Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: Remote Meeting. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Eitem 5: Adolygiad Perfformiad Blynyddol y Pwyllgor Buddsoddi – Datganodd y Cynghorydd Sir P Murphy ddiddordeb personol, heb fod yn rhagfarnol o’r Pwyllgor Buddsoddi yn rhinwedd ei swydd fel Aelod Cabinet dros Adnoddau.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol..

 

3.

Nodi'r Rhestr Weithredu o'r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 5 KB

Cofnodion:

Ni chafodd unrhyw gamau gweithredu eu dwyn ymlaen o’r cyfarfod diwethaf.

 

4.

Asesiad Risg Strategol Awdurdod Cyfan pdf icon PDF 1 MB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr Asesiad Risg Strategol :

 

·         Cyllidebau ysgolion a gaiff eu rheoli’n lleol: Soniodd Aelod am y cyfanswm diffyg net o £435k ar gyfer y flwyddyn ariannol bresennol ac mae dadansoddiad Mis 9 yn dangos gostyngiad pellach gan fynd â’r cyfanswm diffyg a ragwelir i £166,000, a holodd os oedd y datganiad yn gywir.

·         Pwyllgor Buddsoddi: Cyfeiriodd Aelod at waith y Pwyllgor Buddsoddi gan nodi’r diffyg mewn rhent a dalwyd gan Lywodraeth Cymru. Holwyd am y rhagolwg gorwariant cyfunol o £836,000. Gofynnodd Aelod os yw hyn yn ffigur neilltuol heb fod yn gysylltiedig â’r incwm a gynhyrchwyd o Barc Hamdden Casnewydd a Castlegate. Dywedwyd fod y swm hwn yn cyfeirio at y diffyg incwm ar wahân i’r cyllid a dderbyniwyd o Gronfa Caledi Covid 19 Llywodraeth Cymru. Mae’r golled net yn sylweddol is gan y cafodd colledion eu gwrthbwyso’n helaeth gan gyllid caledi.

·         Caffael: Yng nghyswllt gweithredu’r Strategaeth Caffael, nodwyd y cynhaliwyd adolygiad strategol. Mewn ymateb i gwestiwn, nodwyd fod yr adroddiad dilynol yn amodol ar benderfyniad Aelod Cabinet unigol a’i fod yn rhan o’r ymgynghoriad ar y gyllideb yng nghyfarfod diwethaf y Cyngor Sir.

·         Seilwaith: Gofynnodd Aelod pam fod seilwaith wedi gostwng o risg uchel i risg canolig.

·         Fferm Solar: Holodd aelod am y cyfyngiadau mewn cysylltu cynhyrchu ynni newydd posibl gyda’r grid cenedlaethol sy’n cyfyngu’r gallu i ddatblygu ffermydd solar newydd a gofyn sut y caiff hyn ei ddatrys. Esboniodd y Prif Swyddog Adnoddau fod y cyfyngiadau ar y grid cenedlaethol sy’n gyffredin yn Ne Ddwyrain Cymru yn effeithio ar y gallu i greu mwy o ffermydd solar. Mae dialog yn mynd rhagddi ar hyn o bryd gyda chwmnïau ynni. Caiff y posibilrwydd o storfa batri i gadw ynni pan fo capasiti ar gael ei ymchwilio fel opsiwn.

·         Holodd y Cadeirydd am rôl y Pwyllgor Archwilio wrth graffu ar yr asesiad risg strategol. Esboniodd y Rheolwr Perfformiad fod yn rhaid i’r Pwyllgor sicrhau ei hunan ar drefniadau rheoli risg. Mae’r perchennog risg yn rhoi diweddariad o fewn y broses rheoli risg. Er efallai nad yw’n ymarferol i berchnogion risg fod yn bresennol mewn cyfarfodydd, wrth gynnal craffu, gall y Pwyllgor ofyn i bwyntiau technegol gael eu codi tu allan i’r cyfarfod. Gall materion sydd angen esboniad pellach gael eu hystyried gan y Pwyllgor Dethol priodol.

·         Gofynnodd Aelod am ddiweddariad ar ailddatblygu staff Archwiliad Mewnol i’r swyddogaeth Profi Olrhain a Diogelu. Rhoddwyd sicrwydd fod y tîm wedi rhoi cymorth o fis Ionawr 2021 ymlaen. Erbyn 1 Mawrth roedd 80% wedi dychwelyd i’w prif swyddi. Mae un aelod o staff yn parhau ar secondiad tymor hirach i gynorthwyo gyda gweinyddu grantiau busnes.

·         Gofynnodd y Cadeirydd pam na chaiff risgiau lliniaru ar ôl cymryd cam gweithredu (e.e. Risg 1, Risg Bosibl nad: yw’r awdurdod yn parhau’n berthnasol a hyfyw ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol oherwydd nad oes ganddo fodel cyflenwi cynaliadwy) gan gyfeirio at yr ymyriad a achosir gan y pandemig a llifogydd; amgylchiadau sydd wedi atal lliniaru pellach. Esboniwyd y fod gwahanol ffactorau yn dylanwadu ar bob risg  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Adolygiad Perfformiad Blynyddol y Pwyllgor Buddsoddi pdf icon PDF 376 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Landlord Masnachol ac Integredig yr Adolygiad Perfformiad Blynyddol o’r Pwyllgor Buddsoddi. Cadarnhawyd y cafodd yr adroddiad ei gyflwyno i, a’i gymeradwyo gan, y Pwyllgor Buddsoddi ar 24 Mawrth 2021. Yn dilyn cyflwyniad o’r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gwahoddwyd gan Aelodau’r Pwyllgor Archwilio:

 

Gofynnodd Aelod sut y gellir cyflwyno syniadau ac awgrymiadau i gael  eu hystyried gan y Pwyllgor Buddsoddi. Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Prif Swyddog, Adnoddau y gellir cyflwyno awgrymiadau o’r tu mewn a hefyd y tu allan i’r awdurdod drwy amrywiaeth o ddulliau. Mae swyddogion yn asesu cyfleoedd cyn iddynt gael eu hymchwilio ymhellach a’u hystyried gan y Pwyllgor Buddsoddi. Caiff achos busnes ei ddatblygu fel sy’n briodol.

 

Mynegodd Aelod y farn fod yn rhaid i aelodau dirprwy fod yn hollol gyfoes gyda gwaith y Pwyllgor a holodd os gellir sefydlu cronfa o ddirprwyon a gafodd eu hyfforddi. Cytunwyd fod parhad a phrofiad yn bwysig ond y gallai’r Arweinydd Gr?p neu’r Aelod a gaiff eu ddirprwyo roi diweddariad digonol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd fod defnydd 97% ym Mharc Hamdden Casnewydd yn seiliedig ar arwynebedd (m²).

 

Gofynnwyd hefyd os oedd yr adenilliad o 1.02% ar fuddsoddiad (ROI) ar ôl  cyfaniad o Gronfa Caledi Llywodraeth Cymru. Cadarnhawyd fod yr ROI yn adlewyrchu’r rhent-res ar y dybiaeth fod tenantiaid yn talu yn ôl eu goblygiadau cytundebol. Gwnaed rhai addasiadau yn deillio o CVAau. Holwyd os oedd strategaeth buddsoddi yn bodoli ac ym mha amgylchiadau y byddai’n cael ei ddefnyddio. Esboniwyd y caiff strategaeth gadael ei pharatoi fel rhan o’r achos busnes. Ar gyfer Parc Hamdden Casnewydd a Castlegate, cafodd achos busnes ei ysgrifennu’n wreiddiol wedi’i seilio ar ased sy’n perfformio’n dda. Cafodd hyn ei adolygu i adlewyrchu’r amgylchiadau presennol i asesu costau gwaredu a gwerth presennol y farchnad o gofio am y gostyngiad yn y rhent-res. Cytunodd y Pwyllgor Buddsoddi y dylid cadw Parc Hamdden Casnewydd yn seiliedig e.e. ar y diddordeb yn yr uned wag sy’n awgrymu diddordeb hirdymor yn y safle.

 

Gofynnodd Aelod am hwylustod mynediad i’r Pwyllgor Buddsoddi, gan ddweud ei bod yn anodd i rai nad ydynt yn aelodau o’r Pwyllgor i ofyn cwestiwn oherwydd cyfrinachedd. Awgrymwyd y gallai’r Arweinydd Gr?p neu Aelod Pwyllgor ofyn cwestiwn ar ran rhai heb fod yn aelodau o’r Pwyllgor.

 

Diolchwyd  i Swyddogion am eu cyfraniad i’r eitem hon.

 

Cymeradwyodd y Pwyllgor yr argymhellion fel sy’n dilyn:

 

1.         I’r Pwyllgor Archwilio ystyried a chraffu ail adolygiad perfformiad y Pwyllgor Buddsoddi.

 

2.         Adolygu cynnydd ar y cynigion gwella a gytunwyd gan y Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2020.

 

1.            Derbyn adroddiad llafar yn y cyfarfod ar ôl i’r Pwyllgor Buddsoddi ystyried yr adolygiad perfformiad ar 24 Mawrth 2021.

 

4.         I aelodau’r Pwyllgor Archwilio benderfynu ar unrhyw argymhellion pellach ar gyfer gwella.

 

6.

Diweddariad 6 mis ar Farnau Anffafriol - Archwilio Mewnol pdf icon PDF 177 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad chwe misol ar gynnydd barnau anffafriol. Hysbyswyd y Cyngor nad oes unrhyw argymhelliad i alw rheolwyr gweithredol a Phenaethiaid Gwasanaeth i fewn i gyfiawnhau diffyg cynnydd ac i ddal i gyfrif am welliannau yn y dyfodol. Nid oes unrhyw farnau cyfyngedig dilynol nad yw’r Pwyllgor yn gwybod amdanynt. Ni chafodd unrhyw farnau cyfyngedig newydd eu cyhoeddi.

 

Yn dilyn cyflwyniad o’r adroddiad, gwahoddwyd aelodau i ofyn cwestiynau.

 

Gofynnodd y Cadeirydd i ba raddau y mae’r adroddiad yn adlewyrchu’r anallu i weithredu yn y flwyddyn ddiwethaf oherwydd y pandemig ac adleoli staff i’r swyddogaeth Profi Olrhain a Diogelu. Cadarnhawyd y bu effaith sylweddol gan na fu’n bosibl cynnal ymweliadau safle, gan ddibynnu yn lle hynny ar reolwyr sy’n rhoi gwybodaeth yn electronig. Yn bennaf, bu tystiolaeth bod mesurau rheoli da yn eu lle. Bydd yn rhaid symud rhai elfennau o’r Cynllun Archwilio Mewnol i gynllun y flwyddyn nesaf.

 

Cafodd yr argymhellion dilynol eu cymeradwyo heb unrhyw gyfarwyddyd i alw mewn unrhyw reolwyr gweithredol na phenaethiaid gwasanaethau.

 

1.    Bod y Pwyllgor Archwilio yn nodi’r gwelliannau a wnaed gan y meysydd gwasanaeth yn dilyn y barnau archwiliad sicrwydd Cyfyngedig gwreiddiol a gyhoeddwyd.

2.    Os yw Aelodau’r Pwyllgor Archwilio yn bryderus am unrhyw rai o’r barnau archwilio neu ddiffyg gwelliant a wnaed ar ôl yr adolygiad archwiliad dilynol, dylid rhoi ystyriaeth i alw’r rheolwr gweithredol a’r Pennaeth Gwasanaeth i mewn i roi cyfiawnhad am ddiffyg cynnydd a’u dal i gyfrif am welliannau yn y dyfodol.

 

7.

Cynllun Archwilio 2020-21 pdf icon PDF 817 KB

Cofnodion:

Cyflwynwyd Cynllun Archwilio Archwilio Cymru 2020/21 gan Swyddogion Archwilio Cymru. Yn dilyn cyflwyno’r cynllun, cafodd Aelodau gyfle i ofyn cwestiynau:

 

Gofynnodd Aelod am ddiweddariad ar waith Archwilio Cymru ar Fargen Ddinesig Prifddinas-Ranbarth Caerdydd. Esboniwyd y caiff hyn ei gynnwys fel risg safonol mewn cynlluniau archwilio. Yn seiliedig ar yr asesiad risg ar gyfer Sir Fynwy, ni ddynodwyd unrhyw risgiau penodol a chyfrifwyd yn gywir amdano y llynedd. Wrth i weithgaredd Prifddinas-Ranbarth Caerdydd gynyddu, bydd gwerthoedd yn cynyddu, caiff ei fonitro i sicrhau bod cyfrif cywir am gyfran yr awdurdod o incwm a gwariant y Brifddinas-Ranbarth.

 

Cadarnhawyd fod gwaith ar y cyd yn cael ei archwilio ar wahân a bod tîm archwilio ar wahân o fewn Cyngor Dinas Caerdydd sy’n archwilio cyfrifon y Fargen Ddinesig sydd hefyd yn rhoi sicrwydd y caiff gwerthoedd Sir Fynwy eu cyfuno’n gywir i ddatganiadau ariannol.

 

Wrth gyfeirio at yr archwiliad ariannol, esboniodd y Pennaeth Cynorthwyol Gweithredol Cyllid fod yr awdurdod yn anelu i gwblhau’r drafft gyfrifon erbyn y dyddiad cau ar ddiwedd mis Mehefin. Mae’r pandemig wedi cael effaith niweidiol ar y cynnydd da a wnaed i gyflawni amserlenni cau cyflymach. Ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf, mae’r ffocws ar gynhyrchu adroddiadau rheolaeth cywir a chadarn ar gyfer y Cabinet a’r pwyllgor craffu ac i ddychwelyd i weithdrefnau gweithredu arferol.

 

Hysbysodd y Rheolwr Perfformiad y Pwyllgor fod gwaith yn dal i’w wneud o Gynllun 20/21 a rhoddir adroddiad ar hynny fel sy’n briodol. Cyflwynir y traciwr cynnydd i’r Pwyllgor Archwilio i fonitro cynnydd ar eitemau gwelliant blaenorol. Mae gwaith perfformiad yn parhau i ystyried ymarfer da o adolygiadau lleol a chenedlaethol a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru.

 

Holodd Aelod am y costau am archwilio cyfrifon Cronfa Eglwysi Cymru gan ddweud fod tua £40,000 i’w ddyrannu a bod codi £6255 i drin tua 40 o geisiadau yn ymddangos yn ormodol. Esboniwyd fod y ffioedd a godwyd yn adlewyrchu union gost cwblhau’r archwiliad heb unrhyw elfen elw. Os yw’r archwiliad yn costio mwy, neu lai, caiff y ffi a godir ei addasu. Mae gwaith parhaus i wneud arbedion.

 

Esboniodd y Pennaeth Cynorthwyol Gweithredol Cyllid ei bod yn bosibl cynnal archwiliad arolygu o gyfrifon Cronfa Eglwysi Cymru a fyddai’n costio llai. Ystyriwyd hyn ond gyda’r trefniant presennol a gwahanol bartneriaid ar draws y rhanbarth, ystyrir fod archwiliad llawn yn addas ar hyn o bryd i sicrhau fod strwythur a gweithdrefnau yn gadarn. Fodd bynnag, mae hyn yn parhau’n opsiwn i’w ystyried yn y dyfodol.

 

Gofynnodd y Cadeirydd os y gallai fod arbedion ar gael oherwydd cyfarwyddineb gyda’r gwaith. Cytunodd Swyddog Archwilio Cymru i ymchwilio ac i adrodd yn ôl i’r Gweinidog.

 

Nododd y Pwyllgor Archwilio yr adroddiad.

 

8.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 334 KB

Cofnodion:

Mae’r cynllun a gyflwynwyd yn gorffen ym mis Mai a dylid ei lenwi ymhellach ar gyfer y flwyddyn i ddod.

9.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 146 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.

10.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 20 Mai 2021