Agenda and minutes

Datganodd y Cynghorydd Sir D. Batrouni fuddiant personol a manteisiol parthed cofnod 14 - mater a godwyd gan aelod o’r cyhoedd ynghylch Ysgol Cas-gwent o ganlyniad i’w adnabyddiaeth o un o’r aelodau staff yn yr ysgol. Gadawodd y  cyfarfod heb gymryd rhan yn y drafodaeth na phleidleisio. 

Nid oedd unrhyw faterion wedi’u codi gan y cyhoedd.

Cadarnhawyd cofnodion Cyfarfod Pwyllgor Archwilio dyddiedig  3^ydd Mawrth  2016 ac fe’u llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Derbyniasom y Rhestr Camau Gweithredu o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 3^ydd Mawrth 2016.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Cyflwynwyd adroddiad ar dargedau mandad y gyllideb  i’r Cabinet a’r pwyllgorau craffu perthnasol.

·         Ail-dendro Cynghorwyr y Trysorlys - Roedd yr Aelod Cabinet oedd yn gyfrifol am hyn wedi cymryd Penderfyniad Aelod Sengl ar 21^ain Mawrth 2016.  Roedd manylion ar gael ar wefan y Cyngor Sir.

Derbyniasom ddrafft cynnar o Ddatganiad Llywodraethiant Blynyddol y Cyngor (DLlB) cyn ei gynnwys i mewn i’r Datganiad o Gyfrifon  2015/16.  Bydd fersiwn wedi’i diweddaru ar gael ar gyfer y Pwyllgor Archwilio nesaf ym Mai  2016.

Wedi derbyn yr adroddiad drafft, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch contractau ‘Prynu er mwyn Cymru’ a’r Uned Caffael ar y Cyd, nodwyd mai’r broses hon oedd y system safonol a weithredwyd drwy gyfrwng y sector cyhoeddus. Fe’i cynlluniwyd i fod yn gyson ac yn haws i awdurdodau i fynd drwy’r broses caffael. Mae rheolau yn eu lle sy’n darparu amddiffyniad i swyddogion, aelodau ac arian cyhoeddus.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch Asesiad Risg Strategol y Cyngor sy’n cynnwys 11 o risgiau penodol. Yn arbennig, cyfeiriwyd at y risg lle mae’r Awdurdod yn analluog i gyflawni’i flaenoriaethau gwleidyddol yn y dyfodol am nad oes ganddo hyd yn hyn eglurder ar ei fodel busnes yn y dyfodol neu gynllun ariannol tymor hwy. Gofynnwyd y cwestiwn ai methiant yn y flwyddyn flaenorol oedd yn gyfrifol bod y risg yn dal. Dywedodd y Prif Swyddog Archwilio Mewnol y byddai’n ymchwilio i’r mater ac yn adrodd nôl i’r cyfarfod nesaf.

·         Roedd angen diweddaru’r ffigyrau’n cyfeirio at ddarparu gwasanaethau o safon uchel.

·         Nid oedd paragraff 64 o’r adroddiad yn cyfeirio at y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’n cyfeirio’r mater hwn yn ôl.

·         Cyfeiriodd paragraff 72 o’r adroddiad at nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth (RhG).  Yn 2015/16, nid ymatebwyd i 23 o geisiadau RhG o fewn 20 niwrnod. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’n ymchwilio i’r mater hwn ac yn adrodd yn ôl.

Penderfynasom gymeradwyo’r adroddiad.

Derbyniasom y Cynllun Archwiliad Gweithredol Mewnol ar gyfer 2016/17.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Yr archwiliad gwastraff gardd – Mae’n sicrhau bod proses archwilio briodol yn ei lle a’i bod yn cael ei rhedeg yn briodol.

·         Ysgol Cas-gwent – Mae path gwaith wedi’i gyflawni yn 2015/16 ac ynddo dynodwyd barn archwilio anfoddhaol. Mae’n ddyletswydd ar yr Adran Archwilio Mewnol i ddilyn y mater hwn i fyny o fewn cyfnod o 12 mis, ac mae hyn yn cael ei wneud.

·         Meysydd llithriant o Gynllun Gweithredol 2015/16 – Mae’r modd yr ymdrinnir â llithriant yn dibynnu ar y gwaith ei hun. Mae’r Adran Archwilio Mewnol yn ymgymryd ag asesiad ar ddechrau’r flwyddyn i ddynodi a yw’r gwaith yn dal yn angenrheidiol yn y flwyddyn ddilynol.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch y Tîm Archwilio Mewnol, nodwyd y rhagwelwyd tîm llawn am y flwyddyn. Fodd bynnag, cyfrifir peth salwch a gwyliau blynyddol a symudir y rhain o’r ffigyrau.

Penderfynasom nodi y byddai Cynllun Gweithredol manylach ar gyfer 2016/17 yn cael ei dderbyn erbyn diwedd y chwarter cyntaf.

Derbyniasom adroddiad ar y cynnydd wnaed ynghylch barnau archwilio anfoddhaol/ansicr a gyflwynwyd ers 2012/13 gan y Tîm Archwilio Mewnol.

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Paragraff 4.10 g. Marchnadoedd - Roedd ymchwiliadau’n mynd yn eu blaenau ynghylch trefniadau cynllunio gweithlu.  Trefnwyd ymchwiliad yn unol â pholisïau staff ac ataliwyd taliadau goramser. Penodwyd Goruchwyliwr Marchnadoedd newydd a rhagwelir yr eir i’r afael â’r materion hyn. Cyflwynir diweddariad ar gynnwys i’r Pwyllgor maes o law. 

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, dywedodd y Prif Swyddog Archwilio Mewnol petai archwiliadau ansicr yn cael eu dynodi, byddai’r materion hyn yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio yn dilyn ymchwiliad. 

Penderfynasom nodi’r gwelliannau a wnaed gan feysydd gwasanaeth yn dilyn y barnau archwilio anfoddhaol/ansicr a gyflwynwyd.

Derbyniasom Gynllun Archwilio 2016 ar gyfer Cyngor Sir Fynwy oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru. Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Byddai adroddiad cynnydd ar y cyd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio pan gyflwynid cyfrifon parthed y materion canlynol:

-       Cronfa Bensiwn Torfaen parthed atebolrwydd Capita Gwent Pension.

-       Cywiro  bywyd ased T? Menter.

-       Ailgyfrifo gwerthoedd asedau penodol (y rheiny a seilir ar gostau disodli dibrisiedig).

-       Trosglwyddo teitl cyfreithiol i Ysgol Osbaston.

·         Ni ragwelwyd y byddai Ffioedd City Deal yn codi.

·         Nodwyd bod Arweinydd y Cyngor wedi llofnodi’r City Deal ynghyd ag Arweinyddion Awdurdodau eraill o fewn Rhanbarth Prifddinas Caerdydd.

Penderfynasom dderbyn yr adroddiad gan nodi’i gynnwys.

Derbyniasom wybodaeth ategol ar ymadawiadau cynnar a swyddi gwag mewn ymateb i ymholiadau blaenorol a godwyd gan y Pwyllgor:

Wedi derbyn yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, nodwyd bod data swyddi gwag ar gyfer y gweithlu cyfan wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor yn flaenorol. Mae’r wybodaeth a gyflwynir heddiw yn ychwanegol at honno a dderbyniwyd yn gynt.

·         Bu cyfnod o rewi swyddi gwag o ganlyniad i bwysau ar yr Awdurdod i reoli gorwariant. Bydd trafodaethau cyllidol yn y dyfodol i benderfynu a ddylid symud y swyddi hyn.

·         Cyflenwyd gwybodaeth ynghylch ailstrwythuro’r Uwch Dîm Arwain (UDA) yn 2014/15.  Mae blwyddyn ers hynny bellach a chyflwynir i’r Pwyllgor Archwilio adroddiad blynyddol parthed y swyddi gwag maes o law.

·         Mae’r rhewiadau ar swyddi gwag yr UDA wedi caniatáu i’r Prif Weithredwr ddwyn cynigion ailstrwythuro i’r Cabinet ym Mai 2016.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod ynghylch arbedion posib yn cael eu gwneud o ganlyniad i ad-drefniadau adrannol, nodwyd y bydd data swyddi gwag yn newid o ganlyniad i drosiant staff. Nid yw rhewiadau swyddi gwag yn gyffredinol ar draws yr Awdurdod. Cânt eu penderfynu gan y rheolwyr a’r uwch dîm arwain.

·         Seilir y ffigyrau yn yr adroddiad ar gyfrif pen. Rydym yn gweld gostyngiadau flwyddyn ar ôl blwyddyn.

·         Cyflwynir Adroddiad Blynyddol Gwasanaethau’r Bobl i’r Cabinet a fydd yn cynnwys gwybodaeth yn ymwneud ag ymadawiadau cynnar. Dylai’r Pwyllgor Archwilio dderbyn yr adroddiad hwn at ddibenion craffu.

Penderfynasom:

(i)            dderbyn yr adroddiad a nodi’i gynnwys;

(ii)          y byddai Adroddiad Blynyddol Gwasanaethau’r Bobl yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

Derbyniasom adroddiad gan Reolwr yr Uned Cludiant Teithwyr lle derbyniodd Aelodau wybodaeth ar y camau gafodd eu cymryd i fynd i’r afael â barn Archwiliad Anfoddhaol yr Uned Cludiant Teithwyr yn dilyn ymateb ar lafar yng Nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 14^eg Ionawr 2016.

Nodwyd bod yr adroddiad wedi dangos yr ymgynghorwyd â’r Pennaeth Cyllid a’r Prif Archwilydd Mewnol a nodwyd hyn yn yr adroddiad. Fodd bynnag, nid felly y bu.

Penderfynasom dderbyn yr adroddiad gan nodi’i gynnwys.

Derbyniasom adroddiad blynyddol y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2015/16 a 2014/15.  Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Cyflwynir yr adroddiad i’r Cyngor Llawn a mynegodd y Cadeirydd y byddai’n barod i gyflwyno’r adroddiad.

Penderfynasom y dylai’r argymhelliad i’r Cyngor Llawn fod fel a ganlyn:

Ar ran y Pwyllgor Archwilio mae’r Cadeirydd yn cyflwyno adroddiad cyfunol 2015/16 a 2014/15 i’w ystyried gan y Cyngor Llawn. Mae’n credu ei fod yn dangos dros y cyfnod hwn fod y Pwyllgor wedi cyflawni’i swyddogaeth fel y diffinnir yn y cylch gorchwyl. Dengys yr adroddiad fod gwaith y Pwyllgor wedi bod yn werthfawr ac yn gynhyrchiol ac mae’n rhoi sicrwydd i’r Cyngor ynghylch gweithgareddau’r Pwyllgor mewn rheolaeth effeithiol o faterion ariannol a materion eraill gan yr awdurdod.

Derbyniasom Raglen Waith y Pwyllgor Archwilio. Wrth wneud hynny, fe nodwyd y cynhelir cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar gyfer mis Hydref 2016 ar 13^eg Hydref ac nid ar 6^ed Hydref, fel y dangoswyd yn y Rhaglen Waith.

Penderfynasom dderbyn y rhaglen waith gan nodi’i chynnwys.

Penderfynasom eithrio’r wasg a’r cyhoedd yn ystod trafod yr eitem ganlynol o fusnes yn unol â pharagraff 3 o Ran 1 o Atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyniasom adroddiad yn sefydlu cynigion i ategu ymateb gan aelod o’r cyhoedd yn ystod eitem gyhoeddus Fforwm Agored Pwyllgor Archwilio Cyngor Sir Fynwy a gynhaliwyd yng Ngorffennaf 2015.

Wedi ystyried cynnwys yr adroddiad, penderfynasom fod y Cadeirydd, mewn ymgynghoriad â swyddogion, yn paratoi ymateb i’r cwestiynau a godwyd gan aelod o’r cyhoedd. Fe fydd y llythyr yn cael ei e-bostio i holl Aelodau’r Pwyllgor Archwilio gan ganiatáu iddynt gyflwyno sylwadau. Byddai’r llythyr wedyn yn cael ei anfon at yr aelod o’r cyhoedd.