Agenda and minutes

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Doedd dim aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

 

3.

Nodi'r Rhestr Weithredu o'r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 39 KB

Cofnodion:

Rheoli Perfformiad: Rhannwyd adroddiad interim gydag aelodau’r Pwyllgor Archwilio ar y 10fed o Ionawr 2020. Bydd adroddiad llawn ar gael ym mis Mai/Mehefin.

 

Holiadur Hunan-Werthuso: Atgoffwyd Aelodau’r Pwyllgor i lenwi a dychwelyd eu holiaduron.  Anogodd y Cadeirydd bob Aelod i lenwi’r holiadur pwysig hwn. Gwnaeth y Cynghorydd Smith gais am gopi caled.

 

Blaengynllun Gwaith: Mae’r cynllun wedi ei ddiweddaru ac mae’n eitem ar yr agenda.

 

Barnau anffafriol yn deillio o archwilid – Gwaith Asiantaeth: Bu’r pwyllgor yn bryderus nad oedd rheolwyr yn ymateb yn gadarnhaol i argymhellion Archwiliad Mewnol a oedd yn deillio o farnau anffafriol.  Adroddodd y Prif Archwiliwr Mewnol bod y rhan fwyaf o’r ymatebion wedi eu derbyn, ac mai nifer fechan sydd heb eu dychwelyd.  Wedi iddynt dderbyn yr holl ymatebion bydd modd creu adroddiad terfynol a fydd yn cynnwys cynllun gweithredu ac ymatebion rheolwyr.  Bydd yr adroddiad yn cael rannu gydag Aelodau’r Pwyllgor y tu allan i’r cyfarfod a bydd yn eitem ar agenda cyfarfod yn y dyfodol.  Os nad yw’r aelodau’n hapus gyda’r ymatebion a dderbyniwyd, atgoffwyd y Pwyllgor y gellid gofyn i’r rheolwyr perthnasol fynychu un o gyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a bod yn atebol.

 

Cardiau Tanwydd:  Mae Pennaeth Gwasanaethau Landlord Masnachol ac Integredig a’r Rheolwr Fflyd wedi cytuno i fynychu’r cyfarfod nesaf.  Mae cais wedi ei wneud i Bennaeth Prosiectau Strategol Gwasanaethau (cyfnod penodol) fynychu’r cyfarfod hefyd yn rhinwedd eu cyn swydd fel Pennaeth y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod y codwyd y pryderon.

 

4.

Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol - Chwarter 3

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Mewnol yr Adroddiad Cynnydd Archwiliad Mewnol (Ch3). Gwahoddwyd cwestiynau ar ôl i’r adroddiad gael ei gyflwyno:

 

·         Parthed yr Uned Trafnidiaeth Teithwyr (PTU) - Gofynnodd Aelod o’r Pwyllgor am fwy o wybodaeth yngl?n â’r sgôr risg “Uchel”.  Eglurwyd bod gwybodaeth am y gwasanaeth, problemau gwybyddus ac ati yn cael eu hystyried cyn penderfynu ar y sgôr risg sy’n cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio.  Eglurwyd bod cynnal asesiadau risg yn rhan o’r broses gynllunio a bod y farn yn deillio o’r broses archwilio.  Mae problemau sy’n cael eu canfod mewn archwiliad sy’n dangos bod mwy o wendidau na chryfderau’n arwain at roi barn gyfyngedig. Rhoddir cyngor penodol a chyffredinol gan yr adran Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau rheolaeth ariannol gadarn.

·         Gofynnodd un aelod beth sy’n ysgogi’r Archwilwyr i ymgymryd ag ymchwiliad arbennig ac eglurwyd y gall y materion ddod i law mewn amryw o ffyrdd megis drwy waith archwilio cyffredinol, neu gall Uwch Reolwr neu berson anhysbys rhoi gwybod amdanynt.  Gall Archwilwyr Mewnol fod yn rhan o broses ddisgyblu.  Mae nifer ac amlder achosion yn amrywio bob blwyddyn; does dim rheolaeth dros hyn.  Bydd trosolwg o’r mathau o ymchwiliadau dros gyfnod o ddwy flynedd yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. 

·         Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod adroddiadau terfynol yn cael eu hanfon at Benaethiaid Gwasanaeth.  Mae archwiliad dilynol yn cael ei gynnal 6-12 mis wedi’r archwiliad gwreiddiol er mwyn edrych am arwyddion bod gwelliannau’n cael eu gwneud.  Os nad oes unrhyw arwydd bod pethau’n gwella’n sylweddol, caiff y mater ei gyfeirio’n ôl at y Pwyllgor Archwilio drwy gyfrwng yr Adroddiad a gyflwynir bob 6 mis. Bydd yr adroddiad yn nodi pam nad oes unrhyw welliant wedi bod wedi’r ail archwiliad.  Gall y Pwyllgor ddewis galw rheolwyr y gwasanaethau dan sylw i mewn.

·         Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd ei bod yn ymddangos nad oes unrhyw arwyddion bod y PTU yn gwella gan eu bod yn ymddangos ar y rhestr barnau anffafriol yn rheolaidd.  Eglurwyd bod y barnau anffafriol yn deillio o archwiliadau o wahanol feysydd.  Ar y cyfan, mae’r barnau’n ymwneud â diffyg cydymffurfiaeth â rheolau gweithdrefnau contract. 

 

Eglurodd y Prif Swyddog, Adnoddau bod astudiaeth gynhwysfawr a throsfwaol o’r PTU yn mynd rhagddi.  Mae rhai problemau gweithredol wedi dod i’r amlwg ac mae gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd i’w datrys.  Cynigwyd bod y Pennaeth Gwasanaethau Landlord Masnachol ac Integredig yn cyflwyno diweddariad ar yr astudiaeth yn y cyfarfod nesaf.

 

Ychwanegwyd na fydd canlyniadau gweithredol yr astudiaeth yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio, dim ond y risgiau sydd wedi eu canfod. Mae’r PTU yn gorwedd o fewn cylch gwaith y Pwyllgor Dethol Cymunedau Cadarn ar gyfer dibenion craffu. Bydd unrhyw ail gynllunio gwasanaethau o ganlyniad i’r adolygiad yn gofyn am benderfyniad gan aelodau a chraffu cyn i’r penderfyniad gael ei wneud.

 

Nododd y Pwyllgor y barnau archwilio a gyflwynwyd.

 

Nododd y pwyllgor y cynnydd sydd wedi ei wneud gan yr Adran o ran cwrdd â Chynllun Archwilio Gweithredol 2019/20  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.

Adroddiad Polisi a Strategaeth y Trysorlys (Atodiad D i ddilyn)

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

 

Cyflwynodd yr Uwch Gyfrifydd a’r Rheolwr Cyllid Bolisi’r Trysorlys a’r Adroddiad Strategaeth

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau fel a ganlyn

·         Cyfeiriodd un Aelod o’r Pwyllgor at fenthyciadau sy’n amorteiddio hyd at 2065 a gofynnodd a fyddai ffrwd incwm yr awdurdod yn cynyddu dros amser, ac a fydd angen benthyg mwy er mwyn gwario.  Eglurwyd bod y graff yn cyfeirio at amgylchiadau lle na fyddai angen cymryd mwy o fenthyciadau.  Byddai benthyciadau’n cael eu cyfnewid wrth iddynt aeddfedu a byddai’r ad-daliadau’n dod allan o’r gyllideb refeniw dros y cyfnod penodedig. Byddai’r capasiti benthyca’n aros yr un fath dros y blynyddoedd nesaf (er mwyn cwrdd â’r linell goch ar y graff).  Rhoddwyd eglurhad pellach yngl?n â benthyca tymor byr a thymor hir sydd eisoes yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig, gan nodi, yn hanesyddol dros y 6-7 mlynedd diwethaf, bod y rhain wedi bod yn fenthyciadau mwy hirdymor.

·         Gan gyfeirio ar Atodiad D, rhoddwyd hyder i’r Pwyllgor nad oes unrhyw fenthyciadau wedi eu sicrhau ar sail cytundeb eiriol.

 

Gweithredodd y Pwyllgor ar yr argymhellion fel a ganlyn:

 

Bod y Pwyllgor Archwilio’n ystyried y canlynol ac yn cymeradwyo eu rhannu a’u pasio gan y Cyngor llawn.

 

·         Y Datganiad Polisi Rheoli’r Trysorlys a Darpariaeth Isafswm Refeniw arfaethedig ar gyfer 2020/21 (Atodiad 1) a

Strategaeth Rheoli’r Trysorlys arfaethedig ar gyfer 2020/21 (Atodiad 2) gan gynnwys y Strategaethau Buddsoddi a Benthyca.

6.

Asesiad Risg Strategol Awdurdod Cyfan

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr Adroddiad Asesiad Risg Strategol ar gyfer yr Awdurdod Cyfan.  Gofynnwyd y cwestiynau canlynol:

 

·         Cyfeiriodd un aelod at y sgoriau risg a restrir o dan Rhiant Corfforaethol (6 & 7) a chwestiynodd sut y gwnaethpwyd y penderfyniad o roi sgôr “Canolig” i’r risg sy’n ymwneud â phlant.  Dywedodd y Pennaeth Polisi a Llywodraethu mai’r elfennau sy’n cael eu hystyried wrth benderfynu ar sgôr risg yw tebygolrwydd ac effaith posib.  Eglurwyd bod yr effaith posib bob amser yn uwch ond bod y tebygolrwydd isel, wrth ystyried y systemau diogelu sydd mewn lle a pha mor gymharol anaml y gwelir y canlyniadau gwaethaf, yn creu cydbwysedd ac yn arwain at sgôr “Canolig”.  Lleisiodd un aelod bryder yngl?n â ffactorau sydd tu hwnt i reolaeth yr awdurdod, a dywedodd y dylai’r sgôr risg fod yn uwch. 

 

Cytunodd un aelod mai ychydig iawn o reolaeth sydd gan yr awdurdod o ran pwy sy’n cael eu rhoi mewn gofal ac o ganlyniad, y gost.    Er hyn, mae cyllidebau wedi eu gosod er mwyn rheoli’r risg, lliniaru’r effaith ac adeiladu tueddiadau.

·         Cwestiynodd un aelod y sgôr risg ar gyfer ynni a seilwaith ynni wrth i ni symud i ffwrdd oddi wrth geir disel a phetrol at geir trydan.  Yn ail, o ran newid hinsawdd byd eang, awgrymwyd y dylid cyfeirio at newid amgylcheddol a chynnwys ee pandemig a newidiadau sylweddol eraill a allai greu effaith amgylcheddol.  Ymatebodd y swyddog drwy ddweud nad yw’r agwedd ynni a seilwaith ynni wedi ei gofnodi’n benodol, ond bod contractau egni a phrisiau yn eithaf diogel yn y tymor byr / canolig. Eglurwyd bod swyddog egni ychwanegol wedi ei benodi’n ddiweddar.

 

Mae’r broblem newid hinsawdd byd-eang yn ymestyn y tu hwn i gyfnod 3 blynedd yr asesiad risg hwn.  Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor bod gwaith, sydd ynghlwm â Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol, yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ar draws Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus Gwent o lunio cofrestr risgiau a chyfleoedd mwy hirdymor.  Mae cyllid wedi ei sicrhau i dalu am arbenigedd er mwyn datblygu gwybodaeth, risgiau ac atebion posibl. Bydd diweddariad ar y gwaith yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor mewn 4/5 mis wrth iddo ddatblygu. Atgoffwyd y Pwyllgor bod yr aelodau wedi datgan argyfwng hinsawdd yn 2019.

 

Eglurwyd yr ymdrinnir â materion amgylcheddol byd-eang megis pandemig yn ein cynlluniau parhad busnes. Mae gan y Tîm Cynllunio ar gyfer Argyfwng ran fawr i’w chwarae o ran ymdrin ag effaith ar ein gallu i ddarparu gwasanaethau.

 

·         Cwestiynodd un Aelod y risg posib i gapasiti’r sefydliad gan gyfeirio at ganran uwch, sef 11.5%, o ddyddiau wedi eu colli ar gyfer pob gweithiwr llawn amser yn ogystal â throsiant staff o 9%.  Gwnaed ymholiad yngl?n â’r gwir ffigurau, yn ogystal â’r effaith ar ddarparu gwasanaethau.  Gofynnwyd cwestiwn pellach yngl?n â nifer y staff sy’n aros gartref ac yn parhau i weithio tra’n sâl.  Cwestiynwyd effaith y ffactorau rhain ar y gweithlu.  Eglurodd y Pennaeth Polisi a Llywodraethu bod trosiant staff yn cael ei groesawu er mwyn creu syniadau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 29 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd y Blaengynllun Gwaith wedi ei lenwi.

 

8.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 83 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn gofnod cywir.

 

9.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 19eg Mawrth 2020