Agenda and minutes

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Ni wnaed unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan Aelodau.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol yn y cyfarfod.

 

3.

Nodi'r Rhestr Gweithredu o'r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 32 KB

Cofnodion:

Rheoli Perfformiad: Cyflwynodd y Prif Swyddog Adnoddau diweddariad yngl?n ag arfarniadau staff yn esbonio nad ydy'r data sydd eu hangen yn cael eu casglu'n effeithiol.  Cyflwynir atebion gan rai adrannau ac nid eraill.  Arweinir hyn at anhawster wrth ddiffinio delwedd trawsawdurdod.

 

Cwblhawyd cyflwyniad i Ddangosyddion Perfformiad o'r broses cynllunio gwelliant corfforaethol.   Yn ogystal, eglurwyd bod angen cryfhau'r canllaw gan fod arferion yn amrywio ledled yr awdurdod sy'n dilyn yr amrywiaeth eang o rolau a gyflawnir a’r angen i fabwysiadu arddull priodol o arfarnu yn unol â hynny. 

 

Cytunwyd y bydd y mater hwn yn parhau ar y Rhestr Gweithredu a bydd adroddiad pellach yn dilyn ar ôl y chwarter nesaf. 

 

4.

Ymateb ISA 260 i’r Cyfrifon pdf icon PDF 324 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Swyddogion Archwilio Cymru’r adroddiad ISA160 yngl?n â chyfrifon archwiliedig yr awdurdod ar gyfer 2018/19. Cadarnhawyd y cynnig i gael barn archwilio anghymwysedig.

 

Cyfeiriwyd at faterion arwyddocaol yn deillio o’r archwiliad fel a ganlyn:

 

·         Camddatganiadau heb eu cywiro:

·          Trafodwyd y rheini a nodir isod gyda’r rheolaeth ond maent yn parhau heb eu cywiro.   Gofynnwyd bod y rhain yn cael eu cywiro. Os na, gofynnwyd am resymau pam nad oeddent wedi’u cywiro  Ni fydd peidio â chywiro yn effeithio’r farn archwilio anghymwysedig.

            i) Tanddatganwyd Atebolrwydd Pensiwn gan £1,941,000 yn dilyn dyfarniad McCloud cafodd ei gofnodi fel atebolrwydd wrth gefn

            ii) Busnes a gweithrediadau perthnasol heb eu cydgrynhoi  

            iii) Gorddatgan gwariant gan £178,705 fel blaendal cyfnodolyn heb ei bostio ar ddiwedd y flwyddyn

 

·         Cafodd camddatganiadau y cafodd eu cywiro gan y rheolaeth eu hadrodd gan eu bod dros y trothwy dibwys

 

·         Roedd materion arwyddocaol eraill a godwyd o’r archwiliad yn cynnwys:

 

i) Cafwyd rhai pryderon yngl?n ag agweddau ansoddol arferion cyfrifo ac adroddi ariannol; yn benodol cafwyd nifer sylweddol o wallau talgrynnu (dros 100). Nodwyd bod y rheolaeth wedi dewis peidio ag addasu ar gyfer y gwallau hyn.  Yn ogystal, nodwyd nifer o wallau castio gwerth uchel 

            ii) Roedd rhai meysydd y gallwyd eu gwella yn cynnwys ‘Amserlen o Gyflawniadau’ gan nid oedd pob papur gwaith priodol ar gael ar ddechrau’r archwiliad

 

Roedd Swyddogion Archwilio Cymru yn werthfawrogol am gydweithrediad clos y Tîm Cyllid yn ystod y broses archwilio.

 

Ystyriwyd hyn a'r eitem ganlynol gyda'i gilydd.

 

5.

Datganiad Cyfrifon wedi’i Archwilio pdf icon PDF 105 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Dirprwy Prif Bennaeth Ariannol ateb yr awdurdod i’r Adroddiad ISA 260 ac atgoffodd e/hi’r Pwyllgor bod yr awdurdod yn treialu proses newydd y flwyddyn hon lle bydd Arweinydd y Cyngor yn cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon Archwiliedig yn dilyn dilysu gan Bwyllgor Archwilio er mwyn helpu gyda'r amserlenni newydd, byrrach.   

 

Wrth gyfeirio at gamddatganiadau oedd heb eu cywiro, cafodd dogfen gwelliant ar y cyd ei chyflwyno ar gyfer 2018/19 ond esboniwyd hefyd bod: 

 

-       Atebolrwydd Pensiwn:

-         Yn 2015, cafwyd newid i reoliadau pensiwn y sector cyhoeddus oedd yn gofyn am ddarpariaeth diogelwch ar gyfer gr?p bach o bobl sy’n agosáu at ymddeol (diffoddwyr tân a barnwyr).    Roedd heriau cyfreithiol yn seiliedig ar wahaniaethu posib yn ôl oedran yn arwain at ddiystyru apeliadau pellach gan y llywodraeth. Er ei fod yn aneglur ar hyn o bryd lle bydd y gost atebolrwydd pensiwn ychwanegol yn disgyn, mae’r awdurdod wedi cyfrifo effaith bosib cynnig adferiad i aelodau staff sy’n gymwys yn unol â hynny.  Diffyg cydgrynhoi busnes a gweithrediadau eraill: Eglurwyd nad yw polisïau cyfrifyddu’r awdurdod yn gofyn am gydgrynhoi pryderon sydd ar y cyd.  Ymddangosir Bargen Dinas Caerdydd yn y datganiad cyfrifon fel mewnbwn wedi’i addasu gan fod y ffigwr yn fwy na’r lefel perthnasedd  Rhoir ystyriaeth i'r dull gorau o gyflwyno cyfrifon cydgrynhoi er mwyn gwella eglurdeb

-       Gorddatgan gwariant gan £178,705 fel blaendal cyfnodolyn heb ei bostio ar ddiwedd y flwyddyn: Cafodd hyn ei esbonio fel sgileffaith byrhau'r amserlenni er mwyn gorffen cyfrifon.  Mae’r broses wedi’i chwtogi gan bedair wythnos ac mae gwaith yn parhau i gwtogi pedair wythnos bellach o'r broses a fydd yn cynnwys mwy o amcangyfrif a gwaith gyda meysydd eraill o’r Cyngor i gyrraedd dyddiadau cau er mwyn cau’r cyfrifon yn gynharach

 

Codwyd sylwadau a chwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor fel a ganlyn:

·         Mewn perthynas â’r camddatganiadau oedd heb eu cywiro, gofynnwyd a yw’r iaith yn yr adroddiad yn rhy negatif a chymhleth i berson cyffredin ei ddeall.  Gofynnwyd bod mwy o ystyriaeth yn cael ei rhoi i’r agwedd hon a bod esboniadau’n cael eu cynnwys er mwyn osgoi camsyniadau 

·         Mewn ateb i gwestiwn, eglurwyd bod dros 100 gwall talgrynnu dros £1000 a dywedwyd nad yw hyn yn glir yn yr adroddiad 

 

Cadarnhawyd gan Swyddogion Archwilio Cymru taw gofyniad safonau archwilio yw hi i dynnu sylw             at gamddatganiadau a’u bod wedi’u cyflwyno mewn modd cytbwys i'r cyfanswm sydd dros y              lefel dibwys.   Nid yw’r cyfanswm yn berthnasol ac nid oes angen mynd i’r afael ag e

 

·         Mewn ateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod lefel perthnasedd o £2.9m yn gyson â phob Awdurdod Cymraeg

·           Mae hyn yn adlewyrchu lefel o wall na fydd defnyddwyr y cyfrifon yn barod i dderbyn

·         Ymholwyd a fydd angen addasiadau oherwydd gweithred y Pwyllgor Buddsoddi yn ystod 2019/20. Cadarnhawyd y bydd adborth cyfrifon y flwyddyn flaenorol yn cael ei defnyddio i hysbysu ac i fireinio’r broses

 

·         Ymholwyd os oedd posibilrwydd bod y cyfrifon wedi’u camddatgan yn faterol oherwydd twyll

·          Cadarnhawyd taw cwestiwn cyffredin yw hwn y gofynnir i bob awdurdod a sefydliad  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

Adroddiad Alldro'r Trysorlys pdf icon PDF 196 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid yr adroddiad newydd sy’n haws i’w ddarllen.  Ail adroddiad 2018/19 oedd hwn.

 

Cwestiynodd Aelod, mewn perthynas â gweithgaredd y Pwyllgor Buddsoddi, y datganiad bod “yr holl ddyled wedi codi dros y trothwy gweithredol pan gymrwyd y benthyciad er mwyn prynu Parc Hamdden Casnewydd sydd heb ei ganiatáu ar gyfer yn y ffin weithredol cafodd ei chynnwys yn strategaeth y trysorlys 2018/19" ac ymholodd a fydd strategaeth y trysorlys yn cael ei haddasu'r flwyddyn nesaf os yw argymhellion y Pwyllgor Buddsoddi i’w parhau. 

 

Esboniwyd y gwahaniaeth rhwng ffin weithredol a therfyn cyfiawn.  Roedd y gwariant o bron £30m dros y ffin weithredol ond nid y terfyn cyfiawn o £50m am dair blynedd.  Mae'r gwariant ar Castlegate a Pharc Hamdden Casnewydd o fewn y terfyn cyfiawn. 

 

Cytunwyd yr argymhelliad bod Aelodau'n nodi canlyniadau gweithgareddau rheolaeth y trysorlys a'r perfformiad y'i cyflawnwyd yn 2018/19 fel rhan o’u cyfrifoldeb dirprwyedig i ddarparu archwiliad o bolisi, strategaeth a gweithgaredd y trysorlys ar ran y Cyngor.

 

 

7.

Cynigion ar gyfer gwella gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 194 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad cynigion Swyddfa Archwilio Cymru am welliant i Fedi 2019 yn dilyn rhaglen y gwaith archwilio perfformiad gyda’r Cyngor.

 

Cyfeiriodd Aelod at weithrediadau agored sy'n ymwneud â Gwasanaethau ac Archwilio Democrataidd a chwestiynodd os oedd yr amserlen yn rhy uchelgeisiol oherwydd yr amser oedd yn cael ei gymryd i gyflwyno cynllunwyr gwaith blaenorol.  Roedd y Pennaeth Polisi a Llywodraethu yn hyderus yngl?n ag amserlenni.

 

Cytunwyd yr argymhellion:

·         Bod aelodau’n ystyried safle’r cynigion ar hyn o bryd a gweithrediadau’r dyfodol sy’n cael eu cymryd er mwyn mynd i'r afael â nhw gan geisio sicrwydd y ceir gwelliant digonol

·         Bod aelodau’n cyfeirio unrhyw fater sydd wedi’i gynnwys o fewn astudiaethau cenedlaethol y SAC i bwyllgorau eraill i’w ystyried lle’r ydynt yn adnabod canfyddiadau sydd o berthnasedd penodol i’r cyngor.  Ni adnabuwyd unrhyw broblem

 

8.

Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol pdf icon PDF 130 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad chwarterol cyntaf ar berfformiad y tîm archwilio mewnol a gwelliant yn erbyn y cynllun archwilio oedd wedi’i gytuno ar y 30ain o Fehefin 2019.

 

Mae 30% o’r gwaith oedd wedi'i gynllunio wedi dechrau gydag 11% ar gymal adroddiad drafft.  Cyflwynwyd un farn sicrwydd sylweddol ac un farn sicrwydd cyfyngedig.  Mae’r gwaith wedi cynnwys terfynu adroddiadau drafft oedd heb eu gorffen erbyn y 31ain o Fawrth 2019, dangosyddion perfformiad, hawliadau grant, ymchwiliadau arbennig a darpariaeth cyngor ariannol i wasanaethau. Mae’r 11% o’r gwaith cafodd ei gwblhau ychydig islaw’r targed o 12%.

 

Y swyddi cawson nhw eu cyflwyno gyda barnau yw’r Dangosyddion Perfformiad Cenedlaethol ac Ysgol Gynradd Castle Park. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod barn Gyfyngedig yn ymwneud ag Ysgol Gynradd Castle Park ac y bydd mwy o wybodaeth yn dilyn yn adroddiad y chwarter nesaf.

 

Nododd y Pwyllgor y barnau archwilio a godwyd a'r gwelliant a wnaed gan yr Adran tuag at gyrraedd Cynllun Archwilio Gweithredol 2019/20 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gymal 3 mis y flwyddyn ariannol.

 

9.

Asesiad Risg Gwrth-lwgrwobrwyo pdf icon PDF 532 KB

Cofnodion:

Rhoddwyd cyflwyniad gan y Prif Swyddog dros Adnoddau’n cynnig newyddion yngl?n â'r argymhellion ar ôl derbyn dwy farn archwiliad cyfyngedig yn ymwneud â Chydymffurfiad Gwrth-llwgrwobrwyo ac Asesiad Risg Blynyddol.

 

Yn dilyn y cyflwyniad, gofynnodd Aelod am eglurhad yngl?n â’r lefel sydd ei hangen er mwyn bod twyll yn cael ei ystyried yn berthnasol.   Esboniwyd nad oes lefel cadarn ond bod yna agwedd cyson a chadarn tuag at dwyll, a bod y goblygiadau’n dibynnu ar y gwaith ymchwil sy’n cael ei weithredu. Hysbysir Prif Swyddogion yngl?n â symudiad ymchwiliadau arbennig ac, os ddarganfyddir twyll, cymerir penderfyniad yngl?n ag os dylid delio â’r mater yn fewnol neu gyfeirio’r mater i'r heddlu.

 

Gofynnodd yr Aelod os yw'r awdurdod yn dibynnu ar chwythwyr chwiban neu'r hyn y darganfyddir yn ystod gwaith archwilio.  Cadarnhawyd y gellir darganfod twyll trwy ddefnyddio’r polisi chwythu chwiban, trwy brosesau archwilio a hefyd trwy honiadau dienw.  Bydd Archwiliad Mewnol yn ymchwilio'r ffeithiau er mwyn profi neu wrthbrofi honiad.

 

Eglurwyd hefyd bod Archwiliad Mewnol yn cydweithredu ar gyfer y Fenter Dwyll Ryngwladol (NFI) am yr awdurdod cyfan ac yn cyflwyno data i Swyddfa’r Cabinet sy’n cael eu cymharu â sefydliadau cyhoeddus eraill.  Dychwelir uniadau i’r tîm er mwyn eu gwirio a’u cyfeirio ymlaen fel bo angen.

 

Ymholodd Aelod a oedd nifer y staff yn ddigonol yn y tîm a chadarnhawyd y bydd, wrth gynllunio gwaith, penderfyniad yn cael ei wneud yngl?n â’r lefel o risg ac y bydd gweithred ofynnol yn cael ei gymryd er mwyn sicrhau bod agweddau allweddol o’r cynllun archwilio’n cael eu cwmpasu.

 

 

10.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 55 KB

Cofnodion:

Mae’r Cynllun Gwaith Blaenorol i’w lenwi mor gyflawn â phosib.

 

11.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 76 KB

Cofnodion:

Cafodd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar y 25ain o Orffennaf 2019 eu cadarnhau a'u llofnodi fel cofnod cywir.

 

12.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 17eg Hydref 2019