwnaed sylw ei bod yn ddogfen gynhwysfawr sydd wedi'i gosod allan yn dda. Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, cyfrannodd y Pwyllgor Archwilio at briodoldeb a chynnwys DLlB drafft 2019/20 a'i ardystio wedi hynny.

 

 

6.

Cyfrifon Drafft Cyngor Sir Fynwy pdf icon PDF 631 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid y cyfrifon drafft. Talwyd teyrnged i ymdrechion y Tîm Cyllid, yn ystod amgylchiadau anodd, am gyflwyno'r cyfrifon i Archwilio Cymru erbyn y dyddiad cau statudol, sef 15 Mehefin 2020. Cofnodwyd diolch yn swyddogol gan y Pwyllgor a'r Prif Swyddog Adnoddau. Bydd y datganiad cyfrifon archwiliedig yn dychwelyd i'r Pwyllgor hwn yng nghyfarfod mis Medi i ystyried argymhelliad i'r Cyngor a'i gyhoeddi erbyn y dyddiad cyhoeddi statudol, 15 Medi 2020. Mae cynnwys y datganiad yn cael ei reoleiddio'n sylweddol gan ddeddfwriaeth. Yn dilyn y cyflwyniad, gofynnwyd cwestiynau gan yr Aelodau, fel a ganlyn:

 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd nad yw’r Pwyllgorau Dethol yn ystyried y datganiad cyfrifon; y Pwyllgor Archwilio sy’n cwblhau craffu. Cyflwynir adroddiadau alldro i Bwyllgorau Dethol.

 

Cyhoeddodd y Cynghorydd Sir A. Easson fuddiant personol, nad yw’n rhagfarnu yn y mater canlynol fel Llywodraethwr Ysgol Gymraeg Y Ffin ac Ysgol Gynradd Dewstow. 

 

O ran diffygion Ysgolion, mae'r Cabinet wedi derbyn adroddiad manwl o'r ysgolion hynny sydd â chyllidebau diffyg, a'r rhai sy'n symud allan o ddiffyg. Mae'n ofynnol i ysgolion gytuno y bydd y diffyg yn cael ei ddileu o fewn tair blynedd. Dim ond gyda chytundeb yr awdurdod y caniateir estyniadau i'r amserlen hon. Mae benthyciadau di-log hefyd ar gael i ysgolion i gynorthwyo adferiad o ddiffyg. Cwestiynodd Aelod yr egwyddor o ganiatáu i ysgolion fenthyca arian i adfer o sefyllfa ddiffygiol, ac roedd yn poeni y gallai cost benthyciadau godi i bwynt na fyddai ysgolion yn gallu ad-dalu'r benthyciad. Ymatebwyd y gall ysgolion gael gafael ar fenthyciadau di-log gyda chyfnod ad-dalu o ddeng mlynedd. Y sail yw y gall y cronfeydd gynorthwyo ailstrwythuro. Byddai swyddogion yn gweithio gydag ysgolion i ddarparu cyngor ar gynllunio ariannol

 

O ran dyledwyr, eglurwyd y bu gostyngiad bychan mewn dyledwyr ers y flwyddyn flaenorol. Mae Tîm Cyllid yr Awdurdod yn defnyddio proses i adfer dyled yn weithredol. Gwnaed lwfans i ystyried effaith COVID 19 ar ôl-ddyledion treth gyngor. Mae darpariaeth ar gyfer dyled ddrwg / anadferadwy wedi'i chynnwys yn y datganiadau cyfrifon.

 

O ran diswyddiadau, esboniwyd bod y rhain wedi digwydd yn bennaf oherwydd ailstrwythuro gwasanaethau felly mae'n anodd rhagweld a yw diswyddiadau wedi cyrraedd uchafbwynt.

 

Tynnodd Aelod sylw at y ffaith bod canolfan weinyddol y Cyngor yn Y Rhadyr, nid Trefynwy a gofynnodd am newid hyn. Holodd yr Aelod hefyd pam mai'r gyllideb ddiwygiedig ac nid y gyllideb wreiddiol a gynhwysir i alluogi cymhariaeth ac i adolygu perfformiad. Cytunwyd i ystyried hyn..

 

Gan ymateb i gwestiwn am Brifddinas-Ranbarth Caerdydd (PRC), amlinellodd y Prif Swyddog Adnoddau fanylion bod cronfa fuddsoddi'r PRC wedi gwneud un buddsoddiad sylweddol ar gyfer y sector lled-ddargludyddion cyfansawdd (IQE PLC). Mae PRC wrthi'n sefydlu nifer o gronfeydd sy'n gofyn am achosion busnes a gwariant ar gyfer diwydrwydd dyladwy. Rhagwelir y bydd buddsoddiad sylweddol yn ystod 2020/21. Trefnir Seminar i Aelodau, yr Arweinydd, y Prif Weithredwr a’r Prif Swyddog ar gyfer Menter i ddarparu diweddariad ehangach ar weithgaredd y PRC.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, ymatebwyd bod yr Awdurdod yn gosod terfynau benthyca fel rhan o'i  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

Hunanasesiad y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 595 KB

Cofnodion:

Adroddodd y Prif Archwilydd Mewnol ar weithgaredd hunanasesu'r Pwyllgor Archwilio. Roedd mwyafrif Aelodau'r Pwyllgor wedi cwblhau'r arolwg ac roedd y canlyniadau'n gadarnhaol ar y cyfan. Cytunwyd y byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn ffurfio cynllun gweithredu i fynd i'r afael â lle y gallai fod gan rai Aelodau bryderon cofrestredig yn seiliedig ar y canlyniadau a'r drafodaeth gyda'r Pwyllgor. Cytunwyd i ychwanegu'r canlynol at y cynllun gweithredu neu fynd i'r afael â hwy fel arall:

 

Q10: Ffurfioli presenoldeb Swyddogion yn y Pwyllgor Archwilio (prydlondeb ac ati)

Q13: Ffurfioli Rhyngweithio â Phwyllgorau eraill - Prif Archwilydd Mewnol i gysylltu â'r Rheolwr Craffu

Q22: Canfyddiadau cleientiaid ar berfformiad y Tîm Archwilio Mewnol - Trosolwg o'r Arolwg Boddhad Cwsmeriaid o raddfeydd cwsmeriaid i'w ychwanegu at yr adroddiad chwarterol.

Q27: Cyfarfodydd preifat gyda'r Archwilydd Allanol - mae'r cyfleuster hwn ar gael a gellir manteisio arno yn ôl yr angen. Mae perthnasoedd da yn bodoli gydag Archwilio Cymru.

Q41: Fframwaith Gwybodaeth a Sgiliau – Y Prif Archwilydd Mewnol i edrych i mewn i ymarferoldeb darparu hyfforddiant i'r Pwyllgor Archwilio wedi'i deilwra i wybodaeth a sgiliau aelodau.

 

Yn unol â’r argymhelliad yn yr adroddiad, ystyriodd y Pwyllgor Archwilio adborth ei hunanasesiad ei hun a chytunodd bod y sylwadau'n gonsensws y gr?p; ystyriodd unrhyw welliannau maent wedi'u nodi yn y trefniadau llywodraethu neu'r ffordd y mae'r Pwyllgor Archwilio’n gweithredu i symud ymlaen trwy gynllun gweithredu y cytunwyd arno.

 

8.

Archwilio Cymru: Tystysgrif o Gydymffurfiad ar gyfer yr Archwiliad o Gynllun Gwella 2020/21 Cyngor Sir Fynwy pdf icon PDF 104 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru’r adroddiad. Cadarnhawyd bod y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswydd i gynhyrchu Cynllun Gwella sy'n edrych i'r dyfodol sy'n unol â gofynion deddfwriaethol y Mesur Llywodraeth Leol. O ganlyniad, cyhoeddwyd Tystysgrif Cydymffurfiaeth.

 

Eglurodd y Rheolwr Perfformiad fod yr adroddiad yn cyfeirio at gyhoeddi adnewyddiad canol tymor o Gynllun Corfforaethol y Cyngor ar gyfer y cyfnod 2017-2022.

 

9.

Blaenraglen Waith pdf icon PDF 298 KB

Cofnodion:

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod cyfrifon Ymddiriedolaeth Ffermydd Ysgolion Sir Fynwy a Chronfa Eglwys Cymru wedi'u rhestru i'w hystyried gan y Cabinet

 

10.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 141 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel rhai cywir

 

11.

Cadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 30ain Gorffennaf 2020 am 2pm